Theo quyết định số 1539/QĐ-KBNN ban hành ngày 11/12/2007, nguyên tắc kiểm soát thanh toán là trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của CĐT, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho CĐT. CĐT tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình,, KBNN không chịu trách nhiệm về các vấn đề này. KBNN căn cứ vào hồ sơ thanh toán và thực hiện thanh toán theo hợp đồng. Nội dung của công tác kiểm soát thanh toán VĐT xây dựng cơ bản qua hệ thống KBNN gồm có:
Điều kiện thanh toán VĐT qua KBNN (Theo thông tư 27/2007/TT-BTC ban hành ngày 3/4/2007 và các văn bản hướng dẫn của KBNN)
Các dự án chỉ được thanh toán VĐT khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: -Chủ đầu tư phải mở tài khoản tại KBNN để kiểm soát thanh toán và thuận lợi cho giao dịch của CĐT. Chủ đầu tư nước ngoài có thể mở tài khoản tại các ngân hàng phục vụ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Ngân hàng.
-Các dự án phải đầy đủ các thủ tục, giấy tờ pháp lý về quy hoạch, đầu tư, xây dựng.
-CĐT phải thành lập Ban Quản lý dự án ( nếu CĐT có đủ năng lực quản lý theo quy định) hoặc phải thuê Ban QLDA ( nếu CĐT không đủ năng lực và điều kiện)
-Dự án đã hoàn thành công tác đấu thầu tư vấn, xây lắp, mua sắm thiết bị theo quy định của Luật Đấu thầu ( trừ trường hợp chỉ định thầu)
-Dự án phải có đủ điều kiện được tạm ứng hoặc có khối lượng hoàn thành đủ điều kiện được thanh toán.
-Các hạng mục của dự án đều được tạm ứng khi có dự toán được duyệt hoặc đã lựa chọn được nhà thầu Luật đấu thầu và đã ký hợp đồng.
-Khối lượng hoàn thành của dự án (khối lượng chuẩn bị đầu tư hoàn thành, khối lượng xây lắp hoàn thành, khối lượng thiết bị hoàn thànḥ) chỉ được thanh toán khi đã nghiệm thu theo hợp đồng, có trong kế hoạch đầu tư được giao và thiết kế, dự toán được duyệt theo đúng định mức, đơn giá của Nhà nước.
Quy trình kiểm soát thanh toán VĐT xây dựng cơ bản thuộc nguồn vốn trong nước.
Bước 1: Kiểm tra tài liệu ban đầu của dự án
Khi nhận được tài liệu của dự án, cán bộ thanh toán phải kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ, sự logic về thời gian của các loại tài liệu và trả lời CĐT kèm theo phiếu giao nhận tài liệu. Trường hợp tài liệu còn thiếu hoặc chưa hợp pháp hợp lệ thì yêu cầu CĐT bổ sung, điều chỉnh. Các tài liệu làm căn cứ kiểm soát thanh toán tùy theo từng loại dự án như dự án quy hoạch, dự án chuẩn bị đầu tư, dự án thực hiện đầu tư, tuy nhiên cơ bản bao gồm các tài liệu sau:
-Tài liệu để mở tài khoản
-Văn bản của cấp có thẩm quyền phê duyệt đề cương hoặc nhiệm vụ của dự án. -Dự toán chi phí cho các công tác, các hạng mục công trình được duyệt
-Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu -Hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu.
Ngoài ra hàng năm CĐT cần gửi đến KBNN các tài liệu bổ sung như kế hoạch VĐT hàng năm do Bộ, ngành chủ quản, UBND các cấp thông báo; tài liệu thông báo danh mục dự án và vốn quy hoạch hàng năm do KBNN thông báo (đối với dự án do TW quản lý), do Sở, phòng TC các cấp thông báo (đối với dự án do địa phương quản lý).
Riêng với dự án thực hiện đầu tư, CĐT phải gửi kèm thêm các tài liệu sau: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật (đối với dự án thiết kế 3 bước) hoặc quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công (đối với dự án thiết kế 1 bước và 2 bước) và quyết định phê duyệt tổng dự toán kèm theo tổng dự toán; Bảo lãnh tạm ứng (nếu có) theo quy định cụ thể của hợp đồng.
KBNN không nhận và không xem xét các bản vẽ thiết kế, bản vẽ thi công, các tài liệu có tính kỹ thuật của dự án đầu tư.
Sau khi cán bộ thanh toán kiểm tra giấy tờ xong sẽ chuyển các tài liệu mở tài khoản sang phòng kế toán để làm thủ tục mở tài khoản.
Kiểm tra tài liệu tạm ứng vốn
Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đã nhận đủ hồ sơ của CĐT, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục tạm ứng, chuyển tiền cho các đơn vị thụ hưởng. Tài liệu CĐT phải gửi thêm để nhận vốn tạm ứng gồm có:
- Giấy đề nghị thanh toán VĐT. - Giấy rút VĐT.
-Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu ( nếu trong hợp đồng CĐT và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng)
Tiến hành làm thủ tục tạm ứng
Căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của CĐT, cán bộ thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ đối chiếu định mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản quy định trong hợp đồng và kế hoạch vốn hàng năm, ghi đầy đủ các chỉ tiêu, ký vào Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy rút VĐT rồi lập tờ trình lãnh đạo, báo cáo Trưởng ban TTVĐT. Trên cơ sở nguồn vốn hiện có, Trưởng phòng TTVĐT xem xét, ký vào các chứng từ, tờ trình và trình lãnh đạo KBNN duyệt. Sau khi được duyệt, phòng TTVĐT chuyển Giấy rút VĐT cho Phòng kế toán. Khi nhận được giấy tờ do phòng TTVĐT chuyển sang, phòng kế toán làm thủ tục tạm ứng. Sau khi hoàn thành thủ tục tạm ứng, phòng kế toán lưu lại những giấy tờ cần thiết, đồng thời chuyển lại phòng TTVĐT đề lưu hồ sơ dự án và trả CĐT.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận và trả kết quả nhận đầy đủ hồ sơ của CĐT, cán bộ thanh toán kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lệ đối chiếu định mức vốn đề n ghị tạm ứng với kế hoạch vốn hàng năm và các điều khoản quy định tại hợp đồng. Trường hợp vốn chấp nhận tạm ứng khác với mức vốn đề nghị tạm ứng, sau khi báo cáo Trưởng phòng TTVĐT, cán bộ thanh toán thông báo và trả lại Giấy rút VĐT cho CĐT để lập lại Giấy rút VĐT khác. Về kết quả kiểm soát, cán bộ thanh toán ghi rõ nhận xét, các vấn đề chưa thống nhất và đề nghị CĐT giải thích, bổ sung, sửa đổi, trừ vào những lần tạm ứng tiếp theo nếu số vốn chấp nhận tạm ứng nhỏ hơn số vốn tạm ứng. Đối với những hợp đồng quy định chỉ tạm ứng 1 lần, nếu sau khi
kiểm tra có sự chênh lệch, cán bộ thanh toán báo cáo Trưởng phòng thanh toán VĐT trình lãnh đạo KBNN và yêu cầu CĐT làm thủ tục thu hồi số vốn tạm ứng vượt.
Quá trình tạm ứng vốn có thể diễn ra nhiều lần trong suốt thời gian thực hiện dự án tuy nhiên tổng mức vốn tạm ứng phải đảm bảo tỷ lệ quy định.
Bước 3: Thanh toán khối lượng hoàn thành
Đối vơi dự án thanh toán nhiều lần, quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành diễn ra như sau ( trừ lần thanh toán cuối cùng):
Tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành
Ngoài các tài liệu ban đầu, tài liệu thanh toán khối lượng hoàn thành cơ bản gồm có:
-Giấy đề nghị thanh toán VĐT
-Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành hoặc báo cáo kết quả công việc hoàn thành kèm Bản tính giá trị khối lượng được nghiệm thu
-Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT ( nếu có thanh toán tạm ứng) -Giấy rút VĐT
- Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng theo mẫu ( nếu có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng)
Tuy nhiên, tùy vào từng dự án như dự án chuẩn bị đầu tư, dự án quy hoạch, dự án giải phóng mặt bằng, dự án thực hiện đầu tư hay từng loại thanh toán như thanh toán khối lượng thiết bị hoàn thành, thanh toán chi phí tư vấn, chi phí chuyển giao công nghệ…mà các tài liệu liên quan đến chi phí, định mức, các bản nghiệm thu của dự án được CĐT gửi kèm là khác nhau. Nội dung này được quy định cụ thể trong các văn bản hướng dẫn của BTÀI CHÍNH và của KBNN.
Chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng
KBNN thực hiện thanh toán trước kiểm tra sau đối với hợp đồng thanh toán nhiều lần
Tương tự như thanh toán vốn tạm ứng, trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của CĐT, KBNN các cấp hoàn thanh thủ tục thanh toán và chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Tiến hành làm thủ tục thanh toán khối lượng hoàn thành
Căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành của CĐT, cán bộ thanh toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, việc lựa chọn nhà thầu theo quy định. Số vốn đề nghị thanh toán trong phạm vi kế hoạch năm được thông báo, hạng mục nội dung công việc thanh toán có trong hợp đồng hoặc trong dự toán được duyệt. Sau khi kiểm tra hồ sơ đủ điều kiện nêu trên cán bộ thanh toán xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần thu hồi, tên, tài khoản đơn vị được hưởng. Sau khi hoàn thành các công việc trên, cán bộ thanh toán ghi lại đầy đủ các chỉ tiêu, ký vào Giấy đề nghị thanh toán VĐT, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có thanh toán tạm ứng), giấy rút VĐT và lập tờ trình lãnh đạo, báo cáo Trưởng phòng TTVĐT.
Dựa trên khả năng hiện có, Trưởng phòng TTVĐT xem xét ký vào các chứng từ, tờ trình và trình lãnh đạo KBNN duyệt ( hồ sơ trình lãnh đạo gồm toàn bộ hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành và tờ trình lãnh đạo). Sau khi được duyệt phòng TTVĐT chuyển Giấy rút VĐT, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT ( nếu có) cho phòng Kế toán.
Nhận được tài liệu do phòng TTVĐT chuyển sang, kế toán làm thủ tục thanh toán. Sau khi làm xong thủ tục thanh toán, thu hồi tạm ứng (nếu có). kế toán lưu 1 liên Giấy rút VĐT, 1 liên Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có) các liên còn lại chuyển cho phòng TTVĐT để lưu hồ sơ và trả lại CĐT.
Trường hợp nguồn vốn hiện có không đủ để thanh toán theo đề nghị của CĐT, cán bộ thanh toán thông báo nói rõ lý do để Trưởng phòng ký thông báo cho CĐT đồng thời thông báo cho cơ quan tài chính (đối với dự án do địa phương quản lý) biết và đề nghị CĐT lập lại giấy đề nghị thanh toán VĐT và giấy rút VĐT
Trong thời hạn 7 ngày kể từ khi bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đã nhận đầy đủ cho CĐT, cán bộ thanh toán kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định, đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành theo nội dung ghi tại Bảng xác định
giá trị khối lượng công việc hoàn thành để đảm bảo khối lượng đó thuộc dự toán được duyệt, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng đối chiếu với kế hoạch vốn được thông báo.
Trường hợp kết quả kiểm soát có sự sai lệch, cán bộ thanh toán báo cáo Trưởng phòng TTVĐT trình lãnh đạo KBNN để thông báo cho CĐT biết về kết quả kiểm soát, ghi rõ các ý kiến nhận xét, các vấn đề thiếu sót, chưa thống nhất, đề nghị CĐT giải thích, bổ sung, hoàn chỉnh.
Trường hợp thanh toán một lần không hết số vốn chấp nhận trên Giấy đề nghị thanh toán VĐT thì những lần thanh toán tiếp theo, CĐT chỉ cần lập Giấy rút VĐT để thanh toán phần vốn còn lại trên Giấy đề nghị thanh toán VĐT được KBNN chấp nhận thanh toán. Nếu nguyên nhân thanh toán một lần không hết là do thiếu vốn thì khi có vốn, cán bộ phòng thanh toán phải báo ngay cho CĐT để lập Giấy rút VĐT.
Lũy kế số vốn thanh toán phải trong phạm vi dự toán được duyệt ( đối với trường hợp chỉ định thầu và tự thực hiện) hoặc trong phạm vi giá trúng thầu (đối với các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
Đối vơi dự án thanh toán một lần và lần thanh toán cuối cùng của hợp đồng thanh toán nhiều lần, quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành diễn ra như sau:
KBNN thực hiện kiểm soát trước thanh toán sau. Các bước công việc diễn ra giống như trong quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành nhiều lần nhưng KBNN hoàn thành thủ tục thanh toán và chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng sau 07 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận đầy đủ hồ sơ của CĐT ( khi đã hoàn thành tất cả các thủ tục kiểm tra kiểm soát như trên).
Bước 4: Quyết toán và tất toán tài khoản
Theo quy định về quản lý đầu tư XDCB thì sau khi dự án công trình hoàn thành và đưa vào khai thác sử dụng, CĐT phải lập báo cáo quyết toán VĐT hoàn thành, trình lên cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và thẩm tra. Sau khi phê duyệt quyết toán, KBNN cùng CĐT sẽ cùng phối hợp để xử lý các vấn đề sau quyết toán như phải nộp lại NSNN nếu số vốn đã thanh toán lớn hơn quyết toán được duyệt. Tùy từng dự án, công trình thuộc nhóm A, B hay C mà thời gian thẩm tra, phê duyệt quyết
toán được quy định khác nhau. Trên cơ sở báo cáo quyết toán của CĐT, KBNN sẽ tiến hành tất toán tài khoản cấp phát vốn của dự án nếu đã đầy đủ thủ tục và đảm bảo theo quy định. Việc tất toán tài khoản nghĩa là tài khoản giao dịch giữa KBNN với CĐT cho dự án đã hoàn thành sẽ bị hủy, không còn hoạt động được nữa, dự án được bàn giao và đi vào sử dụng, vốn được thanh toán đầy đủ theo quy định. Nội dung quy trình quyết toán và tất toán tài khoản được tóm tắt như sau:
- Đối với các dự án đã có quyết định phê duyệt quyết toán: Các phòng, ban TTVĐT lập danh mục dự án, đối chiếu với kế toán về số vốn đã thanh toán. Sau đó lập Lệnh tất toán tài khoản theo mẫu tại công văn số 1591 KB/KT ngày 06/10/2004 của KBNN, trình lãnh đạo KBNN cấp quản lý phê duyệt để tất toán tài khoản.
- Đối với các dự án mà số vốn thanh toán lớn hơn số vốn quyết toán thì KBNN tất toán tài khoản theo số tiền được phê duyệt quyết toán. KBNN phải thuyết minh cụ thể nguyên nhân chênh lệch với các cơ quan cấp trên. Đồng thời, KBNN có công văn yêu cầu CĐT cùng nhà thầu nộp lại NSNN số tiền chênh lệch trong thời hạn 6 tháng.
- Đối với các dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán mà hoàn thành sau năm 2004 thì sau thời gian 3 tháng kể từ khi KBNN tỉnh lập báo cáo quyết toán VĐT theo niên độ ngân sách hàng năm, KBNN tỉnh sẽ thực hiện tất toán số vốn đã thanh toán trên tài khoản theo quy định.
Quy trình kiểm soát thanh toán VĐT ngoài nước
Quy định chung trong công tác kiểm soát thanh toán
Nguồn vốn ngoài nước để đầu tư cho các dự án là nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức ODA, vốn viện trợ không hoàn lại.
KBNN các cấp có trách nhiệm thực hiện kiểm soát, thanh toán các hồ sơ thanh