II. tình hình hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm tại Trung tâm Hội chợ
3. Đánh giá về khả năng tổ chức hội chợ triển lãm của Trung tâm
Trung tâm
Với mục tiêu tổ chức đợc nhiều cuộc hội chợ triển lãm với quy mô ngày càng lớn, chất lợng không ngừng đợc nâng cao nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trờng, yêu cầu phát triển của nền kinh tế đất nớc trong điều kện mới. Trong những năm qua Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã thực hiện tốt những hoạt động chính của mình, số lợng các cuộc hội chợ triển lãm tăng liên tục theo từng năm, quy mô ngày càng lớn hơn, chất lợng liên tục đợc cải tiến, uy tín tổ chức đợc tăng cao, doanh thu và đời sống ngời lao động đợc đảm bảo. Có đợc kết quả nh vậy là nhờ Trung tâm đã không ngừng nâng cao cải tiến chất lợng nội dung tổ chức của hoạt động này thông qua một số chính sách cụ thể.
3.1. Chính sách tiếp thị:
Tiếp thị là một khâu quan trọng và tốn công sức trong kết quả của hoạt động hội chợ triển lãm. Tiếp thị trong hội chợ triển lãm là nhằm truyền tải thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác đến khách hàng, t vấn và thuyết phục để khách hàng tham gia. Trung tâm thực hiện chính sách này thông qua nhiều biện pháp và hình thức:
+ Giao cho phòng hội chợ triển lãm-bộ phận chức năng, khảo sát thị tr- ờng, lên kế hoạch tổ chức, đến trực tiếp các doanh nghiệp quảng cáo và mời khách hàng.
+ Thiết lập các văn phòng đại diện ở nớc ngoài và các thành phố lớn trong nớc nh: VEFAC Sài gòn, Văn phòng đại diện cho các tỉnh phía Nam, đại diện ở các nớc Pháp, Đức, Nga, Hàn Quốc, Ba lan, Hồng Kông...
+ Thiết lập một hệ thống công tác viên chuyên mời khách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm do Trung tâm tổ chức.
+ Quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh: Báo nhân dân, Việt Nam news, báo Lao động, Đài truyền hình Việt Nam, các tạp chí kinh tế, Diễn đàn doanh nghiệp, Đài phát thanh tiếng nói Việt Nam, trên mạng Internet...
+ In ấn phát hành th mời, tạp chí và các ấn phẩm trong nớc và ngoài n- ớc. Ngoài ra Trung tâm còn có hoạt động tài trợ, qua đó để quảng cáo mở rộng thị trờng.
3.2. Chính sách hợp tác và liên kết:
+ Hợp tác với các Bộ, Nghành cùng phối hợp tổ chức. Các Bộ, Nghành, Trung ơng là cơ quan quản lý Nhà nớc quản lý đông đảo các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau, đông đảo các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau họ hiểu và nắm bắt tơng đối chính xác về thị trờng của nghành mình và có sức tác động nhất định đến các doanh nghiệp. Phối hợp với các đối tác này để khai thác thị trờng cho hội chợ triển lãm chuyên đề, chuyên nghành.
+ Phối hợp tổ chức với các địa phơng, nơi quản lý một vùng rộng lớn với hàng triệu dân, kinh tế đang trên đà phát triển tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm thơng mại.
+ Liên kết và hợp tác với các đối tác nớc ngoài tìm hiểu thị trờng, tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm quốc tế trong nớc và nớc ngoài nh: HANOVER (Hồng Kông), ADSEL (Đức), COMNET (ấn độ) ...
+ Hợp tác với các tổ chức khác nh Phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Công ty Quảng cáo và Hội chợ thơng mại (VINEXAD), các tổ chức cơ quan báo chí để tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm thơng mại định kỳ và không định kỳ.
3.3. Chính sách về chất lợng
+ Cải tạo và nâng cấp cơ sở hạ tầng khu triển lãm. Trong những năm qua Trung tâm đã đầu t hàng tỷ đồng nâng cấp nhà trng bày A1, xây dựng mới nhà A2, A3 theo tiêu chuẩn, quy hoạch và sửa chữa lại các khuân viên lắp đạt thiết bị lạnh, cải tạo khu văn phòng làm việc.
+ Dần thay thế mới hệ thống trang bị giàn dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, trang bị phục vụ và cho thuê đợc hiện đại hoá từng bớc.
+ Tăng cờng và đa dạng hoá các hoạt động thơng mại, hoạt động quảng cáo tiếp thị, hoạt động văn hoá nghệ thuật trong thời gian hội chợ triển lãm tạo ra môi trờng hấp dẫn thu hút khách trong nớc, ngoài nớc và nhân dân đến tham dự. Tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi đấu thể thao, tổ chức diễn đàn, hoạt động thơng mại, xét thởng...nhằm củng cố và nâng cao uy tín tổ chức.
+ Nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, hoàn thiện công tác tổ chức tạo thuận lợi cho khách hàng, chuyên môn hoá lực lợng bảo vệ.
Nh vậy từ chỗ cha có kinh nghiệm và chuyên môn về tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm trong cơ chế thị trờng, đặc biệt là tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có khách quốc tế tham gia và chuyên đề quốc tế tại Việt Nam, Trung tâm đã vừa làm vừa học vừa tự đào tạo học hỏi chuyên môn kinh nghiệm của bạn bè trong nớc và quốc tế. Đến nay đã hình thành đợc đội ngũ cán bộ chuyên môn tơng đối hoàn chỉnh, có kiến thức ngoại ngữ và kinh nghiệm nghề nghiệp để đủ sức tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm có quy mô lớn ở trong n- ớc và ngoài nớc.
Tuy nhiên trong quá trình tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm, nhiệm vụ của nhà tổ chức không chỉ dừng lại ở việc cho thuê mặt bằng, gian hàng, cung cấp các loại dịch vụ cần thiết... mà còn phải hết sức chú trọng tới vấn đề cung cấp thông tin kinh tế xã hội, khoa học kỹ thuật và thị trờng hàng hoá cho mọi đối tợng liên quan nh các nhà đầu t, nhà sản xuất kinh doanh, ngời tiêu dùng...đây là một công việc hết sức quan trọng nhằm tạo ra sức hấp dẫn của mỗi cuộc hội chợ triển lãm để thu hút khách hàng tới nhiều hơn. Chẳng hạn, khi tổ chức một cuộc hội chợ triển lãm các doanh nghiệp Việt Nam muốn qua đó tìm kiếm ở bạn hàng nớc ngoài có công nghệ phù hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu nâng cao sản xuất kinh doanh của mình, họ rất muốn đợc nhà tổ chức t vấn giúp đỡ họ gặp gỡ phía đối tác mà họ cha biết để trực tiếp bàn bạc hợp tác trên cơ sở hiểu biết nh công nghệ đó là mới hay cũ, các đặc điểm kinh tế kỹ thuật có u nhợc điểm gì, vị trí và uy tín của đối tác trên thơng trờng nh thế nào... từ đó nâng cao hiệu quả của quá trình giao dịch thơng mại. Để làm đợc vai trò là cầu nối trong lĩnh vực này thì nhà tổ chức phải luôn luôn cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết, xử lý có hiệu quả để rồi cung cấp cho các đối t- ợng có nhu cầu. Việc xử lý thông tin dạng này hiện nay đối với Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là rất khó khăn bởi lẽ hội chợ triển lãm phản ánh nhiều lĩnh vực kinh tế kỹ thuật xã hội mà tại Trung tâm vẫn cha hình thành đ- ợc một bộ phận nắm vai trò thu thập xử lý và cung cấp thông tin một cách th- ờng xuyên, hiện nay trên quan hệ với các Cục, Vụ, Viện nghiên cứu khoa học thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn và các cơ sở sản xuất kinh doanh thộc nhiều nghành nghề để tuỳ theo tính chất chủ đề của từng cuộc hội chợ triển lãm khác nhau mà tổ chức hoạt động đánh giá thẩm định các thông tin kinh tế kỹ thuật một cách thụ động. Từ thực tiễn đó, ta có thể nhận định rằng hoạt động cung cấp thông tin cần phải đợc củng cố cho phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn hoạt động hội chợ triển lãm và coi đó nh là một yếu tố để hấp dẫn thu hút khách hàng bởi thực chất khi một nhà tổ chức không đáp ứng đợc nhu cầu thông tin cho khách đến tham dự thì khách chỉ đến tham gia một lần và sẽ không muốn tới tham dự lần sau. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong quá trình tổ chức hội chợ triển lãm, việc đảm bảo cung cấp thông tin vẫn mang tính bị động do phụ thuộc nặng nề vào các đối tợng liên quan nên cha phát huy đợc thế mạnh tự bản thân từ đó cần hoàn thiện công tác này để đạt tới một hiệu quả cao hơn trong công tác tổ chức.