II. kiến nghị một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động của Trung tâm
2.Hoàn thiện quy trình tổ chức hội chợ triển lãm và phát triển các loạ
phát triển các loại hình hội chợ triển lãm
2.1. Hoàn thiện về quy trình tổ chức hội chợ triển lãm.
Một trong những mục tiêu quan trọng bậc nhất của Trung tâm là nâng cao chất lợng tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, trong đó việc hoàn thiện quy trình tổ chức tiến tới trình độ chuyên môn hoá các khâu trong quy trình, cụ thể là:
- Hoàn thiện các khâu chuẩn bị:
+ Để có một đề án tốt đảm bảo hội chợ triển lãm thành công tốt đẹp, tr- ớc hết phải có lợng thông tin đầy đủ, thực tế và chính xác về thị trờng do đó cần phải hoàn thiện khâu thu thập thông tin bằng cách sủ dụng các biện pháp khai thác và các phơng tiện thông tin liên lạc hiện đại hiệu quả, đặc biệt là việc sử dụng công nghệ thông tin và khai thác lợi thế của mạng Internet.
+ Khi in phát th mời cho khách Trung tâm cần lu ý, cung cấp các thông tin về các loại hàng hoá cấm trng bày, cấm bán tại hội chợ, các loại hàng hoá cấm quảng cáo và các vấn đề thuế quan (đợc quy định cụ thể ở điều 192, 200 Luật Thơng mại Việt Nam).
+ Cần chú ý trong công tác mời khách tham gia bởi đây là giai đoạn then chốt trong quá trình tổ chức. Trung tâm phải lựa chọn các doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh phù hợp với chủ đề hội chợ. Cần phải có kế hoạch mời khách sớm cho mỗi hội chợ triển lãm và thờng xuyên kiểm tra kết quả vận động, xử lý kịp thời các yêu cầu của khách.
+ Khi tham dự hội chợ triển lãm không chỉ đơn thuần là đặt một gian hàng là những ngời quan tâm sẽ đến thăm gian hàng. Trong mỗi cuộc hội chợ triển lãm có hàng trăm gian hàng trng bày nhiều loại hàng hoá khác nhau, mặt khác khách vào hội chợ thờng bị chi phối bởi cách bày biện bố trí gian hàng, bày biện bố trí độc đáo thì số lợng khách tham quan tìm hiểu càng nhiều. Vì thế, Trung tâm nên lập ra một tiểu ban chuyên chịu trách nhiệm hỗ trợ cố vấn cho vấn đề trang trí gian hàng của các đơn vị tham dự
- Hoàn thiện các khâu trong hội chợ bao gồm:
+ Trong các cuộc hội chợ triển lãm thờng diễn ra các hoạt động khen thởng các doanh nghiệp hay mặt hàng tham gia. Đây là một loại hình khuyến khích ngời tham dự. Khi xét thởng các sản phẩm cần phải có sự tham gia đánh giá của các chuyên gia đánh giá trong lĩnh vực đó. Việc này sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng hội chợ triển lãm, làm tăng số lợng doanh nghiệp tham gia, bởi lẽ khi họ tham gia cùng với sự cố gắng dành huy chơng cũng chính là họ tiến hành việc khẳng định vị trí của sản phẩm cũng nh uy tín của doanh nghiệp trên thị trờng.
+ Tổ chức các dịch vụ: Cần tăng cờng hoàn thiện các dịch vụ nh giải quyết tốt chỗ ăn ở, phiên dịch, thuê thêm trang thiết bị...cho khách hàng tham gia.
+ Tổ chức các hoạt động thơng mại, quảng cáo, tiếp thị, biểu diễn văn hoá nghệ thuật, hội nghị, hội thảo.
+ Tuỳ theo tính chất cuộc hội chợ triển lãm đợc tổ chức, Trung tâm có thể giới hạn hay không việc tham quan của công chúng. Điều này giúp các doanh nghiệp trng bày hàng hoá phân loại các đối tợng tham quan để có biện pháp đón tiếp tốt hơn.
+ Trung tâm cần bố trí một bộ phận trực tiếp giải quyết các yêu cầu thắc mắc của các nhà trng bày trong thời gian diễn ra hội chợ triển lãm. Tăng cờng hơn nữa việc giữ gìn vệ sinh, an ninh trong khu vực triển lãm.
+ Để phục vụ tốt hơn khách tham quan, cần có sơ đồ chi tiết về các gian hàng trong hội chợ để phát cho khách tham quan. Các hoạt động của các doanh nghiệp cần đợc phản ánh qua các bản tin hàng ngày phát cho khách tham quan. Các bản tin này sẽ cung cấp cho khách những thông tin về các hoạt động mà các doanh nghiệp sẽ tiến hành trong thời gian hội chợ triển lãm.
+ Trung tâm cần xúc tiến giải quyết các thủ tục hải quan, thuế quan...để đa hàng ra khỏi khu vực triển lãm. Tổ chức buổi chiêu đãi chính thức các doanh nghiệp tham gia, thăm dò phản ứng, nhận xét của các doanh nghiệp về công tác tổ chức của Trung tâm, các thuận lợi và khó khăn của các doanh nghiệp trong tiến trình tham gia, các kiến nghị của các doanh nghiệp...Tập hợp các thông tin này để xây dựng báo cáo kết quả hội chợ triển lãm.
+ Ngay trớc khi kết thúc hội chợ triển lãm Trung tâm cần gửi Catalogue hay các ấn phẩm để mời các doanh nghiệp tham gia các hội chợ triển lãm mà Trung tâm sẽ tổ chức sau này.
2.2. Phát triển các loại hình hội chợ triển lãm.
Cùng với việc hoàn thiện các khâu tổ chức, Trung tâm cần tăng cờng mở rộng thị trờng bằng cách phát triển các loại hình hội chợ triển lãm khác. Trong điều kiện kinh tế thị trờng với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ kinh tế quốc doanh, liên doanh, công ty TNHH, hợp tác xã, kinh tế t nhân, công ty cổ phần với nhiều hình thức hợp tác trong nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau, tạo điều kiện cho Trung tâm có thể mở rộng thị trờng đó là:
+ Đối với trong nớc: Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm tại các địa ph-
ơng, các hội chợ triển lãm về các lĩnh vực kinh tế mới hình thành hoặc bắt đầu phát triển ở Việt Nam nh các ngành nghề nông nghiệp, thuỷ sản; các mặt hàng chú trọng vào xuất khẩu nh may mặc, thêu ren, thủ công mỹ nghệ...
+ Đối với quốc tế: Kết hợp với hoạt động t vấn cho các nhà đầu t vào
Việt Nam, hợp tác chặt chẽ với các nhà tổ chức có uy tín trong khu vực và thế giới để tổ chức các hội chợ triển lãm tại Việt Nam và ở nớc ngoài nh: triển lãm hàng Việt Nam tại Misk (CH Bêlaus); Hội chợ triển lãm hàng Việt Nam chất lợng và hội nhập tại Đức, Australia...