3. Môi trường hoạt động kinh doanh của công ty
3.5. Phòng thương vụ vàCổng cảng CMIT
3.5.1. phòng thương vụ
Phòng thương vụ là một bộ phận của phòng khai thác và kế hoạch, trực tiếp xử lý container vào và ra khỏi cảng bằng đường bộ. Phòng thương vụ tiếp nhận chứng từ hàng hóa do khách hàng mang đến, thu phí nâng/hạ đồng thời trực tiếp giám sát hoạt động xe ra, vào khu vực cổng cảng. Phòng thương vụ đặt ngay cạnh cổng cảng, liền với văn phòng hải quan giám sát cảng, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển của chủ hàng, rút ngắn thời gian thanh lý hải quan và thời gian chờ nhập/xuất container; vị trí này cũng giúp cho phòng thương vụ thuận tiện trong khi thực hiện nhiệm vụ quản lý xe ra/vào, kịp thời có những điều chỉnh hợp lý cho quá trình vận hành.
Tại cổng cảng có bốn quá trình chính bao gồm: ♦♦♦ Nhận container rỗng.
♦♦♦ Nhận container hàng xuất. ♦♦♦ Giao container hàng nhập. ♦♦♦ Giao container rỗng.
Hình 25: Khu vực cổng và phòng thương vụ
Hình 27: Hệ thống camera, đèn của cổng cảng
Hình 29: Camera quan sát tại khu vực cổng ra (Gate Out ) 3.5.2. Một số nội quy ra vào cổng cảng CMIT:
1. Xuất trình CMND hoặc hộ chiếu. Xuất trình bằng lái nếu đang lái xe. Xuất trình thẻ an toàn nếu là nhân viên nhà thầu vào cảng làm việc.
2. Khách/Thủy thủ vào cổng phải đăng ký trước và có người bảo lãnh 3. Khai báo vật tư mang ra/vào cổng (Nếu có).
4. Chấp thuận cho nhân viên bảo vệ soát xét xe và soát xét tư trang nếu được yêu cầu. 5. Cấm sử dụng rượu bia và các chất gây nghiện, chất kích thích khác trong khu vực
cảng. Những người đang trong tình trạng ảnh hưởng bởi rượu bia hoặc các chất gây nghiện, chất kích thích không được phép vào cảng.
6. Chỉ hút thuốc tại nơi được phép (Là nơi có biển báo: Khu vực hút thuốc). 7. Không xả rác bừa bãi, luôn bỏ rác đúng nơi quy định.
8. Mang đầy đủ bảo hộ lao động khi vào cảng, gồm mũ cứng bảo hộ, giày bảo hộ và áo phản quang.
9. Chỉ được đi bộ theo lối đi dành cho người đi bộ. Thắt dây an toàn khi ngồi trên xe. 10. Tuân thủ lộ trình và hướng giao thông đã được chỉ dẫn trước khi lái xe vào cổng
11. Tuân thủ tốc độ khi lái xe trong cảng: Tối đa 30 km/h trên bãi công ten nơ rỗng và các trục giao thông chính, tối đa 15 km/h trong khu vực cẩu giàn (RTG) và ngoài cầu cảng.
12. Cấm sử dụng điện thoại và các phương tiện nghe nhìn khác khi đang lái xe.
13. Luôn quan sát cẩn thận, đảm bảo luôn được nhìn thấy bởi các nhân viên đang vận hành thiết bị xung quanh. Không bao giờ đi/đứng dưới tải đang treo.
14. Tuân thủ biển báo, tuân thủ các quy định và hướng dẫn khác của cảng CMIT khi đi vào trong cảng.
15. Các trường hợp không tuân thủ các nội quy trên sẽ bị từ chối vào cảng.
3.5.3. Quy trình giao lô hàng nhập tại phòng thương vụ CMIT.
Trước khi tàu đến cảng, hãng tàu sẽ thông báo cho người nhập khẩu thu xếp chuẩn bị lấy hàng về nhà máy. Đồng thời gửi thông tin tàu đến, thông tin hàng hóa trên tàu cho cảng, cảng cập nhật dữ liệu về hàng hóa lên hệ thống của cảng.
Người nhập khẩu cầm vận đơn lên hãng tàu hoặc văn phòng đại diện hãng tàu, đóng phí để lấy 03 bản lệnh giao hàng do hãng tàu hoặc văn phòng đại diện hãng tàu cấp.
Sau khi lấy được lệnh giao hàng (DO), người nhập khẩu mang một bản lệnh giao hàng đến phòng thương vụ cảng.
Khách hàng: - Nộp lệnh giao hàng Delivery Order(bản gốc) cho nhân viên thương vụ (gate admin), nhân viên kiểm tra trên số bill trên giấy DO, lọc xem khách hàng có đúng là lấy hàng ở cảng mình hay không? kiểm tra chữ ký của người đại diện hãng tàu (luôn luôn là dấu sống). Kiểm tra hạn lấy hàng trên mộc của hãng tàu Đặc biệt đối với line MCC và MAE thì luôn luôn phải có dấu gia hạn của đại lý HAIVANSHIP. Nếu lệnh giao hàng đã hết hạn nhưng lô hàng vẫn chưa được lấy hết, người nhập khẩu phải liên hệ với hãng tàu để làm thủ tục gia hạn lệnh giao hàng, đóng phí gia hạn cho hãng tàu, chờ hãng tàu xác nhận và gửi thông báo gia hạn cho cảng, cảng sẽ tiếp tục giao container cho người nhập khẩu.
- Xin giấy giới thiệu (có đóng dấu đỏ và còn hiệu lực của công ty nhận hàng). - Xin CMND để photo lưu lại để xác thực đích danh tài xế đó với số xe đó chở
hàng cho khách hàng.
- Dựa trên lệnh giao hàng của hãng tàu do người nhập khẩu mang đến, khi nhập số bill vào hệ thống, nhân viên phòng thương vụ sẽ có được tất cả thông tin về lô hàng của người nhập khẩu đang nằm trên bãi của cảng. nhân viên phòng thương vụ đối chiếu với thông tin trên hệ thống của cảng, nhập tên người nhập khẩu, mã số thuế, tên công ty, số xe tải và rơ-mooc, tên tài xế đến lấy container, thu phí nâng hạ (LOLO- Load on Load off) để xuất hóa đơn.
- Cho khách hàng điền vào phiếu yêu cầu dịch vụ nếu có phát sinh các dịch vụ khác (kiểm hóa, phun trùng...)
- Nếu giao container lạnh thì cần kiểm tra mail về các chi phí cần phải thu từ hãng tàu do hãng tàu yêu cầu bao gồm: (phí nâng hạ, phí chạy điện, phí rút cắm điện, phí lưu bãi (nếu có)).
- Sau đó in Container Movement Ticket (CMT) giao cho người nhập khẩu phiếu CMT có chữ ký của nhân viên làm CMT, dấu mộc của phòng thương vụ để khách hàng thanh lý cho hải quan. Sau khi khách hàng thanh lý hải quan (hải
quan đã đóng dấu 2 dấu vào CMT), photo số lượng tờ tương ứng số container trên CMT rồi đóng dấu giáp lai và ký.
- Nếu chỉ có một container: lập thành 2 liên, 1 liên lưu hải quan, 1 liên chủ hàng (tài xế chở container).
- Nếu chủ hàng lấy nhiều container (chủ hàng làm lệnh cho 1 lô hàng): trong lệnh có bao nhiêu container thì photo thành bấy nhiêu bản CMT ( chủ hàng giao lại cho tài xế để lấy hàng, khi lấy Container thì giao lại CMT này cho nhân cổng) và thương vụ giữ bản gốc.
- Chú ý container SOC và COC sẽ có mail hãng tàu thông báo hoặc hãng tàu sẽ đóng dấu trực tiếp vào DO kèm theo các loại phí tính trực tiếp cho khách hàng. SOC và COC là viết tắt của "Shipper owned container" và "carrier owned container" . Như vậy khi trên B/L có ký hiệu SOC thì vỏ cont đó là của người gửi hàng,COC thì vỏ đó là của người vận chuyển(hãng tàu) .Căn cứ vào lượng vỏ rỗng tại các bãi hãng tàu sẽ định ra mức cước COC cao hoặc thấp hơn SOC + Nếu tại cảng xếp lượng vỏ của hãng đang thiếu-->khuyến khích dùng vỏ của chủ hàng--> SOC freight < COC freight
+ Nếu tại cảng xếp lượng vỏ của hãng đang dư thừa và cần điều chuyển bớt sang cảng dỡ thì hãng ko khuyến khích đi vỏ SOC--> SOC freight > COC freight
- Thương vụ cảng: giao 2 CMT & hóa đơn (nhận lại 1 liên- bản lưu có chữ ký khách hàng).
- Trường hợp Sắt thép phế liệu nhập khẩu với số lượng lớn, chia thành nhiều container, người nhập khẩu sẽ đến làm thủ tục lấy hàng trước, đóng tiền nâng container cho cả lô hàng cùng một lúc (hoặc đóng phí nâng container cho một số container mà chủ hàng muốn lấy), sau đó mang lệnh về giao cho tài xế đến lấy container. Mỗi ngày, tuỳ theo nhu cầu sản xuất mà tài xế sẽ lấy lượng container theo yêu cầu của người nhập khẩu.
- Một lô hàng sau khi làm lệnh tại phòng thương vụ, người nhập khẩu có thể lựa chọn lấy dần trong thời hạn ghi trên lệnh giao hàng. Nếu lệnh giao hàng đã hết hạn nhưng lô hàng vẫn chưa được lấy hết, người nhập khẩu phải liên hệ với hãng tàu để làm thủ tục gia hạn lệnh giao hàng, đóng phí gia hạn cho hãng tàu, chờ hãng tàu xác nhận và gửi thông báo gia hạn cho cảng, cảng sẽ tiếp tục giao container cho người nhập khẩu
cmTt CONTAINER MOVEMENT TICKET (CMT)
PHIÉU XUÂT/ NHẬPBÃI Delivery Order No. LYK0125712
U i Mep lnternation.il Terminal
BATNũ(sôBAT)
Truck No.
Expired D a te t" » “ " » 26/04/2017 Customer (Khách hang):
Booking or B/L No. (sô booking- B/L) P Q L (Cang xép); Vessel Name.(™/»n “ u) Voy, (Chuyên); POD fkirvtö): CMA CGM TANCREDI 007TUE VNCMT LYK0125712 MYPKG VNCMT (Cang dich); Container No centainer): Operator (Hin9Tau>! Reefer TempTNhi^ :
q q q (cent Qua Kho):
Veilt. (Tbong gio):
Commodity (|oai hanf|): ISO Code:
Gross Weight (trong IVong)
IMO Class, DFSU2051274
CMA 22G1
23800.0
e Clerk viến côn9) u.stoms at Yard (hQGSBj ustomsat Gate(HQGSC) M om er (Khách hàng)
it [ J u S
lie T h i% c Kim
i'C'Wt CüS'*$
vũ HỐNG HA
MSCU6289514 GLDU39615Ũ6 1PXU3978030 TGHU3072151 TCKU3860820 MEDU2454598 MEDU2923720 TCLU2002968 :ò /.ỉl.Ũ 2 2 Q.L.... Sỗ RO -m o o c Ấ iiù /ỉl/ G 1 Sô xe POMINA2 Tén Cõng ty Gia hạn; 25/4/2017 Hạn D/O : MSCUPB019805 D / O NO: Lĩne; M A E
Vessel code/ Name (Mã/tên tàu);
Customer( khuch_hàngj
Hình 32: giấy CMT lớn (gồm nhiều container) 3.5.5. Văn phòng hải quan:
Khách hàng: nộp tờ khai hải quan và phiếu CMT
Hải quan giám sát: kiểm tra thông tin hợp lệ, sau đó đóng 2 dấu, kí tên lên CMT và giao lại khách hàng 1 bản, khi đó CMT mới có giá trị lấy hàng.
3.5.6. Phòng thương vụ:
Khách hàng: nộp CMT đã có dấu của hải quan Thương vụ cảng: giao phiếu lấy container
Tài xế: Mang theo CMT vào cổng vào của cảng. Tại đây, bảo vệ cổng sẽ kiểm tra giấy phép lái xe, giấy đăng kiểm rơ-móc, tài xế vào trong cảng đều phải biết nội quy an toàn trong cảng, vì thế nếu tài xế lần đầu tiên đến cảng sẽ phải lái xe ra khỏi cổng, bảo vệ cảng sẽ hướng dẫn các quy định an toàn trong cảng cho tài xế trước khi vào lấy container, thông tin về tài xế sẽ được bảo vệ lưu lại, lần sau khi đến cảng tài xế sẽ không cần học lại quy định an toàn - bảo đảm tài xế biết di chuyển trong cảng, hạn chế tối đa nguy cơ xảy ra tai nạn ảnh hưởng đến tài xế và đến cảng. sau khi kiểm tra xong, các giấy tờ và điều kiện đầy đủ bảo vệ giao BAT cho tài xế
3.5.7.C ổng vào (In- G ate ):
NSP: out-gate Units: My List Chargeable Unit Events U nits
Ctr Number
Ctr Num... ... ... Booki... BL Truck... ... ... ... Stage ID Next Stag...
TCLU9689007 APL 45G1 715122333 51C89210 - pregate ingate
MRKU9726390 MAE 2210 72LD00411 37 1M07 - outgate
MSKU2940838 MAE 2210 72LD00411 37 1M07 - outgate
FCIU9664166 COS 45 G1 6153959790 51C76534 36 2ư o - outgate
ECMU9730460 CMA 45 G1 51C32413 2 4Z22 - outgate
SEGU4935069 COS 45 G1 6153959790 51C76431 37 3L28 - outgate
APHU7110623 APL 45 G1 715101812 51D11464 35 3L28 - outgate
MRKU8555415 MAE 2210 72LD00547 4 1M07 - outaate
Hình 33: Màn hình N4 báo xe chuẩn bị vào cảng (ingate)
Nhân viên gate in kiểm tra trên CMT đã thanh lý hải quan chưa bao gồm: 2 mộc của hải quan, mộc và chữ ký sống phòng thương vụ, mộc và chữ kí của nhân viên thương vụ.
Kiểm tra thông tin trên hệ thống N4tất cả các thông tin trên hệ thống đã được pre-gate làm trước đó đối chiếu với CMT,kiểm tra hạn lấy container trên CMT. Nếu hết hạn lấy container, nhân viên cổng yêu cầu vào phòng thương vụ đóng phí trễ rồi sau đó quay lại làm thủ tục gate in.
Nhập số xe, hãng xe của công ty vận tải, số rơ mooc, số container, line tàu, loại container, cảng xếp dỡ...
Dựa vào số Bill Of Lading (B/L) trên CMT để lấy container trên hệ thống và chọn container.
Cách chọn container trong bãi (YARD): Hệ thống của cảng đã có thông tin về lô hàng của người nhập khẩu khi container được dỡ khỏi tàu xuống cảng, cảng giữ thông tin của container, vị trí container trên bãi, POD của container.. .những container giao ra cho khách hàng từ cảng CMIT sẽ có thể hiện trên N4 với POD là VNCMT
File Unit Gate Windows Help
THANGTRANS T GATEJNSP: out-gate ^ Units: My List ] Chargeable Unit Events T Units
^ Actions]! Display I I ~Ị Ị Unit Nbr <ifc~|
Filter Criteria---
18L Number fc- 11 is (=J »■ IIMSCUCG525730 I
□ BL Number = MSCUCG525730
Last Move Unit Nbr Type ISO Category V-State T-State Position Line Op I/B Actual Visit O/B Actual Visit POD 17 -Apr-18 06... TRLU6608649 45G1 Import Departed Departed T-51C59750 MSC 624711E 51C59750 VNCMT 17-Apr-1718... MSCU84881... 45G1 Import Departed Departed T-51C59750 MSC 624711E 51C59750 VNCMT 17-Apr-17 17... MSCU72548... 45G1 Import Departed Departed T-51C78468 MSC 624711E 51C78468 VNCMT 17-Apr-17 11... AMFU86664... 45G1 Import Departed Departed T-51C78468 MSC 624711E 51C78468 VNCMT 17-Apr-17 10... TCLU7735802 45G1 Import Departed Departed T-51C59750 MSC 624711E 51C59750 VNCMT 17-Apr-17 10... FSCU9783734 45G1 Import Departed Departed |T-51C53441 MSC 624711E 51C53441 VNCMT 17-Apr-17 06... MSCU78811... 45G1 Import Departed Departed T-51C78468 MSC 624711E 51C78468 VNCMT 17-Apr-1616... GATU8374557 45G1 Import Departed Departed T-51C59750 MSC 624711E 51C59750 VNCMT 17-Apr-16 08... MSCU76034... 45G1 Import Departed Departed T-51C59750 MSC 624711E 51C59750 VNCMT 17-Apr-16 01... BMOU4306... 45G1 Import Departed Departed T-51C46327 MSC 624711E 51C46327 VNCMT 17-Apr-1510... GLDU7085090 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-1J16D.1 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 17-Apr-15 10... CAXU9004612 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-1J16C.1 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 17-Apr-1218... MSCU71043... 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-2H26C.1 MSC 624711E GEN.TRUCK VNCMT 17-Apr-1217... MSCU70504... 45G1 Import Active EC/Out Y-CMIT-1J16G.2 MSC 624711E 51C91912 VNCMT 17-Apr-1217... FSCU8324920 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-1J16G.1 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 17-Apr-1217... TCNU54591... 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-2H10B.3 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 17 -Apr-1217... MSCU96404... 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-2H10B.2 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 17-Apr-1216... MSCU97325... 45G1 Import Active Yard Y-C MIT-1 G14A.2 MSC 624711E gen’truck VNCMT 17-Apr-1216... GESU5865573 45G1 Import Active Yard Y-C MIT-1 G14A.1 MSC 624711E GEN.TRUCK VNCMT 17-Apr-1216... TRLU5759661 45G1 Import Active Yard Y-C MIT-1 G14E.2 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 17-Apr-1215... MEDU80582... 45G1 Import Active Yard Y-CMIT-2H10B.1 MSC 624711E GEN TRUCK VNCMT 1 7-Anr-1 2 15... TCNl jam46... 45G1 Y -f MTT-1 G14F.1 MSC 624711F GFN TRUCK VNCMT
Hình 34: List cont trên hệ thống N4
Bãi container trong cảng được chia thành 4 dãy (dãy 1, dãy 2, dãy 3, dãy 4), mỗi dãy chia thành các block - từ block A đến block K là khu vực hoạt động của cẩu RTG, block Y và block Z là khu vực hoạt động của Reach Stacker, mỗi block chia thành các bay (mặt cắt dọc), row (mặt cắt ngang) , tier (mặt cắt lớp), các bay được đánh dấu là bay lẻ, container 20 feet sẽ sắp xếp trên các bay lẻ, container 40 feet đặt nằm giữa hai bay lẻ được đánh dấu nằm trên bay chẵn (ví dụ: tại tier 1 có 2 container 20’ nằm trên bay 7 và bay 9, container 40’ nằm trên hai container này sẽ được đánh dấu thuộc bay 8). Thông tin về vị trí container trên bãi đều được bộ phận Yard Planner cập nhật trước khi container lên bãi, vì thế mà khi cần lấy container nhân viên cổng vào chỉ cần dò