6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4.1. Về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Sacombank đã xây dựng và luôn quan tâm hoàn thiện HTKSNB đáp ứng với yêu cầu phát triển ngày càng lớn mạnh của ngân hàng. Công tác tự kiểm tra chấn ch nh, bổ nhiệm Giám đốc lƣu động, trƣởng phòng giao dịch lƣu động đƣợc chú trọng thực hiện. Hệ thống và các thủ tục kiểm soát bao gồm công tác quản lý rủi ro, xây dựng quy trình quy chế, phân quyền uỷ quyền và hệ thống công nghệ thông tin, công tác kiểm tra giám sát thƣờng xuyên đƣợc cải tiến để đảm bảo tính chặt ch .
- Ban Kiểm soát thực thi nhiệm vụ thông qua mô hình kiểm soát 3 cấp: Ban Kiểm soát – Kiểm toán nội bộ - Tổ Kiểm tra khu vực nh m đạt đƣợc mục tiêu giám sát đã đề ra.
S đồ 2.2. Mô h nh tổ ch c kiểm soát 3 c p tại Sacombank
- Bên cạnh đó, Sacombank đã thực hiện đúng theo tinh thần thông tƣ 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 về việc Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài khi sáp nhập 2 bộ phận Kiểm tra kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ thành bộ phận Kiểm toán nội bộ trực thuộc BKS; và ban hành Chính sách Kiểm soát nội bộ, trong đó quy định mục đích rất r Chính sách này nh m mục đích khẳng định hoạt động kiểm soát nội bộ là văn hoá của Sacombank và phải i có khả năng đáp ứng nhanh với sự phát sinh các rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố nội tại hoặc khách quan mang lại; ii có đủ các quy trình để báo cáo nhanh đến các cấp quản lý thích hợp bất k nhƣợc điểm nào hoặc thất bại nào của hoạt động kiểm soát cùng với các hành động sửa sai kịp thời.
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Ban kiểm soát Kiểm soát nội bộ
Cá nhân
Doanh nghiệp
VP Khu vực Tổ thẩm định Tổ kinh doanh
Sở giao dịch / Chi nhánh
- Chính sách Kiểm soát nội bộ nêu r các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của HTKSNB nhƣ:
Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hƣởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của Sacombank đều phải đƣợc nhận dạng, đo lƣờng, đánh giá một cách thƣờng xuyên, liên tục. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản ph m, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, Sacombank phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ phù hợp.
Hoạt động của HTKSNB là một phần không tách rời của các hoạt động h ng ngày của Sacombank. Cơ chế kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của Sacombank dƣới nhiều hình thức nhƣ:
* Cơ chế phân cấp uỷ quyền r ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong Sacombank, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cƣơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau;
* Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ;
* Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch;
- Quy trình và cơ chế th m định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất hai 02 nhân viên tham gia, không có cá nhân nào có thể tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc Sacombank cho phép phù hợp với quy định pháp luật.
Bảo đảm mọi cán bộ, nhân viên của Sacombank đều phải quán triệt đƣợc tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ đƣợc giao và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan.
Ngƣời điều hành các đơn vị, các cá nhân có liên quan phải thƣờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB; mọi bất cập của hệ thống này phải đƣợc báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đƣợc báo cáo ngay cho BĐH, BKS, HĐQT.
+ Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của Sacombank phải thƣờng xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trƣớc Sacombank và pháp luật.
Lãnh đạo tại các đơn vị phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về HTKSNB tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập nếu có gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định k hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.
- Chính sách Kiểm soát nội bộ cũng nêu r việc xây dựng và duy trì hoạt động của HTKSNB nhƣ:
- Sacombank phải thiết lập HTKSNB giúp Tổng giám đốc điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của Sacombank. Sacombank phải thƣờng xuyên kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trực tiếp kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại trụ sở chính, sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng khu vực, trung tâm, phòng/ban/bộ phận nghiệp vụ Hội sở và Công ty con của Sacombank.
Sacombank khi phát hiện những sai phạm, vƣớng mắc trong hoạt động kinh doanh phải kịp thời hoạch định và thực hiện biện pháp khắc phục.
- Ngoài ra chính sách còn thể hiện việc tự kiểm tra đánh giá về HTKSNB:
Định k hàng năm, Tổng Giám đốc phải tiến hành tổ chức rà soát, kiểm tra, đánh giá HTKSNB của toàn hệ thống Sacombank, tại từng đơn vị và từng hoạt động nghiệp vụ.
Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nh m xác định các vấn đề còn tồn tại của HTKSNB và ch r các thay đổi cần thiết đối với HTKSNB để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.
+ Tổng giám đốc phải lập báo cáo về kết quả tự kiểm tra, đánh giá HTKSNB nêu trên. Báo cáo này phải cập nhật đƣợc các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của Sacombank và các rủi ro liên quan tƣơng ứng và các hoạt động kiểm tra, kiểm soát cấp độ toàn bộ Sacombank, cấp độ từng đơn vị và từng hoạt động nghiệp vụ.
Báo cáo tự kiểm tra, đánh giá về HTKSNB đƣợc gửi cho HĐQT, BKS và Ngân hàng Nhà nƣớc Cơ quan Thanh tra, giám sát Ngân hàng; Ngân hàng Nhà nƣớc chi nhánh trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.