5. Kết cấu đề tài
3.1.2 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng trong hạch toán doanh thu vận tải là hóa đơn GTGT
gồm 3 liên trong đó: một liên lưu ở sổ, một liên giao cho khách hàng, một liên gửi lên cho kế toán. Ngoài ra, còn có các bảng báo cáo tiêu thụ nhiên liệu từng chuyến hàng, báo cáo doanh thu hoạt động vận tải và một số bảng biểu liên quan khác.
Các sổ sách sử dụng trong hạch toán kế toán là: sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511, sổ chi tiết TK 5113.
41
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 3.1: Trình tự luân chuyển chứng từ tài khoản 511
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Căn cứ vào nhu cầu vận chuyển mà khách hàng tự liên hệ với công ty (qua website, hotline, nhân viên kinh doanh), hoặc nhân viên kinh doanh của công ty chủ động tìm kiếm và tư vấn cho khách hàng về dịch vụ của công ty đang cung cấp. Khách hàng sẽ cung cấp thông tin liên quan đến lô hàng cần vận chuyển để tạo đơn hàng. Bộ phận giao nhận sẽ lập báo giá cho khách hàng và khi giá cả và các yêu cầu khác được thống nhất, bộ phận giao nhận sẽ soạn thảo hợp đồng và thông qua giám đốc ký kết.
Dựa vào đơn hàng của khách hàng mà bộ phận điều độ sẽ tiến hành điều phối xe và tài xế chở hàng. Các chứng từ sau khi tài xế hoàn thành nhiêm vụ sẽ giao lại cho bộ phận giao nhận. Bộ phận này có trách nhiệm thu thập, kiểm tra, đối chiếu tính chân thực của thông tin tài xế cung cấp với thông tin khách hàng cung cấp vàthông tin từ các đối tác khác (cảng, cổng soát vé, …). Nếu các thông tin đều chính xác, bộ phận sẽ lập bảng kê cước vận chuyển cho từng chuyến hàng. Bảng kê cước vận chuyển sẽ chuyển tới bộ phận kế toán (kế toán thanh toán). Kế toán thanh toán cũng tiếp tục đối chiếu và kiểm tra cá thông tin với hợp đồng, phụ lục đã được ký kết, xác đinh doanh thu và chi phí của chuyến hàng.
Sau khi giao hóa đơn cho khách hàng, khách hàng xác nhận, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu và ghi nhận phần nợ trên phần mềm Bravo 7.0.
Hợp đồng, Bảng kê (Bảng báo giá, Phụ lục) Hóa đơn GTGT Phần mềm Bravo 7.0 Sổ nhật kí chung Sổ cái TK 511 Sổ chi tiết TK 5113
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
42