6. Bố cục bài Khoá luận tốt nghiệp
3.3.2. Hoạch toán mua mới TSCĐ
Đa số các nghiệp vụ xảy ra trong phần hành Tài sản cố định tại công ty TNHH Avery Dennison RIS Việt Nam đều là các biến động mua mới TSCĐ. Vì là một công ty có quy mô lớn về sản xuất nên các TSCĐ mua mới thường là máy móc, linh kiện phức tạp với giá trị tương đối lớn khi đầu tư vào máy móc. Vì vậy đơn vị kiểm soát rất chặt chẽ trong khâu mua sắm các TSCĐ, đặc biệt là máy móc, thiết bị.
44 QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÂN VIÊN THU MUA XUẤT - NHẬP KHẨU KẾ TOÁN TSCĐ 1. Tạo số AFE, PR và PO 2. Theo dõi dự báo chi phí vốn (CAPEX)
Số AFE được tạo và được phê duyệt
Theo dõi tình trạng chi tiêu thực tế
Cập nhật file theo dõi chi phí vốn và báo cáo cho Avery Dennison
Hong Kong hàng tháng Ghi chú ETA cho Kế toán Bắt đầu PR có số AFE PO có số AFE
45
Sơ đồ 2.1. Quy trình mua mới Tài sản cố định
(Nguồn: Avery Dennison Fixed Asset Training Materials (2014) - Website: https://www.rbis.averydennison.com)
3. Thực tế ghi nhận
4. Hàng tháng
Nghiệm thu
Vốn hoá chi phí mua tài sản
Lưu chứng từ
Chạy khấu hao hàng tháng Biên bản nghiệm thu Tờ khai hải quan Chứng từ mua tài sản Kết thúc
46 Khi một bộ phận sản xuất cần đầu tư thêm các máy móc thiết bị sản xuất theo
từng dự án nhất định, trước tiên quản lý dự án phải tạo Ủy quyền chi tiêu hay còn được gọi là số AFE (Authorization for expenditures). Số AFE này để ước tính chi phí mua tài sản và có thể theo dõi chi phí mua tài sản cũng như tiến độ mua. Số AFE phải được duyệt bởi Giám đốc nhà máy. Theo Chính sách tài chính của công ty, đối với những dự án từ 10.000 USD trở lên bắt buộc phải được tạo AFE để theo dõi.
Từ số AFE đó, chủ dự án tạo Đơn đề nghị mua hàng (PR) với đầy đủ tên hàng cần mua, nhà cung cấp, đơn giá mà nhà cung cấp đề nghị bán và thời hạn thanh toán. Đơn đề nghị mua hàng sẽ được duyệt bởi Trưởng bộ phận sản xuất và Giám đốc điều hành. Trưởng bộ phận sản xuất và Giám đốc điều hành có thể có hoặc không đồng ý với giá mà nhà cung cấp đề nghị. Nếu không đồng ý, chủ dự án phải thương lượng lại với nhà cung cấp hoặc tìm một nhà cung cấp mới với giá cả thích hợp hơn.
Sau khi duyệt Đơn đề nghị mua hàng, quản lý dự án sẽ đưa sang cho bộ phận mua hàng để tạo Đơn đặt hàng (PO). Cả Đơn đề nghị mua hàng và Đơn đặt hàng đều phải gắn số AFE đã được duyệt trước đó. Như vậy để đảm bảo quy trình quản lý được chặt chẽ.
Khi Đơn đặt hàng thành công, bộ phận mua hàng sẽ gửi chứng từ xuống cho Kế toán thanh toán ghi nhận bút toán. Kế toán thanh toán sẽ đưa những chứng từ mua máy móc thiết bị cho Kế toán Tài sản cố định. Nhiệm vụ của Kế toán Tài sản cố định là xác định xem máy móc thiết bị đó có đủ điều kiện để đưa vào tài sản hay không dựa theo Sổ tay tài chính kế toán về Tài sản cố định của công ty.
Theo Sổ tay tài chính và kế toán về Tài sản cố định của Công ty Avery Dennison RIS Việt Nam:
Đối với một đơn vị máy móc thiết bị riêng lẻ có chi phí mua từ 5.000 USD trở lên sẽ được ghi nhận là TSCĐ.
47 Đối với một nhóm máy móc thiết bị (cùng loại) từ 10.000 USD trở lên sẽ
được ghi nhận là TSCĐ.
Các chi phí liên quan đến việc đưa tài sản sẵn sàng vào sử dụng sẽ được tính vào nguyên giá TSCĐ đó như chi phí lắp đặt, chi phí lãi vay, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí lao động trực tiếp, …
Đối với Chuẩn mực kế toán Mỹ, TSCĐ sẽ không ghi nhận các loại thuế như thuế GTGT, thuế trước bạ,… (trừ thuế nhập khẩu).
Sau khi đã xác định được tài sản nào đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ, photo và scan những bộ chứng từ là TSCĐ. Sau đó gửi trả chứng từ gốc cho Kế toán thanh toán, còn Kế toán Tài sản cố định chỉ sử dụng bản photo để lưu trữ. Ghi nhận TSCĐ vào sổ Chi tiết tăng giảm TSCĐ từng khoản phát sinh theo từng tháng. Số tiền được ghi nhận theo đồng đô la Mỹ (USD) và sử dụng tỷ giá chung của tập đoàn Avery Dennison định ra hàng tháng.
Trong sổ Chi tiết tăng giảm TSCĐ, cần phải ghi nhận đầy đủ nội dung phát sinh nghiệp vụ, tên nhà cung cấp, số AFE, số PO cũng như mã bộ phận sản xuất. (Xem phụ lục 1 Mẫu Sổ Chi tiết tăng giảm TSCĐ). Từ sổ Chi tiết tăng giảm TSCĐ ghi nhận từng nghiệp vụ lên hệ thống Oracle.
Đối với những máy móc thiết bị lớn, phải mua từng bộ phận của máy về lắp ráp, thời gian mua về thường khá dài, giá trị máy lớn thì cần phải tạo số CIP (Construction in process) trên hệ thống Oracle và gán cho tài sản đó để theo dõi qua từng tháng. Số CIP phải đi liền với số AFE. Một AFE có thể có nhiều số CIP khác nhau. Sau khi tất cả các bộ phận máy được về, được lắp đặt và đưa vào sử dụng, quản lý dự án gửi Biên bản nghiệm thu tài sản cho Kế toán TSCĐ. Kế toán TSCĐ sẽ vốn hóa các chi phí trong số CIP thành số TSCĐ và bắt đầu đưa vào khấu hao. Việc vốn hóa chi phí thành TSCĐ cần được ghi nhận theo đúng ngày bắt đầu nghiệm thu TSCĐ để có thể xác định đúng số khấu hao từng tháng. Vì vậy kế toán TSCĐ có nhiệm thu theo dõi và nhắc nhở quản lý dự án gửi Biên bản nghiệm thu đúng ngày đưa TSCĐ vào sử dụng.
48 Tóm lại, để ghi nhận TSCĐ cần đầy đủ những chứng từ sau đây:
Biên bản đề nghị số AFE (Xem phụ lục 2 Mẫu Biên bản đề nghị số AFE cho 1 dự án).
Đơn đề nghị mua hàng (PR) (Xem phụ lục 3 Mẫu Đơn đề nghị mua hàng (PR)).
Đơn đặt hàng (PO) (Xem phụ lục 4 Mẫu Đơn đặt hàng(PO)).
Hoá đơn mua hàng hoặc Phiếu thanh toán cho nhà cung cấp (Xem phụ lục 5 Mẫu phiếu thanh toán cho nhà cung cấp)
Tờ khai hải quan nhập khẩu (đối với TSCĐ được nhập khẩu) (Xem phụ lục 6 Mẫu Tờ khai hải quan)
Biên bản nghiệm thu tài sản (Xem phụ lục 7 Mẫu Biên bản nghiệm thu) Hợp đồng (nếu có).
Các bút toán được ghi nhận trên hệ thống Oracle theo các trường hợp sau đây: TH1: Mua và đưa TSCĐ vào sử dụng ngay trong tháng phát sinh
Kế toán thanh toán ghi:
Nợ TK Tài sản bù trừ (131009) Có TK Phải trả Kế toán TSCĐ ghi: Nợ TK TSCĐ Nguyên giá (160002, 160101, 160103, 160301, 160501, 160601, 160702, 194121) Có TK Tài sản bù trừ (131009)
Khi kế toán thanh toán nhận các hoá đơn mua tài sản về sẽ ghi nhận vào tài khoản 131009 (Asset Clearing). Tất cả tài sản khi mua về đều được kế toán thanh toán bỏ vào tài khoản này. Từ đó, đối với các hoá đơn có chi phí mua trên 5.000 USD về máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, máy tính xách tay, máy tính bàn, các vật kiến trúc, thiết bị văn phòng,…. kế toán thanh toán sẽ đưa chứng từ cho kế toán TSCĐ. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ lúc này là xác định chi phí nào là chi phí được vốn hoá đưa vào TSCĐ, chi phí nào sẽ không được vốn hoá và đưa vào chi phí. Sau khi
49 xác định xong, những TSCĐ nào đã được thanh toán 100% sẽ được kế toán TSCĐ
ghi nhận là TSCĐ ngay lập tức bằng cách ghi nợ Nguyên giá TSCĐ và ghi có lại tài khoản 131009 để bù trừ đi tài khoản này.
TH2: Những TSCĐ lớn phải mua từng bộ phận về lắp ráp, thời gian để hoàn thành TSCĐ để đưa vào sử dụng kéo dài nên phải tạo số CIP cho TSCĐ đó: Kế toán TSCĐ tạo số CIP và đưa toàn bộ chi phí mua vào số CIP đó. Khi
còn được để ở trạng thái CIP thì TSCĐ này chưa được khấu hao. Kế toán thanh toán ghi:
Nợ TK CIP Bù trừ
Có TK Phải trả
Kế toán TSCĐ ghi:
Nợ TK CIP Nguyên giá (160106, 160306, 160503, 160602, 194122) Có TK CIP Bù trừ
Khi TSCĐ hoàn thành và được đưa vào sử dụng, bắt đầu vốn hoá chi phí tài sản CIP. Khi đó, hệ thống Oracle sẽ tạo bút toán chuyển tài khoản nguyên giá CIP sang tài khoản nguyên giá TSCĐ
Kế toán TSCĐ ghi:
Nợ TK TSCĐ Nguyên giá (160002, 160101, 160103, 160301, 160501, 160601, 160702, 194121)
Có TK CIP Nguyên giá