6. Bố cục bài Khoá luận tốt nghiệp
3.3.5. Hạch toán thanh lý TSCĐ
Quản lý sản xuất Giám đốc nhà máy Bộ phận thu mua Kế toán TSCĐ
Bắt đầu
Gửi yêu cầu thanh lý máy móc
Xét duyệt
Danh sách các tài sản cần thanh lý
Tìm người mua tiềm năng để mua máy móc và cung
cấp giá trị bán được
Kiểm tra yêu cầu thanh lý đã được xét duyệt từ phía sản xuất, cung cấp thông tin về máy đang
cần thanh lý
Xét duyệt giá trị thanh lý Tạo AFE nếu giá trị sổ
sách ròng của tài sản thanh lý > 10.000USD
54
Sơ đồ 2.2. Quy trình thanh lý Tài sản cố định
(Nguồn: Avery Dennison Fixed Asset Training Materials (2014) - Website: https://www.rbis.averydennison.com)
Xét duyệt AFE
Xoá sổ TSCĐ đã được thanh lý trên hệ thống Oracle
-AFE được duyệt
-Danh sách tài sản thanh lý
-Báo cáo giảm giá trị tài sản hoặc báo cáo loại bỏ tài sản
Lưu trữ chứng từ liên quan
55 Quản lý sản xuất là những người thường xuyên kiểm tra việc hoạt động của
máy có tốt hay không để đảm bảo tiến trình sản xuất của doanh nghiệp. Khi máy đã bị hư hỏng quá nhiều và không thể sửa chữa được nữa hoặc máy có công nghệ đã lỗi thời, lúc đó quản lý sản xuất sẽ đề nghị thanh lý máy móc đó để thay thế một máy móc mới tiến tiến hơn. Việc đầu tiên các quản lý sản xuất cần lập ra danh sách các máy thanh lý (Xem phụ lục 8 Mẫu danh sách thanh lý tài sản) với các nội dung như các loại máy cần thanh lý, lý do thanh lý, ... và gửi cho giám đốc nhà máy xét duyệt. Việc xét duyệt có thể chỉ đơn giản qua mail.
Quản lý sản xuất gửi danh sách các máy cần thanh lý chung với email xét duyệt thanh lý cho kế toán TSCĐ. Lúc này kế toán TSCĐ có nhiệm vụ kiểm tra tính xác thực của danh sách tài sản thanh lý và email xét duyệt, cung cấp các thông tin về máy móc cần thanh lý như giá trị sổ sách ròng (Net book value), .... cho bộ phận thu mua. Bộ phận thu mua sẽ tìm người mua lại tài sản thanh lý này giá thích hợp. Sau đó báo lại cho giám đốc nhà máy giá trị thanh lý tài sản và yêu cầu xét duyệt giá trị sẽ thanh lý này. Sau khi nhận được xét duyệt giá trị thanh lý từ giám đốc nhà máy, quản lý sản xuất sẽ tạo số AFE nếu giá trị sổ sách ròng của tài sản thanh lý lớn hơn 10.000 USD (Theo chính sách tài chính của công ty Avery Dennison RIS Việt Nam áp dụng).
Kế toán TSCĐ khi nhận được thông tin tài sản đã được thanh lý, bắt đầu bút toán xoá sổ tài sản trên hệ thống Oracle. Sau khi xoá sổ tài sản trên hệ thống,
Bút toán được ghi nhận trên hệ thống Oracle khi tài sản bị xoá sổ Trường hợp 1: Nếu TSCĐ đã được khấu hao hết
Nợ TK Khấu hao luỹ kế
Có TK TSCĐ Nguyên giá
Trường hợp 2: Nếu TCSĐ chưa hết khấu hao Nợ TK Khấu hao luỹ kế
Nợ TK Lỗ do thanh lý
56
3.3.6. Hạch toán phân loại lại tài sản:
Phân loại lại tài sản, nói một cách đơn giản, là một tài sản được chuyển từ tài sản loại này sang tài sản loại khác. Có thể là TSCĐ được phân loại trong một thể loại không chính xác. Hoặc có thể là do doanh nghiệp tạo ra một loại TSCĐ mới và tài sản được chuyển từ loại tài sản cũ sang loại tài sản mới được tạo. Chúng ta không thể phân loại lại tài sản đã bị xoá bỏ.
Khi phân loại lại một tài sản sau thời gian bổ sung, các bút toán được tạo để chuyển chi phí và khấu hao lũy kế vào các tài khoản của danh mục tài sản mới. Tài khoản chi phí khấu hao cũng được thay đổi thành tài khoản chi phí khấu hao mặc định cho danh mục mới, nhưng không có sự điều chỉnh cho các chi phí trong giai đoạn trước.
Ví dụ: Phân loại lại một tài sản là thiết bị văn phòng thành máy tính vào năm 1, tháng 3. Nguyên giá tài sản là 7.200 USD, sử dụng trong 5 năm và sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng.
Thời gian Nguyên giá Khấu hao luỹ kế Chi phí khấu hao
Thiết bị văn phòng Năm 1 Tháng 1 $7.200 $120 $120 Tháng 2 $7.200 $240 $120 Tháng 3 $0 $0 $0 Tháng 4 $0 $0 $0 Máy tính Năm 2 Tháng 1 $0 $0 $0 Tháng 2 $0 $0 $0 Tháng 3 $7.200 $360 $120 Tháng 4 $7.200 $480 $120
57 Khi phân loại lại tài sản, hệ thống Oracle ghi nhận bút toán vào tháng thứ 3
như sau:
Nợ TK Khấu hao luỹ kế (Thiết bị văn phòng) $240 Nợ TK TSCĐ Nguyên giá (Máy tính) $7.200 Nợ TK Chi phí khấu hao (Máy tính) $120
Có TK TSCĐ Nguyên giá (Thiết bị văn phòng) $7.200
58
3.3.7. Hạch toán chuyển nhượng Tài sản cố định:
BÊN CHO BÊN NHẬN
Kế toán TSCĐ Quản lý sản xuất Quản lý sản xuất Kế toán TSCĐ
Bắt đầu
Yêu cầu được nhận chuyển hượng Kiểm tra xem
máy móc được yêu cầu có thể chuyển nhượng
hay không
Gửi thông tin về tên máy, số sê-ri máy và số thẻ tài sản cho kế toán TSCĐ Nếu máy móc có thể chuyển nhượng Tìm các thông tin
liên quan về máy được chuyển nhượng: - Nguyên giá - Khấu hao luỹ kế - Giá trị còn lại - Thời gian khấu hao
59
Sơ đồ 2.3. Quy trình Chuyển nhượng Tài sản cố định từ 2 chi nhánh nội bộ của tập đoàn Avery Dennison
(Nguồn: Avery Dennison Fixed Asset Training Materials (2014) - Website: https://www.rbis.averydennison.com)
Biên bản chuyển nhượng máy móc (gồm đầy đủ thông tin về máy và được Quản lý sản xuất và Giám đốc tài
chính ký duyệt)
Từ Biên bản chuyển nhượng, đề
xuất tạo số AFE để chuyển nhượng
tài sản về Chuyển Biên bản
sang cho kế toán TSCĐ bên nhận
Phê duyệt AFE
Dựa vào AFE, bắt đầu chuyển máy móc sang cho bên nhận Xoá sổ TSCĐ
Ghi nhận TSCĐ mới chuyển nhượng về (ghi
đầy đủ cả nguyên giá lúc mua, giá trị còn lại
và khấu hao luỹ kế)
60
Việc đầu tư mua mới máy móc thiết bị sản xuất có thể mất khá nhiều thời gian cũng như chi phí cao. Vì các loại máy móc sản xuất khá phức tập và nhiều bộ phận nên thường mất 2 đến 3 tháng mới có thể hoàn thành lắp đặt 1 máy mới. Nhưng với quy mô lớn của công ty, lượng khách hàng khá nhiều, sẽ có những đơn hàng gấp khách hàng cần ngay. Với mục tiêu của công ty luôn đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng thì việc lựa chọn phương án mua mới máy móc sẽ không khả thi. Vì vậy mà phương án nhận chuyển nhượng TSCĐ từ chi nhánh khác của Avery Dennison sẽ là phương án tốt nhất. Việc nhận chuyển nhượng các máy móc sẽ giúp công ty rút ngắn thời gian để có được máy móc và có thể sản xuất đơn hàng kịp thời.
Quản lý sản xuất là người đánh giá tình hình cũng như tiến độ sản xuất hiện tại để xem xét và đưa ra quyết định bộ phận sản xuất cần mua mới hoàn toàn 1 máy móc thiết bị hay chỉ cần chuyển nhượng từ chi nhánh khác của công ty. Quản lý sản xuất bên nhận cần liên lạc với quản lý sản xuất bên cho và thực hiện kiểm tra xem đơn vị cho có thể chuyển tài sản hay không. Việc chuyển nhượng máy móc cần có sự đồng ý của 2 bên với nhau. Sau khi đạt được thảo thuận, Kế toán TSCĐ bên cho sau đó cung cấp giá trị nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại, ngày khấu hao, thời gian khấu hao cho bên nhận chuyển nhượng.
Bên nhận chuyển nhượng sau đó yêu cầu AFE để chuyển máy về. Bên nhận chuyển nhượng sẽ làm chứng từ chuyển nhượng tài sản (Xem phụ lục 9 Mẫu Biên bản chuyển nhượng tài sản) với đầy đủ thông tin chi tiết về máy được chuyển nhượng, bên chuyển nhượng tài sản và bên nhận chuyển nhượng tài sản. Cả 2 bên
đều phải được đề cập trong chứng từ và ký duyệt.
Sau khi tất cả các chứng từ chuyển nhượng tài sản được hoàn tất, bên cho tài sản chuyển nhượng tiến hành xoá tài sản ra khỏi hệ thống Oracle. Việc xoá tài sản sẽ khiến tất cả các giá trị của tài sản biến mất khỏi hệ thống Vì thế cần đảm bảo đưa đầy đủ số liệu về tài sản từ lúc mua về cho bên nhận chuyển nhượng ghi lại.
61 Ví dụ: Avery Dennison Việt Nam đưa vào sử dụng một máy RFID vào tháng 1
năm 2015. Nguyên giá của máy là $12.000, thời gian sử dụng là 10 năm và doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Vào tháng 4 năm 2016, Avery Dennison Việt Nam chuyển nhượng máy RFID sang cho Avery Dennison Hong Kong. Các bút toán ghi nhận nghiệp vụ chuyển nhượng TSCĐ như sau:
Thời gian Nguyên giá Khấu hao luỹ kế Chi phí khấu hao Avery Dennison Việt Nam Năm 2016 Tháng 1 $12.000 $1.100 $100 Tháng 2 $12.000 $1.200 $100 Tháng 3 $12.000 $1.300 $100 Tháng 4 $0 $0 $0 Avery Dennison Hong Kong Năm 2016 Tháng 1 $0 $0 $0 Tháng 2 $0 $0 $0 Tháng 3 $0 $0 $0 Tháng 4 $12.000 $1.400 $100
Bên cho tài sản chuyển nhượng (Avery Dennison Việt Nam) ghi nhận: Nợ TK Khấu hao luỹ kế $1.300
Nợ TK Phải thu $10.700
Có TK TSCĐ Nguyên giá $12.000
Bên nhận tài sản chuyển nhượng (Avery Dennison Hong Kong) ghi nhận: Nợ TK TSCĐ Nguyên giá $12.000
Nợ TK Chi phí khấu hao $100
Có TK Khấu hao luỹ kế $1.400
62
3.3.8. Sự giảm giá của TSCĐ:
Tại thời điển mua TSCĐ, tài sản được ghi nhận theo giá mua. Sau đó, qua thời gian, đến cuối kỳ kế toán, đơn vị tiến hành đánh giá lại tài sản để phản ánh giá trị hợp lý của nó trên Bảng cân đối kế toán. Nếu tài sản có sự giảm giá trị, khi đó sẽ phát sinh chi phí giảm giá trị của tài sản và giá trị ghi sổ sẽ được ghi giảm xuống bằng với giá trị có thể thu hồi của tài sản.
Sự giảm giá TSCĐ xảy ra khi giá trị sổ sách của một tài sản vượt quá giá trị có thể thu hồi được. Nếu giá trị sổ sách của TSCĐ vượt quá giá trị có thể thu hồi được, một khoản chi phí tổn thất có giá trị chênh lệch được ghi nhận trong kỳ. Nếu giá trị sổ sách của TSCĐ ít hơn giá trị có thể thu hồi, không có suy giảm nào được ghi nhận.
Các dấu hiệu giảm giá trị của TSCĐ:
Sự sụt giảm quan trọng giá thị trường của tài sản.
Sự thay đổi đáng kể ảnh hưởng không tốt cho đơn vị trong môi trường công nghệ, thị trường, kinh tế và luật pháp.
Tăng tỷ lệ lãi suất hoặc tỷ lệ hoàn vốn đầu tư của thị trường. Giá trị ghi sổ của tài sản thuần cao hơn vốn thị trường. Sự hỏng hóc và lỗi thời của tài sản.
Sự thay đổi đáng kể ảnh hưởng không tốt đến đơn vị như là tài sản không cần dùng, hoạt động kinh tế của tài sản đã và đang trở nên tồi tệ.
Khi có dấu hiệu giảm giá trị tài sản, đơn vị tiến hành kiểm tra việc giảm giá trị tài sản, ngược lại, không yêu cầu đơn vị thực hiện kiểm tra giảm giá trị tài sản.
Bút toán ghi nhận sự giảm giá trị TSCĐ: Nợ TK Khoản lỗ giảm giá trị tài sản
63
CHƯƠNG 4
ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH AVERY DENNISON RIS VIỆT NAM
4.1. Nhận xét chung về bộ máy kế toán tại công ty TNHH Avery Dennison Việt Nam:
4.1.1. Tổ chức công tác kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Avery Dennison RIS Việt Nam được tổ chức với quy mô tương xứng với quy mô của một doanh nghiệp sản xuất lớn. Với số lượng hơn 30 người trong bộ phận kế toán, mỗi người đảm nhiệm một vị trí cũng như một nhiệm vụ khác nhau nhưng có sự liên kết chặt chẽ với nhau tạo ra một tập thể phòng Kế toán. Số lượng nhân viên từng phần hành được phân chia hợp lý, được phân công nhiệm vụ rõ ràng phù hợp với năng lực của mỗi người.
Phần hành kế toán thu nợ có số lượng nhân viên nhiều nhất, chiếm gần một nửa số lượng tổng nhân viên phòng kế toán, để đáp ứng được nhu cầu quản lý công nợ của hàng ngàn khách hàng không những trong nước mà còn nhiều nước khác như Trung quốc, Hàn Quốc, Campuchia, Thái Lan, Mỹ, … Còn lại các phần hành khác thì được chia đều số lượng cho nhau. Các phần hành phối hợp với nhau khá tốt, phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời cung cấp thông tin cho các nhà quản trị.
Kế toán công ty tổ chức tốt công tác hạch toán chứng từ, với hệ thống chứng từ khá đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ, cùng với phần mềm kế toán Oracle được tổ chức vô cùng khoa học, đúng với chế độ kế toán hiện hành tại công ty.
Ngoài ra phòng kế toán còn được áp dụng các quy trình kiểm soát nội bộ vô cùng chặt chẽ và khoa học. Giúp đảm bảo kế toán viên vẫn đi đúng quy trình nhưng theo một cách thuận lợi nhất mà còn đảm bảo số liệu làm ra nhanh chóng và chính xác cao.
64
4.1.2. Những ưu điểm trong công tác hạch toán TSCĐ:
Hiện nay công ty TNHH Avery Dennison RIS Việt Nam đang áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung theo chuẩn mực kế toán Mỹ. Đây là hình thức tương đối đơn giản, thuận tiện cho việc ghi chép kiểm tra, phù hợp với quy mô của công ty. Đặc biệt nó thuận lợi cho việc áp dụng phần mềm kế toán làm cho việc hạch toán giảm nhẹ khối lượng công việc cũng như tiết kiệm được nhiều thời gian nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao nhất.
Hạch toán TSCĐ có mức độ trọng yếu trong các phần hành trong công ty nên Giám đốc tài chính đã bố trí nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm để đảm nhiệm. Công tác hạch toán của công ty luôn chấp hành đúng quy định của chuẩn mực kế toán Mỹ nhưng đồng thời cũng chấp hành quy định luật của Việt Nam áp dụng cho các doanh nghiệp nước ngoài.
Các sổ theo dõi về tình hình biến động của TSCĐ đảm bảo quản lý chặt chẽ tài sản của Công ty, nhìn chung việc hạch toán rất ít xảy ra sai sót, dễ kiểm tra vì đa phần đều được thực hiện trên phần mềm Oracle.
Về việc phân loại TSCĐ: Công ty phân loại theo biểu hiện tính chất của tài sản vì vậy rất dễ dàng để nhận biết. Việc phân loại tài sản từ ban đầu tạo số AFE đã được phân loại sẵn. Các loại tài sản được theo dõi theo từng tài khoản tách biệt khác nhau.
Về phương pháp khấu hao: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu trích khấu hao TSCĐ, việc tính khấu hao cũng được thực hiện qua phần mềm Oracle vì vậy tránh được nhiều sai sót trong tính toán cũng như việc thực hiện nhanh gọn và thuận lợi.
4.1.3. Những nhược điểm trong công tác hạch toán TSCĐ: a) Thiếu nhân lực cho phần hành Tài sản cố định: a) Thiếu nhân lực cho phần hành Tài sản cố định:
Công ty TNHH Avery Dennison RIS Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, vì vậy lượng máy móc thiết bị rất nhiều và có giá trị thường rất lớn. Tại doanh nghiệp được chia ra thành nhiều bộ phận sản xuất, mỗi bộ phận có một
65 công đoạn quy trình khác nhau và cho ra mỗi loại sản phẩm khác nhau. Ví dụ: ở bộ
phận Offset sẽ cho ra những con nhãn được in bằng máy Offset; bộ phận Thermal sẽ cho ra những con nhãn bằng giấy; bộ phận Heat Transfer sẽ cho ra những con nhãn được in bằng nhiệt và phải bảo quản trong kho lạnh; bộ phận Woven sẽ cho ra những con nhãn dệt bằng vải; … Mỗi bộ phận đều có một mã số riêng, những máy móc thiết bị được đầu tư cho bộ phận nào đều được ghi lại mã bộ phận rõ ràng. Mỗi