Booking note (booking confirmation) có thể được hiểu như một hình thức ghi lại việc đặt chỗ hãng tàu cho một chuyến hàng vận chuyển. Booking note hay còn được gọi là Việc lưu khoang/ Giấy lưu cước.
Khi doanh nghiệp thuê tàu để vận chuyển hàng hóa thì được gọi là lưu khoang. Sau đó, chủ hàng và đại diện hãng tàu sẽ làm việc cùng nhau để lập một đơn lưu khoang (Booking note) để giữ chỗ trên tàu.
28
Hình 7. Quy trình lấy Booking note
Bước 1: Chủ hàng sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất khẩu, chủ hàng sẽ liên hệ với forwarder để thực hiện việc booking tàu. Khi liên hệ, chủ hàng phải cung cấp các thông tin bao gồm: cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng- hạ cont, về free time cảng đi cảng
đến…để thuận tiện cho việc booking. Forwarder sẽ chủ động liên hệ với các hãng tàu để lựa chọn chuyến tàu phù hợp với nhu cầu của KH. Sau khi lựa được tàu, đơn vị này sẽ liên hệ với hai bên là hãng tàu và KH để thống nhất giá cước và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ.
Bước 2: Hãng tàu sẽ kiểm tra, nếu thấy chỗ đặt hàng phù hợp với yêu cầu đăt booking sẽ cấp booking và gửi booking confirmation và packing list, theo form của hãng. Đây chính là Lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu.
Bước 3: Thông qua Forwarder, KH sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng hóa để đóng hàng và làm thủ tục hải quan. Trong khi đó, nhân viên sẽ nhận được lệnh và cấp container theo lệnh và lấy container rỗng để đi đóng hàng.
2.2.3 Lệnh cấp container rỗng (Empty release order)
Lệnh cấp container rỗng (Empty release order) là một loại giấy tờ quan trọng mà hãng tàu cấp phép cho nhà xuất khẩu ngay sau khi đặt được container rỗng, sau đó cần phải xuất trình loại giấy tờ này cho nhân viên của bộ phận khu bãi tập kết container rỗng mà trong đó có container rỗng mà mình đã đặt hãng tàu
29
có ở đó, khi bộ phận này kiểm tra xong sẽ bàn giao container rỗng cho nhà xuất khẩu để đóng hàng.
Tùy vào đặc điểm của từng hãng tàu hay đối với những container đặc biệt như tank, open top, flatrack, …. tiền cược container rỗng mà nhà xuất khẩu đem về nhằm đảm bảo cho hãng tàu nắm được khoản cược ban đầu (thông thường là khoảng 1 nghìn USD), sau khi có vận đơn gốc thì hãng tàu sẽ trả lại cho nhà xuất khẩu khoản tiền này, mặc dù vậy nhưng có một số hãng tàu không thu khoản tiền đặt cược này.
Hiện tại, nhiều hãng tàu đã gộp lệnh cấp container và booking note vào 1 chứng từ để giảm thiểu chi phí cấp chứng từ, in ấn, đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiêu nhiều bên vẫn tách 2 chứng từ này riêng biệt nên tùy vào từng hãng tàu.
2.2.4 Phân loại lệnh cấp container rỗng
Lệnh cấp container rỗng chỉ danh
Với loại lệnh cấp container rỗng chỉ danh (chỉ định số), người xuất khẩu muốn thuê container có đánh số sẵn trong tổng số cont của hãng tàu . Với việc nhận container như thế này, các nhà xuất khẩu mong muốn nhận container tốt nhất để chứa hàng vì thế mà cần loại container đã được chỉ định sẵn (đánh số rõ ràng trong tờ lệnh và phải khớp với container rỗng lấy ra ).
Lệnh cấp container rỗng không chỉ danh:
Với loại lệnh cấp container không chỉ danh, người xuất khẩu muốn thuê bất cứ container có số hiệu bất kỳ trong tổng số cont của hãng tàu. Như vậy người xuất khẩu chỉ cần phải đề ra yêu cầu về số lượng container cần lấy, sử dụng loại container 20’ hay là container 40’ có hoặc không thông gió, ( thông gió toàn phần hay 1 phần )…
2.2.5 Quy trình lấy container trên lệnh cấp cont
Sau khi kiểm tra lệnh cấp rỗng đã được duyệt, nhân viên điều vận sẽ chọn cont tùy theo 2 trường hợp cont đích danh và cont không chỉ danh.
30
Lệnh cấp container rỗng chỉ danh thường sẽ gây khó khăn cho nhân viên của bãi chứa container rỗng vì phải lấy cho KH container đúng với số đã được chỉ định sẵn nếu nó nằm ở dưới cùng trong khi số lượng container tại bãi quá nhiều so với sức chứa của bãi tập kết container rỗng.
Khi cấp container rỗng trên bãi cần lưu ý:
- FIFO – First In First Out: Đối với những container ở trạng thái rỗng lâu hơn mà phù hợp với yêu cầu của KH thì cần phải xuất đi giao cho KH trước.
- Theo tuyến, theo cảng: Cont xuất phụ thuộc trực tiếp vào tuyến và cảng xuất hàng hay nói cách khác có một số container đặc biệt chỉ được sử dụng để chuyên chở dành riêng cho những tuyến hàng hay cảng đã được người khai thác container thông báo qua văn bản.
- Tình trạng cont: Container luôn phải trong tình trạng sạch sẽ được vệ sinh thường xuyên kiểm tra tình trạng hỏng hóc trước khi giao.
2.2.6 Nội dung của lệnh cấp container rỗng
- Tên của chủ hàng hóa ( nhà xuất khẩu hay người bán ).
- Ghi rõ số hiệu container đối với loại lệnh cấp container rỗng chỉ đích danh còn đối với lệnh cấp container rỗng không chỉ đích danh thì bạn bỏ trống phần này.
- Số lượng, loại container 20’ hay 40’ đối với lệnh cấp container rỗng không chỉ đích danh còn đối với lệnh cấp container rỗng chỉ đích danh thì không cần phải điền mục này.
- Chủ khai thác container rỗng đối với lệnh cấp container rỗng không chỉ đích danh còn đối với lệnh cấp container rỗng chỉ đích danh thì không cần phải điền mục này.
- Cuối cùng là con dấu và chữ ký theo quy định của pháp luật và phải làm cho tờ lệnh có hiệu lực. Những chữ ký mà một tờ lệnh cấp container có thể có là: chữ ký của người thực hiện khai thác container rỗng ( người trực tiếp sử dụng, khai thác container rỗng đó ), chữ ký cùng với con dấu của người quản lý container rỗng thông thường là có đại lý đại diện nhưng người này không phải người trực tiếp khai thác sử dụng container rỗng đó. Người này có quyền thay mặt người khai thác ký kết toán và ký bàn giao quyền quản lý container cho cảng. Tuy
31
nhiên nếu như không có bất cứ khoản thỏa thuận nào khác thì việc có chữ ký hợp lệ lúc này sẽ là chữ ký và con dấu của người quản lý container tức là đại diện của chủ khai thác container hàng hóa đó.
2.3 KẾT LUẬN CHƯƠNG
Qua chương 2 bài khóa luận đã giới thiệu tổng quan về hoạt động cấp conainer rỗng tại cảng biển. Bao gồm hai phần:
- Tổng quan về cảng biển. Làm rõ khái niệm cảng biển, phân loại cảng biển, chức năng, nhiệm vụ và vai trò của từng loại cảng biển.
- Giới thiệu về hoạt động cấp container rỗng và các vấn đề liên quan đến việc cấp rỗng của hãng tàu và khách hàng.
32
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CẤP CONTAINER
RỖNG TẠI CỔNG CẢNG SSIT
3.1 QUY TRÌNH CẤP CONTAINER RỖNG TẠI CỔNG CẢNG
Quy trình tiêu chuẩn cho việc cấp container rỗng cho KH tại cổng cảng (Tài liệu tham khảo số SSIT-OPS-014-000).
Hình 8. Quy trình cấp cont rỗng tại cổng cảng SSIT
3.1.1 Phòng thương vụ
1. Tài xế/ chủ hàng nộp các giấy tờ sau cho thương vụ:
- Lệnh cấp rỗng.
- Giấy giới thiệu của người nhận cont (có mộc đỏ và còn hiệu lực).
KH VÀO CẤP RỖNG
Kiểm tra booking cấp rỗng
Lệnh cấp rỗng Giấy giới thiệu Số xe, Số mooc
Chọn cont
Làm lệnh PICK EMPTY
Tạo booking cấp rỗng EDO Add booking cho cont Add seal 1-4 (MSC)
Thu phí – xuất hóa đơn
KIỂM TRA CONT
Out cont – xuất phiếu EIR Cont rỗng không đủ điều kiện – khách hàng đổi cont
33
- Số xe, Số mooc của phương tiện chở hàng, sổ đăng kiểm phương tiện (thương vụ kiểm tra, lưu thông tin và trả lại tài xế).
- KH đưa thông tin liên lạc để thương vụ xuất hóa đơn.
2. Kiểm tra booking lấy rỗng, lệnh cấp rỗng của hãng tàu, tính hiệu lực, ngày được phép giao, lượng cont được giao, loại cont....
34
3. Kiểm tra danh sách cont rỗng có trên bãi đã sẵn sàng để thực hiện thao tác chọn cont. Đảm bảo cont đúng line theo booking, tránh trường hợp lấy cont của line này giao cho book của line khác.
- Nếu cont ở bãi block RTG: lấy từ tier cao nhất đến thấp nhất.
- Nếu cont ở bãi A, B, C, D, J, V, W, X, Y: lấy theo row thứ tự alphabet từ A đến L và lấy theo tier cao đến thấp, các bãi này dùng TP và SP nên bắt buộc phải lấy từ row ngoài cùng vào (row A).
Hình 10. Sơ đồ cont tại vị trí 1C30 thể hiện trên Spinnaker
35
Sau khi chọn được cont, bắt buộc phải tạo EDO/ Booking lấy rỗng. Add item cho booking, chọn số lượng cont cần lấy cho booking.
Number (số booking)
Type (thường là REPO)
Line (Hãng tàu)
Hình 12. Tạo EDO đối với booking cấp rỗng bằng phần mềm Mainsail
Reserve Booking cho cont rỗng.
Đối với cont rỗng của MSC cần phải add Seal 4 (là số booking) và Seal 1 (số seal thực tế hãng tàu cấp cho KH) cho cont.
Đối với trường hợp Cont trả lại phải Unreserve Booking cho cont đó và Note Dammaged cho cont.
4. Thực hiện bấm lệnh giao cont rỗng PICK EMPTY trên hệ thống Mainsail, phát hành phiếu xuất nhập bãi, số BAT cho tài xế lấy cont.
5. Kiểm tra, thu các phí liên quan và xuất hóa đơn cho KH:
- LOLO: phí nâng hạ container.
- Extra moves: phí phát sinh đảo chuyển cont (đối với trường hợp lấy cont chỉ định bị chồng lên bởi các cont cùng lô hoặc đối với việc đổi cont).
- Phụ phí hàng đặc biệt: DG- hàng nguy hiểm, OOG- hàng quá khổ, SOC/COC... kiểm trai mail hoặc D/O và thu phụ phí liên quan.
6. Dựa trên thông tin lấy cont, thông báo cho nhân viên giám sát bãi để bố trí nhân viên lái cẩu tương ứng.
3.1.2 Gate booth
1. Tài xế chạy xe vào lane vào bãi tương ứng, nhân viên cổng tại booth thực hiện các nghiệp vụ sau:
36
- Kiểm tra thông tin trên lệnh: số xe, số mooc, tính hiệu lực của lệnh, đối chiếu thông tin thực tế với hệ thống.
- Mở hàng rào chắn cho xe vào bãi.
1. Tài xế lấy cont xong chạy xe vào lane ra tương ứng, nhân viên cổng tại booth thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Nhận lại BAT.
- Kiểm tra số cont thực tế lấy ra đúng theo lệnh và hệ thống. - Thực hiện lệnh OUT GATE.
- Kiểm tra tình trạng container tại thời điểm đó và ghi chú Damage trên phiếu EIR cho khách hàng (nếu có).
- Thu lại lệnh lấy cont và phát hành phiếu EIR cho tài xế (2 bản, 1 bản cho tài xế, 1 bản lưu lại).
- Mở rào chắn cho xe ra khỏi bãi, đóng lại khi xe ra khỏi lane hoàn toàn.
3.2 SẢN LƯỢNG CONTAINER QUA ĐƯỜNG CỔNG TRONG CÁC NĂM 3.2.1 Sản lượng container qua đường cổng SSIT qua các năm 3.2.1 Sản lượng container qua đường cổng SSIT qua các năm
2018 2019 2020 Jan 1134 2479 Feb 954 1029 Mar 895 1417 Apr 740 1529 May 1205 1370 Jun 1822 2581 Jul 65 1534 3023 Aug 123 1417 3117 Sep 185 963 2850 Oct 1509 1114 3847 Nov 1684 1741 5459 Dec 870 1696 5885
37
Sơ đồ 1. Thống kê sản lượng container qua đường cổng SSIT trong các năm 2018 – 2020 (cont)
Nhận xét:
- SSIT bắt đầu khai thác hàng container từ T6/ 2018. Trong năm 2019, sản lượng cont qua đường cổng không tăng trưởng nhiều so với năm cũ, nhiều ít tùy vào thời điểm giao mùa.
- Tháng 1/2020 sản lượng tăng gấp đôi so với cùng tháng năm trước đó. Do ảnh hưởng của dịch Covid, sản lượng đầu năm 2020 từ tháng 2 dường như giảm đột ngột, tuy nhiên tăng mạnh vào nửa cuối năm, gấp đôi sản lượng đầu năm (2,479 – 5,885).
3.2.2 Sản lượng container rỗng đã cấp cho khách hàng qua đường cổng SSIT trong năm 2020 trong năm 2020
Empty Cont Returned Cont
Jan 40 0 Feb 96 9 Mar 315 10 Apr 138 6 May 8 0 Jun 120 15 Jul 53 2 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 2018 2019 2020
38 Aug 113 21 Sep 216 36 Oct 1350 95 Nov 1392 112 Dec 3311 153 Total 7152 459
Bảng 2 Thống kê sản lượng container rỗng đã cấp và số lần đổi trả cont trong năm 2020
Nhận xét:
- Sản lượng cont rỗng bắt đầu tăng dần vào tháng 7-8 nhưng thể hiện rõ rệt từ tháng 10 và chạm mốc kỉ lục trong năm vào tháng 12 do ảnh hưởng của tình trạng thiếu cont rỗng.
- Trung bình lượng cont đổi trả trong năm 2020 chiếm 6.41% tổng số cont đã cấp cho KH. Điều này cho thấy lượng cont đổi trả phần nào ảnh hưởng đến thời gian phục vụ KH lấy rỗng tại cổng cảng.
- Lượng cont đổi trả càng nhiều cho thấy tỉ lệ tình trạng cont hư hỏng càng lớn, điều này ảnh hưởng đến việc khai thác bãi cũng như kế hoạch đổi trả và sửa chữa cont giữa hãng tàu và cảng.
3.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CẤP CONTAINER RỖNG CHO KHÁCH HÀNG TẠI CỔNG CẢNG SSIT
3.3.1 Tình trạng khan hiếm cont rỗng
Case: Khoảng đầu tháng 8/2020 đến thời điểm hiện tại, lượng KH yêu cầu cấp cont rỗng tăng đột biến so với thời gian trước đó (Bảng 2). Hầu hết các cảng biển và depot trong khu vực không đủ cont rỗng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Không chỉ trong khu vực Cái Mép Thị Vải, nhiều DN của các khu vực lân cận như Đồng Nai, Bình Dương, TP HCM... cũng phải chịu nhiều chi phí đi đường xa để tìm được cont về đóng hàng, không chỉ gặp tình trạng khan hiếm container đóng hàng xuất khẩu mà giá thuê vỏ container còn tăng gấp ba so với thời điểm trước, trong khi đó giá trị hàng có thể không cao.
39
Vì vậy mỗi khi tàu discharge cont rỗng xuỗng bãi, lượng tài xế từ các nơi đổ về lấy rỗng cùng một thời điểm dẫn tới sự ùn tắc tại khu vực phòng thương vụ.
Điều này không những ảnh hưởng tới tiến trình khai thác của cảng mà còn gây sự hoang mang và chậm trễ đối với tiến độ xuất hàng của các DN.
Nguyên nhân: Ảnh hưởng của dịch Covid làm giảm nhu cầu XNK từ đầu năm đến giữa năm. Do đó số chuyến hàng XNK giảm dần theo thời gian. Đến thời điểm hiện tại, khi tình hình dịch Covid tại Việt Nam có phần “giảm nhẹ” cộng với thời điểm “vàng” cuối năm, nhu cầu XNK tăng cao.
- Do ảnh hưởng của việc giao nhận container ở depot, việc kiểm soát
container rỗng của hãng tàu, của các cảng biển và depot chưa tốt gây thiếu hụt container rỗng ở Việt Nam.
- Ngoài ra, do ảnh hưởng của bão, sương mù nên việc xuất khẩu hàng qua các nước Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc phải “ngủ lại”. Năng lực tiếp nhận rỗng của các cảng nước sâu chuyển về các cảng ICD còn hạn chế, cụ thể các tại TP. HCM, Đồng Nai, Bình Dương hiện nay có khoảng 50 depot rỗng nhưng chỉ có khoảng 20% trong số đó trong ICD có khả năng trực tiếp tiếp nhận rỗng từ các cảng nước sâu.
- Theo đó, năm 2020 Việt Nam có kế hoạch đẩy mạnh xuất siêu. Các doanh nghiệp được khuyến khích xuất khẩu hàng hóa nhằm tăng sản lượng xuất siêu của nước nhà.
- Theo các hãng tàu lớn có văn phòng tại Việt Nam, tình trạng thiếu container rỗng không chỉ ở Việt Nam mà xảy ra trên toàn thế giới do container rỗng được ưu tiên xoay vòng trở về châu Á để vận chuyển hàng hóa Trung Quốc. Tình trạng này được dự báo có thể kéo dài đến sau tết.
=> Ta nhận thấy tình trạng thiếu cont rỗng đối với cảng SSIT hiện nay hơn
90% là nguyên nhân khách quan.