“Giải pháp cho tình trạng thiếu hụt container rỗng”
Ngày 03/11/2020, Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) tổ chức Hội thảo trực tuyến: Thực trạng thiếu hụt container rỗng và các giải pháp khắc phục cho doanh nghiệp.
Trước đó, theo kết quả khảo sát, các khó khăn khi hoạt động với hãng tàu về container rỗng: 40% doanh nghiệp nêu khó khăn do depot, 43% doanh nghiệp nói do bộ phận Booking, 17% doanh nghiệp được hỏi trả lời do bộ phận kinh doanh. Vấn đề thiếu hụt container rỗng xảy ra đối với tất cả các tuyến vận tải, trong đó tuyến vận tải đến Hoa Kỳ chiếm phần lớn.
51
Tại Hội thảo, các chuyên gia của VLA cùng doanh nghiệp hội viên đã thảo luận và tìm giải pháp cho các nhóm vấn đề: luân chuyển Container rỗng, tránh thiếu Container cục bộ; vấn đề liên quan đến hãng tàu, chủ hàng, depot…
4.2.2 Mục tiêu
Bài báo cáo này kế thừa kết quả của cuộc hội thảo và một số bài báo để đưa ra những giải pháp tích cực cho các doanh nghiệp và các bên liên quan có thể tìm ra những biện pháp khắc phục phù hợp nhằm cải thiện tình trạng thiếu hụt container rỗng đối với SSIT nói riêng và cả khu vực các cụm cảng lân cận nói chung như hiện nay.
Các giải pháp phải có khả năng áp dụng trong thực tiễn, tối thiểu chi phí và phù hợp với pháp luật Việt Nam.
4.2.3 Nội dung thực hiện
(1) Phát triển và hoàn thiện cơ sở vật chất cảng
- Tập trung đầu tư cơ sở hạ tầng cảng biển, nâng cao nguồn lực để tăng cường chất lượng dịch vụ vận chuyển container, rút ngắn thời gian quay vòng của container.
- Tăng cường ủy quyền công tác sửa chữa E.Cont cho các Depot và cảng biển để đáp ứng hiệu quả chất lượng E.Cont và giảm thời gian chờ.
- Đồng thời, Việt Nam cần có biện pháp tăng lượng dự trữ container rỗng để đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hóa bằng container cho các chủ hàng trong giai đoạn nhu cầu cao như hiện nay.
(2) Điều chuyển cont rỗng hiệu quả
- Hãng tàu cần thông báo chính xác vị trí cont rỗng để các DN giảm chi phí và thời gian vận chuyển cont.
- Một số cảng nước sâu khu vực Thị Vải Cái Mép không có depot cont rỗng dẫn đến chi phí vận chuyển qua cảng lớn, các DN XNK phụ thuộc vào các cảng quanh khu vực Tp HCM. Việc lấy cont không theo khu vực dẫn đến sự ùn tắc quá tải. Đây là một trong các nguyên nhân dẫn đến việc giải phong cont bị
52
chậm trễ. => Khuyến khích các DN vùng nào thì chủ động lấy container rỗng vùng đó để tránh tình trạng ùn tắc và thiếu hụt khi chỉ tập trung vào một chỗ.
- Luân chuyển E.Cont giữa Port of Discharge ( Thị Vải Cái Mép/ Lạch Huyện ) và Port/ Place of Delivery ( Ports/ICDs): vai trò hợp tác giữa các nhà vận chuyển (hãng tàu, sà lan, đường bộ) trong công tác di chuyển E.Cont từ nơi thừa đến nơi thiếu.
(3) Về phía khách hàng
- Quản lý hiệu quả tình trạng E.Cont chính xác tại các Cảng/ Depot/ ICDs và cung cấp thông tin minh bạch cho Chủ hàng/ công ty vận tải.
- Chủ hàng cần sử dụng hiệu quả container rỗng để trả lại cho depot dùng cho các chủ hàng khác.
- Theo dõi các cuộc họp báo, hội thảo để đưa ra các ý kiến về nhiều phía, góp phần đưa ra giải pháp giảm thiểu tình trạng thiếu cont rỗng.
(4) Về phía hãng tàu
- Nâng cao hiệu quả việc quản lý E.Cont đảm bảo phân phối đến chủ hàng, công ty vận tải các cont có chất lượng tiêu chuẩn theo đúng đơn đặt hàng.
- Đáp ứng các yêu cầu của Carrier về thủ tục booking để giữ chỗ sớm.
- Cần có chiến lược bán hàng, nhận booking phù hợp theo năng lực có khả năng cung ứng.
- Đưa ra các chính sách thưởng/ phạt phù hợp với các chủ hàng trả cont rỗng nhanh/ chậm.
- Xem xét chấp hành các chính sách về việc giảm giá cước cont rỗng hoặc giá vận chuyển… mà nhà nước đề ra để giảm thiểu tình trạng hiện tại cho các bên liên quan.
- Ngoài ra, cần có biện pháp kiểm tra, giám sát các bộ phận điều hành không để cho các cá nhân lợi dụng tình hình hiện tại của thị trường trục lợi, chào giá bất hợp lý gây khó khăn cho các chủ hàng và gây rối thị trường vận tải biển.
4.2.4 Khả năng ứng dụng giải pháp
Ưu điểm
53
- Giảm hoặc tránh tình trạng ùn tắc tại nơi lấy rỗng.
Nhược điểm
- Cần sự cộng tác phối hợp nhịp nhàng và lâu dài của các cá thể DN cũng như cảng biển/ depot và các Hãng tàu mới có thể giảm thiểu được tình trạng này.
- Nguyên nhân chính của vấn đề là từ hãng tàu, nếu chỉ có cảng thay đổi và cải thiện thì không thể giải quyết được tình trạng này.
4.3 GIẢI PHÁP TỐI THIỂU TRƯỜNG HỢP ĐỔI TRẢ CONTAINER RỖNG TẠI CỔNG CẢNG SSIT
4.3.1 Tên giải pháp
“Giải pháp tối thiểu trường hợp đổi trả container rỗng không đủ điều kiện”
4.3.2 Mục tiêu
Dựa trên Quy trình tiêu chuẩn cho việc cấp container rỗng cho KH tại cổng cảng (Tài liệu tham khảo số SSIT-OPS-014-000) và các nội quy về việc cấp rỗng liên quan để đưa ra các biện pháp giảm thiểu tỉ lệ đổi hoặc trả cont rỗng không đủ điều kiện đối với các khách hàng lấy rỗng tại cảng SSIT, tránh phát sinh phí nâng hạ đổi trả cont cho khách hàng, tránh sự xung đột cũng như gây mất thời gian trong quy trình làm việc tại phòng thương vụ của nhân viên cổng cảng cũng như khách hàng.
Các giải pháp phải có khả năng áp dụng trong thực tiễn, tối thiểu chi phí và phù hợp với pháp luật Việt Nam.
4.3.3 Nội dung thực hiện
(1) Kế hoạch bãi chứa
- Có kế hoạch xếp bãi trước cho E.cont trước khi tàu/ sà lan discharge cont rỗng xuống bãi. Những cont có thời gian chờ bãi lâu thì xếp ở khu vực phía ngoài gần cổng để ưu tiên cấp cho KH trước.
- Yêu cầu Team yard kiểm tra định kì và phân loại tình trạng cont (loại A,B, Cont mới hay đã sửa chữa...)
- Team Yard và Gate phải có kế hoạch follow được số lượng và tình trạng cont rỗng sẽ discharge và hiện đang có trên CY.
54
(2) Đối với các cont bị damaged trả lại
- Note damaged cho cont trên hệ thống quản lí.
- Nhờ Yard planner shift những cont bị hư hỏng hoặc khách hàng trả lại vào các bãi chứa riêng.
(3) Đối với khách hàng
- Trước mỗi ca làm, check trước với yard planner về bãi cont có tình trạng ổn có thể cấp cho khách hàng.
- Trước khi làm thủ tục, phổ biến quy định đối với việc cấp rỗng và đổi trả cont tại SSIT cho tài xế/ khách hàng.
- Trình thông báo về nội quy cấp rỗng tại quầy thương vụ.
4.3.4 Kết quả tính toán
Ưu điểm:
- Việc hợp tác với Yard team về vị trí lấy cont rỗng sẽ thuận tiện cho việc chọn cont rỗng cho KH, tránh chọn phải cont hư hỏng, giảm tỉ lệ đổi trả cont, rút ngắn thời gian phục vụ. Tiết kiệm thời gian chọn cont rỗng. Đồng thời tạo điều kiện cho Yard Team chủ động quản lí bãi hiệu quả.
- Thống nhất về quy định note damaged giúp quản lí được các E.Cont bị damaged để có thể lên kế hoạch quản lí và sửa chữa về sau.
- Khách hàng sẽ hiểu rõ hơn về cách làm việc của cảng, giải đáp được thắc mắc về các vấn đề phát sinh.
Nhược điểm:
- Đối với những lệnh yêu cầu cấp rỗng gấp như tình trạng hiện tại, khi tàu / sà lan vừa cập cảng, không đủ thời gian để lên kế hoạch kiểm tra và phân loại cont rỗng. => Chỉ có thể cấp cont rỗng ngẫu nhiên để tiết kiệm thời gian cũng như công bằng đối với các KH khác.
- Giữa các ca làm việc yêu cầu phải có sự giao ca đồng nhất, chặt chẽ và rõ ràng.
- Rất nhiều trường hợp tài xế đi lấy cont và đổi cont theo lệnh của chủ hàng nên họ không quan tâm về quy định, chỉ cần lấy được cont tốt về, có thể dẫn đến xung đột không mong muốn tại phòng thương vụ về vấn đề đổi trả cont và chi phí phát sinh nâng hạ.
55
4.4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TẠI CỔNG CẢNG SSIT
4.4.1 Tên giải pháp
“Giải pháp nâng cao dịch vụ khách hàng tại cổng cảng SSIT”
4.4.2 Mục tiêu
Đưa ra các biện pháp nâng cao dịch vụ cho khách hàng lấy rỗng tại cổng cảng SSIT. Rút ngắn thời gian làm thủ tục, thời gian phục vụ xe và thời gian chờ đợi của KH đến lấy rỗng tại cổng cảng. Giảm thiểu tỉ lệ không hài lòng và sự phàn nàn của các tài xế cũng như các khách hàng làm các dịch vụ khác tại cổng cảng nói chung và phòng thương vụ nói riêng.
Các giải pháp phải có khả năng áp dụng trong thực tiễn, tối thiểu chi phí và phù hợp với pháp luật Việt Nam.
4.4.3 Nội dung thực hiện
(1) Bổ sung thêm nhân lực
- Tăng thêm 1-2 nhân viên làm thủ tục tại phòng thương vụ, 1 nhân viên tại Booth và 1 nhân viên Ops hỗ trợ kiểm tra tình trạng cont vào những ca có dung lượng làm việc cao.
- Thỏa thuận với nhân viên về việc tăng số ca làm việc trong một tuần.
- Xem xét việc điều chuyển nhân viên giữa các bộ phận với nhau để hỗ trợ trong việc khai thác.
- Rèn luyện kĩ năng, thao tác làm việc nhanh gọn, chuẩn xác và chuyên nghiệp khi xử lí công việc cho nhân viên.
- Thống nhất về các quy trình làm việc trong team.
- Nâng cao ý thức và kĩ năng khi giao tiếp đối với KH.
(2) Về vấn đề từ phía khách hàng
- Khuyến khích các KH cung ứng hoặc làm các dịch vụ khác (kiểm hóa, kiểm dịch, rút hàng...) trao đổi qua Mail trước khi vào làm thủ tục.
- Khuyến khích KH chuyển khoản thay vì thanh toán bằng tiền mặt đối với những lô hàng có giá trị lớn.
56
- Yêu cầu máy đếm tiền cho nhân viên thương vụ để rút ngắn thời gian kiểm tra chi phí thanh toán cho những lô hàng có giá trị lớn.
- Thiết kế bảng chỉ dẫn sơ đồ cảng ở phía trước Cổng và phòng thương vụ để hướng dẫn cho tài xế.
- Lập biên bản và xử phạt đối với các KH/ tài xế không tuân thủ nội quy an toàn trong cảng hoặc có hành vi không đúng mực hoặc gây rối trong khu vực cảng.
4.4.4 Kết quả tính toán
Ưu điểm:
- Tạo sự thoải mái cho KH trong thời gian chờ đợi làm thủ tục.
- Tài xế có thể xuống xe kiểm tra kĩ tình trạng của cont theo quy định an toàn mà không gây ùn tắc lối ra vào tại cổng cảng.
- Thuận lợi để nhân viên Ops có thể hỗ trợ xác nhận tình trạng cont.
- Tăng năng suất và rút ngắn thời gian làm thủ tục ra vào cảng.
- Thao tác làm việc nhanh đồng nghĩa thời gian xử lí công việc nhanh, giảm thiểu thời gian chờ đợi của KH.
- Thái độ giao tiếp của nhân viên cũng ảnh hưởng nhiều tới sự hài lòng của khách hàng trong thời gian chờ đợi.
- Các bảng hướng dẫn nội quy và sơ đồ cảng sẽ thuận tiện cho việc tài xế tìm hiều về cảng cũng như các quy định.
- Làm việc qua mail trước sẽ giảm thời gian giải thích các thủ tục và quy trình cho KH.
- Thanh toán qua chuyển khỏan sẽ giảm 2/3 thời gian làm thủ tục.
Nhược điểm:
- Phải đẩy nhanh tiến trình tuyển dụng và đào tạo người mới. Tuyển nhân sự mới đồng nghĩa với việc tốn thêm thời gian đào tạo và training.
- Việc tăng thêm người và tăng ca cho nhân viên phụ thuộc vào luật lao động cũng như bộ phận nhân sự,kế toán và bản thân nhân viên.
- Có thể dẫn đến sự lãng phí nhân lực nếu không có kế hoạch xếp ca hợp lí vào những ngày có dung lượng công việc ít.
- Rotation không phải lúc nào cũng có thể áp dụng vì các bộ phận khác nhau cũng có thể gặp trường hợp quá tải công việc cùng một thời điểm.
57
- Nhiều tài xế/ KH có thái độ không tốt, đùa cợt trong lúc làm thủ tục gây ảnh hưởng đến quy trình làm việc nhân viên thương vụ.
- Thương vụ vẫn sẽ phải hỗ trợ cho những tài xế mới lần đầu vào cảng hoặc những trường hợp tài xế không để ý đến bảng hướng dẫn.
- Vào những ca có dung lượng công việc cao, rất khó để dành thời gian trả lời và giải đáp mail của KH. Tỉ lệ sót mail cũng có thể xảy ra.
- Việc xác nhận đã thanh toán phụ thuộc vào giờ làm việc của kế toán và yêu cầu cần phải có xác nhận qua mail.
4.5 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠ SỞ HẠ TẦNG TRANG THIẾT BỊ TẠI CỔNG CẢNG SSIT
4.5.1 Tên giải pháp
“Giải pháp nâng cao cơ sở hạ tầng trang thiết bị tại cổng cảng SSIT”
4.5.2 Mục tiêu
Đưa ra các biện pháp nâng cao cơ sở hạ tầng trang thiết bị tại cổng cảng SSIT. Các giải pháp phải có khả năng áp dụng trong thực tiễn, tối thiểu chi phí và phù hợp với pháp luật Việt Nam.
4.5.3 Nội dung thực hiện
(1) Về việc khai thác trong bãi
- Bổ sung thêm thiết bị làm hàng (thêm bãi RTG – SP – TP)
- Bổ sung thiết bị chuyên xếp dỡ cont rỗng (1-2 empty handle)
- Có sự phân chia công việc công bằng giữa các bộ phận khai thác với nhau. Luân phiên phục vụ KH ngoài và việc khai thác tàu, sà lan phải được đảm bảo đúng tiến trình và đạt hiệu suất tối đa.
(2) Bảo trì và nâng cấp hệ thống khai thác
- Lên kế hoạch bảo trì, nâng cấp hệ thống vào những ca làm có dung lượng công việc ít.
- Trình thông báo tại phòng thương vụ về việc tạm dừng trước 24h nếu có kế hoạch bảo trì.
58
- Sửa chữa, nâng cấp phòng chờ cho KH, mở rộng không gian và thêm ghế đợi. (thêm quạt, bình nước, bàn chờ...)
- Hỗ trợ thêm khu vực bãi kiểm cont cho tài xế/ khách hàng lấy rỗng sau khi cont đã được gắp lên xe.
4.5.4 Kết quả tính toán
Ưu điểm:
- Tăng năng suất khai thác tàu, sà lan. Giảm thời gian chờ đợi của KH lấy cont rỗng cũng như lấy cont hàng.
- Duy trì tiến độ khai thác tàu, sà lan mà không bị xe của khách hàng ngoài làm gián đoạn.
- Nâng cấp và bảo trì các hệ thống phần mềm quản lí định kì là điều cần thiết để duy trì hoạt động khai thác của cảng.
Nhược điểm:
- Chi phí đầu tư thêm thiết bị cao.
- Thêm thiết bị xếp dỡ đồng nghĩa với việc phải có thêm nhân lực. Tốn một khoảng chi phí cải tạo cơ sở hạ tầng phòng ốc và nội thất.
- Thời gian cải tạo cơ sở hạ tầng sẽ ảnh hưởng đến quy trình làm việc thường nhật của các bộ phận.
- Nếu kế hoạch bảo trì không như dự kiến và trùng vào thời gian dung lượng công việc cao sẽ gây ách tắc và ảnh hưởng đến KH.
- Tốn thêm một phần diện tích bãi để làm bãi kiểm cont, bãi này yêu cầu phải gần bãi chứa cont rỗng, đủ an toàn và gần khu vực làm lệnh out cont.
4.6 KẾT LUẬN CHƯƠNG
Qua chương 4 bài khóa luận đã đưa ra một vài giải pháp để hoàn thiện quy trình cấp cont rỗng cho KH tại cổng cảng SSIT.
1. Giải pháp cho tình trạng thiếu hụt cont rỗng. 2. Giải pháp tối thiểu trường hợp đổi trả cont rỗng.
3. Giải pháp nâng cao dịch vụ khách hàng lấy rỗng tại cổng cảng SSIT.