2. Lý thuyết quản trị cung ứng nguyên vật liệu
2.4.5 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
- Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng, nólà bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sởhạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể cho hàng hóa đó, hoặc biến chất của nguyên vật liệu (giáo trình - tài liệu - học liệu từ VOER). Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:
+ Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển...
+ Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
- Đểthực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:
+ Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờhợp lệtuỳtheo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộdoanh nghiệp.
+ Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủthủtục kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát.
- Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển
cho bộphận kếtoán ký nhận vào sổgiao nhận chứng từ. Trong cơchếmới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tựchủtrong sản xuất kinh doanh.
- Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp.