B. NỘI DUNG
3.2.2. Quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho tại phân xưởng sản xuất thể hiện như sơ đồ sau:
Bước Trách nhiệm Lưu đồ
1. Các phòng ban và xưởng 2. P.Vật tư 3. P. Vật tư Thiếu 4. P. Vật tư Đủ
Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất kho tại xưởng nệm (Nguồn: Phòng KHVT)
Diễn giải lưu đồ
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Nhân viên Kế hoạch vật tư (NVKHVT) nhận thông tin Lệnh sản xuất từ NV Kinh doanh;
NVKHVT nhận chỉ thị lệnh sản xuất từ NV Kế hoạch vật tư; Nhận thông tin
Kết thúc Kiểm tra hàng tồn
Xuất kho Duyệt xuất
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 37
NVKHVT nhận bảng triển khai tổng, mẫu sống từ Thư kí Kỹ thuật;
Yêu cầu từ các phòng ban, xưởng sản xuất.
- Bước 2: Xem xét duyệt xuất: NVKHVT trình kế hoạch xuất kho cho Phó Giám đốc giá thành kế hoạch và Giám đốc sản xuất duyệt/Phó tổng Giám đốc.
- Bước 3: Kiểm tra tồn kho: NV Kế toán kho kiểm tra hàng tồn trong kho có đủ để xuất:
Đủ Chuẩn bị công tác xuất kho
Thiếu Xem xét lại việc phê duyệt (nhập hàng thêm hoặc xuất một phần)
- Bước 4: Hoàn thành hồ sơ xuất kho
4.1: Thủ kho chuyển chứng từ xuất kho cho NVKHVT;
4.2: NVKHVT tập hợp, bổ sung đầy đủ bộ chứng từ chuyển cho NV Kế toán kho;
4.3: NV Kế toán kho lập hồ sơ xuất kho.
Quá trình xuất kho sẽ được bộ phận kho kiểm hàng trong kho sau đó sẽ thông báo thông tin đến bộ phận bán hàng và tiếp tục các thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho được lập với đầy đủ các thông tin về ngày tháng, người nhận hàng, lí do xuất kho… được gửi cho khách hàng đồng thời lưu trữ vào kho phiếu và sao chép dữ liệu thông qua phần mềm excel. Phiếu xuất kho xem cụ thể ở PHỤ LỤC 2.
Tại phân xưởng, bộ phận kho hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì theo tuần. Phương pháp này sử dụng thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa (xem biểu mẫu ở PHỤ LỤC 2) để hoạch toán sự biến động ở kho. Việc này đòi hỏi trên mỗi dây chuyền sản xuất của nhà xưởng thì người quản lý kho phải trực tiếp theo dõi và có nội dung như sau:
Theo dõi, quan sát thường xuyên, liên tục và có hệ thống;
Phản ánh tình hình xuất, nhập, tái xuất để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác với thực tế nhất.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 38