B. NỘI DUNG
2.3. Tổng quát về hệ thống thông tin
2.3.1. Khái niệm
Theo Trần Kim Toại (2017), HTTT là tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
Mô hình hệ thống thông tin quản lý
Cầu nối
Công cụ Nhân lực
Sơ đồ 2.1: Mô hình HTTT quản lý (Nguồn: Trần Kim Toại (2017))
- Phần cứng: Là thiết bị nhập dữ liệu đầu vào, chuyển đổi những dữ liệu này thành các câu lệnh hướng dẫn có sẵn và xuất thông tin đã được xử lý.
Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Thủ tục Con người
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 24
- Phần mềm: Là những chương trình giúp cho người sử dụng quản lý, điều hành các thiết bị phần cứng, hay nó hoạt động như một bộ phận kết nối giữa phần cứng và các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thực hiện.
- Dữ liệu: Là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa, dùng để cung cấp cho hệ thống xử lý thành thông tin.
- Thủ tục: Là những câu lệnh, quy trình, biện pháp… để xử lý dữ liệu thành thông tin. - Con người: Thực hiện, điều khiển phần cứng, phần mềm và sử dụng các thủ tục để xử lý các dữ liệu theo mục đích.
2.3.2. Các giai đoạn phát triển của một HTTT
HTTT gồm có 7 giai đoạn mỗi giai đoạn, mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn có nhiệm vụ khác nhau:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá tính khả thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Sửa đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các dòng vào 3.4 Hoàn chỉnh tài liệu lô gíc
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 25
3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
4.1 Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học 4.2 xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm kiểm tra
6.5 Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá
2.3.3. Ý nghĩa, tầm quan trọng của HTTT trong kinh doanh sản xuất
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng đối với doanh nghiệp.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 26
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau:
Độ tin cậy
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc rối cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khách hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu.
Tính đầy đủ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có thể nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp.
Tuy nhiên trong thực tế có thể sẽ hoàn toàn khác. Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không biết gì về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động làm thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh. Một sự không đầy đủ của hệ thống thông tin như vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp.
Tính thích hợp và dễ hiểu
Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 27
cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.
Tính được bảo vệ
Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu. Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.
Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT.
Như vậy có thế thấy, việc các doanh nghiệp áp dụng HTTT quản lý sẽ giúp việc vận hành, quản lý các hoạt động của doanh nghiệp là rất dễ dàng và chính xác cao. Đồng thời hỗ trợ tương tác khách hàng tốt hơn, tăng khả năng thích nghi với môi trường công nghệ phát triển, tăng khả năng tiếp cận với với khách hàng cũng như thị trường trong và ngoài nước.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 28
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI PHÂN XƯỞNG
CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG 3.1. Phòng kế hoạch vật tư tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương 3.1.1. Cấu trúc tổ chức và chức năng của phòng ban
Cơ cấu phòng kế hoạch vật tư như sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu phòng kế hoạch vật tư (Nguồn: Phòng KHVT)
Chức năng chính của Phòng KHVT:
Định mức vật tư: Định mức NVL từng sản phẩm của từng đơn hàng.
Kế hoạch vật vư: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh về vật tư theo từng chiến lược của nhà máy. Tiến hành lập kế hoạch vật tư cho các đơn hàng khi nhận được lệnh từ bộ phận quản lý kho, bộ phận thu mua.
Thu mua: Thu mua NPL và báo cáo tiến độ thu mua cho các phòng ban liên quan để phục vụ quá trình sản xuất của nhà máy.
Bộ phận kho: Tổ chức tiếp nhận và bảo quản hàng hóa trong kho cũng như vận chuyển, cấp phát nguyên liệu đến từng đơn vị theo lệnh sản xuất. Đồng thời kiểm tra số lượng, chất lượng của NPL phục vụ cho quá trình sản xuất. Bộ phận kho giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động: Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng; Theo dõi hàng tồn kho; Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho; Sắp xếp hàng hóa trong kho; Đảm bảo tiêu
Trưởng phòng kế hoạch vật tư
Nhân viên định
mức vật tư Nhân viên kế hoạch vật tư Nhân viên thu mua
Trưởng bộ phận kho
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 29
chuẩn hàng hóa trong kho; Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho.
Bảng 3.1: Năng lực bộ phận kho tại phân xưởng chi nhánh Bình Dường (Nguồn: Phòng Nhân sự)
Họ và tên Chức danh Phòng ban
Trần Minh Phụng Thủ kho – Trưởng phòng vật tư KHVT Trần Minh Tấn Trợ lý kho – Thu mua vật tư KHVT Nguyễn Thị Sơn Nữ Kế toán kho KHVT Nguyễn Văn Tiến Phụ kho KHVT
3.1.2. Quy trình sản xuất tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổng quát mô tả quy trình sản xuất tại xưởng nệm (Nguồn: Phòng KHVT)
- Chia cắt NVL và phụ liệu theo các thông số kỹ thuật. Sau đó tạo dáng bằng cách dập vải, đánh số, ủi (tùy thuộc vào từng mã hàng). Sau đó cho nhập kho bán thành phẩm. - Lắp ráp nguyên liệu phụ (thường là may dây kéo) vào các chi tiết của sản phẩm theo đúng yêu cầu của mã hàng.
- May thành phẩm bằng cách lắp ráp các chi tiết theo đúng mã hàng với nhau (tùy vào từng mã hàng mà ta may nhiều hay ít công đoạn).
- Sau khi sản phẩm được kiểm tra và đạt yêu cầu sẽ chuyển lên Bộ phận đóng gói. Toàn bộ sản phẩm được kiểm tra lại và tiến hành đóng gói theo yêu cầu. Quá trình sản xuất, mỗi chuyền có 2 - 3 nhân viên KCS, 1 nhân viên kiểm tra bán thành phẩm trong quá trình sản xuất, 2 nhân viên kiểm tra sản phẩm hoàn chỉnh.
Vải chính và NVL Cắt và phối bán thành May dây kéo May thành phẩm Kiểm tra chất lượng
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 30
Nhận chỉ thị sản xuất, lệnh sản xuất, triển khai thông tin, kế hoạch sản xuất tổng từ bộ phận kế hoạch
Lập kế hoạch sản xuất chi tiết
Kiểm tra mẫu đối
chứng
Triển khai may hàng loạt
Cắt vải + cắt lót
Thực hiện may vỏ nệm + gối
Thực hiện vô mút + gòn (lên thành phẩm nệm + gối)
Báo cáo sản xuất hàng ngày, kiểm tra thực tế so với kế hoạch để có những bước điều chỉnh kịp thời
Xuất thành phẩm cho các line đóng gói Kiểm tra kế hoạch sản xuất NO YES YES NO
May mẫu đối chứng
giao cho nhà gia công nhập kho hàng gia công
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ chi tiết mô tả quy trình sản xuất tại phân xưởng (Nguồn: Phòng KHVT)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 31
Diễn giải lưu đồ:
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Sau khi nhận bản kế hoạch tổng từ trưởng phòng/nhân viên kế hoạch, nhân viên kế hoạch - thống kê của xưởng nệm dựa vào tình hình thực tế (năng suất trung bình, số lượng nhân công, cơ sở vật chất) để lên bản kế hoạch chi tiết và trình lên cho Quản đốc xét duyệt, sau đó gửi lên cho trưởng phòng kế hoạch và Phó tổng giám đốc (Chú Dương).
- Bước 2: Triển khai may mẫu đối chứng
2.1 Sau khi nhận chỉ thị sản xuất và lệnh sản xuất mẫu, kết hợp với bản kế hoạch chi tiết, Quản đốc tiến hành may mẫu đối chứng.
2.2 May mẫu xong, Xưởng Nệm giao cho phòng kĩ thuật, phòng kĩ thuật liên hệ với phòng kinh doanh và nếu mẫu đạt báo lại cho Xưởng Nệm.
2.3 Xưởng Nệm dựa trên mẫu đã duyệt, đưa lại thông số cho phòng kĩ thuật. 2.4 Phòng kĩ thuật dựa vào thông số của Xưởng Nệm để lên sơ đồ cắt và triển khai thông số chuẩn cho QC để kiểm tra mẫu hàng loạt.
- Bước 3: Triển khai may hàng loạt
3.1 Sau khi bản kế hoạch và mẫu đối chứng đã được duyệt, Quản đốc triển khai cho công nhân sản xuất hàng loạt dựa trên các thông số kĩ thuật đã duyệt và tiến hành giao hàng cho nhà gia công (nếu đơn đặt hàng được duyệt)
3.2 Sau khi nhận thông tin triển khai, kho nội bộ xưởng nệm sẽ nhận vật tư từ kho vật tư (nhãn) và nhận hàng từ nhà cung cấp (vải, chỉ, mút, gòn, dây kéo, đầu kéo…) sau đó tiến hành cấp phát vật tư cho nhà gia công theo đơn đặt hàng và cấp phát vật tư cho công nhân theo kế hoạch sản xuất.
3.3 Công nhân nhận vật tư, nhận thông tin triển khai và tiến hành sản xuất:
Công nhân cắt may nhận vải, tiến hành cắt dựa trên bản vẽ, chuyển bán thành phẩm (vải đã cắt) cho công nhân may.
Công nhân may tiến hành may vỏ (gồm các công đoạn vắt sổ, mổ dây kéo, gắn đầu dây kéo, chạy viền, ráp, vắt sổ thành phẩm) sau đó giao bán thành phẩm (vỏ nệm + gối) cho kho nội bộ.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 32
3.4 Nhà gia công sau khi nhận hàng, tiến hành may và giao hàng theo tiến độ đã thống nhất trong đơn đặt hàng.
3.5 Khi nhà gia công giao hàng vào, QC Nệm (người của phòng QC) sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng - kiểm tra xác suất - thường là sẽ kiểm 10-20%, nếu tỉ lệ lỗi không vượt quá 10% nhập kho. Nếu vượt quá 10%, phản hồi cho xưởng nệm. Tất cả được thể hiện đầy đủ trong phiếu kiểm tra chất lượng nhà gia công.
3.6 Kho nội bộ tiến hành nhập vỏ nệm và cấp phát cho công nhân vào mút + gòn theo yêu cầu.
3.7 Công nhân vô mút + gòn sau khi nhận vỏ nệm + gối và các vật tư liên quan sẽ dựa vào các thông tin đã triển khai để tiến hành vô mút + gòn.
3.8 QC Nệm (2 nhân viên) sẽ kiểm tra xác suất trên thành phẩm làm ra và thể hiện kết quả trên phiếu kiểm tra chất lượng hàng ngày của xưởng Nệm.
3.9 Sau khi vô mút + gòn sẽ có thành phẩm hoàn chỉnh, công nhân vô mút gòn sẽ báo cáo số lượng thành phẩm cho quản đốc.
- Bước 4: Xuất kho (xuất TP)
Quản đốc giao hàng cho line thành phẩm dựa trên phiếu xuất hàng.
- Bước 5: Báo cáo tiến độ và lưu trữ chứng từ
5.1 Nhân viên kế hoạch - thống kê dựa vào số lượng may vỏ và số lượng vô mút + gòn hàng ngày để làm báo cáo gửi lên trưởng phòng + nhân viên kế hoạch và phó tổng giám đốc (gửi qua email).
5.2 Nhân viên kế hoạch - thống kê lưu trữ và gửi phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán.
3.2. Tổng quan về công tác quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng 3.2.1. Quy trình nhập kho 3.2.1. Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho là quy trình mua vật tư được lập ra nhằm mục đích: Tiêu chuẩn hóa để tạo sản phẩm, dịch vụ đúng chuẩn, ổn định, đồng nhất.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 33
Soạn thảo và cập nhật cải tiến: Phòng (chủ trì) có trách nhiệm soạn thảo và