B. NỘI DUNG
3.2. Tổng quan về công tác quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng
3.2.1. Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho là quy trình mua vật tư được lập ra nhằm mục đích: Tiêu chuẩn hóa để tạo sản phẩm, dịch vụ đúng chuẩn, ổn định, đồng nhất.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 33
Soạn thảo và cập nhật cải tiến: Phòng (chủ trì) có trách nhiệm soạn thảo và cập nhật các thay đổi theo hoạt động.
Thực hiện: Các vị trí được xác định trong quy trình thực hiện theo đúng yêu cầu.
Kiểm soát: Phòng hệ thống và các Trưởng phòng/ xưởng có trách nhiệm kiểm soát để tài liệu được áp dụng có hiệu lực
Quy trình mua – nhập hàng tại xưởng nệm được mô tả qua lưu đồ hình sau:
Bước Trách
nhiệm Lưu đồ Tài liệu/ Biểu mẫu
liên quan 1. Các phòng ban và xưởng Biểu mẫu: 01-10
2. P. Vật tư Biểu mẫu: 15
3. P. Vật tư
P. Vật tư Mẫu sống
P. Kỹ thuật Mẫu sống
P. Vật tư Bảng báo giá NCC
Ban Giám
đốc Bảng so sánh giá
P. Vật tư Biểu mẫu: 13
Ban Giám đốc Tổng hợp thông tin Nhận thông tin Duyệt mẫu Đặt mẫu Yes No Tìm nhà cung cấp Báo giá Duyệt giá Yes No Lập hợp đồng/đơn đặt hàng Duyệt đơn hàng Yes No
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 34 4. Các phòng ban và NCC 5. NCC 6. 7. 8.
Sơ đồ 3.4: Quy trình mua – nhập hàng tại xưởng nệm (Nguồn: Phòng KHVT)
Diễn giải lưu đồ
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin:
Nhân viên Kế hoạch vật tư (NVKHVT) nhận thông tin Lệnh sản xuất từ NV Kinh doanh;
NVKHVT nhận chỉ thị lệnh sản xuất từ NV Kế hoạch vật tư;
NVKHVT nhận bảng triển khai tổng, mẫu sống từ Thư kí Kỹ thuật; Yêu cầu từ các phòng ban, xưởng sản xuất.
- Bước 2: Xử lí thông tin:
Lập bảng tổng hợp nhu cầu tư vật cần cho sản xuất, các phòng ban và phân xưởng chuyển Trưởng phòng vật tư kiểm tra.
- Bước 3: Lập kế hoạch – đặt mua vật tư sản xuất:
3.1 Tùy theo chủng loại NVVT (Nhân viên vật tư) tìm kiếm lựa chọn NCC và đặt mẫu (5 mẫu) chuyển cho NV Kỹ thuật phụ trách duyệt mẫu trước khi sản xuất hàng loạt.
Kết thúc
Lưu – chuyển đơn hàng
Yes No Nhập kho Thanh toán No Kiểm hàng Quy trình con No NCC giao hàng Nhân nhượng
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 35
3.2 NVVT lập bảng so sánh giá và bảng đánh giá NCC trình Phó Giám đốc giá thành kế hoạch và Giám đốc sản xuất duyệt/Phó tổng Giám đốc.
3.3 NVVT lập Hợp đồng/DDH kèm lịch giao hàng (theo KHSX tổng) chuyển:
Trưởng phòng Vật tư: kiểm tra
Trưởng nhóm định mức (P. Kỹ thuật), TP. Kỹ thuật: duyệt mẫu mã, qui cách, chất lượng;
Phó Giám đốc giá thành kế hoạch: kiểm tra giá;
Giám đốc sản xuất/Phó tổng Giám đốc: Duyệt tổng DDH. 3.4 Chuyển DDH chính thức cho NCC để NCC xác nhận tổng thể DDH.
- Bước 4: Lưu - Chuyển thông tin:
NVKHVT lưu và nhập DDH lên hệ thống (BFO); NV Kế hoạch: Kế hoạch giao hàng (Theo KHSX tổng); NV QC: kiểm tra chất lượng.
NV Thủ kho: Nhập kho theo DDH; NV Kế toán kho: Lập hồ sơ nhập kho;
- Bước 5: Kiểm – nhập kho:
5.1 Thủ kho nhận thông tin nhập hàng và thông báo cho TP. QC; 5.2 TP. QC thông tin đến NV. QC chuyên trách kiểm hàng; 5.3 NV. QC chuyên trách kiểm hàng:
Không đạt Qui trình con xử lí hàng không đạt.
Đạt thông báo thủ kho nhập kho.
- Bước 6: Hoàn thành hồ sơ nhập kho thanh toán:
6.1 Thủ kho chuyển chứng từ nhập kho cho NVKHVT;
6.2 NVKHVT tập hợp, bổ sung đầy đủ, chính xác toàn bộ chứng từ chuyển cho NV Kế toán kho;
6.3 NV Kế toán kho lập hồ sơ nhập kho, chuyển kế toán thanh toán lập hồ sơ thanh toán cho NCC theo điều khoản thanh toán trên DDH.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 36
3.2.2. Quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho tại phân xưởng sản xuất thể hiện như sơ đồ sau:
Bước Trách nhiệm Lưu đồ
1. Các phòng ban và xưởng 2. P.Vật tư 3. P. Vật tư Thiếu 4. P. Vật tư Đủ
Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất kho tại xưởng nệm (Nguồn: Phòng KHVT)
Diễn giải lưu đồ
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Nhân viên Kế hoạch vật tư (NVKHVT) nhận thông tin Lệnh sản xuất từ NV Kinh doanh;
NVKHVT nhận chỉ thị lệnh sản xuất từ NV Kế hoạch vật tư; Nhận thông tin
Kết thúc Kiểm tra hàng tồn
Xuất kho Duyệt xuất
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 37
NVKHVT nhận bảng triển khai tổng, mẫu sống từ Thư kí Kỹ thuật;
Yêu cầu từ các phòng ban, xưởng sản xuất.
- Bước 2: Xem xét duyệt xuất: NVKHVT trình kế hoạch xuất kho cho Phó Giám đốc giá thành kế hoạch và Giám đốc sản xuất duyệt/Phó tổng Giám đốc.
- Bước 3: Kiểm tra tồn kho: NV Kế toán kho kiểm tra hàng tồn trong kho có đủ để xuất:
Đủ Chuẩn bị công tác xuất kho
Thiếu Xem xét lại việc phê duyệt (nhập hàng thêm hoặc xuất một phần)
- Bước 4: Hoàn thành hồ sơ xuất kho
4.1: Thủ kho chuyển chứng từ xuất kho cho NVKHVT;
4.2: NVKHVT tập hợp, bổ sung đầy đủ bộ chứng từ chuyển cho NV Kế toán kho;
4.3: NV Kế toán kho lập hồ sơ xuất kho.
Quá trình xuất kho sẽ được bộ phận kho kiểm hàng trong kho sau đó sẽ thông báo thông tin đến bộ phận bán hàng và tiếp tục các thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho được lập với đầy đủ các thông tin về ngày tháng, người nhận hàng, lí do xuất kho… được gửi cho khách hàng đồng thời lưu trữ vào kho phiếu và sao chép dữ liệu thông qua phần mềm excel. Phiếu xuất kho xem cụ thể ở PHỤ LỤC 2.
Tại phân xưởng, bộ phận kho hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì theo tuần. Phương pháp này sử dụng thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa (xem biểu mẫu ở PHỤ LỤC 2) để hoạch toán sự biến động ở kho. Việc này đòi hỏi trên mỗi dây chuyền sản xuất của nhà xưởng thì người quản lý kho phải trực tiếp theo dõi và có nội dung như sau:
Theo dõi, quan sát thường xuyên, liên tục và có hệ thống;
Phản ánh tình hình xuất, nhập, tái xuất để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác với thực tế nhất.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 38
3.3. Tình hình quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu 3.3.1. Giới thiệu NVL 3.3.1. Giới thiệu NVL
Nguồn nguyên vật liệu tại phân xưởng chủ yếu là NVL phục vụ cho ngành may Sofa là chính, gồm có: Vải, chỉ may, dây kéo, nhám gai, nhám lông, vải dựng, ... Và đa dạng về mẫu mã, kích thước, màu sắc nhằm đáp ứng cho quá trình sản xuất theo các đơn hàng tại phân xưởng.
Hình 3.1: Nguyên vật liệu: vải bọc sofa và chỉ may (Nguồn: www.letranfurniture.com)
3.3.2. Phân loại NVL
Nguyên vật liệu chính: Vải chính, vải phối, vải dựng, lót...
Phụ liệu: Chỉ may, dây kéo, đầu dây kéo, typar, nhám lông, nhám gai, dây luồn, chỉ diễu, dây chằn, dây rút…
Vật tư: Máy lạn da, máy khoa, máy in, máy hàn, máy may... Dụng cụ: kéo cắt chỉ, thước dây, phấn vẽ, chân vịt, kim rút…
Nhu yếu phẩm: Giấy A4, bút, thước, kéo, giấy ghi nhớ, kẹp giấy, keo hai mặt, hộp đựng bút, máy tính cầm tay, bìa kiếng, hóa phẩm tẩy rửa, nước lau sàn, sọt rác, xô, ghế, cọ, chổi, đồ hốt rác, khăn lau…
Vật dụng khác: Băng keo trong, túi hút ẩm, túi nilong (tùy kích thước), thùng hàng mẫu, …
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 39
Công tác quản lý tồn kho NVL
NVL Hóa đơn
Bố trí bãi kho, sắp xếp NVL được đánh giá quan trọng bởi vì các đặc điểm sau: Đảm bảo chất lượng cho NVL; Tiết kiệm được thời gian di chuyển, thuận lợi cho việc cấp phát vận chuyển nguyên vật liệu nhanh chóng cho bộ phận sản xuất; Hạn chế tối đa chi phí hao phí, hư tổn NVL. Tại phân xưởng, bãi kho được xây dựng cho NVL, hàng hóa đặc trưng của xưởng hợp lý: thiết kế bãi kho cao, thoáng tránh ẩm móc, thích hợp cho việc lưu trữ hàng hóa sau quá trình kiểm tra nhập hàng.
Hình 3.2: Bố trí kho NVL tại phân xưởng (Nguồn: SVTH)
Kế toán (Ms. Nữ) NCC Tổ cắt-may Kho Nhập kho Kiểm tra số lượng,
chất lượng Xuất kho
Sơ đồ 3.6: Mô tả công tác quản lý tồn kho NVL (Nguồn: BP Kho)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 40
Tại phân xưởng còn có kho chứa các dụng cụ văn phòng phẩm cung cấp cho các bộ phận và một số hồ sơ nhân sự (phiếu giấy) được bố trí riêng biệt trong khu vực văn phòng. Diện tích kho văn phòng phẩm khá nhỏ nhưng được thiết kế các kệ hàng và hàng hóa tương đối ít nên được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp.
Bên cạnh đó, tại phân xưởng việc kiểm kê vật liệu, phụ liệu đầu vào còn nhiều vướng víu cũng như sắp xếp thiếu khoa học, gây tốn nhiều thời gian tìm kiếm, kiểm tra, sắp xếp hoặc dẫn đến tình trạng làm giảm chất lượng nguyên liệu, phụ liệu… với nhiều loại phụ liệu, nhu yếu phẩm khác nhau đều được để ở một nơi mà chưa có sự phân chia khu vực cụ thể gây mất nhiều thời gian nếu cần sử dụng, mất mỹ quan khu vực…
Tuy nhiên, vì là phân xưởng mới đi vào hoạt động nên việc xây dựng khu vực chờ (phòng tạm), phòng chứa NPL đưa vào sử dụng chưa thật sự đúng với múc đích thiết kế cụ thể. Trong thời gian tới, sinh viên tin rằng khi hoạt động sản xuất đi vào tính liên tục thì cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm sẽ khắc phục được khuyết điểm trên.
Hình 3.3: Nơi chứa NPL (phòng tạm) tại phân xưởng (Nguồn: SVTH)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 41
3.3.3. Mô hình quản lý hàng tồn kho NVL
Mô hình quy trình quản lý hàng tồn kho được thể hiện như sau:
Tại phân xưởng, phòng kế hoạch đưa ra bảng định mức VNL cần cho quá trình sản xuất. Sau khi xem xét và bảng định mức được duyệt bởi BGĐ, bộ phận KHVT tiến hành theo dõi phối hợp với bộ phận kho kiểm tra số lượng hàng tồn kho và đưa ra quyết định mua hàng bởi bộ phận thu mua sau đó hàng hóa được thông qua quá trình kiểm tra chất lượng rồi được nhập vào kho và chuẩn bị đi vào sản xuất.
Bảng 3.2: Nhu cầu NPL của mã họ 01 cho đơn hàng mã 200167 (Nguồn: PKHVT) STT Tên NPL Mã SP Tổng NPL 10000 10100 10900 1 Vải chính (khổ 1.4m) 3,960 7,150 4,620 15,730 2 Vải lót (khổ 1.52m) 1,485 3,300 1,650 6,435 3 Gòn bông ép cuộn 150g 0 0 165 165 4 Gòn nén (khổ 1m) 0 110 99 209 5 Chỉ may 112,365 202,400 128,040 442,805 Sơ đồ 3.7: Mô hình quản lý hàng tồn kho
(Nguồn: Bộ phận Kho) Kế hoạch KHVT Cung ứng BP kho cung ứng Kho Sản xuất BGĐ duyệt định mức Thu mua Phát sinh ngoài định mức
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 42
6 Dây kéo 0.6cm 2,475 5,500 2,640 10,615
7 Đầu dây kéo 0.7cm 4,950 8,800 5,940 19,690
8 Nhám lông 2cm 990 1,650 825 3,465 9 Chỉ diễu text 135 9,900 14,850 11,880 36,630 10 Chỉ diễu text 270 9,900 14,850 11,880 36,630 11 Thun 1.1cm 495 825 495 1,815 12 Dây chằn 1.5cm 495 123,750 74,250 198,495 13 Dây chằn chỉ 742.5 1,650 1,155 3,547.5 3.4. Tình hình quản lý hàng tồn kho thành phẩm 3.4.1. Giới thiệu thành phẩm
Tại phân xưởng sản xuất bọc Sofa chi nhánh Bình Dương, thành phẩm chính của phân xưởng là: gối hoa văn, nệm, giường, bọc Sofa…
Các sản phẩm khi đã hoàn thành được bộ phận kỹ thuật kiểm tra sau cùng và đặt trong bao nylon trong suốt có túi hút ẩm (nhất định phải có) bảo quản thành phẩm sau đó đóng vào thùng cứng. Những thùng hàng này sẽ được phân loại và sắp xếp dựa theo đơn hàng trước khi xuất hàng cho khách hàng.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 43
3.4.2. Phân loại hàng tồn kho thành phẩm
Tại phân xưởng thành phẩm, hàng mẫu sẽ được kiểm tra và đánh giá thông qua phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng mẫu của phân xưởng. (Xem mẫu phiếu ở PHỤ LỤC 5). Tại đây, thành phẩm lý dựa vào mã họ sản phẩm và được sắp xếp gọn vào các thùng carton với kí hiệu ghi thủ công theo mã sản phẩm để dễ nhận biết hoặc được dán mã QR tương ứng.
Bảng 3.3: Phân loại sản phẩm tại phân xưởng (Nguồn: Phòng KHVT)
Họ SP
Mã sản phẩm
Tên sản phẩm Loại vải
(Cho từng mã sản phẩm)
01
010100 Sofa - High Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010900 Loveseat - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010000 Recliner - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010900 Loveseat - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010000 Recliner - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010100 Sofa - High Rock
Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010100 Sofa - High Rock
Steel
High Rock - Steel (1300-28)
02
020300 Sofa Kit cut and sewn
High Rock's pattern Amigo - SG410-5 Dusk (1300-89)
020200 Loveseat Kit cut and sewn
High Rock's pattern Amigo - SG410-5 Dusk (1300-89)
020300 Sofa Kit cut and sewn
High Rock's pattern Amigo - SG410-5 Dusk (1300-89)
020200 Loveseat Kit cut and sewn
High Rock's pattern Bambi - Dusk #5 (1152-89)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 44
020300 Sofa Kit cut and sewn
High Rock's pattern Bambi - Dusk #5 (1152-89)
020200 Loveseat Kit cut and sewn
High Rock's pattern Bambi - Dusk #5 (1152-89)
03
030300 Cut and Sewn Sofa Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
030200 Cut and Sewn Loveseat Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
030200 Cut and Sewn Loveseat Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
030100 Cut and Sewn Chair Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
04
040200 Cut and Sewn Loveseat Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040200 2 Pillow ZW's pattern Constantine color Phantom (2639-48)
040100 Cut and Sewn Chair Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040100 1 Pillow ZW's pattern Constantine color Phantom (2639-48)
040300 Cut and Sewn Sofa Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040300 2 Pillow ZW's pattern Venice color Onyx (2638- 08)
040100 Cut and Sewn Chair Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040100 1 Pillow ZW's pattern Constantine color Phantom (2639-48)
Kho thành phẩm được bố trí gần khu vực gia công thuận lợi cho việc lưu kho sau khi sản phẩm được hoàn thành và kiểm tra. Tại đây phần lớn lượng thành phẩm sau kiểm tra, đóng gói sẽ được lưu trữ ở bộ phận kế hoạch vật tư, bên kho chỉ dự trữ số lượng ít.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 45
3.5. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tồn kho
Tại phân xưởng, công tác quản lý hoàn toàn thủ công, ghi chép thủ công và được lưu trữ thông tin trên phần mềm excel. Bộ phận kho quản lý hàng tồn kho sử dụng Excel là công cụ chính cho quá trình quản lý, dùng để nhập liệu những dữ liệu liên quan đến quản trị tồn kho về NVL, về vật tư... Dữ liệu này được lưu trữ đồng thời được dùng làm báo cáo với cấp trên khi có yêu cầu. Phương pháp ghi chép thủ công vào sổ sách giúp các nhân viên kho dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế hỗ trợ cấp trên đưa ra quyết định. Tuy nhiên, do thực hiện thủ công nên điều này gây mất nhiều thời gian và dễ có sai sót dẫn đến sai sót khi đưa ra quyết định nhập hàng hóa với số lượng không thực tế là rất lớn.
Dưới thời đại phát triển công nghệ, phân xưởng chi nhánh Bình Dương đã có những bước cho thấy sự tiếp cận với công nghệ như sau: phân xưởng sử dụng hệ thống quản lý mã vạch để quản lý hàng tồn kho, sản phẩm bằng mã vạch thay cho các bước thủ công truyền thống. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng bằng mã vạch sẽ cho thông số đầy đủ, rõ ràng và chính xác từ: ngày tháng, tên, mã, NCC… Sử dụng phần mềm quản