B. NỘI DUNG
3.3. Tình hình quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu
3.3.1. Giới thiệu NVL
Nguồn nguyên vật liệu tại phân xưởng chủ yếu là NVL phục vụ cho ngành may Sofa là chính, gồm có: Vải, chỉ may, dây kéo, nhám gai, nhám lông, vải dựng, ... Và đa dạng về mẫu mã, kích thước, màu sắc nhằm đáp ứng cho quá trình sản xuất theo các đơn hàng tại phân xưởng.
Hình 3.1: Nguyên vật liệu: vải bọc sofa và chỉ may (Nguồn: www.letranfurniture.com)
3.3.2. Phân loại NVL
Nguyên vật liệu chính: Vải chính, vải phối, vải dựng, lót...
Phụ liệu: Chỉ may, dây kéo, đầu dây kéo, typar, nhám lông, nhám gai, dây luồn, chỉ diễu, dây chằn, dây rút…
Vật tư: Máy lạn da, máy khoa, máy in, máy hàn, máy may... Dụng cụ: kéo cắt chỉ, thước dây, phấn vẽ, chân vịt, kim rút…
Nhu yếu phẩm: Giấy A4, bút, thước, kéo, giấy ghi nhớ, kẹp giấy, keo hai mặt, hộp đựng bút, máy tính cầm tay, bìa kiếng, hóa phẩm tẩy rửa, nước lau sàn, sọt rác, xô, ghế, cọ, chổi, đồ hốt rác, khăn lau…
Vật dụng khác: Băng keo trong, túi hút ẩm, túi nilong (tùy kích thước), thùng hàng mẫu, …
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 39
Công tác quản lý tồn kho NVL
NVL Hóa đơn
Bố trí bãi kho, sắp xếp NVL được đánh giá quan trọng bởi vì các đặc điểm sau: Đảm bảo chất lượng cho NVL; Tiết kiệm được thời gian di chuyển, thuận lợi cho việc cấp phát vận chuyển nguyên vật liệu nhanh chóng cho bộ phận sản xuất; Hạn chế tối đa chi phí hao phí, hư tổn NVL. Tại phân xưởng, bãi kho được xây dựng cho NVL, hàng hóa đặc trưng của xưởng hợp lý: thiết kế bãi kho cao, thoáng tránh ẩm móc, thích hợp cho việc lưu trữ hàng hóa sau quá trình kiểm tra nhập hàng.
Hình 3.2: Bố trí kho NVL tại phân xưởng (Nguồn: SVTH)
Kế toán (Ms. Nữ) NCC Tổ cắt-may Kho Nhập kho Kiểm tra số lượng,
chất lượng Xuất kho
Sơ đồ 3.6: Mô tả công tác quản lý tồn kho NVL (Nguồn: BP Kho)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 40
Tại phân xưởng còn có kho chứa các dụng cụ văn phòng phẩm cung cấp cho các bộ phận và một số hồ sơ nhân sự (phiếu giấy) được bố trí riêng biệt trong khu vực văn phòng. Diện tích kho văn phòng phẩm khá nhỏ nhưng được thiết kế các kệ hàng và hàng hóa tương đối ít nên được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp.
Bên cạnh đó, tại phân xưởng việc kiểm kê vật liệu, phụ liệu đầu vào còn nhiều vướng víu cũng như sắp xếp thiếu khoa học, gây tốn nhiều thời gian tìm kiếm, kiểm tra, sắp xếp hoặc dẫn đến tình trạng làm giảm chất lượng nguyên liệu, phụ liệu… với nhiều loại phụ liệu, nhu yếu phẩm khác nhau đều được để ở một nơi mà chưa có sự phân chia khu vực cụ thể gây mất nhiều thời gian nếu cần sử dụng, mất mỹ quan khu vực…
Tuy nhiên, vì là phân xưởng mới đi vào hoạt động nên việc xây dựng khu vực chờ (phòng tạm), phòng chứa NPL đưa vào sử dụng chưa thật sự đúng với múc đích thiết kế cụ thể. Trong thời gian tới, sinh viên tin rằng khi hoạt động sản xuất đi vào tính liên tục thì cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm sẽ khắc phục được khuyết điểm trên.
Hình 3.3: Nơi chứa NPL (phòng tạm) tại phân xưởng (Nguồn: SVTH)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 41
3.3.3. Mô hình quản lý hàng tồn kho NVL
Mô hình quy trình quản lý hàng tồn kho được thể hiện như sau:
Tại phân xưởng, phòng kế hoạch đưa ra bảng định mức VNL cần cho quá trình sản xuất. Sau khi xem xét và bảng định mức được duyệt bởi BGĐ, bộ phận KHVT tiến hành theo dõi phối hợp với bộ phận kho kiểm tra số lượng hàng tồn kho và đưa ra quyết định mua hàng bởi bộ phận thu mua sau đó hàng hóa được thông qua quá trình kiểm tra chất lượng rồi được nhập vào kho và chuẩn bị đi vào sản xuất.
Bảng 3.2: Nhu cầu NPL của mã họ 01 cho đơn hàng mã 200167 (Nguồn: PKHVT) STT Tên NPL Mã SP Tổng NPL 10000 10100 10900 1 Vải chính (khổ 1.4m) 3,960 7,150 4,620 15,730 2 Vải lót (khổ 1.52m) 1,485 3,300 1,650 6,435 3 Gòn bông ép cuộn 150g 0 0 165 165 4 Gòn nén (khổ 1m) 0 110 99 209 5 Chỉ may 112,365 202,400 128,040 442,805 Sơ đồ 3.7: Mô hình quản lý hàng tồn kho
(Nguồn: Bộ phận Kho) Kế hoạch KHVT Cung ứng BP kho cung ứng Kho Sản xuất BGĐ duyệt định mức Thu mua Phát sinh ngoài định mức
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 42
6 Dây kéo 0.6cm 2,475 5,500 2,640 10,615
7 Đầu dây kéo 0.7cm 4,950 8,800 5,940 19,690
8 Nhám lông 2cm 990 1,650 825 3,465 9 Chỉ diễu text 135 9,900 14,850 11,880 36,630 10 Chỉ diễu text 270 9,900 14,850 11,880 36,630 11 Thun 1.1cm 495 825 495 1,815 12 Dây chằn 1.5cm 495 123,750 74,250 198,495 13 Dây chằn chỉ 742.5 1,650 1,155 3,547.5 3.4. Tình hình quản lý hàng tồn kho thành phẩm 3.4.1. Giới thiệu thành phẩm
Tại phân xưởng sản xuất bọc Sofa chi nhánh Bình Dương, thành phẩm chính của phân xưởng là: gối hoa văn, nệm, giường, bọc Sofa…
Các sản phẩm khi đã hoàn thành được bộ phận kỹ thuật kiểm tra sau cùng và đặt trong bao nylon trong suốt có túi hút ẩm (nhất định phải có) bảo quản thành phẩm sau đó đóng vào thùng cứng. Những thùng hàng này sẽ được phân loại và sắp xếp dựa theo đơn hàng trước khi xuất hàng cho khách hàng.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 43
3.4.2. Phân loại hàng tồn kho thành phẩm
Tại phân xưởng thành phẩm, hàng mẫu sẽ được kiểm tra và đánh giá thông qua phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng mẫu của phân xưởng. (Xem mẫu phiếu ở PHỤ LỤC 5). Tại đây, thành phẩm lý dựa vào mã họ sản phẩm và được sắp xếp gọn vào các thùng carton với kí hiệu ghi thủ công theo mã sản phẩm để dễ nhận biết hoặc được dán mã QR tương ứng.
Bảng 3.3: Phân loại sản phẩm tại phân xưởng (Nguồn: Phòng KHVT)
Họ SP
Mã sản phẩm
Tên sản phẩm Loại vải
(Cho từng mã sản phẩm)
01
010100 Sofa - High Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010900 Loveseat - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010000 Recliner - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010900 Loveseat - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010000 Recliner - High
Rock Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010100 Sofa - High Rock
Dusk
High Rock - Dusk SG-410-5 (1300-89) 010100 Sofa - High Rock
Steel
High Rock - Steel (1300-28)
02
020300 Sofa Kit cut and sewn
High Rock's pattern Amigo - SG410-5 Dusk (1300-89)
020200 Loveseat Kit cut and sewn
High Rock's pattern Amigo - SG410-5 Dusk (1300-89)
020300 Sofa Kit cut and sewn
High Rock's pattern Amigo - SG410-5 Dusk (1300-89)
020200 Loveseat Kit cut and sewn
High Rock's pattern Bambi - Dusk #5 (1152-89)
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 44
020300 Sofa Kit cut and sewn
High Rock's pattern Bambi - Dusk #5 (1152-89)
020200 Loveseat Kit cut and sewn
High Rock's pattern Bambi - Dusk #5 (1152-89)
03
030300 Cut and Sewn Sofa Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
030200 Cut and Sewn Loveseat Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
030200 Cut and Sewn Loveseat Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
030100 Cut and Sewn Chair Kit
High Rock's pattern Marshall (Color Mink 1406-59)
04
040200 Cut and Sewn Loveseat Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040200 2 Pillow ZW's pattern Constantine color Phantom (2639-48)
040100 Cut and Sewn Chair Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040100 1 Pillow ZW's pattern Constantine color Phantom (2639-48)
040300 Cut and Sewn Sofa Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040300 2 Pillow ZW's pattern Venice color Onyx (2638- 08)
040100 Cut and Sewn Chair Kit
ZW's pattern Winfall color Fossil (1631- 28)
040100 1 Pillow ZW's pattern Constantine color Phantom (2639-48)
Kho thành phẩm được bố trí gần khu vực gia công thuận lợi cho việc lưu kho sau khi sản phẩm được hoàn thành và kiểm tra. Tại đây phần lớn lượng thành phẩm sau kiểm tra, đóng gói sẽ được lưu trữ ở bộ phận kế hoạch vật tư, bên kho chỉ dự trữ số lượng ít.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 45
3.5. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tồn kho
Tại phân xưởng, công tác quản lý hoàn toàn thủ công, ghi chép thủ công và được lưu trữ thông tin trên phần mềm excel. Bộ phận kho quản lý hàng tồn kho sử dụng Excel là công cụ chính cho quá trình quản lý, dùng để nhập liệu những dữ liệu liên quan đến quản trị tồn kho về NVL, về vật tư... Dữ liệu này được lưu trữ đồng thời được dùng làm báo cáo với cấp trên khi có yêu cầu. Phương pháp ghi chép thủ công vào sổ sách giúp các nhân viên kho dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế hỗ trợ cấp trên đưa ra quyết định. Tuy nhiên, do thực hiện thủ công nên điều này gây mất nhiều thời gian và dễ có sai sót dẫn đến sai sót khi đưa ra quyết định nhập hàng hóa với số lượng không thực tế là rất lớn.
Dưới thời đại phát triển công nghệ, phân xưởng chi nhánh Bình Dương đã có những bước cho thấy sự tiếp cận với công nghệ như sau: phân xưởng sử dụng hệ thống quản lý mã vạch để quản lý hàng tồn kho, sản phẩm bằng mã vạch thay cho các bước thủ công truyền thống. Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng bằng mã vạch sẽ cho thông số đầy đủ, rõ ràng và chính xác từ: ngày tháng, tên, mã, NCC… Sử dụng phần mềm quản lý kho, sẽ hạn chế tối đa vấn đề nhập liệu và số lượng hàng hóa được tự động điều chỉnh tăng, giảm tương ứng với mỗi lần nhập hàng, bán hàng. Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động, nhân viên quét mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 46
CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI
PHÂN XƯỞNG CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG 4.1. Đánh giá công tác quản lý tồn kho của phân xưởng
Sau thời gian thực tập tại phân xưởng sản xuất chi nhánh Bình Dương sinh viên được thực tế, cọ sát với môi trường làm việc của công ty nhất là ở công tác quản lý hàng tồn kho thì sinh viên nhận thấy mặc dù là chi nhánh mới đi vào hoạt động nhưng chi nhánh đã có nhiều điểm nổi bậc trong công tác quản lý hàng tồn kho. Bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài tình trạng cần được khắc phục cũng như cải tiến nhằm đạt được hiệu suất cao cho công ty.
4.1.1. Ưu điểm
Thứ nhất, phân xưởng chi nhánh Bình Dương có đầy đủ các quy trình, lưu đồ chi tiết trong các công tác quản lý tồn kho. Khi hàng được nhập kho thì tất cả hàng hóa đều được thủ kho ghi chép cũng như theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng về các thông tin: số lượng, ngày nhập, NCC, … nhờ có sự theo dõi đó mà thủ kho có thể xác định một cách chính xác từng tình trạng của các NVL, hàng hóa để điều động cho quá trình sản xuất phù hợp.
Thứ hai, tính hệ thống thể hiện hợp lý: Hàng hóa tại kho của phân xưởng được sắp xếp, lưu trữ theo khu vực. Hàng hóa nhập trước được triển khai trước làm giảm tình trạng hư hao hàng hóa cũng như hạn chế tối đa chi phí lưu kho cho phân xưởng.
Thứ ba, công tác phân công nhiệm vụ và phối hợp thực hiện giữa các bộ phận với các giai đoạn sản xuất diễn ra nhịp nhàng. Các bộ phận với các chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể giúp hiệu suất làm việc tốt. Việc kiểm soát, quản lý hàng được thực hiện liên tục xuyên suốt về thời gian cũng như không gian.
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 47
4.1.2. Hạn chế
Thứ nhất, xưởng sản xuất vừa đi vào hoạt động nên công tác hoạch định nhu cầu NPL phục vụ cho quá trình sản xuất mang tính tạm thời gây sai sót về số lượng, kích cỡ NPL. Từ đó làm gián đoạn các công đoạn trong quá trình kiểm hàng và sản xuất hàng hóa tại xưởng.
Ví dụ: Công tác thu thập định mức sản phẩm theo các mã hàng để thống kê chi tiết và tổng quát các NPL cần cho sản phẩm thì bị gián đoạn vì kho cung cấp không đủ và không đúng thông số bao bọc nylon, thùng giấy, băng keo trong… Gây hao phí thời gian, làm đình trệ hàng hóa tại phân xưởng.
Thứ hai, phần mềm áp dụng tại phân xưởng là phần mềm excel, các kết quả thu được thế hiện dưới dạng văn bản chưa đáp ứng được các thông tin, dữ liệu, báo cáo chính xác và kịp thời. Dẫn đến công tác hỗ trợ cho cán bộ quản lý cấp trên đưa ra các quyết định không chính xác hoặc chậm trễ.
Việc truyền tải thông tin giữa các bộ phận còn diễn ra chưa thực sự linh hoạt, chưa có sự liên kết hoặc đồng bộ thông tin. Và tại đây truyền tả thông tin giữa các phòng ban còn khá thủ công khi chưa có một hệ thống thông tin kết nối toàn bộ nhà máy. Điều này dẫn đến việc đưa ra các quyết định mua hàng hay đưa hàng vào sản xuất gặp nhiều khó khăn.
Thứ ba, nhà máy vẫn chưa có nhân viên chuyên tư vấn, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, vật tư trước khi nhập vào kho. Tại phân xưởng công tác kiểm tra vật tư khi có hàng nhập kho hiện nhờ bộ phận kĩ thuật tư vấn giúp đỡ và bộ phận cung ứng vật tư kiểm tra giúp trước khi hàng nhập vào kho. Do đó, vẫn có trường hợp một số nguyên vật liệu chất lượng không đạt yêu cầu trong kho bị phản hồi khi được đưa tới bộ phận sản xuất, may cắt sử dụng, đồng thời làm ảnh hưởng đến quỹ thời gian, công việc của các ban không có nhiệm vụ.
Thứ tư, vấn đề bố trí bãi kho, tại phân xưởng bãi kho được bố trí cao ráo, tuy nhiên chỉ với một bãi chứa vì vậy việc sử dụng kho chứa cần phải có sự sắp xếp cụ thể, rõ ràng, ngăn cách có quy tắc hơn… Cần tập trung hoàn thiện bãi kho của nhà máy mới
SVTH: Huỳnh Phạm Kim Tuyến - 15124156 48
đáp ứng được nhu cầu ngày một mở rộng của nhà máy và không gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
4.2. Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng chi nhánh Bình Dương xưởng chi nhánh Bình Dương
4.2.1. Tính cấp thiết việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Trong thời đại công nghệ số hóa phát triển hiện này, việc tìm kiếm, xác định và phát triển những điểm mạnh của doanh nghiệp, đồng thời hạn chế tối đa những thiếu sót, điểm yếu mà doanh nghiệp đang gặp phải là điều tất yếu. Cũng trong bối cảnh CNTT phát triển mạnh mẽ thì cơ hội đối với các doanh nghiệp trong việc quảng bá thương hiệu, đưa sản phẩm đến khách hàng trong và ngoài nước cũng ngày càng thuận lợi.
Để đảm bảo việc quản lý hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp một cách chính xác, hiệu quả và tối ưu nhất trong thời đại công nghệ thì việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hiện đại là nội dung chủ yếu của ứng dụng tin học trong việc tự động hóa từng phần hoặc toàn bộ các quy trình nghiệp vụ, quản lý trong các tổ chức kinh tế là hết sức hợp lý và cấp thiết cho doanh nghiệp.
4.2.2. Lợi ích xây dựng hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ công tác quản lý hàng tồn kho tại phân xưởng kho tại phân xưởng
Xây dựng hệ thống thông tin tại phân xưởng giúp cho cấp quản lý giúp khắc phục những sai sót khi thực hiện thủ công, dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin cũng như hỗ