2.2.1. Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là đại diện do pháp luật quy định, không thể nhầm lẫn với quyền đại diện của các chủ thể khác trong doanh nghiệp
Tính chất đương nhiên của đại diện của doanh nghiệp được hiểu là sự tồn tại bắt buộc phải có, được quy định trong LDN như là yêu cầu của Nhà nước đối với doanh nghiệp. Quy định này xuất phát từ vai trò thiết yếu, là hiện thân của doanh nghiệp, sự tồn tại bắt buộc để đảm bảo chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Người ĐDTPL là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Do đó, thẩm quyền đại diện này là thẩm quyền đại diện đương nhiên, bắt buộc phải có, nhằm thực hiện các quyền mà doanh nghiệp có. Đây là nhân tố thực hiện các hành vi pháp lý đối với bên ngoài của doanh nghiệp. Người ĐDTPL nhân danh doanh nghiệp nên các giao dịch không được người ĐDTPL xác lập thì không có giá trị ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
Nếu xét đến bản chất của doanh nghiệp tiếp cận từ lý thuyết giả tưởng (Fiction Theory) được chấp nhận rộng rãi ở các nước theo hệ thống pháp luật Châu Âu lục địa , vai trò người đại diện của doanh nghiệp ở đây là một thuộc tính tự nhiên bởi xét đến cùng, hoạt động của doanh nghiệp là hoạt động của các cá nhân những người đại diện. Khi các công ty được thành lập thì cần gán ý chí của thể nhân vào nhóm để thể hiện được ý chí của nhóm đó. Có nhiều trường hợp, khi có nhiều thể nhân đại diện cho nhóm thì các quyết định tập thể để đạt được lợi ích chung, buộc phải ra quyết định theo cơ chế biểu quyết với tỷ lệ số phiếu thuận. Đặc trưng này được thể hiện rõ trong quy định của LDN, Điều lệ và quy chế nội bộ của các doanh nghiệp. Đặt trong trường hợp, tiếp cận theo lý thuyết hiện thực (Realistic Theory), lý thuyết tổ chức (Organic Theory), công ty là một thực thể riêng biệt tách rời với cổ đông thành lập và chỉ có thể hoạt động thông qua thể nhân. Những hành động của các thể nhân thuộc Ban lãnh đạo cấp cao cũng là hành động của công ty, do đó, tính chất đại diện đầy đủ ở đây không thể bàn cãi.
Xuất phát từ tính chất đại diện theo luật định với thẩm quyền đầy đủ, có thể thấy rõ bản chất quyền đại diện này khác với các quyền đại diện của các chủ thể khác trong doanh nghiệp như: đại diện thương mại (đại lý), người quản lý, người đại diện theo ủy quyền hay nhân viên của công ty khi thực hiện hoạt động nhân danh doanh nghiệp.
* Người ĐDTPL của doanh nghiệp với người quản lý điều hành doanh nghiệp
Tiếp cận từ góc độ lý thuyết giả tưởng với vai trò độc lập của người ĐDTPL cho thấy sự khác biệt với người quản lý doanh nghiệp. Trong công ty, với sự tách biệt và phân bổ quyền lực: quyền sở hữu, quyền đại diện, quyền quản lý và quyền kiểm soát, các chủ thể nắm giữ quyền lực khác nhau thì chức năng và vai trò cũng khác nhau. Quyền sở hữu doanh nghiệp thuộc về các cổ đông/thành viên.Người quản lý doanh nghiệp là người có trách nhiệm thực hiện các hoạt động quản lý doanh nghiệp như tổ chức triển khai giải pháp do HĐQT chỉ đạo, tổ chức kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư hàng năm của doanh nghiệp. Quyền đại diện khác với quyền quản lý và quyền kiểm soát trong quyền lực của doanh nghiệp. Có thể thấy người nắm quyền đại diện là người luôn tồn tại cùng với công ty, được cử ra để tiếp xúc, giao dịch với những người bên ngoài công ty (thuế gửi thông báo, tòa gửi giấy triệu tập, nhà cung cấp đòi nợ) và luôn ràng buộc công ty vào hoạt động của họ khi nhân danh công ty. “Người quản lý là người được các cổ đông ủy quyền coi sóc công ty. Người điều hành thuần túy là người chỉđạo thực hiện công việc kinh doanh, là Giám đốc hay Tổng
giám đốc, có thể là người làm thuê theo hợp đồng lao động và được trả lương” [6;tr135]. Trong doanh nghiệp, người đại diện có thể đứng vị trí độc lập nhưng cũng có thểđồng thời là người quản lý tùy theo Điều lệcông ty quy định.
Xem xét từ mô hình đại diện độc lập như trong quy định của pháp luật Việt Nam, rõ ràng trong doanh nghiệp có sự phân tách thành các quyền lực lớn: quyền đại diện, quyền quản lý, quyền sở hữu và quyền kiểm soát. Theo đó, LDN và Điều lệ doanh nghiệp quy định rất rõ về các cơ quan nắm các quyền lực đó, thẩm quyền, cơ chế hoạt động có kiểm soát lẫn nhau và sự ràng buộc quyền lực công bằng giữa các cơ quan. Ví dụ như LDN Việt Nam quy định trong hình thức CTCP, người ĐDTPL có quyền lực đại diện thường là Chủ tịch
HĐQT hoặc TGĐ/Giám đốc, trong khi đó, quyền quản lý được chia sẻ giữa HĐQT với Tổng giám đốc/Giám đốc. Quyền sở hữu thuộc ĐHĐCĐ và quyền kiểm soát được giao cho BKS. Người ĐDTPL thường giữ các chức vụ quản lý trong doanh nghiệp nhưng vẫn được gọi tên thành một chức danh riêng biệt. Đặc biệt trong bối cảnh kinh tế Việt Nam với phần lớn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có đặc trưng là doanh nghiệp còn mang tính chất quản trị liên kết giữa các thành viên trong gia đình [35; tr163] thì chủ sở hữu phần vốn góp đồng thời là người quản lý, người đại diện của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, khi chủ sở hữu đồng thời là người quản lý, người ĐDTPL của doanh nghiệp thì có thểxác định ngay đó là người có quyền đại diện đồng thời có quyền quản lý.
* Người ĐDTPL của doanh nghiệp khác với người đại diện theo ủy quyền.
Người đại diện theo ủy quyền có thẩm quyền xuất phát từ hợp đồng ủy quyền cho phép họ tiến hành các hành vi cụ thể trong hoạt động của doanh nghiệp khi việc đó không trái với quy định trong Điều lệ, Quy chế nội bộ của doanh nghiệp và pháp luật doanh nghiệp. Đây là các trường hợp như: người ĐDTPL ủy quyền cho các chức danh quản lý của doanh nghiệp (Phó Tổng giám đốc/Phó giám đốc, các Trưởng phòng, Giám đốc chi nhánh, Trưởng văn phòng đại diện) để thực hiện các công việc phù hợp với chuyên môn, kinh nghiệm của người quản lý hoặc khi người đại diện duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh, không thể thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó, phạm vi ủy quyền hoàn toàn bị giới hạn theo nội dung ủy quyền và cơ chế pháp lý giải quyết tranh chấp dựa trên hợp đồng ủy quyền.
* Người ĐDTPL của doanh nghiệp với nhân viên đại diện cho doanh nghiệp trong khi thực hiện phạm vi công việc được giao.
Các nhân viên đại diện cho doanh nghiệp thường thực hiện nhiệm vụ công việc được giao, ví dụ như: các nhân viên giao dịch trong ngân hàng, thu ngân trong siêu thị hay các nhân viên kinh doanh tại các công ty bảo hiểm hay đại lý bán ô tô. Điểm chung của các chủ thể này là đều phát sinh thẩm quyền dựa trên cơ chế đại diện do đó sẽ ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp đối với bên thứ ba khi nhân danh doanh nghiệp thực hiện giao dịch. Tuy nhiên, có những điểm khác biệt như: nhân viên không phải là đại diện bắt buộc, được đăng ký theo pháp luật và có thẩm quyền đại diện đầy đủ nhân danh doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước cũng như trong thủ tục tố tụng tại Tòa án. Nhân
viên thực hiện giao dịch với người thứ ba sẽ làm phát sinh trách nhiệm của doanh nghiệp khi nhân danh doanh nghiệp. Tiêu chí để xác định đó là nhân viên có thẩm quyền đại diện rõ ràng. Cụ thể là: nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi công việc phù hợp với năng lực, thẩm quyền được giao và thực hiện giao dịch vì lợi ích của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, người đại diện doanh nghiệp thể hiện sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản hoặc đồng ý ngầm định qua hành động, lời nói. Hoàn toàn, việc đại diện này chỉ trong phạm vi công việc nhỏ được giao cho nhân viên. Ví dụ khi nhân viên thực hiện một giao dịch liên quan đến sáp nhập, mua bán doanh nghiệp thì đây là một công việc ngoài phạm vi công việc bình thường mà doanh nghiệp giao. Trong khi đó, người ĐDTPL có quyền đại diện đầy đủ với phạm vi rộng trước Nhà nước, bên thứ ba. Nguồn gốc phát sinh quyền đại diện đó được hình thành từ quy định của pháp luật và Điều lệ trong khi nguồn gốc hình thành quyền đại diện của nhân viên chủ yếu xuất phát từ hợp đồng.
Qua sự phân biệt người ĐDTPL với các chủ thể khác, có thể khẳng định người ĐDTPLlà đại diện bắt buộc, như là một cơ chế nội tại của chính bản thân doanh nghiệp, cùng tồn tại với doanh nghiệp. Việc xác định chủ thể là người ĐDTPL của doanh nghiệp cực kỳ quan trọng về mặt pháp lý cũng như thực tiễn hoạt động kinh doanh. Có thể khẳng định: một tổ chức có khả năng thể hiện và bảo vệ lợi ích của nhóm, thông qua vai trò của người đại diện là một yếu tố để công nhận sự tồn tại của nó và đại diện là một yếu tố thiết yếu của doanh nghiệp.
2.2.2. Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có tính hợp pháp
Dù tiếp cận ở góc độ lý luận nào về bản chất của công ty, lý thuyết giả tưởng hay lý thuyết hiện thực, đều có thể khẳng định: Nhà nước luôn ghi nhận danh tính người đại diện cho doanh nghiệp thông qua cơ chế đăng ký và quy định yêu cầu công ty phải công khai hóa. Người ĐDTPL hợp pháp sẽ tựđộng có quyền đại diện cho doanh nghiệp. Do đó, đại diện này là phương thức duy nhất biểu hiện cho các hành động với bên ngoài của doanh nghiệp.
Tính hợp pháp còn thể hiện ở điểm pháp luật quy định về các điều kiện để có thể trở thành người ĐDTPL của doanh nghiệp. Điều kiện này không phụ thuộc vào sự lựa chọn của những người sáng lập doanh nghiệp mà hoàn toàn dựa trên quy định của pháp luật các quốc gia. Đối với cá nhân, ngoài các điều
kiện độ tuổi, năng lực hành vi và trong nhiều lĩnh vực đặc thù còn phải thỏa mãn các điều kiện vềtrình độ. Cụ thể như cá nhân đó được pháp luật cho phép thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong lĩnh vực kinh doanh đặc thù, đủ độ tuổi thành niên theo quy định của pháp luật, có năng lực nhận thức và thực hiện hành vi bình thường. Đơn cửnhư ở Anh, người từ đủ 16 tuổi trở lên, mới có thể được bổ nhiệm làm giám đốc của công ty [118; Điều 157]. Đối với Việt Nam, độ tuổi được trở thành người ĐDTPL phải từ đủ 18 tuổi trở lên, có đủnăng lực hành vi dân sự đầy đủ. Các trường hợp: người mất năng lực hành vi dân sự, người chưa thành niên không đủ điều kiện để trở thành người ĐDTPL bởi khi tham gia vào các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có phạm vi rộng lớn sẽ đòi hỏi năng lực hành vi tốt với khả năng gánh trách nhiệm pháp lý độc lập. Đối với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù như dược phẩm, y tế, chứng khoán..., điều kiện được đặt ra rất chặt chẽ như người đại diện phải có chứng chỉ, giấy phép hành nghề. Trong CTHD, thành viên hợp danh không được làm chủ DNTN hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh khác, trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại.
Bên cạnh đó, tính hợp pháp ởđây còn thể hiện ởquy định của pháp luật yêu cầu về đăng ký thông tin của người đại diện theo quy định của LDN. Các đối tác của doanh nghiệp có thể trực tiếp giao dịch dựa vào danh tính của đại diện công ty được công bố. Nguyên tắc này được nhiều quốc gia quy định như quy định vềđăng ký thông tin đối với giám đốc là thể nhân, quy định về đăng ký thông tin đối với giám đốc là pháp nhân trong Luật Công ty của Anh năm 2006, sửa đổi bổsung năm 2018 [118, Điều 163, Điều 164], quy định người đại diện phải được đăng ký danh tính trong Sổ đăng ký thương mại do Tòa án quản lý trong Luật Công ty cổ phần Đức năm 1965, sửa đổi, bổsung năm 2021 [119, Điều 125].
Theo đặc trưng này, việc đăng ký hoặc công bố danh tính của người đại diện với bên thứ ba có phải là yếu tố quyết định tới hiệu lực của quan hệ đại diện của doanh nghiệp hay không cần được làm sáng tỏ. Rõ ràng, LDN quy định khi đăng ký thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu pháp lý: đăng ký thông tin cá nhân người đại diện với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc ĐDTPL của doanh nghiệp có giá trị pháp lý và phát sinh hiệu lực khi đăng ký bởi đây là sự ghi nhận của Nhà nước về sự tồn tại hợp pháp của doanh nghiệp.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký thông tin người ĐDTPL nhưng thiếu sự công bố thông tin đó cho người thứ ba thì vấn đề cần giải quyết theo nguyên tắc đúng đắn: việc chưa công bố thông tin người đại diện không phải là điều kiện làm mất hiệu lực của ĐDTPL của doanh nghiệp. Mục đích của việc công bố thông tin nhằm thông báo cho bên thứ ba về người có thẩm quyền hợp pháp để ký hợp đồng thay mặt cho công ty. Trong trường hợp người thứ ba không biết quyền của người đại diện thì không thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các giao dịch đã xác lập. Công ty không thể viện dẫn đến lý do sự thiếu công khai thông tin để tránh trách nhiệm phát sinh từ các thỏa thuận đã xác lập từngười ĐDTPL của doanh nghiệp. Có thể người đại diện đã xác lập giao dịch với ý chí rằng người ấy hành động thay mặt cho công ty, vì lợi ích của công ty thì đây được xem là đã thiết lập vai trò đại diện. Khi người đại diện đã hành động trên cơ sở của công ty, trong giờ làm việc và cho một hoạt động tương ứng với mục đích của công ty, người đó được coi là hành động với ý định đại diện cho công ty.
Nguyên tắc này cũng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong cách thức xử lý các trường hợp giao dịch vượt quá thẩm quyền đại diện hoặc không có thẩm quyền đại diện. Xem xét các quy định của pháp luật Việt Nam với nguyên tắc này sẽ cho thấy nhiều vấn đề cần giải quyết từgóc độ bảo vệ quyền lợi của bên thứ ba.
2.2.3. Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được xác định dựa trên thỏa thuận nội bộ của doanh nghiệp
Dù được điều chỉnh trong pháp luật song xét về bản chất, đây được xem là quan hệ pháp luật tư, cần tôn trọng sự lựa chọn người đại diện theo thỏa thuận của những người góp vốn trong công ty.
Dựa trên chức năng và sự gắn bó chặt chẽ giữa người đại diện với cơ cấu quản trị nội bộcông ty, đây là vấn đề nội bộ của công ty. Tùy thuộc vào cấu trúc quản trị, quy mô và phạm vi kinh doanh của công ty mà lựa chọn chếđộđại diện nào, phân bổ quyền đại diện cho một người hay nhiều người. Mặt khác, đặc điểm này cũng thể hiện rõ trong một loạt các quy định của pháp luật quy định về thành lập doanh nghiệp, trong đó, một trong các thông tin được đăng ký với cơ quan nhà nước là thông tin người đại diện. Việc thay đổi người đại diện cũng được trao quyền của nội bộ doanh nghiệp và pháp luật chỉ quy định ở việc công bố thông tin cho người thứ ba thông qua việc đăng ký sựthay đổi với cơ quan nhà nước.
Bên cạnh đó, những vấn đề như thẩm quyền đại diện, phạm vi đại diện