4. Phạm vi đề tài
2.2. Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
2.2.1. Những yêu cầu khi đánh giá hàng tồn kho
Thứ nhất, yêu cầu về tính chân thực, chính xác. Kế toán cần phải tính giá trị hàng tồn kho dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, đúng đắn và hợp lý các chi phí thực tế tạo nên giá trị của hàng tồn kho và loại bỏ các chi phí không hợp lý, các chi phí không liên quan, giảm thiểu sự quản lý không hiệu quả.
Thứ hai, yêu cầu về tính thống nhất chặt chẽ. Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phải là một đơn vị thống nhất, nếu có bất cứ thay đổi nào cần phải giải trình và làm rõ trên báo cáo tài chính. Mọi thông tin kế toán cung cấp phải chính xác, công khai và minh bạch. Các tập hợp chi phí, cách tính toán, phân bổ hàng tồn kho phải nhất quán để tránh ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa khác và đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, mọi hoạch định kế toán hàng tồn kho phải được thực hiện theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam.”
2.2.2. Những nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho
Những nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho phải được thực hiện dựa trên quy định của Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho như sau:
16
2.2.2.1. Nguyên tắc giá gốc:
“Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa, theo nguồn gốc hình thành và thời điểm tính giá. Giá gốc của hàng tồn kho không được thay đổi trừ khi có những quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan tới việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại , giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.
Chi phí liên quan trực tiếp khác bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm:
Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.”(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2.2. Nguyên tắc thận trọng
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
- Phải lập dự phòng nhưng không lập quá lớn.
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.
- Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Tuy nhiên, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trong đó, giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính cần thiết cho việc hoàn thành và tiêu thụ chúng.
“Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường để tồn tại, phát triển và đứng trước rủi ro trong kinh doanh. Do vậy, để tăng năng lực của các doamh nghiệp trong việc ứng phó rủi ro, nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng.
Theo nguyên tắc này thì giá hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bấn hàng tăng lên.
17 Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc TS không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.
Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng cân đối kế toán, giá trị hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng:
Cuối kỳ năm kế toán tiếp theo phải thực hện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối năm kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tooán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc ( nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được ( nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được).” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2.3. Nguyên tắc nhất quán:
“Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất trong một kỳ kế toán năm.
Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng cụ thể đến BCTC, một số doanh nghiệp có xu hướng mỗi năm chọn lại một lần. Mục đích của các doanh nghiệp là làm sao chọn được phương pháp nào có thể lập được BCTC có lợi nhất. Tuy nhiên nếu điều này được phép, các nhà đọc BCTC sẽ thấy thật khó để so sánh các BCTC của một công ty qua các năm.
Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép BCTC của doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mang tính so sánh.
Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là một doanh nghiệp không bao giờ có thể đổi phương pháp kế toán. Đúng hơn, nếu doanh nghiệp kiểm nghiệm một phương pháp tính giá hàng hóa tồn kho đã được chấp nhận như là một sự cải tiến trong lập BCTC thì sự thay đổi có thể được thực hiện. Tuy vậy, khi có sự thay đổi này, nguyên tắc công khai toàn bộ đòi hỏi bản chất của sự thay đổi, kiểm
18 nghiệm đối với sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó, tất cả phải được công khai trong thuyết minh BCTC.”(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2.4. Nguyên tắc phù hợp
“Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan tới việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.” (Nguồn Thông tu 200/2014/TT-BTC)
2.2.3. Xác định giá trị nhập kho hàng hóa
Cách tính giá nhập kho hàng hóa mua trong nước:
Giá nhập = Giá trị trên hóa đơn + Chi phí mua hàng – Các khoản giảm giá Trong đó:
- Giá trị trên hóa đơn là: giá trị hàng hóa trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng:
+ Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT.
+ Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ( hóa đơn bán hàng thông thường) thì giá trị trên hóa đơn bao gồm cả thuế GTGT.
- Các chi phí mua hàng như: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, các khoản chi phí liên quan khác đến khi hàng về nhập kho tại doanh nghiệp.
- Các khoản giảm giá hàng bán: Chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán...
Cách tính giá nhập kho hàng hóa thuê ngoài gia công, chế biến
Giá nhập = Giá trị trên hóa đơn + Chi phí mua hàng + Chi phí gia công chế biến - Các khoản giảm giá
Cách tính giá nhập kho hàng hóa nhập khẩu
Giá nhập = Giá trị hàng mua + Chi phí mua hàng + Thuế NK, thuế TTĐB, thuế BVMT (nếu có), thuế
GTGT hàng NK( nếu không được khấu trừ)
- Các khoản
giảm giá Trường hợp thuế GTGT hàng NK được khấu trừ thì giá trị mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
19 Trường hợp thuế GTGT hàng NK không được khấu trừ thì giá trị mua vào bao gồm cả thuế GTGT.
Giá trị hàng mua là: giá trị thực tế mà doanh nghiệp chi trả cho người bán, cụ thể như sau:
- Nếu thanh toán nhiều lần ( trước và sau) khi nhận hàng: Vì phát sinh nhiều lần giao dịch và tại nhiều thời điểm khác nhau, nên giá trị hàng mua sẽ phải lấy theo tỷ giá của từng thời điểm đó, cụ thể là:
+ Tỷ giá Ngày thanh toán trước + Tỷ giá Ngày hàng về
+ Tỷ giá Ngày thanh toán nốt
- Nếu thanh toán một lần trước khi nhận hàng:
+ Giá trị hàng mua = Tính theo tỷ giá ngày thanh toán (Theo tỷ giá ngân hàng mà doanh nghiệp mở TK giao dịch)
- Nếu thanh toán một lần sau khi nhận hàng: Trường hợp này sẽ có hai tỷ giá đó là tỷ giá ngày hàng về và tỷ giá ngày thanh toán, cụ thể như sau:
+ Giá mua ngày hàng về = Tính theo tỷ giá ngày hôm đó (Theo tỷ giá ngân hàng mà doanh nghiệp mở TK giao dịch)
+ Ngày thanh toán = Tính theo tỷ giá ngày thanh toán ( Theo tỷ giá ngân hàng mà doanh nghiệp mở TK giao dịch)
Chi phí mua hàng: Chi phí lưu kho, bến bãi, bốc xếp,..
2.2.4. Xác định giá trị xuất kho hàng hóa
Việc lựa chọn phương pháp xuất kho hàng hóa căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp. Phương pháp được doanh nghiệp lựa chọn dựa trên số lượng, tần suất nhập xuất hàng tồn kho, trình độ kế toán, thủ kho, điều kiện kho bãi tại doanh nghiệp,...Theo thông tư 200/2014/TT-BTC kế toán có thể áp dụng các phương pháp tính như sau:
- Phương pháp tính giá nhập trước, xuất trước (FIFO)
- Phương pháp tính giá bình quân gia quyền
- Phương pháp tính giá thực tế đích danh
Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu và nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính tooán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp.
20
Công thức chung:
Giá thực tế xuất kho = Số lượng suất kho * Đơn giá (theo phương pháp xuất kho áp dụng)
2.2.4.1. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):
“Phương pháp nhập trước, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.”(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.4.2. Phương pháp bình quân gia quyền:
“Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.”(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ= 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ồ𝑛 đầ𝑢 𝑘ỳ+𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑛ℎậ𝑝 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 đầ𝑢 𝑘ỳ+𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑛ℎậ𝑝 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ
Giá đơn vị bình quân liên hoàn= 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑠𝑎𝑢 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 𝑛ℎậ𝑝
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑠𝑎𝑢 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 𝑛ℎậ𝑝
2.2.4.3. Phương pháp thực tế đích danh:
“Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lần nhập hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được chi tiết về giá nhập của từng lô hàng tồn kho.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.5. Phân bổ chi phí thu mua hàng hóa
Chi phí thu mua hàng hóa là chi phí phát sinh liên quan đến số hàng hóa nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ và hàng tồn kho thực tế cuối kỳ. Dựa trên cách phân bổ trên hàng hóa xuất bán sẽ xác định đúng giá trị, trên cơ sở đó kết quả trị giá vốn hàng tồn kho trên báo cáo một cách chính xác.
21 Một số chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc xếp; chi phí thuê kho, bến bãi; chi phí bảo hiểm hàng hóa, công tác phí nahan viên thu mua, phí ủy thác nhập khẩu,...
Trường hợp doanh nghiệp chỉ mua một mặt hàng mà phát sinh chi phí thu mua
Lúc này, kế toán không cần phân bổ chi phí mua hàng, chỉ ghi nhận bút toán khi hàng về nhập kho.
Trường hợp mua từ hai mặt hàng trở lên và phát sinh chi phí mua
Theo nguyên tắc giá gốc, chi phí mua hàng phải cộng vào giá trị hàng mua, nhưng để xác định đơn giá thực tế nhập kho cho từng loại hàng hóa làm căn cứ lập phiếu nhập kho, kế toán cần tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho từng mặt hàng.
Sau khi hạch toán chi phí mua hàng xong kế toán sẽ tiến hành phân bổ chi phí cho từng mặt hàng theo từng tiêu thức phân bổ sau:
Phân bổ chi phí thu mua hàng theo tiêu thức trị giá mua: Chi phí thu mua phân
bổ cho hàng nhập kho = Tổng chi phí mua hàng Tổng giá trị hàng mua × Giá trị từng mặt hàng
Phân bổ chi phí thu mua hàng theo tiêu thức số lượng mua: Chi phí thu mua phân
bổ cho hàng nhập kho = Tổng chi phí mua hàng Tổng giá trị hàng mua × Số lượng từng mặt hàng
Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ.”
2.3. Kế toán chi tiết hàng tồn kho
“Tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng hàng tồn kho. Kế toán chi tiết hàng tồn kho vừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán. Kế toán chi tiết hàng tồn kho được thực hiện theo 1 trong 3 phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.”
2.3.1. Phương pháp thẻ song song
“Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, hằng ngày căn cứ vào chứng
từ nhập, xuất để ghi số lượng hàng hóa vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho.
22
Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập
xuất tồn của từng loại vật liệu cả về mặt số lượng lẫn giá trị.
Hằng ngày hoặc định kỳ, khi ghi nhận được các chứng từ nhập, xuất hàng hóa