4. Phạm vi đề tài
2.4.1. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên
2.4.1.1. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên
“Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các TK kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động, tăng hoặc giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, so sánh đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có cách xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.”
(Nguồn Chế độ kế toán doanh nghiệp,NXB Kinh tế TP.HCM,2015)
2.4.1.2. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT mua vật tư, hàng hóa.
- Các chứng từ thanh toán tiền mua vật tư, hàng hóa.
- Biên bản kiêm nhận vật tư, hàng hóa.
- Phiếu nhập kho.
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
- Hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
2.4.1.3. Tài khoản sử dụng
TK sử dụng có 9 TK
- TK151: Hàng mua đang đi đường
- TK152: Nguyên liêu, vật liệu
- TK153: Công cụ dụng cụ
- TK154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- TK155: Thành phẩm
- TK156: Hàng hóa
- TK157: Hàng gửi đi bán
- TK158: Hàng hóa kho bảo thuế
27 Đối với doanh nghiệp thương mại chỉ sử dụng TK 151, 156, 157, 229
TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK này dùng để phản ánh trị giá các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
TK 156: Hàng hóa
TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại hàng hóa của doanh nghiệp.
Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên TK 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế tóan hàng tồn kho. Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: giá mua , chi phí thu mua ( vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm,..), thuế NK, thuế TTĐB, thuế BVMT ( nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu ( nếu không được khấu trừ). Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đó cần phải gia công chế biến, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm cả chi phí gia công, chế biến.
TK 156 được chi tiết thành 3 TK như sau:
- TK 1561: giá mua hàng hóa
- TK 1562: chi phí mua hàng hóa
- TK 1567: hàng hóa BĐS
Nợ TK 151 Có
SDĐK:
- Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường
- Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư về nhập kho hoặc chuyển bán cho khách hàng
SDCK:
Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng vẫn còn đang đi đường
28 Kết cấu TK 1561 “ Kết cấu TK 1562 TK 1561 Nợ Có
- Trị giá hàng hóa mua vào đã nhập kho theo hóa đơn mua hàng.
- Thuế NK, thuế TTĐB của hàng NK hoặc thuế GTGT của hàng NK, thuế GTGT đầu vào- nếu không được khấu trừ, tính cho số hàng hóa mua vào đã nhập kho.
- Trị giá của hàng hóa gia công, chế biến xong nhập kho, gồm: giá mua vào và chi phí gia công chế biến
- Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê
- Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho trong kỳ ( xuất bán, trao đổi, biếu tặng, xuất giao đại lý, đơn vị hạch toán phụ thuộc, xuất sử dụng nội bộ, góp vốn liên doanh, liên kết).
- Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng.
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng
- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán
- Trị giá hàng hóa hao hụt, mất mát
SDĐK:
- Chi phí mua hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hóa mua vào đã nhập trong kỳ
- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ
TK 1562
Nợ Có
SDCK:
- Phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng tồn cuối kỳ
29
TK 157: Hàng gửi đi bán
TK này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp đang gửi bán, trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi bán đại lý, ký gửi , dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng nhưng chưa xác định được là đã bán ( chưa được tính là doanh thu bán hàng trong kỳ đối với số hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng).
TK 229: DP giảm giá hàng tồn kho
Là khoản DP giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.
DP giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập BCTC. Việc lập DP giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định chuẩn mực kế toán “ Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
TK 229 được chi tiết thành 3 TK:
- TK 2291: DP giảm giá chứng khoán kinh doanh
- TK 2292: DP tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
- TK 2293: DP phải thu khó đòi
- TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kho
TK 157
Nợ Có
SDĐK:
- Trị giá hàng hóa, đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc.
- Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa xác định là đã bán.
- Trị giá hàng hóa gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã bán - Trị giá hàng hóa, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại. SDCK: Phản ánh giá trị hàng hóa đã cung cấp được xác định là đã bán
30
Kết cấu TK 229
2.4.1.4. Các nghiệp vụ làm tăng, giảm hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tại doanh nghiệp thương mại khai thường xuyên tại doanh nghiệp thương mại
Sơ đồ 2.1: Hạch toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên trong doanh nghiệp thương mại
TK 229
Nợ Có
SDĐK:
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số DP phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số DP đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng hết.
- Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số DP đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra.
- Bù đắp phần giá trị đã được lập DP của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ.
- Trích các khoản DP tổn thất TS tại thời điểm lập BCTC.
SDCK:
- Phản ánh số tổn thất TS hiện có vào cuối kỳ.
31 TK 1561 TK 111,112,331 TK 151 Mua hàng hóa TK 331,111 TK 333 TK 411 TK 331,111,112 TK 3381 TK 3381 TK 412
Hàng mua đang trên đường về Thuế nhập khẩu phải nộp Được biếu tặng Nhận góp vốn Thừa Thiếu TK 3381
Thừa trong kiểm kê
do đánh giá lại TK 611
Chênh lệch tăng
Kết chuyển trị giá HTK cuối kỳ
Chiết khấu hoặc giảm giá nhập TK 157 TK 632 Xuất bán Xuất gửi bán TK 412 Thiếu hụt trong kiểm kê
TK 661 TK 1381 Chênh lệch giảm Kết chuyển giá trị do đánh giá lại HTK đầu kỳ
32
Sơ đồ 2.2: Hạch toán chi phí mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Sơ đồ 2.3: Hạch toán hàng gửi đi bán trong doanh nghiệp thương mại
TK 1562 TK 111,112
Chi phí thu mua hàng
TK 632
phát sinh
Phân bố chi phí mua hàng để xác định giá vốn
TK 157 TK 1561
Xuất kho hàng hóa gửi bán bán
TK 632
phát sinh
Phân bố chi phí mua hàng để xác định giá vốn
Hàng hóa vừa mua gửi bán ngay
Hàng hóa vừa mua gửi bán ngay TK 331,111,112 TK 151 TK 1561 Hàng hóa gửi bán nhập lại kho
33
2.4.2. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ 2.4.2.1. Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ 2.4.2.1. Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ
“Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các TK kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một TK kế toán riêng (TK 611 “Mua hàng”). Khi áp dụng phương pháp này, các TK kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Phương pháp này thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư, với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ,..). Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.” (Nguồn sách Chế độ kế toán
doanh nghiệp, NXB Kinh tế TP.HCM, 2015)
2.4.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng cho phương pháp này giống như chứng từ sử dụng ở phương pháp kê khai thường xuyên.
Cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập-xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.
2.4.2.3. Tài khoản sử dụng
TK sử dụng: TK 151, 152, 153,156,157
34 Khi áp dụng theo phương pháp này chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ.
Kết cấu của TK151, 156, 157:
TK 611: Mua hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào, xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán.
TK 151, 156, 157 Nợ Có Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ Kết chuyển thực tế hàng tồn kho đầu kỳ TK 611 Nợ Có - Kết chuyển giá gốc vật tư, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ.
- Kết chuyển giá gốc hàng hóa tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc hàng hóa hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)
- Giá gốc hàng hóa mua vào trả lại cho ngời bán hoặc được giảm giá )
35
2.4.2.4. Các nghiệp vụ làm tăng, giảm hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ tại doanh nghiệp thương mại kiểm kê định kỳ tại doanh nghiệp thương mại
Sơ đồ 2.4: Hạch toán hàng hóa theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong doanh nghiệp thương mại
TK 6112 TK 151,156,157 Kết chuyển hàng hóa TK 111,112,331 TK 111,112,331 TK 333
Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ
Thừa
Thiếu
Thuế nhập khẩu
Chiết khấu giảm giá hoặc số hàng hóa trả lại cho
người bán
TK 151,156,157
Trị giá hàng hóa cuối kỳ
TK 632 Trị giá hàng hóa đã bán trong kỳ TK 3381 đầu kỳ TK 1381
36
2.5. Tổ chức sổ kế toán và ghi sổ kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
“Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung:
“Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chừng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Đình kỳ 3,5,10... ngày hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy sổ liệu để ghi vào các TK phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ những số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt nếu có.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các BCTC. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
37
Hình 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
2.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.6.1. Nguyên tắc trích lập DP giảm giá hàng tồn kho 2.6.1. Nguyên tắc trích lập DP giảm giá hàng tồn kho
“Những TK sử dụng:
- TK 229: DP tổn thất tài sản Theo thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133
- TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kho: TK này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập DP giảm giá hàng tồn kho.
- DP giảm giá hàng tồn kho là khoản DP giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.”
38
Nguyên tắc kế toán DP giảm giá hàng tồn kho:
“Doanh nghiệp trích lập DP giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. DP là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
DP giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập BCTC. Việc lập DP giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của “Chuẩn mực