4. Phạm vi đề tài
2.4.2. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.4.2.1. Đặc điểm phương pháp kiểm kê định kỳ
“Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các TK kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một TK kế toán riêng (TK 611 “Mua hàng”). Khi áp dụng phương pháp này, các TK kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Phương pháp này thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư, với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ,..). Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.” (Nguồn sách Chế độ kế toán
doanh nghiệp, NXB Kinh tế TP.HCM, 2015)
2.4.2.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng cho phương pháp này giống như chứng từ sử dụng ở phương pháp kê khai thường xuyên.
Cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập-xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo chủng loại, từng nhóm hàng hóa, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.
2.4.2.3. Tài khoản sử dụng
TK sử dụng: TK 151, 152, 153,156,157
34 Khi áp dụng theo phương pháp này chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ.
Kết cấu của TK151, 156, 157:
TK 611: Mua hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào, xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán.
TK 151, 156, 157 Nợ Có Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ Kết chuyển thực tế hàng tồn kho đầu kỳ TK 611 Nợ Có - Kết chuyển giá gốc vật tư, hàng hóa tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ.
- Kết chuyển giá gốc hàng hóa tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)
- Giá gốc hàng hóa hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)
- Giá gốc hàng hóa mua vào trả lại cho ngời bán hoặc được giảm giá )
35
2.4.2.4. Các nghiệp vụ làm tăng, giảm hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ tại doanh nghiệp thương mại kiểm kê định kỳ tại doanh nghiệp thương mại
Sơ đồ 2.4: Hạch toán hàng hóa theo phương pháp kiểm kê định kỳ trong doanh nghiệp thương mại
TK 6112 TK 151,156,157 Kết chuyển hàng hóa TK 111,112,331 TK 111,112,331 TK 333
Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ
Thừa
Thiếu
Thuế nhập khẩu
Chiết khấu giảm giá hoặc số hàng hóa trả lại cho
người bán
TK 151,156,157
Trị giá hàng hóa cuối kỳ
TK 632 Trị giá hàng hóa đã bán trong kỳ TK 3381 đầu kỳ TK 1381
36
2.5. Tổ chức sổ kế toán và ghi sổ kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
“Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung:
“Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chừng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Đình kỳ 3,5,10... ngày hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy sổ liệu để ghi vào các TK phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ những số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt nếu có.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các BCTC. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
37
Hình 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
2.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.6.1. Nguyên tắc trích lập DP giảm giá hàng tồn kho 2.6.1. Nguyên tắc trích lập DP giảm giá hàng tồn kho
“Những TK sử dụng:
- TK 229: DP tổn thất tài sản Theo thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133
- TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kho: TK này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập DP giảm giá hàng tồn kho.
- DP giảm giá hàng tồn kho là khoản DP giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.”
38
Nguyên tắc kế toán DP giảm giá hàng tồn kho:
“Doanh nghiệp trích lập DP giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. DP là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
DP giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập BCTC. Việc lập DP giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của “Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Việc lập DP giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ, từng loại hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
Khi lập BCTC, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại hàng tồn kho xác định khoản DP giảm giá hàng tồn kho phải lập:
- Trường hợp khoản DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản DP giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng DP và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản DP giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm DP và ghi giảm giá vốn hàng bán.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.6.2. Điều kiện lập DP giảm giá hàng tồn kho
“Đối tượng và điều kiện lập DP giảm giá hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập BCTC mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của BTC hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.”
(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Công thức: Mức DP giảm giá hàng tồn kho = Lượng hàng tồn kho thực tế vào thời điểm lập BCTC
39
2.6.3. Phương pháp hạch toán DP giảm giá hàng tồn kho
“Khi lập BCTC, nếu số DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở kỳ này lớn hơn số đã trích lập ở kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
- Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
- Có TK 229: số thực trích lập (2294)
Khi lập BCTC, nếu số DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
- Nợ TK 229: số thực trích lập (2294)
- Có TK 632: giá vốn hàng bán
Kế toán xử lý khoản DP giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
- Nợ TK 229: số được bù đắp bằng DP
- Nợ TK 632: giá vốn hàng bán (nếu tổn thất cao hơn số đã lập DP)
- Có TK 151, 156, 157,..
Kế toán xử lý DP giảm giá hàng tồn kho trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản DP giảm giá hàng tồn kho sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn nhà nước, ghi:
- Nợ TK 229: DP tổn thất (2294)
- Có TK 411: vốn đầu tư của chủ sở hữu” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT- BTC)
Tóm tắt chương 2
Ở chương này, thông qua những cơ sở lí luận cơ bản về công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp, người đọc có thể nắm rõ hơn những kiến thức cơ bản của hàng tồn kho dựa trên những trích dẫn cụ thể và rõ ràng từ Thông tư được ban hành từ Bộ tài chính, các sách Kế toán tài chính,...Qua đó, làm cơ sở trình bày cho chương tiếp theo.
40
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QHL
3.1. Thủ tục nhập - xuất hàng hóa 3.1.1. Thủ tục nhập hàng hóa 3.1.1. Thủ tục nhập hàng hóa
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
Thủ tục nhập kho hàng hóa mua về:
Trước hết, căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phòng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán.
Bên cạnh đó, việc quản lý chặt chẽ hàng hóa nhập kho là vấn đề vô cùng quan trọng, giúp cho công ty đảm bảo được tình hình cung cấp hàng hóa, đánh giá được chi phí đầu vào của công ty. Do đó các chứng từ hóa đơn phải được lưu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành.
Khi hàng hóa đến công ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng từng loại hàng hóa mua về. Nếu hàng hóa đảm bảo chất lượng, hóa đơn sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Nếu hàng hóa mua về phù hợp thì đồng ý nhập kho. Nhân viên kế toán hàng hóa sẽ kiểm tra hóa đơn, nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi đúng số lượng số tiền, từng loại hàng hóa đã ghi trong hóa đơn.
Phiếu nhập kho được lập khi có đủ chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
- Liên 3: Thủ kho giữ để vào thẻ kho
Trường hợp hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất thì phải thông báo ngay cho phòng kinh doanh cùng bộ phận kế toán lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số hàng hóa đúng phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số còn lại không đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán.
41
Giá thực tế hàng hóa nhập kho được tính như sau:
Giá nhập
= Giá mua trên hóa đơn
+ Chi phí mua thực tế
- Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại
Trong đó:
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa thuế
- Chi phí mua hàng hóa thực tế bao gồm:
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua tới kho của công ty.
+ Chi phí bảo hiểm hàng hóa, các khoản hao hụt do tự nhiên trong định mức của quá trình thu mua.
+ Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí nhân viên thu mua.
- Các khoản giảm trừ: + Chiết khấu thương mại + Giảm giá”
Ví dụ 1:
Ngày 15/12/2019, công ty mua con kê sợi thép của công ty TNHH Ngọc Lam Sài Gòn với hóa đơn GTGT số 0015625 (Biểu 3.1). Căn cứ vòa hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho số PN35/12 (Biểu 3.2).
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0015625 và phiếu nhập kho số PN35/12, kế toán tiến hành hạch toán như sau:
- Nợ TK1561: 21.000.000
- Nợ TK 133: 2.100.000
- Có TK 331: 23.100.000
Dựa vào công thức tính giá xuất kho của con kê sợi thép . Biết số tồn đầu kỳ của mặt hàng này là 75 hộp, đơn giá 108.500đ/hộp.
Đơn giá xuất kho= (75*108.500 + 200*105.000) / (75+200)= 105.955đ
Ví dụ 2:
“Ngày 20/12/2019, công ty mua 30m3 gạch bê tông tự chèn của công ty TNHH Ngọc Lam Sài Gòn với hóa đơn GTGT số 00015654 (Biểu số 3.3), kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho số PN46/12 ( Biểu số 3.4).”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00015654 và phiếu nhập kho số PN46/12 , kế toán tiến hành hạch toán như sau:
42
- Nợ TK 133: 4.050.000
- Có TK 331: 44.550.000
Dựa vào công thức tính giá xuất kho của gạch bê tông tự chèn . Biết số tồn đầu kỳ của mặt hàng này là 80 m3, trị giá 1.762.500đ/m3
Đơn giá xuất kho= (80*1.762.500 + 30*1.350.000) / (80+30)= 1.650.000đ
3.1.2. Thủ tục xuất hàng hóa
“Chứng từ kế toán sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
- Phiếu báo giá
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Thủ tục xuất kho hàng hóa
Khi nhận được đơn đặt hàng kế toán tiến hành lập Phiếu báo giá gửi cho khách hàng. Khi cả hai bên đồng ý mức giá theo thỏa thuận thì tiến hành xuất hàng đi bán.
Đối với việc xuất kho hàng hóa phải gửi giấy yêu cầu xuất hàng cho Giám đốc. Giám đốc ký xong chuyển lệnh cấp hàng hóa cho phòng kế toán để kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho với hàng hóa trong kho. Trường hợp hàng hóa trong kho không còn sẽ cử nhân viên mua hàng hóa về.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Lưu tại kho sau khi tài xế đã hoàn tất việc giao hàng