4. Phạm vi đề tài
2.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.6.1. Nguyên tắc trích lập DP giảm giá hàng tồn kho
“Những TK sử dụng:
- TK 229: DP tổn thất tài sản Theo thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133
- TK 2294: DP giảm giá hàng tồn kho: TK này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập DP giảm giá hàng tồn kho.
- DP giảm giá hàng tồn kho là khoản DP giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.”
38
Nguyên tắc kế toán DP giảm giá hàng tồn kho:
“Doanh nghiệp trích lập DP giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. DP là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
DP giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập BCTC. Việc lập DP giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của “Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Việc lập DP giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ, từng loại hàng tồn kho.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
Khi lập BCTC, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại hàng tồn kho xác định khoản DP giảm giá hàng tồn kho phải lập:
- Trường hợp khoản DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản DP giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng DP và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản DP giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm DP và ghi giảm giá vốn hàng bán.” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.6.2. Điều kiện lập DP giảm giá hàng tồn kho
“Đối tượng và điều kiện lập DP giảm giá hàng tồn kho bao gồm các loại hàng hóa thuộc sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập BCTC mà giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và có hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định của BTC hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.”
(Nguồn Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Công thức: Mức DP giảm giá hàng tồn kho = Lượng hàng tồn kho thực tế vào thời điểm lập BCTC
39
2.6.3. Phương pháp hạch toán DP giảm giá hàng tồn kho
“Khi lập BCTC, nếu số DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở kỳ này lớn hơn số đã trích lập ở kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
- Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
- Có TK 229: số thực trích lập (2294)
Khi lập BCTC, nếu số DP giảm giá hàng tồn kho phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
- Nợ TK 229: số thực trích lập (2294)
- Có TK 632: giá vốn hàng bán
Kế toán xử lý khoản DP giảm giá hàng tồn kho đối với hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
- Nợ TK 229: số được bù đắp bằng DP
- Nợ TK 632: giá vốn hàng bán (nếu tổn thất cao hơn số đã lập DP)
- Có TK 151, 156, 157,..
Kế toán xử lý DP giảm giá hàng tồn kho trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển thành công ty cổ phần: Khoản DP giảm giá hàng tồn kho sau khi bù đắp tổn thất, nếu được hạch toán tăng vốn nhà nước, ghi:
- Nợ TK 229: DP tổn thất (2294)
- Có TK 411: vốn đầu tư của chủ sở hữu” (Nguồn Thông tư 200/2014/TT- BTC)
Tóm tắt chương 2
Ở chương này, thông qua những cơ sở lí luận cơ bản về công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp, người đọc có thể nắm rõ hơn những kiến thức cơ bản của hàng tồn kho dựa trên những trích dẫn cụ thể và rõ ràng từ Thông tư được ban hành từ Bộ tài chính, các sách Kế toán tài chính,...Qua đó, làm cơ sở trình bày cho chương tiếp theo.
40
CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ QHL
3.1. Thủ tục nhập - xuất hàng hóa 3.1.1. Thủ tục nhập hàng hóa 3.1.1. Thủ tục nhập hàng hóa
Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
Thủ tục nhập kho hàng hóa mua về:
Trước hết, căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phòng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán.
Bên cạnh đó, việc quản lý chặt chẽ hàng hóa nhập kho là vấn đề vô cùng quan trọng, giúp cho công ty đảm bảo được tình hình cung cấp hàng hóa, đánh giá được chi phí đầu vào của công ty. Do đó các chứng từ hóa đơn phải được lưu giữ đầy đủ theo quy định hiện hành.
Khi hàng hóa đến công ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng từng loại hàng hóa mua về. Nếu hàng hóa đảm bảo chất lượng, hóa đơn sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Nếu hàng hóa mua về phù hợp thì đồng ý nhập kho. Nhân viên kế toán hàng hóa sẽ kiểm tra hóa đơn, nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi đúng số lượng số tiền, từng loại hàng hóa đã ghi trong hóa đơn.
Phiếu nhập kho được lập khi có đủ chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
- Liên 3: Thủ kho giữ để vào thẻ kho
Trường hợp hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất thì phải thông báo ngay cho phòng kinh doanh cùng bộ phận kế toán lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số hàng hóa đúng phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số còn lại không đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán.
41
Giá thực tế hàng hóa nhập kho được tính như sau:
Giá nhập
= Giá mua trên hóa đơn
+ Chi phí mua thực tế
- Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại
Trong đó:
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa thuế
- Chi phí mua hàng hóa thực tế bao gồm:
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua tới kho của công ty.
+ Chi phí bảo hiểm hàng hóa, các khoản hao hụt do tự nhiên trong định mức của quá trình thu mua.
+ Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí nhân viên thu mua.
- Các khoản giảm trừ: + Chiết khấu thương mại + Giảm giá”
Ví dụ 1:
Ngày 15/12/2019, công ty mua con kê sợi thép của công ty TNHH Ngọc Lam Sài Gòn với hóa đơn GTGT số 0015625 (Biểu 3.1). Căn cứ vòa hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho số PN35/12 (Biểu 3.2).
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0015625 và phiếu nhập kho số PN35/12, kế toán tiến hành hạch toán như sau:
- Nợ TK1561: 21.000.000
- Nợ TK 133: 2.100.000
- Có TK 331: 23.100.000
Dựa vào công thức tính giá xuất kho của con kê sợi thép . Biết số tồn đầu kỳ của mặt hàng này là 75 hộp, đơn giá 108.500đ/hộp.
Đơn giá xuất kho= (75*108.500 + 200*105.000) / (75+200)= 105.955đ
Ví dụ 2:
“Ngày 20/12/2019, công ty mua 30m3 gạch bê tông tự chèn của công ty TNHH Ngọc Lam Sài Gòn với hóa đơn GTGT số 00015654 (Biểu số 3.3), kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho số PN46/12 ( Biểu số 3.4).”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00015654 và phiếu nhập kho số PN46/12 , kế toán tiến hành hạch toán như sau:
42
- Nợ TK 133: 4.050.000
- Có TK 331: 44.550.000
Dựa vào công thức tính giá xuất kho của gạch bê tông tự chèn . Biết số tồn đầu kỳ của mặt hàng này là 80 m3, trị giá 1.762.500đ/m3
Đơn giá xuất kho= (80*1.762.500 + 30*1.350.000) / (80+30)= 1.650.000đ
3.1.2. Thủ tục xuất hàng hóa
“Chứng từ kế toán sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
- Phiếu báo giá
- Biên bản giao nhận hàng hóa
Thủ tục xuất kho hàng hóa
Khi nhận được đơn đặt hàng kế toán tiến hành lập Phiếu báo giá gửi cho khách hàng. Khi cả hai bên đồng ý mức giá theo thỏa thuận thì tiến hành xuất hàng đi bán.
Đối với việc xuất kho hàng hóa phải gửi giấy yêu cầu xuất hàng cho Giám đốc. Giám đốc ký xong chuyển lệnh cấp hàng hóa cho phòng kế toán để kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho với hàng hóa trong kho. Trường hợp hàng hóa trong kho không còn sẽ cử nhân viên mua hàng hóa về.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Lưu tại kho sau khi tài xế đã hoàn tất việc giao hàng
- Liên 3: Giao cho khách hàng kèm HĐ GTGT
Trước khi giao hàng, văn phòng chuyển liên 2 và 3 cho thủ kho để làm điều kiện xuất hàng. Ở kho, Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho nhận được do Giám đốc ký tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng và chủng loại yêu cầu. Sau khi xuất, thủ kho ghi số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng hóa ký tên vào phiếu xuất kho. Thủ kho lưu lại phiếu xuất kho để đối chiếu vào cuối kỳ.
Tính giá hàng hóa xuất kho:
Kế toán áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng hóa xuất kho. Hàng hóa xuất kho được tính như sau:
Trị giá thực tế xuất kho = Số lượng suất kho * Giá đơn vị bình quân
43 Giá đơn vị bình quân cuối kỳ= 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ồ𝑛 đầ𝑢 𝑘ỳ+𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑛ℎậ𝑝 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 đầ𝑢 𝑘ỳ+𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑛ℎậ𝑝 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ
Giá đơn vị bình quân liên hoàn= 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑠𝑎𝑢 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 𝑛ℎậ𝑝
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑠𝑎𝑢 𝑚ỗ𝑖 𝑙ầ𝑛 𝑛ℎậ𝑝
Ví dụ 3:
Ngày 16/12/2019 công ty xuất bán 100 hộp con kê sợi thép cho Công ty TNHH kỹ thuật toàn cầu xanh theo hóa đơn GTGT số 0000025 (Biểu 3.5). Trong đó, đơn giá xuất là 105.955đ, giá bán 185.500đ (chưa gồm thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán lập phiếu xuất kho PX45/12 (Biểu 3.6) và Biên bản giao nhận hàng hóa ( Biểu 3.7)”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000025 ngày 16/12/2019 và Phiếu xuất kho PX45/12 , kế toán hạch toán:
- Nợ TK 112: 20.405.000 Có TK 511: 18.550.000 Có TK 333: 1.855.000
Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632 : 105.955 *100 = 10.595.000 Có TK 1561: 10.595.000
Ví dụ 4:“
Ngày 21/12/2019 công ty xuất bán 5m3 gạch bê tông tự chèn cho công ty TNHH xây dựng Tuấn Lê theo hóa đơn 0000035 ( Biểu 3.8), với trị giá xuất 8.250.000đ, giá bán chưa bao gồm thuế GTGT (10%) là l.975.000đ đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Kế toán lập phiếu xuất kho PX60/12 (Biểu 3.9) và Biên bản giao nhận hàng hóa (Biểu 3.10)”
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000035 ngày 21/12/2019 và Phiếu xuất kho PX60/12 , kế toán hạch toán:
- Nợ TK 112: 10.862.500 Có TK 511: 9.875.000 Có TK 333: 987.500
Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán:
- Nợ TK 632: 1.650.000 * 5 = 8.250.000 Có TK 1561: 8.250.000
44
3.2. Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL và đầu tư QHL
“Công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho của Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị hàng tồn kho. Vì vậy mà phương pháp này được Công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL áp dụng.”
Sơ đồ 3.1: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song tại Công ty
Quá trình hạch toán hàng tồn kho diễn ra song song giữa phòng kế toán và kho
“Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, mỗi thẻ kho dùng cho một loại hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách. Thẻ kho được phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu tên nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, số lượng sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập xuất để ghi số lượng hàng hóa và ngày của chứng từ đầy đủ vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê, thủ kho tiến hành xem số liệu trên thẻ kho thấy phù hợp với số thực tế kiểm kê thì đạt yêu cầu.
Ở phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại hàng hóa về mặt số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, nhận được các chứng từ nhập xuất hàng hóa được chuyển lên, kế toán tiến hành kiểm
45 tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập Bảng tổng hợp xuất nhập tồn hàng hóa. Sau đó, kế toán tiến hành đối chiếu Sổ kế toán chi tiết với thẻ kho (các số liệu trên sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn kho trên thẻ kho); Số liệu tổng cộng trên Bảng nhập xuất tồn với số liệu trên Sổ kế toán tổng hợp; Số liệu kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.”
TK kế toán và sổ kế toán áp dụng tại công ty:
- TK sử dụng: TK 151( Hàng mua đang đi đường), TK156 (Hàng hóa), TK 157 (Hàng gửi đi bán), TK632 ( Giá vốn hàng bán).
- Sổ kế toán áp dụng: + Sổ chi tiết
+ Bảng tổng hợp chi tiết
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
3.3. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty TNHH dịch vụ thương mại và đầu tư QHL mại và đầu tư QHL
Do số lượng mẫu con kê và gạch lớn nên Công ty chọn hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này giúp doanh nghiệp ghi chép và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hóa sổ sách sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất.
Căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT,..) hàng ngày được chuyển lên, kê toán hàng tồn kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của các nghiệp vụ đó vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ số liệu ghi trên nhật ký chung, kế toán phản ánh các số liệu đó vào sổ Cái TK có liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ Cái các TK, lập Bảng tổng hợp chi tiết chính xác, khớp đúng. Căn cứ vào sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh, kế toán lập BCTC .
46
“Tóm tắt chương 3:
Trong chương này, qua quá trình tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty, em đã giới thiệu về quy trình nhập xuất tồn hàng hóa, phương