5. Kết cấu của đề tài
2.3.3. Chứng từ sử dụng
Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết các TK 511, 515, 521, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911.
2.3.4. Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 2.3b. Sơ đồ quy trình hạch toán TK 911
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Tóm lại, chương 2 đã mô tả chi tiết cơ sở lý luận về các khái niệm về các tài khoản sử dụng, kết cấu và nội dung định khoản; phương pháp hạch toán của từng tài khoản có liên quan cho từng trường hợp nghiệp vụ phát sinh được thể hiện qua sơ đồ hạch toán một cách tổng hợp và dễ hiểu nhất trên nền tảng hướng dẫn bởi Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành. TK 911 TK 511,515,711 TK 632, 635, 641, 642, 811 TK 8211, 8212 TK 8212 Kết chuyển DT và thu nhập khác Kết chuyển chi phí
Kết chuyển chi phí thuế
TNDN hiện hành và hoãn lại Kết chuyển khoản giảm chi phí thuế TNDN hoãn lại
Kết chuyển lãi HĐKD trong kỳ
Kết chuyển lỗ HĐKD trong kỳ
TK 421
41
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
XUẤT NHẬP KHẨU EVERGREEN 3.1. Dịch vụ tiêu thụ của công ty
Để đáp ứng nhu cầu thuê kho để đồ, lưu trữ hàng hóa của cá nhận và các doanh nghiệp công ty TNHH Thương mại XNK Evergreen cung cấp dịch vụ cho thuê kho, bãi lưu trữ hàng hóa. Với hệ thống kho đa dạng, đạt tiêu chuẩn chất lượng cùng quy trình phân loại, quản lý hàng hóa đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng sử dụng trong thời gian tạm thời hoặc dài hạn. Hiện nay, công ty có một số dịch vụ như sau:
Bảng 3. Một số dịch vụ của công ty
STT Tên dịch vụ Kí hiệu Đơn vị tính Đơn giá/m3
1 Kho vật liệu xây dựng K00XD m3 180,000
2 Kho nguyên liệu K00NL m3 130,000
3 Kho trung chuyển K00TC m3 150,000
4 Kho lạnh K000L m3 220,000
5 Phí bốc xếp hàng hóa m3 70,000
6 Phí quản lý hàng hóa m3 80,000
7 Pallet cái Miễn phí
(Nguồn: Phòng mua hàng)
Hiện nay, dưới tình hình đại dịch COVID-19 đang diễn ra phức tạp, nhu cầu lưu trữ hàng hóa của các doanh nghiệp càng cao. Đa số doanh nghiệp không thể xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài đồng thời nhu cầu tiêu thụ của người tiêu dùng cũng có xu hướng giảm mạnh nên vấn đề kho, bãi chất lượng, an toàn, chi phí rẻ để dự trữ hàng hóa trở nên cấp thiết hơn.
3.2. Phương thức tiêu thụ và thanh toán của công ty
3.2.1. Phương thức tiêu thụ
Phương thức bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp: là hình thức mà khách hàng cử đại diện đến kho, bãi của công ty để nhận. Công ty sẽ bàn giao kho, bãi trực tiếp cho đại diện khách hàng. Sau khi bên khách hàng đã nhận đủ, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ.
42
3.2.2. Phương thức thanh toán
Để đáp ứng mục tiêu đạt doanh thu tối đa và tạo mối quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp, cá nhân uy tín. Công ty có 2 hình thức thanh toán như sau:
Thanh toán ngay:
- Thanh toán ngay bằng tiền mặt: việc chuyển giao vật tư, thiết bị và thu tiền được diễn ra đồng thời.
- Thanh toán ngay bằng chuyển khoản: Các đơn đặt hàng có giá trị lớn và các khách hàng ở các tỉnh thành khác nhau sẽ sử dụng phương thức thanh toán này. Để thuận tiện cho việc thanh toán được diễn ra nhanh chóng, an toàn công ty đã mở tài khoản ngân hàng tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV); ngân hàng Thương mại Cổ phần Sài Gòn Thương Tín (Sacombank) và ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam (Vietinbank).
Thanh toán sau:
- Cho nợ: Đối với những khách hàng uy tín, có giao dịch mua - bán thường xuyên, công ty có thể bán chịu theo thời gian thỏa thuận trên hợp đồng. Thời hạn thanh toán tối đã mà công ty áp dụng là 07 ngày kể từ ngày giao hàng và công ty không tiến hành chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng thanh toán nợ trước hạn.
- Thanh toán bù trừ: Công ty chỉ áp dụng đối với khách hàng vừa là nhà cung cấp thường xuyên. Khi xảy ra giao dịch mua- bán mà cả hai bên chấp nhận cấn trừ công nợ thì sẽ tiến hành cấn trừ công nợ. Nếu khoản chênh lệch lớn và thời gian dài thì công ty sẽ tiến hành thu nợ khách hàng.
3.3. Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh của công ty công ty
3.3.1. Công tác kế toán doanh thu
3.3.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ việc cung cấp dịch vụ cho thuê kho, bãi,… Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được.
43 Tài khoản sử dụng:
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
Các TK liên quan: 1111 (Tiền mặt); 131 (Phải thu khách hàng);… Chứng từ sử dụng:
Chứng từ sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty TNHH Thương mại Xuất nhập khẩu Evergreen bao gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, biên bản giao - nhận, chứng từ thanh toán (phiếu thu hoặc giấy báo có).
Trình tự lưu chuyển chứng từ:
Phòng thương mại – dịch vụ liên hệ với khách hàng để lập và ký hợp đồng bán hàng, hợp đồng này phải có đầy đủ chữ ký và lập thành 4 bản chính: khách hàng giữ 2 bản, phòng hành chính – kế toán giữ 1 bản và 1 bản do phòng thương mại – dịch vụ lưu trữ. Hóa đơn GTGT do nhân viên kế toán lập và trình ký bằng chữ ký số, trước khi ký phải bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin về khách hàng và các chỉ tiêu loại dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,thuế GTGT, số tiền bằng chữ,…để tránh sai sót. Sau đó gửi email và mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng ký. Tiếp đó thực hiện lưu trữ hóa đơn vào thư mục trên máy tính, đồng thời gửi vào email riêng để tránh trường hợp mất. Kế toán phải lập 1 file excel để tổng hợp phục vụ cho việc theo dõi được thuận tiện hơn.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, công ty sẽ nhận được giáy báo Có của ngân hàng.
Một số nghiệp vụ phát sinh
(1) Căn cứ hợp đồng kinh tế HĐKT/000281 (Phụ lục 02) ngày 27/10/2018 cho công ty TNHH Unimech Việt Nam thuê mặt bằng nhà kho thời hạn 12 tháng. Ngày 04/02/2019, công ty TNHH Unimech Việt Nam thanh toán tiền thuê
44 tháng trước căn cứ hóa đơn GTGT số 0000052 với giá thuê chưa thuế GTGT là 43.527.273 đồng/tháng. (Thuế GTGT 10%).
❖ Nợ TK 1121- BID: 47.880.000 đồng Có TK 5113: 43.527.273 đồng Có TK 3331: 4.352.727 đồng
(2) Căn cứ hợp đồng kinh tế HĐKT/000282 ngày 08/01/2019 chi nhánh công ty cổ phần PQC Convention thuê mặt bằng kho thời hạn 12 tháng. Ngày 08/02/2019 căn cứ hóa đơn GTGT số 0000053 với giá thuê chưa thuế GTGT là 33.150.000 đồng/tháng. (Thuế GTGT 10%) Công ty chưa thu tiền.
❖ Nợ TK 131-PQC: 36.465.000 đồng Có TK 5113: 33.150.000 đồng Có TK 33311: 3.315.000 đồng
(3) Căn cứ hợp đồng kinh tế HĐKT/000312 ngày 26/01/2019 công ty TNHH Xuất nhập khẩu GS thuê kho thời hạn 24 tháng. Ngày 26/02/2019 công ty TNHH Xuất nhập khẩu GS chuyển khoản thanh toán tiền thuê tháng 1/2019 với giá thuê chưa thuế GTGT là 68.100.000 đồng (thuế GTGT 10%).
❖ Nợ TK 1121-BID: 74.910.000 đồng Có TK 5113: 68.100.000 đồng Có TK 33311: 6.810.000 đồng
(4) Ngày 31/12/2019 kết chuyển doanh thu cung cấp dịch vụ sang TK 911. ❖ Nợ TK 5113: 3.767.785.813 đồng
Có TK 911: 3.767.785.813 đồng
Phương pháp kế toán tổng hợp và chi tiết (Phụ lục 03)
3.3.1.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính là số tiền thu được từ tiền lãi và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp.
3.3.1.2.1. Chứng từ và trình tự lưu chuyển chứng từ
Tài khoản sử dụng: TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính; TK liên quan: 1121 (Tiền gửi ngân hàng)
Chứng từ sử dụng: sổ phụ hoặc giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ có liên quan,…
45 Quá trình lưu chuyển chứng từ: Sau khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán sẽ lưu trữ chứng từ và hạch toán vào sổ sách công ty.
3.3.1.2.2. Một số nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 17/01/2019 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Đầu tư và Phát triển BIDV (Phụ lục 04) – Chi nhánh Quận 5 số tiền là 318 đồng.
❖ Nợ TK 1121- BID: 318 đồng Có TK 515: 318 đồng
(2) Ngày 25/03/2019 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Sacombank – Chi nhánh Quận 5 số tiền là 769 đồng.
❖ Nợ TK 1121- STB: 769 đồng Có TK 515: 769 đồng
(3) Ngày 31/05/2019 công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng Vietinbank – Chi nhánh Quận 5 số tiền là 17.200 đồng.
❖ Nợ TK 1121- CTG: 17.200 đồng Có TK 515: 17.200 đồng
(4) Ngày 31/12/2019, kết chuyển doanh thu tài chính sang TK 911 ❖ Nợ TK 515: 50.129 đồng
Có TK 911: 50.129 đồng
Phương pháp kế toán tổng hợp và chi tiết (Phụ lục 05)
3.3.1.3. Kế toán thu nhập khác
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty liên quan đến thu nhập đều được đưa vào tài khoản doanh thu và không phát sinh các thu nhập khác nên công ty không sử dụng tài khoản 711 để hạch toán.
46
3.3.2. Công tác kế toán chi phí tại công ty
3.3.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của dịch vụ cung cấp bán trong kỳ. Là chi phí liên quan đến quá trình thuê nhà xưởng, kho, bãi về cho thuê lại và chi phí liên quan như: chi phí khấu hao; chi phí sửa chữa; chi phí nhượng bán, thanh lý,…
3.3.2.2.1. Chứng từ và trình tự lưu chuyển chứng từ
Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán; TK liên quan: 1111 (Tiền mặt), 1121 (Tiền gửi ngân hàng), 331 (Phải trả người bán), 242 (Chi phí trả trước),…
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT đầu vào, bảng lương, hợp đồng kinh tế và các chứng từ có liên quan.
Quá trình lưu chuyển chứng từ:
Khi phát sinh nghiệp vụ cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bộ phận thương mại – dịch vụ lập biên bản giao nhận kho, bãi dựa trên hợp đồng kinh tế thành 2 bản: 1 bản lưu tại công ty, 1 bản giao cho khách hàng.
Khi phát sinh các nghiệp vụ mua các nguyên liệu, vật tư để sửa chữa, nâng cấp kho, bãi bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp chất lượng, uy tín để thương lượng mua các vật liệu với mức giá phù hợp và thực hiện các thủ tục mua hàng.
3.3.2.2.2. Một số nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 03/01/2019, thuê mặt bằng nhà kho mã 01 của công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Phong Phú theo hóa đơn số 0000162 trị giá 35.640.000 đồng/ tháng (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
❖ Nợ TK 632: 32.400.000 đồng Nợ TK 1331: 3.240.000 đồng
Có TK 331-PP: 35.640.000 đồng
(2) Ngày 07/01/2019, thuê mặt bằng nhà kho mã 08 của công ty Cổ phần Đầu tư phát triển Phong Phú theo hóa đơn số 0000164 trị giá 75.000.750 đồng/tháng (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
47 ❖ Nợ TK 632: 68.182.500 đồng
Nợ TK 1331: 6.818.250 đồng
Có TK 331-PP: 75.000.750 đồng
(3) Ngày 25/01/2019, phiếu chi số 00025 thanh toán tiền mua xăng dầu sử dụng trong việc vận chuyển và bảo trì nhà xưởng tháng 1 năm 2019 là 911.418 đồng (đã bao gồm GTGT 10%)
❖ Nợ TK 632: 911.418 đồng Nợ TK 1331: 91.142 đồng
Có TK 1111: 1.002.560 đồng
(4) Ngày 31/12/2019 kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911. ❖ Nợ TK 911: 410.725.626 đồng
Có TK 632: 410.725.626 đồng
Phương pháp kế toán tổng hợp và chi tiết (Phụ lục 06)
3.3.2.2. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,…(tùy theo thỏa thuận hợp đồng); chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến quá trình bán hàng; chi phí phân bổ CCDC sử dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ liên quan đến việc bán hàng.
3.3.2.2.1. Chứng từ và trình tự lưu chuyển chứng từ
Tài khoản sử dụng: TK 641 – Chi phí bán hàng; TK 242 – Chi phí trả trước Chứng từ sử dụng: phiếu chi hoặc giấy báo có; hóa đơn chi phí đầu vào; bảng phân bổ chi phí CCDC và các chứng từ khác có liên quan.
Quá trình lưu chuyển chứng từ: Hàng ngày căn cứ hóa đơn chi phí đầu vào đầu ra lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Khi thanh toán bằng tiền mặt kế toán lập phiếu chi trình ký cho kế toán trưởng và giám đốc. Khi thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán lập lệnh chi trình giám đốc ký bằng chữ ký số sau khi được duyệt, ngân hàng sẽ thực hiện lệnh và gửi thông báo giấy báo nợ cho công ty. Kế toán căn cứ các chứng từ liên quan và hạch toán nghiệp vụ phát sinh.
48 3.3.2.2.2. Một số nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 18/01/2019, căn cứ ủy nhiệm chi số UNC00142 ngân hàng mua lịch Tết về tặng ngay cho khách hàng trị giá 53.759.999 đồng, thuế GTGT 10%.
❖ Nợ TK 641: 53.759.999 đồng Nợ TK 1331: 5.376.000 đồng
Có TK 1121 – BID: 59.135.999 đồng
(2) Phân bổ chi phí CCDC cho bộ phận bán hàng các tháng trong năm vào các ngày cuối tháng trị giá 46.667 đồng/ tháng.
❖ Nợ TK 641: 46.667 đồng Có TK 242: 46.667 đồng
(3) Ngày 31/12/2019, kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911. ❖ Nợ TK 911: 54.320.003 đồng
Có TK 641: 54.320.003 đồng
Phương pháp kế toán tổng hợp và chi tiết (Phụ lục 07)
3.3.2.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận QLDN; BHXH; BHYT, KPCĐ, BHTN; chi phí mua vật liệu văn phòng phẩm, TSCĐ,…; công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN, thuế môn bài; các dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại,…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng,…).
3.3.2.3.1. Chứng từ và trình tự lưu chuyển chứng từ Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ sử dụng: phiếu chi hoặc giấy báo có; bảng phân bổ TSCĐ, bảng lương và các chứng từ khác có liên quan.
Quá trình lưu chuyển chứng từ:
Căn cứ vào bảng chấm công; bảng lương, đơn xin nghỉ phép, bảng các khoản trích theo lương… kế toán tổng hợp chi phí lương cho nhân viên và
49 trình ký cho kế toán trưởng và giám đốc. Sau khi được duyệt, kế toán lập lệnh chi thanh toán tiền lương cho tất cả các nhân viên, tiếp đó, ngân hàng sẽ thực hiện lệnh chi và gửi giấy báo nợ cho công ty.
Căn cứ các chứng từ như hóa đơn điện, nước, phí cước điện thoại,… kế toán lập chứng từ thanh toán
Dựa vào các chứng từ phát sinh, kế toán hạch toán theo quy định. 3.3.2.3.2. Một số nghiệp vụ phát sinh
(1) Ngày 18/01/2019 dựa vào bảng lương tháng 1 năm 2019, chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên là 48.648.407 đồng. Trích theo lương chi phí BHXH là 8.513.471 đồng, chi phí BHYT là 1.459.452 đồng và chi phí BHTN là 486.484 đồng. Đồng thời thuế môn bài năm 2019 phải đóng là 2.000.000 đồng. Tất cả đã được chuyển khoản thanh toán căn cứ UNC00325 của ngân hàng Vietinbank.
❖ Nợ TK 642: 48.648.407 đồng Có TK 334: 48.648.407 đồng ❖ Nợ TK 642: 10.456.407 đồng Có TK 3383: 8.513.471 đồng Có TK 3384: 1.459.452 đồng Có TK 3386: 486.484 đồng ❖ Nợ TK 3383: 8.513.471 đồng Nợ TK 3384: 1.459.452 đồng Nợ TK 3386: 486.484 đồng Nợ TK 334: 48.648.407 đồng Có TK 1121 – CTG: 59.104.814 đồng
(2) Phân bổ chi phí CCDC cho bộ phận quản lý doanh nghiệp hàng tháng là 1.193.927