* Cơ sở pháp lý:
Dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam. Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá.
Các văn bản quy định tàu bè của nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của Việt Nam.
Các văn bản quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các đơn vị, doanh nghiệp.
Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ.
Các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK.
Luật, bộ luật, nghị định, thông tư: Bộ luật hàng hải 1990, Luật thương mại 2005, Nghị định 25CP, 200CP, 330CP
Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán : Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế, công ước luật biển 1982, công ước Brussels.
Các hiệp ước (Treaty) là một cuộc thỏa thuận về ngoại giao ký kết giữa hai hay nhiều nước, đó là văn bản được ký kết sau khi đã thảo luận giữa các bên (có thể sẽ có bên không thực hiện) như các hiệp ước song phương, đa phương quốc tế.
Các hiệp định (Agreement) là bản giao ước ký kết giữa các nước ký kết giữa các nước để cùng nhau thỏa thuận về một vấn đề nào đó như hiệp định thương mại GATT, hiệp định thương mại giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ, hiệp định khung về tăng cường hợp tác kinh tế ASEAN.
Các nghị định thư là văn kiện phụ của một Hiệp định, nhằm cụ thể hóa những điểm mà Hiệp định chỉ nói khái quát và thi hành Hiệp định. Nghị định thư cũng có thể trở thành một văn kiện độc lập. Một số nghị định thư: nghị định thư gia nhập WTO của Việt Nam, nghị định thư về tăng cường giải quyết tranh chấp ASEAN, nghị định thư 1968.
Các quy chế: quy chế xất nhập khẩu xăng dầu, thuốc, quy chế của khẩu biên giới đất liền.
Các định ước: Các loại hợp đồng: hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng thuê tàu chuyến, Booking Note, hợp đồng bảo hiểm. Các tập quán thương mại và hàng hải, luật tập tục của mỗi nước: Incoterm, UCP 600
* Nguyên tắc giao nhận tại cảng
Tiến hàng trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa người gửi hàng hoặc người ủy thác với cảng.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam: Việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng uỷ thác với cảng. Ðối với những hàng hoá không qua cảng (không lưu kho tại cảng) thì có thể do các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (quy định mới từ 1991). Trong trường hợp chủ hàng hoặc người được ủy thác phải kết toán trực tiếp với người chuyên chở (nếu nhập FOB) và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, thanh toán các chi phí liên quan.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó. Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng.
Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được uỷ thác phải xuất trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hoá ghi trên chứng từ.
Việc giao nhận cảng có thể nhận ủy thác hoặc chủ hàng tự thực hiện. * Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá nhập khẩu
• Nhiệm vụ của cảng
Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng. Hợp đồng có hai loại:
- Hợp đồng uỷ thác giao nhận
- Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hoá
Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được uỷ thác Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng xuất nhập khẩu
Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hoá do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ
Hàng hoá lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá trong các trường hợp sau:
- Không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng. - Không chịu trách nhiệm về hàng hoá ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn
- Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do kỹ mã hiệu hàng hoá sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)
• Nhiệm vụ của các chủ hàng xuất nhập khẩu
Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng Tiến hành giao nhận hàng hoá trong trường hợp hàng hoá không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với cảng trong trường hợp hàng qua cảng
Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu
Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá Ðối với hàng nhập khẩu:
-Lược khai hàng hoá -Sơ đồ xếp hàng -Chi tiết hầm tàu
-Vận đơn đường biển trong trường hợp uỷ thác cho cảng nhận hàng -Các chứng từ này đều phải cung cấp 24h trước khi tầu đến vị trí hoa tiêu -Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh
-Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan
- Thanh toán các chi phí cho cảng.
• Nhiệm vụ của hải quan
Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá xuất nhập khẩu
Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu
Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hoá, ngoại hối, tiền Việt nam qua cảng biển.
1.2.3.1 Chuẩn bị để nhận hàng
Khâu chuẩn bị gồm các công việc sau: - Kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người gửi hàng.
- Lập phương án giao nhận, chuẩn bị phương tiện vận tải phù hợp, kho bãi, nhân công.
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (Delivery order) để chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận hàng tay bao ngay dưới cần cầu cảng.
1.2.3.2 Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa
• Lập tờ khai hải quan
Để lập tờ khai hải quan cần các thông tin trong bộ chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển.
Nội dung của tờ khai thể hiện rõ tên người nhận, người gửi, tên hàng, số lượng, phẩm chất, quy cách, ngày vận đơn, số hóa dơn, trị giá tính thuế và thuế.
Đặc điểm của tờ khai hải quan điện tử là tùy số lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu.
• Khai báo từ xa:
Truyền tờ khai hải quan để lấy số tờ khai và kết quả phân luồng. Mỗi doanh nghiệp XNK đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử. Tờ khai hải quan sẽ được truyền tới máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải quan cửa khẩu bằng tài khoản của chính doanh nghiệp. Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi lại phản hồi, cho số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
1.2.3.3 Mở tờ khai hải quan tại chi cục hải quan cửa khẩu
Chủ hàng hoặc người được ủy thác xuất trình bộ chứng từ hàng nhập tới chi cục hải quan của khẩu tiến hành thông quan hàng hóa:
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu. - Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
- Tiến hành kiểm hóa (nếu có) - Rút tờ khai và thanh lý tờ khai.
1.2.3.4 Theo dõi quá trình dỡ và nhận hàng
- Lập “ Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng. - Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao hàng tay ba), kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng)
- Xuất trình vận đơn gốc (B/L) tới hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Kiểm tra sơ bộ hàm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container)
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng vận đơn hoặc toàn bộ tàu.
* Hàng lưu kho bãi tại cảng Cảng nhận hàng từ tàu:
- Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm)
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Nhân viên giao nhận phải cùng lập: ROROC, NOR).
- Đưa hàng về kho bãi của cảng. Cảng giao hàng cho chủ hàng:
- Khi nhận được thông báo tàu đến, chủ hàng mang vận đơn, giấy gới thiệu cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – delivery order)
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, chi phí xếp dỡ hàng và lấy biên lai. - Chủ hàng mang bản D/O để cảng ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng. - Làm thủ tục hải quan.
- Sau khi hải quan xác nhận hoàn thành tủ tục hải quan chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng chở về kho riêng của mình.
* Hàng không phải lưu kho bãi của cảng.
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu:
Để tiến hành xếp dỡ hàng 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ:
- Bản lược khai hàng hóa - Sơ đồ xếp hàng
- Hàng quá khổ, quá ngặn chặn (nếu có)
Chủ hàng xuất trình vận đơn cho đại diện của hãng tàu và nhận lệnh giao hàng (Delivery Order)
Chủ hàng trực tiếp nhận hàng từ hãng tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:
- Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy ra sau này.
- Biên bản hàng bị hư hỏng tổn thất (COR)
- Thư dự kháng (LOR) đới với hàng tổn that không rõ rệt. - Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
- Biên bản giám định
- Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý nhập)
Làm thủ tục hải quan. Sau đó vận chuyển về kho hoặc nơi phân phối hàng hóa. * Đối với hàng nhập bằng container
Hàng nguyên cont (FCL):
- Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang vân đơn và giấy giới thiệu đến hãng tàu lấy D/O và cược cont.
- Mang D/O đến hải quan làm thủ tục và nộp thuế, kiểm hóa(nếu có)
- Sau khi hoàn thành thủ tục chủ hàng mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng. Hàng lẻ (LCL/LCL):
- Người giao nhận mang O.B/L hoặc H.B/L đến hang tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai. Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice, P/L đến văn phòng quả lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. NGN xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1 D/O, mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ lại 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho NGN. Đem 2 phiếu xuất kho đến xem và lấy hàng.
1.2.3.5 Lập chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng
Ngay khi giao nhận hàng chủ hàng hoặc người giao nhận kiểm tra hàng hóa nếu cần tiến hành lập các chứng từ sau:
- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Thư dự kháng
- Biên bản đổ vỡ
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu
- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai - Biên bản giám định
Sau khi nhận hàng mời cơ quan, đơn vị giám định (Vinacontrol hoặc công ty bảo hiểm) tới giám định tổn thất nhằm xác định tổn thất và làm cơ sở cho khiếu nại.
1.2.3.6 Quyết toán
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các đơn vị liên quan về tổn thất hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình.
1.2.3.7 Các chứng từ trong giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường biển
• Bản lược khai hàng hóa – Cargo manifest: Là bản liệt kê tóm tắt về hàng vận chuyển trên tàu, do người vận chuyển lập khi đã hoàn thành việc xếp hàng xuống tàu. Công dụng làm giấy thông báo cho người nhận hàng biết về các loại hàng đã xếp trên tàu, làm chứng từ để thuyền trưởng khai báo với hải quan về hàng hóa đã xếp trên tàu, căn cứ để lập bản thanh toán các loại phí liên quan đến hàng (phí xếp dỡ, phí kiểm đếm, đại lý phí), làm cơ sở để lập bản kết toán giao nhận hàng (ROROC)
• Thông báo sẵn sàng ( Notice of readiness): Là một văn bản do thuyền trưởng gửi cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng để thông báo là tàu đến cảng và sẵn sàng để làm hàng. Đối với người nhận hàng thì thông báo này cho người nhận hàng biết tàu đã đến cảng để có kế hoạch chuẩn bị phương tiện, nhân lực tiếp nhận hàng một cách nhanh chóng và kịp thời. Là căn cứ để xác định thời gian tính “laytime”.
• Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (report on receipt of cargo – roroc): Sau khi hoàn tất việc dỡ hàng nhập khẩu từ tàu vào bờ, cảng (đại diện cho chủ hàng) phải cũng với thuyền trưởng ký một văn bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và đã nhận gọi là ROROC. Dù là ROROC hay là bản kết toán cuối cùng (Final report) đều có tác dụng chứng minh sự thừa thiếu giữa hàng thực nhận ở cảng đến, so với số lượng đã ghi ở manifest của tàu. ROROC là một trong những căc cứ để khiếu nại hãng tàu hay người bán, đồng thời dựa vào nó để cảng giao hàng cho chủ nhập khẩu
• Phiếu thiếu hàng: Khi dỡ xong hàng nhập, nếu phát hiện thấy thiếu hàng, đại lý tàu biển, căn cứ vào biên bản kết toán ROROC, cấp cho chủ hàng một giấy
chứng nhận việc thiếu hàng là Shortage bond (SB) hay certificate shortlanded cargo. Về mặt pháp lý SB có tác dụng như một bản trích sao của ROROC, nên dùng làm chứng từ khiếu nại hãng tàu về trách nhiệm bảo quản của tàu đối với số lượng hàng
• Giấy chứng nhận hàng hư hỏng (Cargo outturn report – COR): Khi dỡ kiện hàng từ trên tàu xuống, nếu thấy hàng bị hư hỏng đổ vỡ, cảng và tàu cùng lập một biên bản về tình trạng đó của hàng gọi tắt là COR
• Biên bản đổ vỡ mất mát: Khi nhận hàng ở kho cảng, nếu thấy hàng bị hư hỏng, đổ vỡ, mất, thiếu chủ hàng có thể yêu cầu cơ quan liên quan phải lập biên bản