Sơ đồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty TNHH Đức Minh
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
2.4.3.1 Nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Bộ phận chứng từ các yêu cầu từ khách hàng, liên hệ với khách hàng, trước khi tàu cập cảng, để nhận những thông tin về lô hàng cần thiết cho việc nhận hàng: thông tin về tàu, bản lược khai hàng hóa cũng như vận đơn và bộ chứng từ hàng hóa. Bộ phận chứng từ cũng sẽ nhận thông báo hàng đến về lô hàng từ đại lý hãng tàu và nhận pre-alert từ đại lý giao nhận ở cảng xếp hàng (nếu là surrendered B/L) để có thể lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O.
Về việc nhận được bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hay nhập khẩu có giấy phép hay không, kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng, hóa đơn và vận đơn.
Đối với lô hàng được phân tích, hàng hóa nhập khẩu là Natri Bentonite PH 9- 11 có xuất xứ từ Trung Quốc, hàng thuộc danh mục được phép nhập khẩu vào Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật.
- Số B/L: SITGTXHP317297 - Tên tàu: BAL PEACE V.2032S - Cảng bốc hàng: XINGANG, CHINA
- Cảng dỡ hàng: HAIPHONG, NEWPORT 189 - Số lượng container: 5
- Ngày xếp hàng lên tàu: 02.01.2021
Về hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): - Số hóa đơn: KM–DM/241220
- Bao bì, đóng gói: hàng được đóng trong kiện - Tổng khối lượng: 100 MT
2.4.3.2 Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Thông báo hàng đến sẽ được gửi đến trước 1 – 2 ngày so với ngày dự kiến tàu đến. Nhân viên giao nhận đem thông báo hàng đến, B/L và giấy giới thiệu của công ty và đóng những chi phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho (tùy theo hãng tàu, tùy theo loại hàng). Nhân viên nhận lệnh giao hàng có dấu hiệu đã thu phí đầy đủ, có đủ chữ ký của hãng tàu, tiến hành kiểm tra lệnh giao hàng ngay tại đó, xem xét thông tin trên lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay không nếu có sai sót thì liên hệ với nhân viên hãng tàu để kịp thời điều chỉnh.
Đối với lô hàng này, ngày dự kiến hàng đến là ngày 17-01-2021. Nhân viên giao nhận kiểm tra những nội dung chủ yếu sau trên D/O:
- Tên tàu: BAL PEACE V.2032S - Số vận đơn: SITGTXHP317297
- Tên và địa chỉ của người nhận hàng: Công ty TNHH Đức Minh ( địa chỉ: Khu CN Khai Quang, TP Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc)
- Tên hàng: Natri Bentonite PH 9-11
2.4.3.3 Cước (mượn) container
Nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng phải làm giấy mượn container với các thông tin có được trên D/O. Sau đó, sẽ thanh toán số tiền mượn container với hãng tàu tùy theo mặt hàng và loại container cần mượn. Giấy mượn container có 4 bản: 1 bản hãng tàu giữ, phòng thương vụ cảng giữ 1 bản, 2 bản còn lại nhân viên công ty sẽ giữ (để lấy lại tiền cọc và trả container rỗng).
Đối với việc trả container rỗng sau khi hoàn thành việc giao hàng, container được đưa về đúng địa điểm được chỉ định ghi trên giấy mượn container hoặc ghi trên phiếu hạ rỗng.
2.4.3.4 Lấy phiếu giao nhận container
Nhân viên giao nhận lấy 01 bản gốc D/O (có xác nhận nợ tại phòng thương vụ) để lấy phiếu giao nhận container (EIR) hàng nhập. Sau đó, phiếu EIR này sẽ được đem đi làm thủ tục thanh lý hải quan (trên phiếu có mộc của hải quan). Nhân viên phải kiểm tra những thông tin trên phiếu EIR như số container, số seal xem có trùng khớp với vận đơn không. Phiếu EIR thể hiện tình trạng, vị trí container.
2.4.3.5 Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai hải quan
Bộ chứng từ tờ khai cần chuẩn bị bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản chính cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
- Phiếu đóng gói: 1 bản chính
- Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu: 1 bản
- Vận đơn: 1 bản sao (2 mặt), có đóng dấu của hãng tàu - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có): bản gốc
2.4.3.6 Mở tờ khai hải quan
Nhân viên phòng Đại lý hải quan của công ty tiến hành lập tờ khai, khai báo hải quan qua mạng với hệ thống ECUS 5 để lấy số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Việc phân luồng sẽ phụ thuộc vào 108 tiêu chí, trong đó có 3 yếu tố quan trọng nhất là: mức thuế của loại hàng hóa, con người (người đi làm thủ tục hải quan) và doanh nghiệp (thời gian hoạt động, ngành nghề hoạt động, sự nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật…). Kết quả phân luồng được hệ thống đưa ra rơi vào một trong 3 luồng xanh, vàng, đỏ tương ứng với mã loại hình kiểm tra 1, 2 ,3:
- Luồng xanh (1): Hàng hóa được chấp nhận thông quan trên cơ sở các thông tin được khai báo trên hệ thống máy tính. Hàng hóa được phân vào luồng xanh là hàng hóa không chịu thuế, hoặc nếu có thì được miễn theo quy định của pháp luật. Với kết quả phân luồng xanh, hàng hóa được miễn kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng vàng (2): Hàng luồng vàng là hàng có thuế nhập khẩu phải nộp, được kiểm tra bằng máy soi, nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì chuyển sang
kiểm tra thủ công. Doanh nghiệp phải nộp bộ chứng từ cho cơ quan hải quan kiểm tra, nếu không có sai sót, sẽ được thông quan. Nếu trong quá trình kiểm tra có sai sót, hàng hóa sẽ bị phân vào luồng đỏ và bị kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng đỏ (3): Hàng hóa được phân luồng đỏ sẽ phải chịu kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa với mức độ 5%, 10% hoặc 100% lô hàng. Nếu không có gì sai sót trong khai báo, Hải quan kiểm hóa sẽ đóng dấu lên tờ khai vào ô xác nhận thông quan. Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc lỗi trong quá trình kiểm hóa, hàng sẽ bị tạm giữ để điều tra và doanh nghiệp sẽ bị xử lý phạt tiền hoặc trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ sai phạm.
Lô hàng nhập khẩu với hợp đồng số 13052P, nhập khẩu vào Cảng Cát Lái được khai báo hải quan vào ngày 07/06/2017, số tờ khai 101444122251, mã loại hình A11, mã phân loại kiểm tra 2. Vì hàng hóa bị phân luồng vàng nên nhân viên giao nhận được sự ủy quyền của khách hàng, nộp bộ chứng từ lên cơ quan hải quan để được kiểm tra. Kết quả kiểm tra chứng từ đối với lô hàng trên không có gì sai sót nên được thông quan.
2.4.3.7: Kiểm hóa
Kiểm hóa sẽ được thực hiện khi hàng hóa bị rơi vào luồng đỏ. Nhân viên giao nhận sẽ xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa. Nhân viên giao nhận sẽ dựa vào lệnh giao hàng để xác định vị trí container, đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và mua seal cho container. Sau đó, nhân viên giao nhận xuống bãi làm “giấy cắt seal”, kêu công nhân cắt seal đến cắt seal đồng thời liên lạc với Hải quan kiểm hóa để xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà Hải quan yêu cầu. Sau khi kiểm hóa xong, cả nhân viên giao nhận và nhân viên hải quan sẽ ký tên vào tờ khai rồi khóa cửa container. Nhân viên giao nhận bấm seal lại.
Trường hợp với lô hàng đang phân tích, lô hàng được phân vào luồng vàng nên chỉ cần kiểm tra bộ chứng từ và không phải tiến hành bước kiểm hóa.
2.4.3.8: Trả tờ khai hải quan
Sau khi hàng hóa đã được thông quan, nhân viên giao nhận sẽ đến bộ phận trả tờ khai mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai, nộp thuế nếu yêu cầu trả thuế ngay và nhận lại tờ khai hải quan tại đó sau khi ký nhận. Hải quan sẽ trả lại bộ chứng từ bao gồm: Tờ khai hải quan (đã thông quan), phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ (nếu hàng hóa rơi vào luồng vàng hoặc đỏ) và phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ).
2.4.3.9: Thanh lý cổng và giao hàng
Với hàng nguyên container, nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai đã thông quan (hoặc đã kiểm hóa hàng hóa thành công) cùng với phiếu giao nhận containter (EIR) xuất trình cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng xác nhận, ký tên đóng dấu và giữ lại phiếu EIR màu xanh; và đóng dấu, ký tên xác nhận, trả các phiếu EIR còn lại và tờ khai cho nhân viên giao nhận. Phiếu EIR được đưa cho tài xế để xuất trình khi chở hàng ra khỏi cổng đúng thủ tục.
Với hàng lẻ container, nhân viên giao nhận xuất trình phiếu xuất kho và tờ khai cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng ký tên đóng dấu vào phiếu xuất kho và trả lại 01 liên cho nhân viên giao nhận, sau đó nhân viên sẽ đưa phiếu này cho tài xế vận tải để đem hàng ra khỏi cổng đúng thủ tục.
Hàng sau khi ra khỏi cổng thủ tục sẽ được đưa trực tiếp về kho của khách hàng đã được quy định trước theo yêu cầu khách hàng. Nhân viên giao nhận phải luôn theo sát quá trình vận chuyển hàng và thông báo chính xác thời gian hàng đến kho cho khách hàng để khách hàng sắp xếp việc nhận hàng, tránh tình trạng neo xe do hàng không thể vào kho. Nhân viên giao nhận sẽ ký biên bản bàn giao để hoàn tất việc giao hàng.
Rút hàng tại kho của khách hàng xong, nhân viên giao nhận sẽ cho tài xế chở container rỗng về hạ tại bãi được quy định trên phiếu hạ rỗng, đóng phí và vệ sinh (nếu có), đóng tạm thu sửa chữa nếu phát sinh hư hỏng. Sau khi hoàn thành thủ tục đóng tiền, hạ rỗng theo quy định và rời khỏi bãi hạ rỗng, nhân viên giao nhận sẽ nhận phiếu hạ rỗng tại bãi quy định và phiếu thu cược (nếu có) và giao về công ty.
2.4.3.10: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh giao cho khách hàng và một bộ được lưu lại lại công ty. Nhân viên giao nhận cũng đồng thời làm giấy báo nợ, trong đó gồm các chi phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các khoản phí công ty đã nộp cho khách hàng, các chi phí phát sinh (nếu có),… và được cấp trên ký, đóng dấu. Nhân viên giao nhận đem toàn bộ chứng từ và giấy báo nợ quyết toán với khách hàng và báo cáo cho công ty để hoàn thành thủ tục lưu hồ sơ.
Với lô hàng bột Natri Bentonite PH 9-11 nhập khẩu từ Trung Quốc với hợp đồng số KM/DM/EXP-06-2020, nhân viên giao nhận sẽ đem chứng từ và giấy báo nợ đến trụ sở chính của Công ty TNHH Đức Minh tại KCN Khai Quang, TP Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.
Vào cuối mỗi tháng sẽ tiến hành thanh quyết toán với tài vụ về các chi phí các bên liên quan đến các lô hàng nhập trong tháng căn cứ trên hóa đơn, chứng từ thu phí.
Ngoài những chi phí hợp pháp có hóa đơn chứng từ thu, còn có những chi phí phụ, tất cả những loại phí này đều được doanh nghiệp khoán cho nhân viên giao nhận. Sau đây là điển hình những phí (VNĐ) phải bỏ ra để công ty hoàn tất được giao dịch:
Phí kẹp vào bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan: 50000 – 100000
Phí cho kiểm hóa viên: 300000/container. Nhiều container thì phí được giảm xuống, ví dụ có 10 container thì chi khoảng 1.000.000 tùy theo tính chất hàng và chất lượng container.
Phí cho đội thuế: khoảng 30000
Phí cho đối chiếu lệnh: 10000/container
Phí cho xe nâng: 1 container 40’ 40000, 1 container 20’ 20000 Phí cho hạ container: 10000/container 20’, 15000/container 40’ Tài xế cho mỗi xe nâng: 10000
Phí cho hải quan cổng: 10000/xe ra cổng
Những chi phí trên chỉ mang tính chất tương đối, tùy hải quan khu vực mà có từng loại phí, có loại không có và giá khác nhau.