2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nông sản Hồng Sơn Việt Nam có cơ cấu quản lý của một công ty TNHH thông thường, đứng đầu là Giám đốc, tiếp theo là các phòng
32
ban chính: hành chính nhân sự, kinh doanh, kế toán. Ngoài ra công ty còn có các phòng ban khác đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác như: phòng Xuất nhập khẩu, phòng Hàng và kho lưu trữ:
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nông sản Hồng Sơn Việt Nam
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự 2.1.3.2. Quy mô nhân sự
Công ty có khoảng gần 20 nhân viên năng động, nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có trình độ từ đại học trở lên, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Nhân sự của công ty đều tốt nghiệp các trường đại học danh tiếng trong nước chuyên sâu về kinh tế quốc tế và logistics như: Đại học Ngoại thương Hà Nội, Đại học Kinh tế quốc dân, Học viện Chính sách và Phát triển, Đại học Thương mại,...
Bảng 2.3. Quy mô nhân sự của Công ty giai đoạn 2018 – 2020 Các phòng thuộc Công ty Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Ban Giám đốc 3 3 3
Phòng Hành chính nhân sự 1 1 1
Phòng Kinh doanh 4 5 4
Phòng Xuất nhập khẩu 2 4 3
33
Phòng Hàng và Kho dự trữ 3 4 3
Tổng nhân sự 15 20 17
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Có thể thấy, số lượng nhân viên của Công ty tương đối ít song sự phân công công việc khá hợp lí. Năm 2019, Công ty có sự phát triển về quy mô và sản lượng hàng hóa xuất khẩu nên có sự tăng lên về nhân sự. Tuy nhiên năm 2020, vì sự ảnh hưởng rất nặng của dịch COVID -19 đến tình hình Xuất nhập khẩu của cả thế giới nói chung và của các Doanh nghiệp Xuất nhập khẩu tại Việt Nam nói riêng nên Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nông sản Hồng Sơn Việt Nam đã thực hiện cắt giảm bớt 3 nhân sự so với năm 2019.
Cán bộ nhân viên là nhân tố quan trọng quyết định thành công và sự phát triển bền vững của Công ty. Do đó, Công ty luôn quan tâm đến đời sống của người lao động, tạo việc làm ổn định và đảm bảo thu nhập cho họ. Điều này được thể hiện rõ qua số lượng nhân viên tăng đều qua mỗi năm cũng cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh ngày một phát triển và mở rộng.
Hàng năm, Công ty luôn tổ chức các khoá đào tạo ngắn hạn theo từng phòng ban: nghiệp vụ kinh doanh Xuất nhập khẩu, nghiệp vụ Kế toán, khoá học đào tạo kĩ năng mềm,… để nâng cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên.
Hệ số lương khá cao, đúng theo năng lực của nhân viên, chế độ đãi ngộ tốt, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao cho Công ty.
Ngoài ra, Công ty còn tổ chức các hoạt động tập thể, du lịch cho các nhân viên trong Công ty vào các dịp lễ, Tết nhằm gắn kết và tạo hiệu quả cao trong quá trình làm việc nhóm.
2.1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Ban Giám đốc
Tổ chức thực hiện quyết định của hội đồng thành viên hoặc của tổng công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty; trình báo cáo quyết toán hằng năm lên Hội đồng thành viên hoặc tổng công ty; tuyển dụng lao động; các quyền khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc đã kí. Hiện nay Giám đốc Bùi Xuân Trường là người chịu trách nhiệm trực tiếp tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nông sản Hồng Sơn Việt Nam.
34
Phòng Hành chính nhân sự
Nhiệm vụ của phòng quản lý nhân sự là tuyển dụng nhân sự cho công ty, nâng cao trình độ và năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên trong công ty, đảm bảo chắc chắn nguồn lực đủ điều kiện về chất lượng cho công ty vận hành. Tổ chức quản lý lao động, giải quyết khiếu nại, vướng mắc về quyền lợi của người lao động trong công ty, bảo vệ chính trị nội bộ phòng gian bảo mật. Xử lý lương và bảo hiểm cho người lao động.
Phòng Kế toán
Chức năng của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu, chi trong quá trình sản xuất kinh doanh, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động tài chính của công ty theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước, hướng dẫn của Tổng cục thuế quy định cho các doanh nghiệp; phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ và chế độ phân phối lợi nhuận của nhà nước và các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ phải trả - Lập uỷ nhiệm chi và lập phiếu thu, chi
- Lập báo cáo thu, chi tiền mặt và tiền chuyển khoản hàng ngày cho Giám đốc - Hoạch định tài chính cho Công ty và thống kê tình hình sử dụng vốn của Công ty - Lập biên bản đối chiếu công nợ phải trả cho nhà cung cấp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán theo dõi hàng tồn kho
- Phối hợp với nhân viên Kho để thống nhất về mã hàng hoá
- Thống kê quá trình xuất khẩu hàng hoá trong kho, làm phiếu xuất kho
- Phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, kết quả quá trình sản xuất kinh doanh
- Lập báo cáo tồn kho định kì vào cuối tháng để gửi cho ban Giám đốc Kế toán trưởng
- Làm báo cáo tài chính tổng quan cả Công ty định kì
- Theo dõi biểu thuế suất, đưa ra những tư vấn về mặt chính sách thuế, tài chính để hạn chế các rủi ro
35
Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý hoạt động kinh doanh bán hàng của công ty, xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, phát triển thị trường, quản lý hàng hóa tồn kho và hàng hóa xuất bán. Với người đại diện là trưởng phòng được giám đốc ủy quyền ký kết các hợp đồng, ủy thác theo phương án kinh doanh đã được giám đốc ủy quyền ký kết các hợp đồng, ủy thác theo phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt và phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về sự ủy nhiệm đó. Xử lý, giải quyết thắc mắc của khách hàng về quá trình mua, bán hàng, bàn giao sản phẩm.
Phòng Xuất nhập khẩu
Nhân viên Kinh doanh Xuất khẩu
- Tìm kiếm các nhà cung cấp, tìm ra người phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu với chi phí tốt, nguồn hàng và chất lượng hàng ổn định
- Tìm kiếm đối tác được hưởng nhiều ưu đãi thuế, ưu tiên các đối tác đã kí kết các Hiệp định thương mại với Việt Nam
- Chốt đơn hàng, kí hợp đồng để mua hàng cho Công ty
- Giám sát hợp đồng trong cả quá trình xuất khẩu cho đến khi hàng hoá về đến tay người mua.
- Kiểm tra, bàn giao lại hàng hoá cho bộ phận Kho Nhân viên Thanh toán Quốc tế
- Tiếp nhận các giấy tờ, chứng từ, hợp đồng thương mại ở bộ phận khác để nắm được các thông tin liên quan đến giao dịch tiền tệ: chuyển tiền, các phương thức chuyển tiền,…
- Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ
- Liên hệ với đối tác để hoàn thành các thủ tục liên quan
- Giải quyết các khúc mắc trong vấn đề thanh toán với đối tác và khách hàng Nhân viên chứng từ
- Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu, phương thức vận chuyển, giao nhận hàng và thanh toán
- Liên lạc, đàm phán các điều khoản của hợp đồng với đối tác - Làm thủ tục hải quan, thông quan xuất khẩu cho hàng hoá
Phòng Hàng và kho dự trữ
36
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ xuất nhập kho
- Hướng dẫn bốc xếp hàng cho nhân viên Kho, trực tiếp đếm hàng và ghi phiếu kiểm hàng, lưu thông tin vào phần mềm quản lí riêng của Công ty
- Nhận các chứng từ giao hàng, xuất hàng chuyển cho bộ phận Kế toán. Phối hợp với Kế toán đối chiếu các số liệu phát sinh hàng ngày
- Theo dõi các mặt hàng tồn kho, hàng bán chạy thông báo cho Giám đốc để có kế hoạch nhập nông sản thô hợp lí
- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hoá trong kho, phân loại hàng và sắp xếp hàng hợp lí - Đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong kho: độ ẩm, phòng cháy chữa cháy,… Nhân viên Kho
- Tiếp nhận phiếu xuất nhập kho và xử lí theo yêu cầu đơn hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chuẩn bị hàng, đóng gói đơn hàng và vận chuyển hàng đến nơi quy định - Bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn chất lượng
- Ghi chép xuất nhập kho hàng ngày để báo cáo với Kế toán và thủ Kho - Dọn dẹp Kho