Hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nông sản Hồng Sơn Việt Nam chủ yếu là hoạt động xuất khẩu trực tiếp trên cơ sở nghiên cứu thị trường của các đối tác nước ngoài, tính toán và dự phòng các chi phí để đảm bảo kinh doanh có lãi. Tại HOSONIMEX chủ yếu xuất khẩu hàng hoá thông qua đường biển, cụ thể theo sơ đồ quy trình dưới đây:
55
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ quy trình Xuất khẩu của Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nông sản Hồng Sơn Việt Nam
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu 2.3.1.1 Đàm phán và kí kết hợp đồng ngoại thương
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên…
2.3.1.2 Đặt booking và lấy container rỗng
Hiện tại HOSONIMEX thực hiện xuất khẩu theo quy trình xuất khẩu FCL hay là hàng nguyên container. Khác với việc khai thác hàng lẻ LCL, xuất khẩu hàng nguyên container, Công ty sẽ chủ động kéo container về kho hàng và đóng hàng rồi làm các thủ tục như bình thường.
Bước 1: Liên hệ với hãng tàu hay đại lý lấy booking
Bước 2: Cầm booking xuống văn phòng của hãng tàu duyệt lệnh cấp container rỗng (thường văn phòng này nằm dưới cảng) sẽ cấp seal + packing list container.
Bước 3: Cầm booking và lệnh đã duyệt xuống thương vụ cảng hay nơi cấp container đóng tiền xin lấy container rỗng về kho đóng hàng.
56
Bước 4: Sau đó cầm lệnh cấp container rỗng qua Phòng điều độ xin cấp container rỗng
Bước 5: Đưa xe đầu kéo vào lấy container và chở về kho để đóng hàng Bước 6: Đóng hàng xong và kéo ra cảng hạ container
2.3.1.3 Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất
Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ. Công ty sẽ lên kế hoạch để sản xuất, thu mua hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.
2.3.1.4 Đóng gói hàng và kí hiệu chuyên chở
• Đóng gói hàng tại kho:
Trong giai đoạn này, bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa. Nhân viên Xuất nhập khẩu của Công ty phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng (vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương). Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…).
• Đóng hàng tại cảng:
Quy trình đóng hàng tại cảng cũng khá tương tự như với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, sẽ phải thuê công nhân đóng hàng của cảng.
2.3.1.5 Làm thủ tục hải quan
Ra cửa khẩu xuất khẩu làm thủ tục hải quan, bộ hồ sơ xuất khẩu thường có: + Giấy giới thiệu công ty;
+ Phiếu tiếp nhận hồ sơ; + Bộ Tờ khai XK; + Packing list bản gốc.
Nếu biết hàng được miễn kiểm tra hàng hóa hải quan thì cho bấm seal hãng tàu luôn. Còn nếu hàng phải kiểm hóa hải quan thì nên bấm ổ khóa hoặc một cái seal khác để kéo ra cảng hạ bãi chờ kiểm hóa.
Về khai báo điện tử:
- Thiết lập dữ liệu đầy đủ vào phần mềm khai báo điện tử; - Truyền đến chi cục hải quan liên quan, chờ thông tin phản hồi.
Nếu hợp lệ: cho luôn số Tờ khai, phân luồng Tờ khai ngay, phân công người xem xét và kiểm tra bộ hồ sơ đó.
57
- Sau đó Doanh nghiệp In Tờ khai điện tử 02 bản có Mã vạch trên Tờ khai.
- Ký tên đóng dấu doanh nghiệp vào Tờ khai điện tử và các chứng từ liên quan mang đến Chi cục hải quan cần làm thủ tục XNK.
- Khi đến chi cục hải quan, trình bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan kiểm tra.
- Nếu hàng được miễn kiểm thì sẽ lấy một Tờ khai điện tử và Tờ khai chủ hàng ghi tên Tàu, số container, số seal lên Tờ khai và xuống thẳng Hải quan giám sát bãi để thanh lý, sau đó vào sổ tàu.
- Nếu hàng phải kiểm tra thì chờ cán bộ Hải quan kiểm tra hàng tra thực tế sau đó mới đánh máy vi tính kết quả kiểm tra vào phiếu ghi kết quả tờ khai điện tử, Hải quan sẽ bấm seal của hải quan, và chủ hàng sẽ bấm seal của hãng tàu cấp. Sau đó về văn phòng Hải quan ngồi đợi ghi kết quả kiểm hóa của hải quan và lấy tờ khai chủ hàng, khi lấy được TK công việc lại tiếp tục theo quy trình miễn kiểm.
Nếu không hợp lệ: phải làm lại khâu khai báo.
2.4.1.6 Hoàn tất Bộ chứng từ, làm kiểm dịch, hun trùng...
Khi đã có vận đơn, nhân viên phòng Xuất nhập khẩu sẽ gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.
Đồng thời, tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:
- Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy) - Chứng nhận xuất xứ (CO)
- Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary).
Để đảm bảo tính chính xác, nhân viên phòng Xuất nhập khẩu sẽ gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra và xác nhận.
2.3.1.7 Theo dõi đơn hàng và thanh toán
Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Trong bước này, Công ty phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp thanh toán bằng L/C thì Công ty sẽ phải nộp Bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.