Thực hiện tuyển dụng là việc nhân viên nhân sự bắt đầu quá tìm kiếm ứng viên và tiến hành sàng lọc ứng viên để lựa chọn ra ứng viên phù hợp với tiêu chí của công ty. Quá trình tìm kiếm và sàng lọc trải qua 6 bước cơ bản sau:
Thông báo tuyển dụng Thu thập và tiến hành sàng lọc hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn trực tiếp Quyết định tuyển dụng Thời gian tập sự thử việc
42
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực hiện tuyển dụng của công ty cổ phần giao nhận vận tải DH
( Nguồn: Phòng nhân sự, công ty DH ) Thông báo tuyển dụng:
Thông báo tuyển dụng là việc nhân viên nhân sự đăng bài viết lên các trang thông tin, có thể là trang web chính thức của công ty hoặc các mạng xã hội, diễn đàn, hội nhóm và các phương tiện thông tin đại chúng để các ứng viên biết và tham gia ứng tuyển. Việc thông báo này phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích nhưng những nội dụng cơ bản phải được truyền tải đến ứng viên theo cách tốt nhất.
Thông thường việc đăng thông báo tuyển dụng của công ty Cổ phần giao nhận vận tải DH thường được chia làm 2 kênh :
- Kênh thứ nhất các nhân viên nhân sự đăng tải trên website chính thức của công ty hoặc fanpage chính thức của công ty trên facebook. Ưu điểm của kênh này là có thể tiết kiệm được thời gian cho nhà tuyển dụng vì không mất quá nhiều thời gian để quảng bá hay giới thiệu về công ty mình với ứng viên.
- Kênh thứ hai, các nhân viên tuyển dụng đăng bài thông báo lên các hội nhóm tuyển dụng trên facebook hoặc các trang mạng xã hội, các diễn đàn, hội sinh viên,… kênh này sẽ tốn thời gian của nhà tuyển dụng hơn so với kênh thứ nhất vì nhà tuyển dụng phải cần thêm thời gian để giới thiệu về công ty cho các ứng viên có thêm kiến thức về công ty. Tuy nhiên trên thực tế và các báo cáo tuyển dụng của công ty, kênh thứ hai thường giúp nhân viên tuyển dụng tiếp cận được nhiều ứng viên hơn kênh thứ nhất do sự phổ biến rộng rãi của nó.
Một thông báo tuyển dụng đầy đủ phải thể hiện được những nội dung chính sau:
1. Tên công ty 2. Vị trí tuyển dụng
3. Số lượng lao động cần tuyển dụng
4. Các yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính,… 5. Mức thù lao khi làm việc tại công ty
6. Địa chỉ công ty và cách thức liên lạc để ứng tuyển.
Bên cạnh đó phải đảm bảo luôn có nhân sự trực hotline, hoặc trả lời tin nhắn của ứng viên đến page hoặc mail của công ty để giải đáp các thắc mắc liên quan đến
43
công ty và công tác tuyển dụng của công ty. Công tác này nhằm đảm bảo công ty không bị bỏ sót hồ sơ ứng viên nộp vào công ty.
Thu thập và tiến hành sàng lọc hồ sơ:
Sau khi đăng thông báo tuyển dụng, bộ phận nhân sự sẽ thống nhất chung một địa chỉ để nhận hồ sơ ứng viên và quan trọng là không được bỏ xót hồ sơ ứng viên. Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp DH xây dựng một hệ thống quản lý tất cả hồ sơ ứng viên. Khi ứng viên gửi hồ sơ đến, hệ thống sẽ tự động nhận và gửi về cho chuyên viên nhân sự.
Sau khi nhận CV ứng viên, bộ phận nhân sự tiến hoành đánh giá chấm điểm CV để lựa chọn ra các CV phù hợp để tiến hành phỏng vấn đánh giá. Các tiêu chí đánh giá CV ưược bộ phận nhân sự của công ty Cổ phần giao nhận vận tải DH xây dựng dựa theo thực tế tuyển dụng có thang điểm như sau:
Tiêu chí Điểm số
Chuyên ngành 1 điểm
Kinh nghiệm 2 điểm
Độ tuổi 1 điểm
Địa điểm 2 điểm
Mục tiêu nghề nghiệp 3 điểm
Dựa theo bảng đánh giá này, nếu hồ sơ của ứng viên đạt trên 5 điểm được chọn vào vòng phỏng vấn với nhà tuyển dụng. Các hồ sơ không đạt yêu cầu được lưu trữ lại trên hệ thống của công ty cho các vị trí phù hợp hơn sau này.
Việc sàng lọc hồ sơ ứng viên ưược thực hiện với mục đích đánh giá bước đầu khả năng gắn bó của ứng viên đối với công ty. Vì các yếu tố vị trí, kinh nghiệm, mục tiêu, nhu cầu mà một số ứng viên nộp hồ sơ nhưng không tham gia phỏng vấn hoặc phỏng vấn đỗ mới từ chối đi làm, như vậy gây mất thời gian và làng phí các chi phí của công ty. Chính vì vậy cần tập trung làm tốt ngay từ bước đầu sàng lọc hồ sơ ứng viên.
Theo báo cáo tuyển dụng nhân sự của công ty cổ phần giao nhận vận tải trong giai đoạn 2018-2020 có nhiều sự chênh lệch giữa hồ sơ ứng viên và số lượng ứng viên phỏng vấn thực tế như sau:
44
Bảng 3.1. Tổng hợp số hồ sơ nộp vào và số ứng viên phỏng vấn thực tế giai đoạn 2018- 2020
(Đơn vị: Người)
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Nộp hồ sơ Phỏng vấn thực tế Nộp hồ sơ Phỏng vấn thực tế Nộp hồ sơ Phỏng vấn thực tế Nhân viên phòng kinh doanh 30 25 40 33 48 48 Nhân viên phòng kế toán 8 2 11 9 0 0 Nhân viên phòng kỹ thuật 14 10 25 22 31 29 Nhân viên phòng nhân sự 24 11 19 14 38 37 Tổng số 74 50 95 78 117 114
(Nguồn: Phòng nhân sự, công ty DH)
Qua bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy rằng số lượng phổng vấn thực tế chênh lệch khá lớn so với số lượng hồ sơ nộp vào. Năm 2018, chỉ có 40% ứng viên đi phỏng vấn thực tế, năm 2019 con số này tăng cao hơn lên mức 88% đi phỏng vấn thực tế. Tuy nhiên năm 2020 có sự giảm nhẹ về tỷ lệ này khi số ứng viên đi phỏng vấn thực tế giảm nhẹ còn 87%. Có thể thấy được càng phát triển về sau, bộ phận nhân sự của công ty càng xây dựng được môt khung quy chuẩn đánh giá ứng viên hiệu quả hơn.
Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi đã lọc hồ sơ, nhân viên tuyển dụng tiến hành lên lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn. Bước này giúp nhân viên nhân sự xem xét, đánh giá lại thông tin của ứng viên trong hồ sơ có đúng không và đánh giá sơ bộ về thái độ của ứng viên với công việc mục đích là một bước nữa để loại bỏ những hồ sơ không phù hợp. Thông thường bước này sẽ được nhân viên nhân sự của công ty DH thực hiện qua điện thoại.
45
Các câu hỏi được sử dụng nhiều trong vòng phỏng vấn sơ bộ thường là các câu hỏi liên quan đến các chủ đề:
- Mục tiêu nghề nghiệp - Kinh nghiệm làm việc - Chuyên ngành và kỹ năng
Tuy nhiên ở còng này, nhà tuyển dụng không đánh giá quá cao nội dung các câu trả lời mà chủ yếu muốn đánh giá thái độ và sự nhiệt tình của ứng viên đối với công việc trước khi quyết định cho ứng viên vào vòng phỏng vấn trực tiếp.
Phỏng vấn trực tiếp
Các hồ sơ ứng viên đã vượt qua vòng hai vòng đánh giá sẽ được bộ phận nhân sự gửi thư mời hẹn phỏng vấn trực tiếp tại công ty. Tại buổi phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng sẽ đặt những câu hỏi nhằm khai thác năng lực, tiềm năng, kĩ năng của các ứng viên.
Bên cạnh đó ứng viên cũng có quyền đặt câu hỏi về quyền lợi của mình và có thể đàm phán về mức lương với nhà tuyển dụng ngay tại vòng phỏng vấn trực tiếp này.
Thời gian tập sự thử việc
Sau khi đã lựa chọn được những ứng viên suất sắc nhất qua các vòng lựa chọn và phỏng vấn, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc. Thông thường thời gian thử việc của công ty cổ phần giao nhận vận tải DH quy định là 30 ngày tính từ ngày đầu tiên nhận việc. Trong suốt quá trình thử việc bộ phận nhân sự kết hợp với trưởng phòng chức năng sẽ quan sát đánh giá ứng viên cả về thái độ và kỹ năng để đưa ra quyết định cuối cùng.
Các quy định đối với nhân viên thử việc: - Thời gian thử việc: 30 ngày
- Mức lương thử việc: 85% lương chính thức
- Thưởng: Được hưởng đầy đủ 100% mức thưởng theo quy định của công ty hoặc hoa hồng đối với nhân viên kinh doanh
- Đươc áp dụng thời gian làm việc và nghỉ ngơi của nhân viên chính thức. Các chỉ tiêu để đánh giá ứng viên trong quá trình thử việc được bộ phận nhân sự của công ty DH xây dựng như sau:
- Chất lượng công việc
46
- Kiến thức
- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm -Tính tự giác và sự sáng tạo trong công việc - Trách nhiệm với công việc và công ty
Quyết định tuyển dụng
Sau khi kết thúc quá trình thử việc, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra quyết định có tuyển dụng ứng viên này vào vị trí công việc của công ty hay không. Nếu phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động với ứng viên. Nếu không phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ phải có trách nhiệm giải thích với ứng viên về lý do không phù hợp và những thông tin cơ bản nhất liên quan đến ứng viên.
Sau khi đưa ra quyết định tuyển dụng, nhân sự đó phải nộp lại cho phòng nhân sự của Công ty cổ phần giao nhận vận tải DH bộ hồ sơ để phòng nhân sự hoàn thiện thủ tục cho nhân sự trở thành nhân viên chính thức của công ty. Hồ sơ được quy định là hợp lệ bao gồm các giấy tờ sau:
1. 01 bản sơ yếu lý lịch 2. 01 giấy khám sức khỏe
3. 01 bản sao công chứng giấy khai sinh 4. 01 bản sao công chứng chứng minh thư 5. 01 bản sao công chứng sổ hộ khẩu photo
6. 01 bản sao công chứng của các bằng cấp liên quan 7. 02 ảnh thẻ 3x4
2.4. Đánh giá công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty CP Giao nhận vận tải Dh