Văn bản hành chính là phương tiện chủ yếu để truyền đạt thông tin phục vụ các hoạt động quản lý của hầu hết các nhà nước từ khi có chữ viết. Các nhà nước phong kiến Việt Nam ngay từ những vương triều đầu tiên đã hình thành một hệ thống các văn bản hành chính và được quy định khá rõ về chức năng sử dụng. Trải qua các triều đại tiếp theo, hệ thống các văn bản này ngày càng được bổ sung hoàn thiện và quy định rõ ràng cụ thể hơn. Đến triều Nguyễn hệ thống các văn bản hành chính hầu như được áp dụng theo các triều đại trước như các loại chiếu, dụ, sớ, sắc, tấu, tư, trình... và có sáng tạo thêm một số loại hình văn bản mới để phù hợp với thực tiễn quản lý nhà nước dưới triều Nguyễn như phiếu nghĩ, các văn bản của công đồng… Quy định cụ thể đối với chức năng của một số loại văn bản tiêu biểu như sau:
- Chiếu 詔 : là loại văn bản hành chính dành cho nhà vua, dùng để công
bố cho thần dân biết một chủ trương, một quyết sách hoặc một mệnh lệnh thường là cho những vấn đề mang tầm quốc gia. Chiếu là loại hình văn bản được sử dụng rất sớm bắt nguồn từ Trung Quốc, có từ thời Hán. Sách Khâm định Đại
Nam hội điển sự lệ chép "Sách Văn tâm điêu long của Lưu Hiệp nói rằng: Hoàng đế trị dân, nói ra là thần thánh thâm nghiêm trong trướng gấm, mà tiếng vang ra 4 cõi thì chỉ có tờ chiếu thôi. Trước kia, đời Đường Ngu gọi là mệnh, đến đời Tam đại lại thêm cả cáo, chế nữa, đến đời 7 nước đều gọi là lệnh, đời Hán đổi lệnh thành chiếu, lệnh vua ban ra 4 thứ thì loại thứ 3 gọi là chiếu thư"34.
Trong lịch sử phong kiến Việt Nam, thể loại Chiếu văn có lẽ bắt đầu được sử dụng từ thời Lý, từ đó đến các triều đại sau có rất nhiều bản chiếu nổi tiếng như:
+ Chiếu dời đô của vua Lý Công Uẩn năm 1010 ban bố cho thần dân biết chủ trương dời Kinh đô từ Hoa Lư (Ninh Bình) ra thành Đại La (Thăng Long).
+ Chiếu cầu hiền của vua Lê Thái Tổ (1428) kêu gọi người hiền tài ra giúp nước.
+ Chiếu cầu hiền (1788), vua Quang Trung giao cho Ngô Thì Nhậm thay soạn để phủ dụ làm yên lòng các quan lại triều Lê - Trịnh và các sĩ phu Bắc Hà sau sự kiện vua Quang Trung kéo quân ra Bắc đánh quân xâm lược nhà Thanh và thể hiện tấm lòng khao khát người hiền tài của nhà vua.
+ Chiếu khuyến học (1788) của vua Quang Trung thể hiện tư tưởng khuyến khích học tập, đề cao tri thức như “xây dựng đất nước phải lấy việc học làm đầu, tìm lẽ trị bình lấy tuyển nhân tài làm gốc…”
+ Chiếu Cần vương (còn gọi là Hịch Cần vương) của vua Hàm Nghi (1885) kêu gọi nhân dân và các sĩ phu dốc sức phò vua cứu nước.
Đến triều Nguyễn, chiếu được sử dụng để ban bố cả những quyết định về việc thăng bổ, điều động, thuyên chuyển quan lại. Chiếu được sử dụng nhiều nhất ở hai triều Gia Long và Minh Mệnh35.