Sau khi vua Bảo Đại, vị vua cuối cùng của triều Nguyễn thoái vị (năm 1945), kết thúc một thế kỷ rưỡi tồn tại của vương triều phong kiến cuối cùng trong lịch sử Việt Nam, việc sản sinh ra châu bản triều Nguyễn cũng chấm dứt từ đó. Trong thực tế châu bản triều Nguyễn chính xác ban đầu gồm có bao nhiêu văn bản đến nay rất khó có thể xác định được. Tuy nhiên số lượng hiện còn đến ngày nay có thể nói chỉ là một phần rất nhỏ của toàn bộ khối tài liệu quý giá này. Theo như nhận định của nhà nghiên cứu Trần Kinh Hoà thì “châu bản có lẽ không bằng 1/5 của ngày trước”.
Châu bản ban đầu được tàng trữ ngay trong toà làm việc của Văn thư phòng, đến năm 1826 vua Minh Mệnh cho xây dựng một toà nhà gọi là Đông các ở phía sau Tả Vu làm nơi cất trữ riêng các văn thư và cắt cử các nhân viên của Văn thư phòng (sau này là Nội các) cấp cho nha bài để ra vào ứng trực quản lý. Dưới triều Nguyễn toà Đông các giữ vai trò lưu trữ các loại văn thư như: các bản ước của triều Nguyễn ký với ngoại quốc, các văn thư ngoại giao với ngoại quốc, các ngự chế thi văn, các bản địa đồ và tài liệu châu bản. Như vậy các văn thư tài liệu lưu trữ trong toà Đông các đều là những thứ đặc biệt quý giá, đòi hỏi một chế độ bảo quản cẩn mật. Tuy nhiên đến cuối triều Nguyễn do có nhiều biến động về chính trị, các tài liệu lưu trữ trong toà Đông các do không được trông nom chu đáo đã bị hư hỏng mất mát khá nhiều.
Việc kiểm kê các văn thư tài liệu và tu sửa tòa Đông các đã từng được thực hiện nhiều lần dưới triều Nguyễn. Tài liệu Châu bản cũng có ghi chép lại một số lần tiêu biểu như sau:
- Năm Đồng Khánh 1 (1886) nhân một lần kiểm kê tài sản đã cho kiểm kê lại toàn bộ châu bản và các văn thư24.
- Năm Thành Thái 18 (1906) giao cho Bộ Hộ kiểm kê sắp xếp lại toàn bộ khối Địa bạ và Châu bản, sau đó làm thủ sách25.
- Ngày 18 tháng 8 năm Thành Thái 18 (1906), trong một bản phúc trình của Quốc sử quán gửi cho Nội các về việc Hoàng thượng muốn xem các tập Châu bản từ triều Gia Long trở về sau, Nội các yêu cầu Sử quán đem số châu bản đang dùng viết sách Thực lục bàn giao lại để kiểm kê tiến trình. Trong lần kiểm kê đó, Sử quán cho biết các tập châu bản các triều Thiệu Trị, Tự Đức do năm Hàm Nghi có biến nên đã thất lạc ít nhiều, đến tháng 8 năm Thành Thái 16 lại bị gió lốc làm ướt nên số còn lại hơi bị mục rách, soạn lại chỉ còn 100 tập có châu phê đem trình cho Nội các tiến lãm26.
- Lại ngày 16 tháng 10 năm Thành Thái 18 Nội các phụng được Châu phê về việc tập hợp châu bản của các bộ nha từ năm Thành Thái 1 đến năm Thành Thái 17 và kiểm kê tiến trình. Lần đó kiểm kê số lượng tổng cộng được 256 tập27.
- Năm Duy Tân 4 (1910) Bộ Công làm bản tấu về việc nhận được tờ trình của Nội các rằng toà Đông các là nơi long trọng cất giữa các thư tịch, thực lục,
24
[23, tờ 101]
25
châu bản nhưng bị dột nát nhiều chỗ, các bậc thềm chạm rồng bị gãy vỡ, xin xem xét để tu sửa28.
Năm Bảo Đại 17 (1942) ông Trần Văn Lý, Tổng lý Ngự tiền Văn phòng lúc đó nhận thấy toà Đông các bỏ hoang, không có người chăm sóc, chung quanh không có cửa lại bị mưa dột, châu bản tàng trữ trong đó bị hư hỏng nhiều đã làm phiếu tâu lên vua Bảo Đại xin chuyển toàn bộ thư tịch trong Nội các sang Viện Văn hóa và thành lập 1 hội đồng để chỉnh đốn, sắp xếp, phân mục. Trải qua thời gian gần 2 năm, toàn bộ thư tịch đã được phân mục xong và làm thủ sách bằng chữ Hán và chữ Việt gồm 3 bản: 1 bản dâng vua ngự lãm, 1 bản lưu hồ sơ, 1 bản gửi cho Viện Văn hoá. Trong lần kiểm kê đó toàn bộ thư tịch ở Nội các đã được chỉnh lý, sắp xếp, phân mục gồm các loại sau29:
+ Châu bản + Hoà ước + Quốc thư + Các loại sách + Các quyển điện thí + Linh tinh.
Năm 1959, theo chỉ thị của Tổng thống Việt Nam Cộng hòa châu bản và các văn kiện triều Nguyễn được chuyển từ Viện Văn hóa Huế sang Viện Đại học Huế. Ở đây châu bản một lần nữa lại được kiểm kê sắp xếp, lần này thêm việc
28
[27, tờ 65]
29
biên dịch nội dung để xuất bản. Số liệu về châu bản thống kê được ở thời điểm này như sau30:
1. Triều Gia Long (1802 - 1919) : 5 tập.
2. Triều Minh Mệnh (1820 - 1840) : 83 tập. 3. Triều Thiệu Trị (1841 - 1847) : 51 tập. 4. Triều Tự Đức (1848 - 1883) : 352 tập. 5. Triều Kiến Phúc (1884) : 1 tập 6. Triều Đồng Khánh (1886 - 1888) : 4 tập. 7. Triều Thành Thái (1889 - 1907) : 74 tập.
8. Triều Duy Tân (1907 - 1916) : 35 tập.
9. Triều Khải Định (1916 - 1925) : 4 tập.
10. Triều Bảo Đại (1926 - 1945) : 2 tập.
Như vậy tổng số châu bản thống kê được năm 1959 là 611 tập thuộc 10 triều vua. Sau đó năm 1960 Mục lục Châu bản triều Nguyễn tập I ra đời là tập hợp các bản dịch trích yếu nội dung của 4 tập Châu bản triều Gia Long (từ tập 1 đến tập 4) do Ủy ban Phiên dịch sử liệu Việt Nam và Viện Đại học Huế thực hiện. Tiếp theo năm 1962 Mục lục Châu bản triều Nguyễn tập II gồm 10 tập châu bản triều Minh Mệnh (từ tập 1 đến tập 10) được xuất bản. Có lẽ kế hoạch của nhóm biên tập là sẽ công bố dần các tập châu bản triều Nguyễn, tuy nhiên sau đó vì nhiều lý do, ý định tốt đẹp đó đã không thể tiếp tục được thực hiện. Châu bản được lưu trữ tại Viện Đại học Huế cho đến trước 1975. Khi cục diện
chính trị ở miền nam Việt Nam có chiều hướng thay đổi, ý thức được giá trị của khối châu bản triều Nguyễn, chính quyền Sài Gòn đã chuyển toàn bộ khối tài liệu này lên Đà Lạt để chuẩn bị mang theo khi rút chạy, nhưng kế hoạch này đã không thành hiện thực.
Năm 1975 châu bản đã được chuyển từ Đà Lạt về cất trữ tại Nha Văn khố Sài Gòn. Sau khi giải phóng miền Nam, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được giao trách nhiệm tiếp quản Nha Văn khố Sài Gòn trong đó có khối tài liệu châu bản và giao cho Kho Lưu trữ trung ương II31
thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng tại thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp quản lý. Theo kết quả kiểm kê của Kho Lưu trữ trung ương II năm 1975, toàn bộ khối châu bản lúc đó gồm 611 quyển. Ngoài ra còn một số mới được đóng quyển và một số tài liệu rời lẻ đang ở dạng bó gói chưa được phân loại.
Năm 1991 theo quyết định của Hội đồng Bộ trưởng, toàn bộ khối châu bản triều Nguyễn được chuyển giao từ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh cho Trung tâm lưu trữ quốc gia I tại Hà Nội32. Theo Biên bản bàn giao tài liệu ngày 12 tháng 11 năm 1991, châu bản triều Nguyễn ngoài 611 tập như đã thống kê năm 1975 còn có 128 tập châu bản rời mới đóng, 15 tập bết dính và 4 bó tài liệu rời.
Sau khi tiếp nhận số châu bản chuyển từ miền Nam ra, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã tiến hành kiểm kê, sắp xếp, đánh giá thực trạng tài liệu. Trải qua thời gian, chiến tranh, môi trường, khí hậu, lại không có điều kiện bảo quản tốt,
31
Từ năm 1988 đổi tên là Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, địa điểm tại số 2 Ter đường Lê Duẩn - quận I - thành phố Hồ Chí Minh.
32
Địa điểm cũ tại số 31B phố Tràng Thi - quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Từ cuối năm 2009 chuyển về số 18 đường Trung Yên I - phường Yên Hoà - quận Cầu Giấy. Một trong những chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là quản lý các tài liệu, tư liệu lưu trữ của các thời kỳ phong kiến Việt Nam từ 1945 trở về trước.
tài liệu bị di chuyển nhiều lần qua nhiều nơi dẫn đến tình trạng vật lý của phần lớn khối châu bản bị hư hỏng ở những mức độ khác nhau. Phần lớn tài liệu bị mốc, ố vàng, một số bị bết dính thành cục, thậm chí mục mủn. Theo báo cáo năm 1993 của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thì tình trạng châu bản như sau:
- Châu bản bị bết dính nặng, đóng thành cục: ≈ 4% - Châu bản bị bết dính nhẹ, mốc ố, mục rách: ≈ 9% - Châu bản bị mốc nhẹ, ố vàng, rách mép: ≈ 75% - Châu bản ở tình trạng tốt: ≈ 12%
Như vậy tài liệu ở tình trạng tốt chỉ chiếm một phần nhỏ, còn lại hầu hết đều hư hỏng ở những mức độ nặng nhẹ khác nhau, trong đó có 27 tập bị hư hỏng rất nặng, bết dính thành cục đến nay vẫn chưa thể xử lý được. Trong số 27 tập hỏng nặng đó có 6 tập là châu bản triều Minh Mệnh, 6 tập châu bản triều Thiệu Trị, 14 tập châu bản triều Tự Đức và 1 tập châu bản triều Thành Thái.
Nhận thấy sự cấp thiết phải có những biện pháp kịp thời nhằm cứu nguy khối tài liệu quý giá đang bị xuống cấp này, năm 1993 Cục Lưu trữ nhà nước đã xây dựng đề án trình xin nhà nước cấp kinh phí để giải quyết tình trạng châu bản xuống cấp đó. Mục tiêu của đề án này là tu bổ ngay các châu bản bị hư hỏng (trừ số bị bết dính nặng tạm thời phải giữ nguyên vì nếu đụng đến sẽ nát vụn thành bột); số hoá tài liệu gốc; biên dịch các thông tin tài liệu để xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu; nghiên cứu, sắp xếp, đóng thành tập các châu bản rời lẻ và bổ sung vào số tập gốc; hệ thống hoá lại toàn bộ phông tài liệu. Kết quả sau 10 năm, đến năm 2003 toàn bộ khối châu bản triều Nguyễn đã được xử lý cả về nội dung và tình trạng vật lý. Số lượng châu bản được thống kê tại thời điểm này như sau:
STT Triều đại Số tập gốc Số tập mới bổ sung Số tập hỏng nặng chưa thể xử lý Số tập đã biên mục Tổng số văn bản 1. Gia Long 5 2 0 7 878 2. Minh Mệnh 83 5 6 82 11.825 3. Thiệu Trị 51 2 6 47 7.375 4. Tự Đức 352 35 14 373 41.460 5. Kiến Phúc 1 0 0 1 92 6. Hàm Nghi 0 2 0 2 157 7. Đồng Khánh 4 22 0 26 3.189 8. Thành Thái 74 24 1 97 10.398 9. Duy Tân 35 16 0 51 4.939 10. Khải Định 4 6 0 10 834 11. Bảo Đại 2 18 0 20 1.364 Tổng cộng: 611 132 27 716 82.511
Như vậy theo số liệu thống kê năm 2003, tổng số châu bản là 743 tập của 11 triều vua (bổ sung thêm châu bản triều Hàm Nghi so với các thống kê trước đó). Trong đó có 27 tập hỏng nặng chưa xử lý được, còn lại 716 tập châu bản đều đã được biên dịch trích yếu nội dung song song cả chữ Hán và tiếng Việt được tổng cộng 82.511 văn bản. Số này đã được biên tập sắp xếp thành các tập Mục lục châu bản triều Nguyễn để phục vụ độc giả tra cứu.
Song song với bộ châu bản gốc hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, tại đây còn có một bộ đĩa CD ROM là bản sao từ các tập châu bản. Số này được thực hiện từ năm 1995 đến năm 2000 gồm 716 đĩa CD
ROM tương đương với 716 tập châu bản gốc (trừ các tập hỏng nặng chưa thể xử lý được). Hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang triển khai thực hiện đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ, trong kế hoạch sẽ chụp microfilm toàn bộ khối châu bản triều Nguyễn ở đây để làm bản sao bảo hiểm.
Ngoài các châu bản gốc và bộ bản sao châu bản hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, còn có một số bộ bản sao châu bản nhưng không được đầy đủ hiện đang được bảo tại một số cơ quan đơn vị khác như:
- Bộ microfilm châu bản triều Nguyễn hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (thành phố Hồ Chí Minh): gồm có 64 cuộn film âm bản loại 35 mm tương đương với 64 tập châu bản, trong đó có 5 tập châu bản triều Gia Long (từ tập 1 đến tập 5) với 700 trang ảnh tài liệu và 59 tập châu bản triều Minh Mệnh (từ tập 1 đến tập 59) với 13.260 trang ảnh. Nguồn gốc bộ microfilm này được thực hiện năm 1964 tại Huế với sự phối hợp giữa các chuyên gia Mỹ và Việt Nam. Mục đích của việc chụp microfilm lúc đó là để bảo hiểm các tài liệu quý và nhân bản phục vụ các mục đích khai thác sử dụng rộng rãi châu bản. Tuy nhiên thời điểm đó do vấn đề kinh phí nên mới chỉ thực hiện được một số tập châu bản triều Gia Long và triều Minh Mệnh. Bộ microfilm này đã được làm thành 2 bản, 1 bản lưu trữ tại Nha Văn khố và Thư viện quốc gia giáo dục tại Việt Nam, 1 bản mang sang Mỹ sau đó được nhân bản và lưu trữ tại một số thư viện tại Mỹ như Thư viện Đại học Tổng hợp Kenedy, Thư viện Đại học Tổng hợp Michigan, Thư viện Đại học Tổng hợp Hawaii... Bản lưu trữ tại Việt Nam, sau năm 1975 được chuyển giao cho Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh quản lý. Theo khảo sát hiện tại 64 cuộn film vẫn trong tình trạng
chuyên dụng, đã có mục lục thống kê theo số quyển nhưng chưa biên mục nội dung. Tuy nhiên qua đối chiếu nhận thấy số ảnh trong các cuộn microfilm không hoàn toàn trùng khớp với các trang tài liệu gốc. Ngoài ra tại đây còn có hơn 3000 bản film chụp và ảnh tài liệu châu bản triều Thiệu Trị. Số này chưa rõ nguồn gốc và thời gian thực hiện nhưng chất lượng film và ảnh đã khá cũ đều hư hỏng ở nhiều mức độ. Toàn bộ số film và ảnh này hiện chưa thể thống kê đối chiếu được với các tập châu bản gốc.
- Bộ microfilm châu bản triều Nguyễn của Viện Nghiên cứu Hán Nôm: cũng gồm 64 cuộn film (5 tập châu bản triều Gia Long và 59 tập châu bản triều Minh Mệnh) giống như bộ microfilm của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. 64 cuộn này là bản sao từ bộ microfilm châu bản được mang sang Mỹ trước đây. Năm 2006 trong một dịp công tác tại Hoa Kỳ, lãnh đạo Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã được Viện Harvard Yenching (Mỹ) giúp đỡ sao tặng cho bộ microfilm này. 64 cuộn film đều ở dạng film dương bản hiện đang được bảo quản tại Viện Nghiên cứu Hán Nôm và mới có thống kê sơ bộ.
Năm 1959, Uỷ ban Phiên dịch sử liệu Việt Nam và Viện Đại học Huế với sự tài trợ của tổ chức giao lưu văn hoá châu Á (Asia Foundation) đã phối hợp thực hiện biên dịch trích yếu nội dung của châu bản. Dự định của Ban biên dịch là sẽ làm Mục lục Châu bản triều Nguyễn lần lượt từ triều Gia Long đến hết triều Bảo Đại, nhưng mới làm dở dang được các triều Gia Long, Minh Mệnh, Thiệu Trị và Tự Đức thì bị dừng lại. Số đã thực hiện, Ban biên dịch đã biên tập và xuất bản được 2 tập Mục lục Châu bản triều Nguyễn năm 1960 và năm 1962, trong đó tập I gồm 4 tập triều Gia Long (từ tập 1 đến tập 4), tập II gồm 10 tập triều Minh Mệnh (từ tập 1 đến tập 10). Số còn lại đã được biên dịch trích yếu nội dung
nhưng chưa kịp biên tập in thành sách hiện đang được bảo quản tại Thư viện ĐHKH Huế dưới dạng các phiếu biên mục. Toàn bộ số phiếu này đều là bản viết tay dịch tóm tắt nội dung châu bản gồm 18.191 phiếu tương đương với 18.191 văn bản của 121 tập châu bản33