phòng của Hữu Thị lang bộ Binh);
- 統 督 剿 捕 軍 務 關 房 Thống đốc Tiễu bổ quân vụ quan phòng (dấu
quan phòng của Thống đốc tiễu bổ quân vụ)...
d, Đồ ký 圖 記 : là loại con dấu gần giống với quan phòng nhưng dùng cho các quan nhỏ dưới hàng chính ngạch, như người đứng đầu các Ty, Sở, Vệ, Cơ...
e, Kiềm ký 鈐記 : là con dấu dùng cho các chức quan ở các đồn, trạm... Ví dụ: - 沱 曩 海 口 守 禦 鈐 記 Đà Nẵng hải khẩu thủ ngự kiềm ký (dấu kiềm ký của Thủ ngự cửa biển Đà Nẵng).
g, Triện 篆 : là loại dấu nhỏ dùng cho quan lại cấp địa phương từ Cai tổng trở xuống hoặc các chức dịch ở địa phương.
3.5.3. Cách sử dụng các loại con dấu trên văn bản:
Các kim ngọc bảo tỷ của triều Nguyễn ban đầu được cất giữ tại điện Cần Chính, từ năm Minh Mệnh 3 (1822) nhà vua quy định: các ấn ngự bảo để ở điện Trung Hoà nơi chính giữa điện. Khi nào cần đóng ấn thì Đại học sĩ hiệp cùng Thượng bảo và Văn thư phòng tâu rõ. Sau khi được chỉ, thì do Nội giám mang ấn đến điện Cần Chính, đóng xong lập tức khoá lại rồi lại để ở chỗ cũ, chìa khoá giao cho Tào Thượng bảo giữ, ghi làm lệnh mãi mãi42
.
Việc sử dụng bảo tỷ (hầu bảo) cũng có quy định khá chặt chẽ. Các dụ chỉ sau khi đã giao cho các quan chuyên trách soạn thảo và vua đã xem duyệt đều được chép lại sạch sẽ và đề rõ niên hiệu, sau đó đóng dấu “Ngự tiền chi bảo”
(御 前 之 寶) lên chỗ ghi niên hiệu và dưới chỗ ghi hai chữ “khâm thử” (欽 此 )
ở cuối cùng của văn bản. Đối với các tập tấu có ngự bút châu phê cũng đóng dấu
“Ngự tiền chi bảo” (御 前 之 寶 ) ở chỗ cuối lời châu phê, đồng thời đóng dấu
“Văn lý mật sát” (文 理 密 察 ) tại nơi giáp lai của văn bản. Mỗi khi dùng đến
chính giữa Tả vu của điện Cần Chính để đóng bảo tỷ. Đối với các công văn có tính chất quốc gia quan trọng, Nội các và các bộ nha liên quan phải làm phiến tấu xin nhà vua cho phép định ngày “hầu bảo”. Hôm đó các quan viên Nội các, Thị vệ, Khoa đạo và các viên đương trực đều mặc triều phục nghiêm trang lĩnh hòm chìa khoá, mở kim quỹ, bưng bảo tỷ ra đóng lên văn bản. Việc xong đem cất trở lại, niêm phong bằng giấy vàng (hoàng niêm), hội đồng phải lập biên bản đóng ấn về việc gì, các quan quan viên ứng trực đều phải ký tên vào sổ và lưu ở Nội các.
Triều Nguyễn cũng quy định về lệ “phong ấn” 封 印 (còn gọi là lễ “phất thức” 拂 拭 ) và “khai ấn” 開 印 rất trọng thể. Hàng năm vào hạ tuần tháng Chạp âm lịch (thông thường là ngày 22 tháng Chạp), các ấn bảo tỷ đều được kính cẩn niêm phong, sau ngày đó Nội các, Lục Bộ và các nha có gặp chỉ dụ, chương sớ hoặc những việc cần giải quyết ngay thì cứ theo lệ tâu lên nhưng phải đợi đến ngày khai ấn mới truy dùng và ghi rõ ngày tháng năm để làm bằng chiếu. Nghi lễ phất thức cũng được tổ chức rất trang nghiêm, trước đó Nội các phải trình lên bản danh sách các Hoàng tử và văn võ đại thần phẩm trật nhất phẩm cùng các trưởng quan của các Viện, Nha để Hoàng thượng chọn người dự lễ. Ngày hành lễ, nội thần thiết án giữa điện Cần Chính bưng ra các bảo tỷ đưa lên án. Các Hoàng tử và các quan mặc lễ phục kính cẩn niêm phong hòm ấn, đến đầu tháng Giêng năm sau mới làm lễ khai ấn và dùng ấn trở lại.
Ngoài các văn bản mang tính quốc gia đại sự được đóng ấn bảo tỷ, số còn lại là các văn bản hành chính thông thường do các cơ quan trong chính quyền triều Nguyễn soạn thảo ban hành để trao đổi giải quyết các công việc sự vụ hàng ngày. Số này chiếm một phần lớn trong khối châu bản triều Nguyễn. Các loại
văn bản này, thông thường có từ 1 đến 4 loại dấu đóng trên văn bản, tuỳ thuộc vào từng nội dung và cấp thẩm quyền của văn bản.
- Dấu của cơ quan trình văn bản43: đây là loại dấu rất quan trọng thể hiện thẩm quyền hợp pháp của cơ quan trình văn bản và xác nhận sự chân tín của văn bản. Dấu thường được đóng lên trên dòng niên đại ở cuối văn bản, dấu hình vuông to, có viền khoảng 1cm, không có hoa văn, kích cỡ trung bình khoảng 14 x 14 cm, được đóng cân đối đè lên ngày tháng của văn bản (có một số ít được đóng bên dưới dòng niên đại nhưng không được đóng dấu đè lên niên đại triều vua). Đối với văn bản của cá nhân đệ trình hoặc của các quan nhưng trình với tư cách cá nhân có thể đóng dấu kiềm ấn hoặc quan phòng thể hiện chức danh của viên đó hoặc dấu cá nhân tuỳ theo cấp độ và việc cần trình.
- Dấu “Ngự tiền chi bảo” 44
(御 前 之 寶 ) thường được đóng bên dưới chữ cuối cùng của dòng châu phê hoặc dưới chữ cuối cùng của phần nội dung văn bản. Dấu hình bầu dục có viền hoa văn, kích cỡ trung bình 3 x 2,5 cm.
- Dấu “Văn lý mật sát” 45
(文 理 密 察 ) thường được đóng lên các chỗ sửa chữa, thêm bớt, ghi số liệu, chỗ giáp lai hoặc các phần phụ lục kèm theo phía sau văn bản. Dấu hình vuông, kích cỡ 3 x 3 cm được đóng cân đối lên chính giữa của dòng chữ. Có thể đóng nhiều dấu trên một văn bản.
- Các loại ấn kiềm, kiềm ký, quan phòng46 thông thường hình chữ nhật, được đóng lên phần phụ lục kèm theo của văn bản hoặc bên dưới tên những người soạn thảo, kiểm duyệt văn bản. Dấu kiềm ký có kích cỡ 5 x 2 cm; dấu
43
Xem Phụ lục số 3 (tờ số 2), Phụ lục số 5 (tờ số 2).
44
quan phòng có 2 loại, loại khắc 3 dòng chữ thường có kích cỡ 5 x 3 cm, loại khắc 2 dòng chữ thường có kích cỡ 3 x 2 cm.
3.6. Các dạng ngự phê trong châu bản:
Châu bản thông thường là loại văn bản đã được châu bút của nhà vua ngự phê. Tuy nhiên tuỳ theo từng trường hợp việc ngự phê có thể khác nhau như:
châu điểm, châu phê, châu khuyên, châu mạt, châu sổ, châu cải. Trong đó:
- Châu điểm 47( 硃 點 ) là thể hiện việc vua hoàn toàn chuẩn y với nội dung trình trong văn bản. Khi duyệt một bản tấu trình nếu không có điều gì quan trọng đặc biệt, vua thấy không cần cho ý kiến thì chấm một nét son lên chữ “tấu” ở đầu văn bản, biểu thị đã ngự lãm xong và chấp thuận. Tuy nhiên có một số văn bản vua chuẩn y hầu hết các nội dung nhưng vẫn có thể phê hoặc sửa chữa một vài chi tiết nhỏ trong đó. Vì vậy có một số văn bản có cả châu phê và châu điểm.
- Châu phê 48 ( 硃 批 ) là thể hiện ý kiến của nhà vua về các vấn đề trình trong văn bản. Vua có thể viết một đoạn dài hoặc một vài từ vắn tắt như : “y tấu”
依 奏 ; “y nghị” 依 議 ; “tri đạo liễu” (đã biết) 知 道 了... Châu phê thông thường được viết ở cuối văn bản nhưng cũng có khi vua phê xen vào giữa các dòng văn bản chỗ thấy cần cho ý kiến.
Ví dụ: - Một đoạn châu phê trong văn bản số 73, tờ số 153-154, tập 5 (Châu bản triều Gia Long).
(硃 批 ): 小 寒已過漸及 溫燠正 望康健 47 Xem Phụ lục số 6 (tờ số 1-2). 48 Xem Phụ lục số 3 (tờ số 2), Phụ lục số 4 (tờ số 2).
Phiên âm: Tiểu hàn dĩ quá tiệm cập ôn úc chính vọng khang kiện.
Dịch nghĩa: Tiết tiểu hàn đã qua đang dần đến ấm áp, chính là lúc mong khoẻ mạnh.