Châu bản là các văn bản hành chính của triều Nguyễn, vì vậy việc luân chuyển giải quyết văn bản được diễn ra hàng ngày giữa các bộ, nha, các cơ quan trong bộ máy chính quyền. Về cách thức truyền đạt và tàng trữ văn bản tuỳ theo từng giai đoạn có những thay đổi, nhưng hầu hết đều dựa trên những nguyên tắc chung thống nhất. Nhà Nguyễn quy định quá trình chuyển đạt giải quyết văn bản được diễn ra như sau:
- Đối với văn bản cấp trung ương (các bộ, nha, các cơ quan chuyên môn ở Kinh đô) sau khi giao cho Lang trung hoặc Viên ngoại lang ở bộ, nha soạn thảo sẽ do Đường quan (Thượng thư hoặc Tham tri, Thị lang) phụng duyệt, sau đó chuyển trình đến Nội các.
- Đối với văn bản cấp địa phương (các trấn, đạo, tỉnh…) phải qua Thông chính ty chuyển đến các bộ nha liên quan xem xét, giải quyết sau đó biên trình ý kiến và chuyển tới Nội các.
Văn bản được chuyển tới Nội các đều phải gồm 3 bản, 1 bản chính và 2 bản phó. Trên văn bản phải ghi rõ tên người phụng thảo, phụng khảo và đóng dấu của cơ quan trình văn bản. Nội các sau khi tiếp nhận văn bản có trách nhiệm duyệt qua và biên ý kiến vào tờ phiếu nghĩ. Nếu thấy văn bản nào không hợp lệ, Nội các có quyền yêu cầu cơ quan đệ trình xem xét làm lại văn bản. Sau khi Nội
các sơ duyệt xong, sắp xếp các văn bản và đặt vào tráp tấu tiến trình. Hoàng thượng căn cứ vào ý kiến của Nội các và các bộ nha biên trong phiếu nghĩ để phê duyệt. Văn bản sau đó được chuyển trở lại Nội các giao cho Thượng bảo tào đóng dấu và chuyển giao bản phó cho các bộ nha liên quan, còn bản chính giao lại cho Biểu bạ tào để tàng trữ.
Đối với các văn bản quan trọng, đặc biệt là các văn thư ngoại giao, triều Nguyễn quy định Hàn lâm viện hoặc Bộ Lễ soạn thảo nhưng vẫn phải trình qua Nội các xem duyệt trước khi trình lên nhà vua.
Đối với các văn bản do nhà vua ban hành như chiếu, dụ, chỉ, sắc đều uỷ cho Hàn lâm viện hoặc Nội các khởi thảo, sau đó giao cho đường quan trực ban của Nội các hoặc Lục Bộ có nhiệm vụ xem xét lại và trình lên Hoàng thượng phê duyệt.
Qua đó nhận thấy tất cả các công văn giấy tờ trước khi muốn trình lên Hoàng thượng duyệt lãm đều phải thông qua Nội các là văn phòng giúp việc của nhà vua. Sau khi các văn bản được phê duyệt hầu hết đều lưu lại Nội các 1 bản và phần lớn là bản chính. Vì vậy vai trò của Nội các không chỉ đặc biệt quan trọng trong hệ thống hành chính nhà Nguyễn mà còn là nơi lưu truyền, tàng trữ các văn thư quan trọng nhất của triều đình trong đó có châu bản.
Khởi đầu của Nội các dưới thời vua Gia Long là Thị thư viện, Thị hàn viện, Nội hàn viện và Thượng bảo ty. Đây là 4 văn phòng giúp việc trực tiếp cho nhà vua. Sử sách không thấy có ghi chép về chức trách của 4 cơ quan này nhưng qua tên gọi và cơ cấu làm việc có thể phân định như sau:
- Thị thư viện 侍 書 院 chuyên trách việc lưu giữ, quản lý các loại văn thư giấy tờ của triều đình cùng các chiếu, dụ.
- Nội hàn viện 內 翰 院 chuyên trách việc quản lý các ngự chế và thư từ riêng của nhà vua.
- Thượng bảo ty 尚寶司 chuyên trách việc quản lý ấn tín.
Các thuộc viên làm việc ở 4 văn phòng này gồm có Thị thư viện thừa chỉ, Thị chiếu viện thừa chỉ, Thượng bảo khanh… thường do các viên Hàn lâm viện thừa chỉ kiêm nhiệm.
Đến đời vua Minh Mệnh, ngay năm Minh Mệnh thứ nhất (1820) đã cho gộp 4 viện này thành một cơ quan gọi tên là Văn thư phòng 文 書 房 để chuyên
trách việc quản lý chuyển phát các văn thư giấy tờ; các bản chiếu, dụ, các bài ngự chế cùng ấn tín bảo tỷ… Năm sau lại đặt các chức Thượng bảo khanh và Thượng bảo thiếu khanh để quản lý những sự vụ tại Văn thư phòng.
Năm Minh Mệnh 10 (1829) vua áp dụng chế độ đời Minh - Thanh đổi Văn thư phòng làm Nội các để chuyên trách kiểm soát việc chương sớ tấu trình. Dụ ngày 13 tháng giêng năm Minh Mệnh 11 (1830) viết: “Nay đã cải định Văn thư phòng làm Nội các để cố vấn. Truyền từ nay về sau nếu gặp Nội các nghĩ chỉ có chỗ không hợp thì chuẩn cho đường quan Lục Bộ trích ra tham tấu. Việc nghĩ chỉ, nghị tấu của Lục Bộ có chỗ nào không hợp cũng chuẩn cho Nội các trích ra tham tấu. Nếu việc đã thỏa hợp mà Lục Bộ hoặc Nội các vẫn khăng khăng có ý kiến khác thì cứ mạnh dạn chỉ ra chỗ không hợp của nha môn nào chuẩn theo thực mà phúc tấu đợi Trẫm định đoạt. Còn như Lục Bộ nghĩ chỉ, nghị tấu có chỗ không
hợp mà Nội các không thể hạch ra hoặc Nội các nghĩ chỉ có chỗ không hợp mà Lục Bộ không thể hạch ra, đến khi bị phát giác hoặc Trẫm trích ra được thì ngoài việc xét chỗ không hợp theo nặng nhẹ mà trị tội ra viên nào để sơ suất việc ấy tất theo luật gia thêm bậc mà trừng trị”23. Cũng năm đó đặt 4 Tào lệ thuộc vào Nội các là Thượng bảo tào, Ký chú tào, Đồ thư tào, Biểu bạ tào. Triều Nguyễn quy định chức trách của các Tào như sau:
- Thượng bảo tào 尚 寶 曹 : chuyên trách coi giữ các loại ấn tín, bảo tỷ, các loại quan phòng, đồ ký, bài ngà của các nha môn, bản phó dụ chỉ, bản thảo chiếu biểu và châu bản. Ngoài ra các bản chiếu, chỉ dụ đã được khâm định và các loại chương sớ đã được nhà vua xem duyệt đều giao cho tào đóng dấu bảo, sau đó giao bản phó cho cơ quan đương sự giải quyết, bản chính giao cho Biểu bạ tào tàng trữ.
- Ký chú tào 記 注 曹 : chuyên trách ghi chép các sinh hoạt, ngôn luận của nhà vua cùng các tấu nghị, chương sớ do bách quan tâu trình và nhật ký học tập của các hoàng tử. Ngoài ra còn có chức trách coi giữ các đồ ngự dụng, sách vở bút nghiên dùng cho Hoàng thượng.
- Đồ thư tào 圖 書 曹 : chuyên trách ghi chép các các bài ngự chế, thi văn, coi giữ các loại sách của triều đình và các công văn giao thiệp trong nước và nước ngoài.
- Biểu bạ tào 表 簿 曹 : chuyên coi giữ các bản tấu sớ đã được ngự phê (châu bản) và bản phó các biểu chương trong và ngoài nước.
Năm Minh Mệnh 17 (1836) đổi tên Đồ thư tào thành Bí thư tào, Ký chú tào thành Thừa vụ tào nhưng chức trách không thay đổi.
Năm 1844 vua Thiệu Trị đã cho cải tổ lại Nội các bằng việc đổi các Tào thành các Sở gồm Thượng bảo sở, Đồ thư sở, Ty luân sở, Bản chương sở. Trong đó Bản chương sở lại chia thành 3 chương để tiện phụ trách công việc là Lại Hộ chương, Lễ Binh chương, Hình Công chương. Các sở cũng được sắp đặt lại cơ cấu tổ chức và phân chia công việc khoa học hợp lý hơn. Trong đó chức trách các sở được phân công như sau:
- Thượng bảo sở 尚 寶 所 : chuyên trách soạn thảo các chiếu, dụ; sao lục, chuyển phát các bản phó châu bản; coi giữ các chiếu, chỉ, châu thư, quan phòng, ấn triện, kiềm ký, kim bài, ngà bài…
- Ty luân sở 絲 綸 所 : về chức trách cũng giống như Ký chú tào thời Minh Mệnh, ngoài ra kiêm thêm việc chuyển phát các bài bội, khởi thảo các chỉ dụ, phiếu nghĩ, coi giữ tất cả các phiếu thảo của Lục Bộ và Nội các.
- Bí thư sở 祕 書 所 : chuyên trách coi giữ, quản lý các văn thư tàng trữ tại Nội các, các công văn thư từ giao thiệp với ngoại quốc; sao chép, khắc bản, trang định các ngự chế thi văn.
- Bản chương sở 本 章 所 : chuyên trách thu thập, coi giữ những văn thư do 2 sở Thượng bảo và Ty luân bàn giao đóng thành tập và biên thêm trích yếu để làm đăng án. Trong đó:
+ Lại Hộ chương吏 戶 章 chuyên giữ các sớ sách (gồm cả bản chính, bản phó, phiên bản) của Bộ Hộ, Bộ Lại, Cơ mật viện, Thị vệ xứ, Đô sát viện, Thông chính ty…
+ Lễ Binh chương 禮 兵 章 chuyên giữ các sớ sách của Bộ Lễ, Bộ Binh, Tôn nhân phủ, Nội vụ phủ, Hàn lâm viện, Khâm thiên giám, Quốc tử giám…
+ Hình Công chương 刑 工 章 chuyên giữ các sớ sách của Bộ Hình, Bộ Công, Vũ khố, Nội tạo, Đại lý tự…
Về chức danh các nhân viên trong Nội các hầu hết đều lấy biên chế các Bộ, Viện sung vào làm việc. Năm Minh Mệnh 10 (1830) khi mới thành lập Nội các, vua Minh Mệnh đã quy định quan đứng đầu Nội các trật chỉ đến Tam phẩm và phải đứng sau Lục Bộ (tức là không thể thăng đến hàm Đại học sĩ hoặc lãnh chức Thượng thư các bộ tương đương trật Nhị phẩm). Trong đó đặt 2 viên trật Tam phẩm do Thị lang các bộ hoặc Chưởng viện học sĩ Viện Hàn lâm kiêm nhiệm làm Thượng bảo khanh. Hai viên trật Tứ phẩm lấy Thị độc học sĩ Viện Hàn lâm kiêm nhiệm làm Thượng bảo thiếu khanh. Các thuộc viên gồm 28 người với các chức danh: Thị độc, Tu Tuyển, Kiểm thảo, Đãi chiếu, Thừa chỉ, Biên tu, Điển bạ đều là người của Hàn lâm viện sung làm Hành tẩu để giúp việc ở Nội các. Các đời sau hầu như vẫn giữ nguyên các chức danh và phẩm trật đó trong Nội các chỉ có thể thêm bớt số người làm việc mà thôi.
Nội các triều Nguyễn tồn tại được hơn 100 năm từ năm 1829 cho đến năm 1933 thì vua Bảo Đại cho xoá bỏ để thành lập Ngự tiền văn phòng, mặc dù vậy
chức trách của văn phòng này vẫn không thay đổi, đây vẫn là nơi luân chuyển, tàng trữ các văn thư, châu bản cho đến hết triều Nguyễn.