- Phiếu nghĩ 擬: là loại văn bản ghi ý kiến của các cơ quan giải quyết văn bản trước khi trình lên nhà vua phê duyệt và thường được trình như một văn
3.3. Xuất xứ văn bản trong châu bản:
Châu bản là các văn bản hành chính của nhà nước, vì vậy xuất xứ của văn bản hay nói cách khác là nơi ban hành ra văn bản hầu hết là các cơ quan, tổ chức trong bộ máy chính quyền nhà nước. Tuy nhiên trong thực tế cũng có cả những văn bản do các cá nhân ban hành. Số này không nhiều, chủ yếu là văn bản của các quan lại tấu trình về việc xin nghỉ phép do nhà có tang hay cha mẹ già, ốm không có người chăm sóc, nương tựa hoặc do sức khỏe của bản thân không đủ đảm bảo gánh vác công việc nên xin thôi chức...
Khảo sát cụ thể trong khối châu bản triều Minh Mệnh nhận thấy:
+ Văn bản do các cơ quan tổ chức ban hành là 10.409 văn bản ≈ 88 % trên tổng số châu bản triều Minh Mệnh.
+ Văn bản do các cá nhân ban hành là 1.416 văn bản ≈ 12 % trên tổng số châu bản triều Minh Mệnh.
Văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành lại gồm 2 loại: văn bản của các cơ quan ở trung ương và văn bản của các cơ quan ở địa phương. Trong đó:
+ Văn bản của các cơ quan ở trung ương (các Bộ, Viện, Nha...): 6.113 văn bản
+ Văn bản của các cơ quan ở địa phương (các dinh, trấn, đạo, tỉnh...) : 4.296 văn bản.
* Văn bản do các cơ quan ở trung ương ban hành gồm:
+ Bộ Binh: 662 văn bản. + Bộ Công: 584 văn bản. + Bộ Hình: 694 văn bản. + Bộ Hộ: 912 văn bản. + Bộ Lại: 343 văn bản. + Bộ Lễ: 214 văn bản. + Liên bộ: 56 văn bản. + Nội các: 568 văn bản. + Đình thần: 195 văn bản. + Công đồng: 11 văn bản.
+ Khâm Thiên giám: 41 văn bản. + Vũ khố: 80 văn bản.
+ Nội giám: 8 văn bản.
+ Văn thư phòng: 34 văn bản. + Quốc Tử giám: 4 văn bản. + Cơ Mật viện: 45 văn bản. + Đô Sát viện: 76 văn bản. + Thái Y viện: 12 văn bản. + Thượng Trà viện: 7 văn bản. + Nội Vụ phủ: 60 văn bản. + Tôn Nhân phủ: 32 văn bản.
+ Các doanh, vệ thuộc quân đội (các doanh Thần cơ, Tiền phong, Long vũ, Hổ uy; các vệ Cẩm y, Hộ lăng, Ngân súng, Hùng cự, Tả hộ...): 1024 văn bản.
+ Các cơ quan khác (Ty Lý thiện, Thượng thiện, Thương bạc; các Tự...) : 451 văn bản.
* Văn bản do các cơ quan ở địa phương ban hành gồm:
- Văn bản của các cơ quan cấp tỉnh (trấn, đạo, xứ...): + Bắc Thành: 642 văn bản.
+ Cao Bằng: 17 văn bản. + Lạng Sơn: 33 văn bản. + Thái Nguyên: 43 văn bản. + Tuyên Quang: 52 văn bản.
+ Bắc Ninh: 52 văn bản. + Sơn Tây: 59 văn bản. + Sơn Nam: 57 văn bản. + Hải Dương: 57 văn bản. + Hưng Yên: 5 văn bản. + Hưng Hoá: 74 văn bản. + Quảng Yên: 49 văn bản. + Nam Định: 97 văn bản. + Ninh Bình: 99 văn bản. + Thanh Hoa: 219 văn bản. + Nghệ An: 246 văn bản. + Hà Tĩnh: 12 văn bản. + Quảng Bình: 247 văn bản. + Quảng Trị: 166 văn bản. + Quảng Nam: 189 văn bản. + Quảng Ngãi: 176 văn bản. + Quảng Đức: 3 văn bản. + Thừa Thiên: 119 văn bản. + Đà Nẵng: 51 văn bản. + Bình Định: 137 văn bản.
+ Bình Thuận: 126 văn bản. + Phú Yên: 133 văn bản. + Khánh Hoà: 9 văn bản. + Biên Hoà: 61 văn bản. + Bình Hoà: 124 văn bản. + An Giang: 14 văn bản. + Định Tường: 50 văn bản. + Gia Định: 190 văn bản. + Vĩnh Long: 19 văn bản. + Vĩnh Thanh: 24 văn bản. + Hà Tiên: 34 văn bản. + Phiên An: 25 văn bản. - Văn bản liên tỉnh gồm:
+ Sơn Hưng Tuyên (Sơn Tây, Hưng Hoá, Tuyên Quang): 18 văn bản.
+ Lạng - Bằng (Lạng Sơn, Cao Bằng): 12 văn bản. + Hải - Yên (Hải Dương, Quảng Yên): 13 văn bản. + Ninh - Thái (Bắc Ninh, Thái Nguyên): 19 văn bản. + Định - Yên (Nam Định, Hưng Yên): 12 văn bản. + Hà - Ninh (Hà Nội, Ninh Bình): 34 văn bản.
+ An - Tĩnh (Nghệ An, Hà Tĩnh): 10 văn bản. + Trị - Bình (Quảng Trị, Quảng Bình): 10 văn bản. + Nam - Ngãi (Quảng Nam, Quảng Ngãi): 84 văn bản. + Bình - Phú (Bình Định, Phú Yên): 31 văn bản.
+ Thuận - Khánh (Bình Thuận, Khánh Hoà): 18 văn bản. + Định - Biên (Gia Định, Biên Hoà): 32 văn bản.
+ Long - Tường (Vĩnh Long, Định Tường): 61 văn bản. + An - Hà (An Giang, Hà Tiên): 10 văn bản.
- Văn bản của các địa phương cấp dưới tỉnh: 222 văn bản.
Mặc dù châu bản đã bị mất mát khá nhiều nên con số thống kê được này chưa phải đã hoàn toàn chính xác, tuy nhiên qua đó cũng có thể tổng kết được một số điểm như sau:
- Văn bản của các cơ quan ở trung ương ban hành được nhiều hơn ≈ 58,7 % so với văn bản của các cơ quan ở địa phương ≈ 41,3 %. Trong số 6.113 văn bản của các cơ quan ở trung ương thì Bộ Hộ là cơ quan ban hành được nhiều văn bản nhất ≈ 14,9 %; tiếp đến là Bộ Hình ≈ 11,3 %; Bộ Binh ≈ 10,8 %; Bộ Công ≈ 9,5 %; Bộ Lại ≈ 5,6 %; Bộ Lễ ≈ 3,5 %. Văn bản của Nội các nếu tính cả của Văn thư phòng trước đó là ≈ 9,8 %. Tần số xuất hiện của các văn bản phần nào đánh giá được mức độ và tần suất công việc của các cơ quan đó.
- Văn bản của các cơ quan ở địa phương hầu hết là các bản Tấu, Trình, Sớ, Bẩm hay Phúc đáp gửi về Kinh để trình lên Hoàng thượng xin ý kiến giải quyết các vấn đề của địa phương mình. Trong đó các văn bản của Bắc thành chiếm số
lượng lớn nhất, bởi Bắc thành là một tổng trấn lớn, giữ một vị trí đặc biệt trọng yếu. Mặc dù đến năm Minh Mệnh 12 (1831) nhà vua đã cho xóa bỏ Tổng trấn Bắc thành và chia tách thành các tỉnh, nhưng số lượng văn bản của Bắc thành tính đến thời điểm đó đã chiếm ≈ 15 % trên toàn bộ văn bản của các địa phương gửi về Kinh. Văn bản của các dinh trực lệ Kinh đô cũng nhiều hơn của các tỉnh khác. Các văn bản liên tỉnh thường do Tổng đốc các hạt đó đệ trình, chiếm 8,47% trong tổng số châu bản do các địa phương ban hành. Trong đó riêng Nam - Ngãi (Quảng Nam - Quảng Ngãi) chiếm ≈ 23% trên tổng số các văn bản liên tỉnh, tiếp đến là Long - Tường (Vĩnh Long, Định Tường), Hà - Ninh (Hà Nội, Ninh Bình)...