Bộ máy nhân viên kế toán tại công ty khá đồng đều. Trong năm 2012 có tổng cộng 18 nhân viên kế toán. Trong đó có 8 nhân viên trình độ đại học bao gồm kế toán trưởng, các phụ trách kế toán tại các bộ phận, và một số nhân viên kế toán khác. Các nhân viên còn lại thuộc trình độ cao đẳng. Theo quy định trong việc tuyển dụng kế toán viên tại công ty, các nhân viên kế toán được tuyển dụng phải có trình độ ít nhất là bậc cao đẳng.
2.1.1 Chức năng của bộ máy kế toán
- Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác.
- Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng.
- Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra các quyết định.
Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyền đạt thông tin và giải thích các thông tin kế toán cần thiết, đưa ra những định hướng tài chính cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt của nhà quản trị
2.1.2 Nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán tại công ty
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng
Tài chính Kế toán; có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng Tài chính kế toán theo đúng qui định hiện hành và điều lệ của công ty; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của tổng giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ; kiểm tra báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; đưa ra những tham mưu về tình hình tài chính của công ty; tham gia ý kiến với tổng giám đốc về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng , kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ trong công ty; báo cáo bằng văn bản cho cấp trên khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong công ty.
Văn phòng đại diện: đóng vai trò là đơn vị kế toán cấp trên thực hiện chức năng
quản lý đơn thuần.
- Phụ trách kế toán văn phòng đại diện: kiểm tra công việc hạch toán chi tiết
của các bộ phận kế toán; tính giá thành sản phẩm, tiền lương công nhân viên trên văn phòng hà nội; tính dự phòng công nợ, dự phòng hàng tồn kho; lập báo cáo tài chính cuối năm, điều hành công việc kế toán tại văn phòng đại diện.
- Kế toán công nợ: thực hiện kiểm tra công nợ nước ngoài, các khoản phải trả
trong nước, lập báo cáo công nợ nước ngoài, nhận báo cáo công nợ và chứng từ liên quan từ kế toán công nợ tại nhà điều hành, quản lý các khoản tạm ứng trên văn phòng đại diện, kiểm tra các đề nghị thanh toán trên văn phòng Hà Nội.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các
khoản thu, chi hoạt động, lập và quản lý phiếu thu, phiếu chi, viết sec thanh toán liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện; lập báo cáo thu chi theo tháng; làm việc với ngân hàng về các khoản thu chi.
- Thủ quỹ kiêm kế toán các khoản phải thu trong nước: quản lý tiền mặt, thực
hiện giao dịch với ngân hàng; kiểm tra công nợ phải thu trong nước và lập báo cáo công nợ trong nước.
Nhà điều hành: đóng vai trò là bộ phận đứng đầu của đơn vị cấp dưới, chịu trách
nhiệm trực tiếp đến việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh. Được xây dựng bộ máy kế toán riêng nhà điều hành là nơi có trách nhiệm lập, ghi nhận các chứng từ, vào sổ kế toán...Nó hạch toán phụ thuộc vào văn phòng đại diện.
- Kế toán thuế: lập báo cáo thuế (tờ khai và quyết toán thuế), làm việc trực
tiếp với cơ quan thuế. Ngoài ra kế toán thuế còn kiêm thêm việc làm lương cho công nhân viên tại nhà điều hành, ghi nhận và quản lý tài sản cố định tại nhà điều hành.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các
khoản thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ tại các nhà máy; lập và quản lý các phiếu thu, phiếu chi, viết sec thanh toán liên quan đến 3 nhà máy; lập
- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, làm việc với bộ phận thu tiền hàng tại các đại lý
trên địa bàn, giao dịch với ngân hàng; cuối ngày thực hiện kiểm kê quỹ một lần đối chiếu với sổ quỹ, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và chỉnh sửa.
- Kế toán công nợ: thực hiện ghi nhận đầy đủ, kịp thời công nợ nước ngoài và
công nợ trong nước; nhận báo cáo công nợ từ các nhà máy, kiểm tra lại, kết hợp với báo cáo công nợ của mình chuyển cho kế toán công nợ tại văn phòng điều hành để kiểm tra, hỗ trợ kế toán công nợ trên văn phòng đại diện đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và khách hàng.
• Nhà máy 1:
- Phụ trách kế toán nhà máy 1: làm lương cho công nhân viên nhà máy 1; ghi
nhận và quản lý tài sản cố định tại nhà máy; điều hành công việc kế toán tại nhà máy; tổng hợp số liệu của nhà máy, lập báo cáo về tình hình sản xuất, tồn kho, công nợ của nhà máy nộp cho kế toán trưởng.
- Kế toán nguyên vật liệu: ghi nhận thông tin về NVL; theo dõi lượng NVL
mà các tổ đội sử dụng trong ngày phục vụ cho việc lập báo cáo để tính giá thành sản phẩm; hàng tuần dựa vào danh sách NVL đã chốt cùng với thủ kho kiểm kê số lượng NVL theo xác suất, xác định nguyên nhân nếu có chênh lệch và sửa đổi; cuối tháng kiểm kê một lần tổng và lập báo cáo NVL nộp cho phụ trách kế toán tại nhà máy.
- Kế toán công cụ dụng cụ: ghi nhận và quản lý công cụ dụng cụ phát sinh tại tổ, bộ phận ở nhà máy; hàng tuần tiến hành kiểm kê xác suất công cụ dụng cụ tồn kho, lập báo cáo công cụ dụng cụ tồn kho chuyển cho phụ trách kế toán; cuối ngày thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ kế toán công cụ dụng cụ với sổ kho của thủ kho.