2.3.1.1 Nội dung của phân hành kế toán vốn bằng tiền - Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt(111), TGNH(112), Tiền đang chuyển. Cả 3 loại trên đều có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loai nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục đích.
- Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.
+ Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao
+ Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả nội tệ,ngoại tệ,ngân phiếu, vàng bạc, kim phí quý, đá quý )
- Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống thất là đồng việt nam ( VNĐ )
+Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nước việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán
- Để phản ánh và giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, kế toán phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
+Phản ánh chính xác đầy đủ , kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử đun gj tiền mặt, kiểm tra chặt chẽ chế độ thu chi và quản lý tiền mặt
+Phản ánh chính đầy đủ số hiện có, tình hình biến động tiền gửi, tiền đang chuyển,các loại kim khí và ngoại tệ, giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt
2.3.1.2 Các chứng từ sử dụng
- Trong kế toán tiền mặt
+Phiếu thu, Phiếu chi,
+Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán
+Biên lai thu tiền
+Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý,
+Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND), Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...), Bảng kê chi tiền
- Trong kế toán tiền gửi ngân hàng
+Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi.
2.3.1.3 Tài khoản sử dụng
TK 111: “Tiền mặt”.(được chi tiết cho các bộ phận khu vực như: TK 1111ĐH- tiền mặt tại nhà điều hành, TK 1111NM: tiền mặt tại nhà máy, TK1111VP – tiền mặt tại văn phòng)
TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”. (được chi tiết ra cho từng ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản)
TK113: “Tiền đang chuyển”
2.3.1.4 Minh họa bằng phần mềm kế toán
Trong phân hệ vốn bằng tiền gồm có: Phiếu thu tiền mặt; Phiêu chi tiền mặt; Báo có ngân hàng; Báo nợ ngân hàng.
Cách nhập phiếu chi:
Cập nhật thêm chứng từ nhấn F2, sửa chứng từ nhấn F3, phần mở rộng nhấn F4 (cho phép kê khai thêm 1 số thông tin: Diễn giải chi tiết cho mỗi định khoản, kê khai ngày, số hóa đơn), xóa chứng từ nhấn F8
sau đó từ phần nhập liệu này các số liệu sẽ tự nhảy vào các sổ liên quan.
2.3.2 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
2.3.2.1 Chứng từ sử dụng:
- Biên bản kiểm nghiệm - Hóa đơn bán hàng
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, thành phẩm...
2.3.2.2Tài khoản sử dụng:
- TK 152: nguyên vật liệu. TK này có 7 TK chi tiết theo đúng quy định của bộ tài chính.
- TK 153: công cụ dụng cụ. Tk này có 3 TK chi tiết (TK 1531: công cụ dụng cụ, TK 1532: bao bì luân chuyển, TK 1533: Đồ dùng cho thuê.)
TK 1331: thuế gtgt được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ.
2.3.2.3 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC: Với tính chất nghiệp vụ có số lượng lớn,
giá trị mỗi lần xuất nhập kho cao, doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ số dư để hạch toán chi tiết.
Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ chi tiết kế toán NVL, CCDC.
Thẻ kho Sổ số dư Kế toán tổng hợp Sổ giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Sổ giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Bảng kê lũy kế nhập – xuất – tồn
-
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: : kế toán tự ghi nhận Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: : máy tự động chuyển Thủ kho lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn cho từng loại nguyên vật liệu chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày thủ kho và kế toán với NVL cùng ghi nhận vào sổ giao nhận chứng từ nhập (xuất), sổ này được mở theo từng nhóm vật tư, NVL ví dụ: sổ giao nhận chứng từ nhập hạt nhựa, sổ giao nhận chứng từ xuất
bột đá CaCO3. Từ thẻ kho cuối tháng thủ kho và kế toán lên sổ số dư, kế toán có trách nhiệm tính ra giá trị hàng tồn kho cuối tháng trên sổ này. Ngoài ra hàng ngày kế toán chi tiết còn phải lập bảng kê lũy kế nhập-xuất-tồn. Cuối tháng, đối chiếu tổng cộng sổ số dư với bảng kê lũy kế nhập- xuất- tồn.
giữa kế toán và kho là khó khăn vì kế toán chỉ ghi nhận phần mức giá còn số lượng lại phải căn cứ vào chứng từ mà kho lập và chuyển lên.
2.3.2.4Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC
Để hạch toán tổng hợp quá trình nhập xuất tồn của hàng tồn kho kế toán sử dụng phương pháp KKTX
Do được tiến hành bằng máy vi tính nên các công việc chuyển sổ, đối
chiếu , lên báo cáo tổng hợp được thực hiện một cách tự động. Kế toán có nhiệm vụ dựa trên các chứng từ ban đầu để ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào đúng phân hệ hàng tồn kho.
Quy trình nhập kho
1. Có bảng kê nhập vật tư ( nguyên vật liệu) của cán bộ mua hàng, hóa đơn GTGT ( nếu có), đề nghị nhập ( báo cáo sản lượng tổ trưởng), Biên bản hàng trả lại ( nếu là hàng trả lại)
2. Thủ kho, kcs, bảo vệ kiểm tra số lượng, giá trị tiến hành ký vào phiếu nhập kho
3. Tiến hành đưa hàng vào kho quản lý, sắp xếp hàng theo thứ tự đã định, có ghi tên hàng, ngày tháng nhập lên trên nhãn sản phẩm
4. chuyển phiếu nhập kho cho kế toán ( tập hợp chứng từ cho kế toán bàn giao lúc 4h chiều cùng ngày )
5. Kế toán căn cứ vào, hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu nhập có đầy đủ chữ ký ( thủ kho, người nhập hàng, KCS hoặc bảo vệ ) vào dữ liệu phần mềm kế toán
Quy trình xuất hàng
1. Căn cứ vào đề nghị xuất hàng có chữ ký người đề nghị và trưởng phòng kinh doanh or giám đốc ( người có thẩm quyền ), hợp đồng kinh tế, thông báo đóng công
2. Thủ kho tiến hành xuất hàng theo đề nghị giao cho đối tượng vận chuyển ( lái xe, hoặc khách hàng ) có tham gia của KCS, bảo vệ xác định chủng loại hàng và số lượng hàng được giao rồi
3. Giao hàng theo phiếu xuất kho, lập phiếu xuất có đầy đủ chữ ký : thủ kho, người nhận hàng, kcs, hoặc bảo vệ, thủ trưởng đơn vị ( xuất hàng ra ngoài công ty)
4. Chuyển phiếu xuất kho cho kế toán ( tập hợp chứng từ cho kế toán bàn giao lúc 4h chiều cùng ngày )
5. Kế toán căn cứ và phiếu xuất kho cho dữ liệu vào phần mềm kế toán và tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng theo phiếu xuất , gửi hóa đơn cho khách hàng
Chứng từ gốc: HĐ GTGT, phiếu xuất kho… Sổ nhật ký Bán hàng, mua hàng SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ kế toánchi tiết tk 152, tk 15311, tk15312,tk 1331 SỔ CÁI tk 152, tk 153, tk 133
Bảng cân đối số phát sinh các tk 1521, tk1531, tk1532, tk1533, tk1331
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: : kế toán tự ghi nhận
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: : máy tự động chuyển
2.3.2.5 Minh họa trên phần mềm kế toán Phân hệ hàng tồn kho
Trong phân hệ Hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho; Phiếu nhập kho thành phẩm; Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho thành phẩm;Kiểm kê vật tư hàng hóa; Tính giá vốn hàng xuất; Tính lại tồn kho tức thời.
Cách nhập Phiếu xuất kho
Cập nhật thêm chứng từ nhấn F2, sửa chứng từ nhấn F3, xóa chứng từ nhấn F8
sau đó từ phần nhập liệu này các số liệu sẽ tự nhảy vào các sổ liên quan.
2.3.3Tổ chức hạch toán kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo
lương:
Việc tính toán các khoản phải trả cho người lao động tại Công ty được thực hiện bởi phòng hành chính.. Khi Công ty ký kết các hợp đồng lao động với nhân viên có thỏa thuận rõ mức lương cụ thể, phòng hành chính căn cứ vào đó cuối tháng tính lương cho từng nhân viên trong công ty. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức trả theo thời gian
Trả lương theo thời gian: tiền lương phải trả cho người lao động được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công), mức lương ngày, hệ số lương. Công thức tính như sau:
Tiền lương trả theo thời gian Mức lương ngày Số ngày công làm việc thực tế = X
Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, phòng hành chính lập bảng thanh toán tiền lương để trả cho công nhân viên trong công ty.
2.3.3.1 Chứng từ sử dụng:
- Quyết định tuyển dụng, sa thải, đề bạt, điều chuyển, bãi miễn.
- Bảng chấm công (doanh nghiệp tính lương trên cơ sở giờ công lao động)
- Bảng thanh toán lương
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
- Bảng thanh toán tạm ứng
- Phiếu chi, giấy báo nợ.
2.3.3.2 Hạch toán chi tiết:
- TK 334: phải trả công nhân viên được mở chi tiết cho 3 nhà máy, phòng điều hành và văn phòng hà nội. Ví dụ: TK 3341-NM1: phải trả công nhân viên
Căn cứ vào bảng thanh toán lương của bộ phận mình kế toán ghi vào bên có tk 334 trên sổ chi tiết. Trong đó chi tiết lương phụ lương chính, phụ cấp, tiền ăn ca. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến khấu trừ thu nhập như biên bản kỷ luật,...kế toán ghi vào phát sinh nợ TK 334 trên sổ chi tiết.
- TK 338: phải trả khác. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội của bộ phận mình, kế toán xác định các khoản trích theo lương, ghi vào phát sinh có TK 338 chi tiết bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng và một số chứng từ chi khác kế toán ghi nợ tk 338 trên sổ chi tiết.
2.3.3.3 Hạch toán tổng hợp phần hành lao động, tiền lương:
Từ các chứng từ gốc ban đầu (chứng từ phản ánh thời gian lao động ) kế toán viên sử dụng phần mềm excell để lập bảng thanh toán lương. Bảng này có 3 cấp độ : tổ ( tổ cắt, tổ thổi, tổ máy…tại các nhà máy), bộ phận (3 nhà máy, nhà điều hành, văn phòng hà nội), toàn công ty. Từ bảng này kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Dựa vào các chứng từ gốc ban đầu và bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội kế toán nhập dữ liệu vào phân hệ hệ thống, từ đây máy tính sẽ tự động chuyển sổ, kết chuyển và cho ra báo cáo.
Chứng từ thanh toán, chứng từ tiền lương Bảng phân bổ
tiền lương và bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán lương
Sổ kế toánchi tiết tk 334, tk338
SỔ CÁI
tk 334, tk 338, tk 111, tk112
Bảng cân đối số phát sinh các tk 334, tk338, tk111, tk112
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ tổng hợp chi tiết tk 334, tk338 Nhật ký chung
Sơ đồ 7: Quy trình ghi sổ kế toán lao động và tiền lương.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: : máy tự động chuyển
2.3.3.4 Minh họa bằng phần mềm kế toán Bảng chấm công trên excel
Vào phân hệ “ Kế toán tổng hợp”=> “Kế toán khác” để hạch toán chi phí lương, bảo hiểm