Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: : kế toán ghi nhận Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: : máy tự động chuyển
(Nguồn: phòng kế toán)
- Hàng ngày, kế toán viên căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ đồng thời xác định các tài khoản ghi nợ và ghi có để nhập dữ liệu vào máy theo các phân hệ vào sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản tương ứng và các sổ thẻ chi tiết có liên quan. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện hoàn toàn tự động theo phần mềm kế toán đã được lập trình và luôn đảm bảo tính chính xác theo các dữ liệu đã được nhập vào trong kỳ.
Đối với một số các sổ nhật ký đặc biệt như nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng hay nhật ký bán hàng kế toán sẽ phân loại và ghi nhận vào sổ nhật ký đặc biệt.
Phần mềm kế toán Bravo có 8 phân hệ: Vốn bằng tiền, mua hàng- thanh toán, bán hàng – phải thu, hàng tồn kho, quản lý tài sản, chi phí giá thành, kế toán tổng hợp, hệ thống. Hàng năm để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất, công ty thực hiện công tác nâng cấp phần mềm.
2.2.5Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Là một doanh nghiệp tương đối lớn và có hoạt động tích cực, hệ thống báo cáo kế toán được tổ chức với đầy đủ 4 loại báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán Mẫu B 01- DN - Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu B 02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B 03 - DN - Thuyết minh báo cáo tài chính. Mẫu B 09 - DN Với niên độ kế toán theo năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12) thì thời hạn hoàn tất và nộp báo cáo tài chính năm của công ty là 90 ngày kể từ ngày 31/12 của năm làm báo cáo.Nơi nhận báo cáo: cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh.
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính phải tuân thủ sáu (06) nguyên tắc quy định tại Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính”:Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp, bù trừ và có thể so sánh. Việc thuyết minh báo cáo tài chính căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu được giải trình để giúp
người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán, được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán. Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ký, đóng dấu của đơn vị.
Ngoài các báo cáo tài chính năm, công ty còn tổ chức thiết lập báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ và dạng tóm lược. Mỗi dạng đều có cả 4 loại báo cáo tài chính trên và được lập theo quý (trừ quý IV).
2.2.6 Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các phòng ban
- Với cấp trên
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty về mọi mặt công tác của phòng.
- Với các phòng ban khác
• Đối với phòng Kế hoạch
Phòng kế toán cấp cho phòng kế hoạch các báo cáo thống kê, báo cáo kế toán, báo cáo kế hoạch tài chính định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu của Phòng kê hoach công ty. Ngược lại Phòng kế hoach công ty cũng cung cấpcho phòng kế toán các tài liệu: các văn bản kế hoạch sản xuất- kinh doanh- kỹ thuật- đời sống xã hội, các văn bản kế hoạch giá thành, giá bán từng tháng- quý- năm của công ty; các loại hợp đồng, thanh lý hợp đồng, các loại dự toán công trình Xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn,sửa chữa thường xuyên, sản xuất phụ khác
Phòng kế toán cung cấp cho phòng Tổ chức hành chính các số liệu về số lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ của công ty, biếu quyết toán các công trình. Bên cạnh đó Phòng tố chức hành chính cung cấp cho Phòng kế toán các văn bản liên quan đến lao động, quỹ lương, ăn ca, đào tạo, các chế độ với người lao động và các báo cáo khác có liên quan đến công tác kế toán khi phòng kế toán yêu cầu
• Đối với phòng Kỹ thuật, vật tư, thiết bị
Phòng kế toán cung cấp cho bộ phận kỹ thuật các tài liệu về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật chủ yếu. Phòng Kỹ thuật cũng cung cấp cho phòng Kế toán toàn bộ tài liệu, số liệu liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật,các phương án, biện pháp kỹ thuật của đơn đặt hàng.
Phòng kế toán cung cấp cho Phòng vật tư báo cáo tổng hợp số lượng vật tư tồn kho theo tháng của công ty và phòng vật tư cung cấp cho phòng Kế toán các kế hoạch, đơn đặt hàng, nhu cầu thu mua vật tư tháng, quý, năm; báo cáo quyết toán các loại vật tư xuất kho sử dụng hang tháng.
• Đối với các nhà máy
Các nhà máy chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về các nghiệp vụ công tác kế toán theo quy định của phòng kế toán.