8. Bố cục nội dung luận văn
2.3.2. Cơ sở vật chất và tình hình bảo quản tài liệu của Kho lưu trữ lịch sử
sử tỉnh Vĩnh Phúc
Cơ sở vật chất là một điều kiện rất quan trọng để bảo quản tài liệu được lâu dài. Đặc biệt là đối với Việt Nam, một đất nước có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa ảnh hưởng trực tiếp tới tài liệu lưu trữ và đến công tác lưu trữ. Do điều kiện thời tiết phức tạp như vậy cho nên những tài liệu lưu trữ hình thành của các giai đoạn trước đây không còn giữ lại được nhiều mà chủ yếu là tài liệu của những giai đoạn gần đây. Xác định được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, một vài năm trở lại đây Nhà nước ta đã chú ý đầu tư cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu. Thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ và các quy định của Pháp luật đối với công tác lưu trữ nên UBND tỉnh đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng hoàn thành và đưa vào sử dụng kho lưu trữ này vào tháng 10 năm 2009 với sức chứa trên 4km tài liệu, diện tích sử dụng trên 2200 m2. Kho lưu trữ chuyên dụng được trang bị các phương tiện bảo quản như sau:
- Máy điều hòa: 35 chiếc - Máy sao chụp văn bản: 02
- Máy hút bụi: 01 chiếc - Máy hút ẩm: 05 chiếc
- Xe vận chuyển tài liệu: 05 chiếc - Bình chữa cháy: 08 chiếc
- Giá để tài liệu: 550 chiếc - Ẩm kế: 02
- Máy scan văn bản: 01 - Tủ tài liệu: 15 bộ
Tổng số tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ: Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh là trên 900 mét giá tài liệu thuộc 03 Phông tài liệu khác nhau bao gồm:
Tài liệu Phông ủy ban Hành chính tỉnh Vĩnh Phúc (cũ) từ năm 1950 tới 1968 gồm 1415 hồ sơ với 10 mét giá tài liệu.
Tài liệu Phông UBND tỉnh Vĩnh Phúc: từ năm 1997 tới năm 2004 gồm 8505 hồ sơ với 120 mét giá tài liệu.
Tài liệu phông các sở, ngành nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh đến hết qúy I năm 2012. Từ năm 1997 tới 2009 của 30 đơn vị là nguồn nộp lưu với trên 18000 hồ sơ và hơn 640 mét giá. Ngoài ra còn quản lý trên 150 mét giá tài liệu thuộc lưu trữ hiện hành của các sở, ngành. Số tài liệu trên đều đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
Được sự quan tâm và chỉ đạo của UBND tỉnh: Cấp tỉnh đã hoàn thành việc xây dựng kho lưu trữ chuyện dụng và đang triển khai lắp đặt các trang thiết bị bảo quản tài liệu; cấp huyện đã triển khai đầu tư xây dựng, một số huyện do thiếu trụ sở làm việc sau khi xây dựng xong lại chuyển đổi mục đích sử dụng (Vĩnh Tường, Vĩnh Yên ), số các đơn vị đang tiến hành xây dựng gặp khó khăn do phải thực hiện Nghị quyết 11 của Chính phủ và những thay đổi về lưu trữ lịch sử khi Luật lưu trữ có hiệu lực.
Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho rất đa dạng với nhiều nhóm, khối tài liệu chuyên môn khác nhau. Cụ thể Phông lưu trữ HĐND, Ủy ban Hành chính tỉnh Vĩnh Phúc với thời gian tài liệu có từ năm 1948 - 1968, tài liệu phản ánh trên
các lĩnh vực, nhiệm vụ được giao, trong thời kỳ miền Bắc tiến hành xây dựng CNXH và đấu tranh thống nhất đất nước đánh thắng đế quốc Mỹ giải phóng miền Nam, phong trào tăng gia phát triển kinh tế xã hội, phong trào thi đua “Mỗi người làm việc bằng hai’’.
Hồ sơ, tài liệu của Ban Liên lạc cán bộ hoạt động cách mạng lâu năm tỉnh Vĩnh Phúc với Sổ vàng truyền thống có bút danh của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt tỉnh qua các thời kỳ từ năm 1950, 1951 đến năm 2006. Danh sách và một số hình ảnh của các thành viên Ban liên lạc đã được kếp nạp trở thành thành viên của Ban. Và đặc biệt trong khối tài liệu này có thư của cán bộ lão thành cách mạng lâu năm gửi lên Ban chấp hành TW Đảng; Quốc hội, Chính phủ: Về đề nghị Đảng và Nhà nước cho được chia tách tỉnh Vĩnh Phú thành 2 tỉnh cũ là Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Kỳ họp thứ X, Quốc hội khóa IX ngày 06/11/1996 ra Nghị quyết về việc điều chỉnh địa giới hành chính của một số tỉnh, trong đó tỉnh Vĩnh Phú được tách thành 2 tỉnh là Vĩnh Phúc và Phú Thọ.
Cho đến đến nay, tỉnh đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh với sức chứa 4000 mét giá tài liệu để bảo quản hồ sơ, tài liệu của các sở, ban, ngành, các đơn vị nộp vào Lưu trữ lịch sử. Đó là khối tài liệu có giá trị về các lĩnh vực hoạt động kinh tế - xã hội, giao thông, vận tải, xây dựng, công nghiệp, nông, lâm nghiệp, thủy lợi, văn hóa xã hội, y tế, giáo dục... Qua các thời kỳ phát triển của tỉnh, các Phông tài liệu có thể đáp ứng một phần cho việc nghiên cứu lịch sử của tỉnh là:
Phông tài liệu HĐND, Uỷ ban Hành chính tỉnh Vĩnh Phúc: từ năm 1948 đến năm 1968: Gồm 1464 hồ sơ đơn vị bảo quản với 10 mét tài liệu. Tài liệu lưu trữ trong giai đoạn này vô cùng quý giá về hoạt động của cơ quan chính quyền tối cao của tỉnh Vĩnh Phúc. Trải qua một giai đoạn lịch sử rất quan trọng (cụ thể là ảnh hưởng của chiến tranh) mà vẫn lưu giữ được các hồ sơ, tài liệu phản ánh quá trình hoạt động kháng chiến, xây dựng kinh tế - xã hội bao gồm các tài liệu của bộ, ngành từ trung ương đến địa phương; văn bản của văn phòng Ủy ban; tài liệu quản lý về tổ chức cán bộ, tài liệu về ngân sách kế toán, về công tác thủy
lợi, công tác lâm nghiệp, giao thông, vận tải, công tác Bưu điện truyền thông, công tác Thương nghiệp, thu mua và quản lý thị trường, công tác thu thuế, quản lý nhà, đất và tài sản công cộng, công tác văn hóa, giáo dục, y tế, công tác trật tự an ninh...
Phông tài liệu UBND tỉnh Vĩnh Phúc: từ năm 1997 đến năm 2010 gồm 12.141 hồ sơ, với 172 mét tài liệu bảo quản trong kho. Đây là khối tài liệu của những năm đầu hoạt động của UBND tỉnh Vĩnh Phúc sau khi được tái lập. Gồm khối tài liệu của HĐND, UBND tỉnh, khối Tổng hợp, khối Nội chính, khối Kinh tế tài chính, khối Nông nghiệp, khối Công nghiệp, khối Văn xã.
Phông tài liệu của Sở Tài chính tỉnh Vĩnh Phúc: Từ năm 1997 đến năm 2012 gồm 19.273 hồ sơ, với 459 mét tài liệu bảo quản trong kho. Bao gồm tài liệu phản ánh quá trình hoạt động trên các lĩnh vực của ngành Tài chính.
Ngoài ra còn nhiều Phông tài liệu của các sở, ngành khác đang được bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc.