8. Bố cục nội dung luận văn
2.3.4. Các nghiệp vụ lưu trữ của Kho lưu trữ lịch sử tỉnh
* Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu Trữ tỉnh Vĩnh Phúc là cơ quan lưu trữ lịch sử do vậy tình hình giao nhận tài liệu cũng có đặc thù riêng nên tình hình giao nhận tài liệu theo chế độ của nhà nước về giao nhận tài liệu lưu trữ lịch sử như sau:
Thực hiện Nghị Định số 111/2004/NĐ- CP, ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Công văn số 316/LTNN- NVĐP, ngày 24 tháng 06 năm 1999 của Cục lưu trữ nhà nước về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh;
Quyết định số 32/2010/QĐ- UBND, ngày 25 tháng 10 năm 2010 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc về việc ban hành quy định về quản lý công tác văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc.
Như vậy theo công văn số 316/LTNN và nghị định 111/2004/NĐ- CP quy định tất cả các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu Trữ tỉnh đều phải giao nộp tài liệu.
Tại điều 07 của Nghị định 111/2004 đã quy định rõ thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử như sau:
+ Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa hoc và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản là sau 10 năm kể từ ngày tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan tổ chức trung ương. Còn với cơ quan tổ chức ở địa phương là sau 5 năm kêt từ ngày tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
+ Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, mi-crô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác là sau 2 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
+ Tài liệu của các nghành quốc phòng, công an, ngoại giao là sau 30 năm kể từ ngày tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
Từ khi thành lập đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu Trữ tỉnh Vĩnh Phúc đã và đang quản lý khá nhiều tài liệu và nhiều phông khác nhau trong đó có 03 phông tài liệu lớn như sau: Phông Uỷ ban hành chính tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn năm 1950- 1968; Phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 1997- 2004; Phông các sở, ngành, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Cụ thể tài liệu ở trong các phông như sau:
+ Tài liệu phông Uỷ ban hành chính tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 1950 đến năm 1968 gồm 1415 hồ sơ với 14 mét giá tài liệu.
+ Tài liệu phông Uỷ ban dân dân tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 1997 đến năm 2004 gồm 7715 hồ sơ với 136 mét giá tài liệu.
+ Tài liệu phông các sở, ngành nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh từ năm 1997 đến năm 2010 gồm có 23 phông tài liệu với 306 mét giá tài liệu.
Thủ tục giao nhận tài liệu gồm có bên cơ quan tổ chức có tài liệu giao nộp và bên nhận là Chi cục Văn thư - Lưu Trữ nên có soạn thảo biên bản giao và biên bản nhận tài liệu để khi hai bên giao nhận tài liệu thì có lãnh đạo ký rồi đong dấu của hai cơ quan làm cơ sở pháp lý.
* Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tác, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Do đó, tất cả các cơ quan là nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu Trữ tỉnh thì đều được xác định giá trị tài liệu. Trước khi giao nộp tài liệu lưu trữ lịch sử thì các cơ quan đã tiến hành xác định giá trị tài liệu rồi mới nộp vào lưu trữ lịch sử. Hiện nay, Chi cục đang bảo quản hai Phông tài liệu của Uỷ ban nhân dân tỉnh và 23 Phông của các sở, ban, ngành. Tổng số 25 phông tài liệu này khi nộp vào Chi cục thì Chi cục phải xác định lại giá trị rồi mới lưu trữ vào kho.
Chi cục Văn thư - Lưu Trữ tỉnh Vĩnh Phúc là cơ quan chuyên thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản tài liệu. Do vậy, mỗi năm các đơn vị đến thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu lưu vào đều được Chi cục thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, có nhiệm vụ là nghiên cứu, tư vấn đề nghị với thủ trưởng cơ quan giữ lại tài liệu có giá trị và loại huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của nhà nước.
Chi cục đã tiến hành chỉnh lý của rất nhiều phông tài liệu nên cũng loại ra không ít tài liệu loại. Mỗi Phông tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh thì số tài liệu loại đều được thống kê lập thành danh mục tài liệu loại. Ví dụ danh mục tài liệu loại của Sở Nội vụ (có phụ lục kèm theo).
Trên cơ sở danh mục tài liệu loại cần tiến hành tiêu huỷ tài liệu loại, thủ tục tiêu huỷ gồm các bước sau:
+ Thống kê tài liệu loại hết giá trị: tài liệu loại được thống kê thành danh sách gồm các phần sau;
Viết báo cáo thuyết minh tài liệu loại
+ Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc, lập biên bản trình người đứng đầu thông qua.
+ Thẩm định trực tiếp của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ.
+ Hoàn thiện hồ sơ trình Sở Nội vụ ra quyết định tiêu hủy tài liệu loại. + Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; tài liệu hết giá trị được đóng gói rồi lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị, thực hiện tiêu huỷ tài liệu bằng cách cắt vụn hoặc ngâm vào nước rồi chuyển vào nhà máy giấy, lập biên bản tiêu huỷ tài liệu loại.
+ Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh; Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc sở về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; Biên bản về tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
Các tài liệu có liên quan (phụ lục kèm theo; quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu loại, hết giá trị, biên bản tiêu huỷ tài liệu loại).
*Chỉnh lý tài liệu
Tổng số tài liệu đã nộp vào Chi cục Văn thư Lưu Trữ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh gồm có:
+ Tài liệu phông Uỷ ban hành chính tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 1950- 1968 gồm 1415 hồ sơ 14 mét giá tài liệu.
+ Tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 1997- 2004, gồm có 7715 hồ sơ với 136 mét giá tài liệu.
+ Tài liệu của các sở nghành nộp vào lưu trữ từ năm 1997 - 2010, có 23 phông tài liệu với 306 mét giá tài liệu.
Ngoài ra, Chi cục còn chỉnh lý tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố trong địa bàn tỉnh.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân Thành Phố Vĩnh Yên gồm 02 Phông đã chỉnh lý từ năm 1994 - 2007, có 3753 hồ sơ với 70 mét tài liệu.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường đã chỉnh lý từ năm 1994 - 2006 gồm 1951 hồ sơ với 37 mét tài liệu.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Bình Xuyên gồm 01 Phông đã chỉnh lý từ năm 1997 - 2006 với 536 hồ sơ.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Lập Thạch gồm 01 Phông tài liệu đã chỉnh lý là 103 hồ sơ.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Tam Đảo thành lập năm 2004, tài liệu thu về kho đã chỉnh lý 360 hồ sơ.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân thị xã Phúc Yên thành lập năm 2004, tài liệu thu về kho và đã chỉnh lý hoàn chỉnh năm 2009 gồm 3407 hồ sơ với 45 mét tài liệu.
+ Tài liệu kho lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Tam Dương gồm 02 Phông tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 700 hồ sơ.
Ngoài tài liệu thu về Chi cục Văn thư Lưu Trữ thì tài liệu lưu trữ ở các huyện cũng được Chi cục chỉnh lý. Tổng số tài liệu ở các huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh là 10.810 hồ sơ.