8. Bố cục nội dung luận văn
3.2.4. Giải pháp liên quan đến trách nhiệm của Phòng nghiệp vụ lưu trữ
Qua khảo sát chúng tôi thấy rằng, chi Cục văn thư- Lưu trữ tỉnh đã và đang đạt được rất nhiều thành tựu trong sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ của tỉnh . Chi Cục luôn luôn tham mưu và đề xuất cho UBND tỉnh xây dựng ban hành được nhiều văn bản để chỉ đạo, điều hành công tác văn thư lưu trữ, công tác thu thập bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh cũng từng bước được quan
tâm, chú ý. Chính vì vậy, hàng năm Kho lưu trữ lịch sử đã tiến hành thu thập được một khối lượng tương đối lớn và khá hoàn thiện tài liệu của các sở, ngành cũng như các đơn vị khác thuộc đối tượng là nguồn nộp lưu. Công tác này cũng đã dần dần đi vào nề nếp, ý thức của mọi cán bộ, viên chức cũng đã thay đổi rất nhiều. Đạt được những thành tích đó là nhờ sự quan tâm thường xuyên của UBND tỉnh, chi Cục văn thư – Lưu trữ, lãnh đạo các sở, ngành, các cơ quan chuyên môn khác và sự cố gắng không ngừng của các cán bộ phòng lưu trữ. Tuy nhiên, phải thừa nhận rằng công tác Lưu trữ lịch sử của tỉnh vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, nhiều vấn đề cần khắc phục để tiếp tục đạt được kết quả cao hơn nữa trong thời gian tới. Ở đây, chúng tôi đặc biệt đi sâu vào công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc. Vấn đề nổi lên là Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa thu thập được đầy đủ thành phần tài liệu của tất cả các đơn vị là nguồn nộp lưu, khối tài liệu không ngừng gia tăng ở các Sở. Hàng năm, tài liệu không được thu thập về lưu trữ hiện hành để phân loại , chỉnh lý để nộp về lưu trữ lịch sử tỉnh, một số đơn vị tài liệu nộp lưu còn trong tình trạng lộn xộn chưa lập hồ sơ, các đơn vị chưa nghiêm túc trong việc nộp lưu… điều này do nhiều nguyên nhân nhưng xét dưới góc độ trách nhiệm của lưu trữ lịch sử tỉnh phải làm gì để hạn chế được tình trạng này và đem lại kết quả cao trong hoạt động thu thập. Trách nhiệm này lưu trữ tỉnh đã làm tương đối tốt trong thời gian vừa qua nhưng cần tiếp tục làm tốt hơn nữa trong thời gian tới, cụ thể ở một số khía cạnh như sau :
Thứ nhất, Lưu trữ tỉnh phải xây dựng phương án định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ của các đơn vị là nguồn nộp lưu. Đồng thời báo cáo kết quả công tác kiểm tra với chi Cục văn thư lưu trữ, cũng như báo cáo Sở Nội vụ. Thông qua công tác kiểm tra này, ý thức của cán bộ, viên chức đối với công tác lưu trữ tại các Sở sẽ tốt hơn. Đặc biệt đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Qua đó, cũng nhắc nhở, đôn đốc, chỉnh sửa những việc sai quy định của các cán bộ viên chức .
Thứ hai, cần lập kế hoạch và phương pháp thu thập hồ sơ, lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử một cách rõ ràng, khoa học. Công tác này lưu trữ lịch sử của tỉnh đã thực hiện tốt trong thời gian qua và đã làm cho công tác thu thập, bổ sung đạt được nhiều kết quả. Trong thời gian tới, lưu trữ lịch sử tỉnh cần tập trung xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thể hơn nữa và đặc biệt có phương pháp tốt để thu thập hoàn chỉnh tài liệu của các đơn vị.
Thứ ba, lưu trữ lịch sử tỉnh cần tư vấn với lãnh đạo các cơ quan phụ trách chuyên môn mà cụ thể là Sở Nội vụ, tham mưu, đề xuất UBND tỉnh những vấn đề liên quan đến kinh phí cho hoạt động thu thập và đặc biệt là các hình thức xử lý đối với các đơn vị cố tình không thực hiện tốt công tác thu thập
