8. Bố cục nội dung luận văn
3.2.6. Nghiên cứu các quy định thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử
Hiện nay, do sự phát triển của khoa học kỹ thuật bên cạnh các tài liệu truyền thống thì tài liệu lưu trữ điện tử xuất hiện rất đa dạng. Nhưng để tổ chức và quản lý tốt khối tài liệu này thì các cơ quan chức năng cần xây dựng các vấn đề pháp lý và hoàn chỉnh các văn bản pháp luật liên quan tới tài liệu lưu trữ điện tử như: sự thừa nhận tài liệu điện tử trong các thủ tục, thẩm quyền của lưu trữ đối với tài liệu, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ, hệ thống luật pháp bảo vệ đời tư và tiếp cận khai thác thông tin…
Vào tháng 5 năm 2004, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức buổi Hội thảo Sarbica về: “Chính sách và thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử”. Đây chính là cơ hội cho chúng ta có thể học hỏi kinh nghiệm của các nước trên thế giới về thu thập tài liệu điện tử. Tại buổi hội thảo này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đưa ra bản báo cáo và giới thiệu một số nét về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, việc hình thành hồ sơ tài liệu điện tử và công tác quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam. Trong đó có việc xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử. Báo cáo đã đề cập đến vấn đề: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nghiên cứu một số đề tài khoa học như nghiên cứu xác định thành phần tài liệu điện tử nộp vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia; nghiên cứu nguyên tắc, phương pháp lựa chọn, quản lý và khai thác tài liệu điện tử thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu và sự hợp tác của một số cơ quan có liên quan, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ soạn thảo trình các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Trong đó có việc xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử”. Qua đó có thể thấy Cục đã có những quan tâm đặc biệt đối với tài liệu điện tử. Đây là một loại hình tài liệu mới đang được hình thành và phát triển rất mạnh trong xã hội hiện nay.
Dự báo, quan điểm mục tiêu: quy hoạch ngành văn thư lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030 phải phù hợp với quy hoạch ngành văn thư lưu trữ theo Quyết định số 579/KH- BNV ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, phù hợp với quy hoạch phát triển tổng thể của tỉnh. Đại diện Sở Nội vụ đã nhấn mạnh: quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc sẽ tạo nên sự chuyển biến cơ bản về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, góp phần đẩy mạnh hoạt động sự nghiệp; huy động nguồn lực, thực hiện lưu trữ truyền thống song hành với lưu trữ điện tử … phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Về phía Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, hiện nay đã bắt đầu tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu điện tử. Đầu tiên cũng cần có sự nghiên cứu, phối hợp với các Sở, Ngành khác có liên quan, trên cơ sở thực hiện sự chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác này nhằm thu thập, bổ sung những tài liệu này một cách khoa học. Để làm được điều này, trước hết, Bộ cần tuyển dụng các cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách đúng với chuyên ngành được đào tạo, có trình độ từ đại học trở lên. Những cán bộ này, ngoài trình độ chuyên môn, họ cần phải có kiến thức về ngoại ngữ và tin học để đáp ứng nhu cầu mới về công tác lưu trữ trong tình hình hiện nay. Bên cạnh đó, Kho lưu trữ lịch sử tỉnh cần đề xuất UBND tỉnh có chiến lược đầu tư về kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và trang bị các thiết bị cần thiết dể bảo quản và sử dụng tài liệu điện tử. Có thể nói rằng, trong tương lai, với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, tài liệu điện tử được hình thành ra trong hoạt động của các sở, ngành và các cơ quan khác không chỉ dừng lại ở một loại trên mà sẽ không ngừng tăng lên về số lượng cũng như chất lượng. Nếu không xây dựng chiến lược dài hạn ngay từ bây giờ thì Kho lưu trữ lịch sử Vĩnh Phúc sẽ gặp khó khăn trong công tác thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử sau này.
Tiểu kết chƣơng 3
Để góp phần nâng cao tính hiệu quả trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh tác giả đưa ra một số giải pháp chính như: bổ sung, hoàn chỉnh các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu; tăng cường đầu tư để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ; nghiên cứu xác định rõ các tài liệu có giá trị lịch sử cần phải thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh; các giải pháp liên quan đến trách nhiệm của lưu trữ lịch sử tỉnh; tích cực mở các lớp tập huấn về thu thập, bổ sung tài liệu và cuối cùng là nghiên cứu các quy định về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ điện tử.
Trong các giải pháp nêu trên theo tác giả thì giải pháp liên quan tới vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ là quan trọng. Việc phân bổ, sắp xếp, bố trí, điều động cán bộ phải thật sự khoa học, đúng chuyên môn nghiệp vụ, vì qua khảo sát thực tế hầu hết cán bộ làm công tác lưu trữ tại các Sở là đều kiệm nhiệm, do vậy tính hiệu quả công việc không cao. Bởi vì, dù có đưa ra các giải pháp có khoa học tới đâu nhưng vấn đề tổ chức về mặt con người không hiệu quả sẽ gây ra sự trì truệ trong thực hiện công việc Mặt khác, lưu trữ lịch sử cần tích cực, chủ động mở các lớp tập huấn về lưu trữ để cán bộ được bổi dưỡng thêm về chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được những yêu cầu về công tác lưu trữ trong tình hình mới. Đặc biệt là những quy định về thu thập và quản lý tài liệu điện tử.
Phần kết luận
Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác lưu trữ nói chung. Đây là khâu nghiệp vụ đầu tiên có tính quyết định tới các nghiệp vụ lưu trữ khác có được tổ chức tốt hay không. Do vậy việc nghiên cứu, tìm hiểu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở cũng như các cơ quan đơn vị khác là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc là vấn đề rất quan trọng và cấp thiết, để có thể bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa xã hội của tỉnh Vĩnh Phúc cũng như của cả nước. Thu thập tài liệu vào lưu trữ là một vấn đề không hề mới mẻ đã có rất nhiều bài viết, công trình đề cấp đến vấn đề này tuy nhiên mỗi công trình đề cập đến ở những khía cạnh khác nhau, cơ quan cụ thể khác nhau và mức độ khác nhau. Qua trình bày ở trên, tác giả xin tổng kết lại các vấn đề mà luận văn đã đề cập như sau:
Thứ nhất, luận văn đã tập trung làm rõ các vấn đề về lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các Sở cũng như , thành phần, nội dung, đặc điểm và giá trị tài liệu lưu trữ của các Sở ,mặt khác luận văn cũng đã trình bày khái quát cơ sở lý luận, thực tiễn của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh . Đây là vấn đề mang tính phương pháp luận tạo ra cơ sở, nguyên tắc cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Trên cơ sở đó người làm công tác lưu trữ nắm được lý luận, hiểu được nguyên tắc, giải thích được những khúc mắc trong quá trình thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Điều này có giá trị to lớn, có ý nghĩa thiết thực và hạn chế được những sai sót của người làm công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Để đưa ra được những lý luận đó tác giả đã tập trung phân tích, tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau, đặc biệt từ các giáo trình, các bài giảng của thầy cô các công trình nghiên cứu đồng thời tóm tắt lại một cách cô đọng, súc tích nhất để giúp độc giả dễ tiếp cận được vấn đề.
Thứ hai, luận văn đã đi sâu khảo sát lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư – Lưu trữ , Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức. Đặc biệt chúng tôi tập trung nhiều thời gian để khảo sát khối tài liệu, thành phần tài liệu, nguồn nộp lưu của các Sở vào Lưu trữ lịch sử làm nổi bật thực trạng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu và những kết quả của công tác này đồng thời cũng đưa ra được các nhận định về các tồn tại, hạn chế mà công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các Sở vào Lưu trữ lịch sử cần khắc phục trong thời gian tới. Đây chính là cơ sở để chúng tôi đưa ra những giải pháp ở chương 3.
Thứ ba, luận văn đã đi sâu phân tích những giải pháp chính mà Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh cần nghiên cứu áp dụng để nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung tài liệu hơn nữa. Đây là những giải pháp mà theo chúng tôi là cơ bản, lâu dài và hữu hiệu. Bên cạnh đó luận văn cũng đã chú ý nhấn mạnh đến yếu tố con người và cho đó là nhân tố hàng đầu quyết định chất lượng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Tất cả những biện pháp này góp phần đưa công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng cũng như sự nghiệp lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc nói chung phát triển theo kịp xu hướng phát triển chung của lưu trữ trong nước và thế giới trong tình hình hiện nay và mai sau.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ, Thông tư số 02/2010/TT- BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
2.Bộ Nội vụ, Thông tư số: 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 01 năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
3. Bộ Nội vụ, Thông tư số: 04/2013/TT - BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
4. Bộ Tài chính, Thông tư số: 30/2004/TT - BTC, ngày 07 tháng 04 năm 2004 về việc hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
5. Chính phủ, Nghị định số: 111/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004;
6. Chính phủ, Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh.
7. Chính phủ, Nghị định số: 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 về việc Quy định chi tiết việc thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
8. Cục Lưu trữ nhà nước, Từ điển lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992;
9. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nôi;
10. Đào Xuân Chúc (2002), “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu
11. Hoàng Minh Cường và Nguyễn Đăng Hải (1993), về việc xây dựng
phương án hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh. Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 4;
12. Nguyễn Văn Hàm (2003), Lý luận và thức tiễn công tác lưu trữ nhìn
nhận từ thực tiễn ở Việt Nam, Tạp chí Khoa học, Đại học quốc gia Hà Nội, số 3;
13. Nguyễn Thị Minh Hạnh (2006), Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập và tổ chưc khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục
văn thư lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, tư liệu tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Phúc;
14. Trần Quang Hồng (2002), Bổ sung tài liệu lưu trữ vào trung tâm lưu trữ
tỉnh - thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ ngành lưu trữ, Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn, Hà Nội, Tư liệu Khoa LTH và QTVP;
15. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Công văn số 1045/UBND –LTr ngày 05/4/2007 về việc thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
16. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Công văn số 1061/UBND –LTr ngày 09/4/2007 về việc thực hiện chỉ đạo điểm việc thu hồi tài liệu lưu trữ;
17. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Để án số 3247/ĐA – BCDD05 ngày 12/8/2009 của Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị 05/2007/CT- TTg của Thủ tướng Chính phủ về giải quyết tài liệu tồn đọng tại các sở, ban , ngành; UBND các huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2009 -2012;
18. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số 39/2009/QĐ – UBND ngày 04/6/2009 về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu của các sở,ban,ngành thuộc UBND tỉnh nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
19. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số 1749/ QĐ- UBND ngày 04/6/2008 về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
20. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số 749, 752/ QĐ – CT ngày 07/3/2008 về việc Chỉ định cơ quan nộp tài liệu lưu trữ về Lưu trữ lịch sử UBND tỉnh Vĩnh Phúc năm 2008;
21. UBND tỉnh, Quyết định số 2594/QĐ –CT ngày 13/8/2009 về việc cấp kinh phí … cho công tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu của các sở, ngành;
22. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Kế hoạch số 3072/KH – UBND ngày 30/08/2007 về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg của Thủ tướng chính phủ việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quyết định số 3069/QĐ – UBND ngày 26/10/2007 của UBND tỉnh về thành lập Ban chỉ đạo thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT –TTg ngày 02/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
23. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Kế hoạch số 1043/KH – UBND ngày 20/3/2008 về thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2008- 2010;
24. UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Kế hoạch số 1679/KH – UBND ngày 29/4/2010 về kiểm tra chéo công tác Văn thư – Lưu trữ các sở, ban, ngành năm 2009 - 2012;
25. Ủy ban Thường vụ Quốc Hội, Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội,2004;
26. Vũ Thị Phụng ( 2004), Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh thực trạng và giải pháp, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, Số 05;
27. Vũ Thị Phụng (2006), Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản , Nhà xuất bản Hà Nội;