8. Bố cục nội dung luận văn
3.2.3. Nghiên cứu, xác định rõ các loại tài liệu có giá trị lịch sử phải thu thập
thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh
Thu thập tài liệu vào lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng có tính quyết định tới các nghiệp vụ lưu trữ khác. Do vậy, các cơ quan tiến hành thu thập phải xây dựng được danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vấn đề này Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc đã và đang thực hiện đúng theo quy định. Vẫn biết rằng việc chọn tài liệu có giá trị lịch sử của một tỉnh, không thể tìm, chọn cụ thể tài liệu nào có giá trị hình thành tại các Sở. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại tài liệu hình thành tại các Sở đều giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Vì thực tế nếu Lưu trữ lịch sử căn cứ vào bảng danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc do UBND tỉnh ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2009 để tiến hành thu thập tài liệu thì trong đó có rất nhiều tài liệu chỉ có giá trị hiện hành chỉ cần bảo quản tại lưu trữ cơ quan. Do vậy, trên cở sở căn cứ vào bảng danh mục mẫu thành phần tài liệu của các Sở thuộc diện giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đồng thời kết hợp việc xác định rõ các loại, nhóm tài liệu có giá trị lịch sử cần thu thập vào lưu trữ lịch sử tỉnh cũng góp phần nâng cao chất lượng nguồn tài liệu nộp lưu. Mặt khác, do tính chất quản lý và phạm vi hoạt động chuyên môn của các sở là khác nhau nên thành phần tài liệu được hình thành tại các Sở cũng rất đa dạng và có giá trị thực tiễn khác nhau, bao gồm hai nhóm chính đó là nhóm tài liệu hành chính phổ biến chung và nhóm tài liệu
chuyên môn đặc thù của từng sở. Chính vì các tài liệu lưu trữ được hình thành ở các Sở chiếm số lượng lớn, trong đó có nhiều loại tài liệu quan trọng có giá trị cao như các tài liệu về chương trình, kế hoạch, báo cáo của từng đơn vị; tài liệu về thanh tra, kiểm tra; tài liệu về các sáng kiến, cải tiến, ứng dụng khoa học – công nghệ; tài liệu về thẩm định thiết kế công trình; tài liệu lưu trữ điện tử… Các loại tài liệu này cần được bảo quản an toàn để thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng sau này là một nhiệm vụ quan trọng. Trong những năm qua, công tác lưu trữ tại các Sở hầu hết cũng đã được tổ chức tốt, việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cũng được các sở thực hiện đầy đủ và theo đúng kế hoạch. Tuy nhiên, còn một số tồn tại như: nhiều hồ sơ tài liệu khi giao nộp vẫn còn tình trạng bó gói, thiếu nhiều tài liệu có giá trị cao, hoặc giao nộp những tài liệu chỉ có giá trị hiện hành, gây khó khăn cho công tác bảo quản cũng như khai thác sử dụng sau này. Để khắc phục tình trạng này thì lưu trữ các Sở cũng như lưu trữ lịch sử tỉnh cần phối hợp để nghiên cứu dựa trên bảng danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu của các sở thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, cũng như căn cứ vào cơ sở thực tiễn công việc mà tài liệu được hình thành và tính pháp lý của từng loại tài liệu từ đó để xác định rõ được các nhóm, các loại tài liệu có giá trị lịch sử và tính pháp lý cao, lập theo mục lục hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh đúng quy định cũng là một giải pháp quan trọng. Như vậy sẽ nâng cao được chất lượng tài liệu nộp lưu và hiệu quả công tác thu thập tài liệu của các Sở, cũng như các cơ quan khác là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản an toàn những tài liệu lưu trữ có giá trị và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu sau này.