Hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn

- Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo kế toỏn

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CễNG TY THẫP TRấN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYấN

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn

Bộ mỏy kế toỏn ở doanh nghiệp thu nhận thụng tin ban đầu và xử lý thụng tin theo định hướng vừa tạo lập được thụng tin kế toỏn tài chớnh, vừa tạo lập thụng tin kế toỏn quản trị. Việc xỏc lập cơ cấu của bộ mỏy kế toỏn cần căn cứ vào định hướng này để phõn cụng nhằm đạt được mục tiờu tạo lập và cung cấp thụng tin cho nhiều đối tượng. Vỡ vậy, tuỳ theo tỡnh hỡnh cụ thể của cỏc cụng ty để tổ chức bộ mỏy kế toỏn phự hợp, nhưng dự là tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh nào thỡ cũng phải trờn quan điểm gọn nhẹ, khoa học và hiệu quả.

Qua khảo sỏt thực tế về tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn và lý luận về tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong doanh nghiệp, tỏc giả xin đề xuất cỏc phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cỏc cụng ty như sau:

- Đối với cỏc cụng ty thộp cỳ quy mụ lớn như Cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức phõn tỏn là phự hợp với đơn vị. Cụng ty đó sử dụng phần mềm kế toỏn trong cụng tỏc kế toỏn nờn đú giảm bớt nhiều cụng đoạn…vậy cụng ty nờn mạnh dạn giảm bớt số lượng nhõn viờn kế toỏn khụng cần thiết, trỏnh tỡnh trạng bộ mỏy kế toỏn quỏ cồng kềnh, dư thừa trong khi đú khối lượng cụng việc kế toỏn khụng nhiều dẫn đến hiệu quả lao động khụng cao.

Vớ dụ: Tổ tài chớnh chỉ thực hiện nghiệp vụ tài chớnh phỏt sinh tại Văn phũng cụng ty nhưng hiện tại bố trớ 9 nhõn viờn là dư thừa. Căn cứ vào khối lượng cụng việc, tỏc giả kiến nghị cụng ty chỉ cần bố trớ 5 nhõn viờn là phự hợp, nhiệm vụ cụ thể như sau: một nhõn viờn lập kế hoạch chi tiờu tài chớnh của cụng ty, một nhõn viờn kiểm tra tớnh phỏp lý của chứng từ kế toỏn và thực hiện thanh toỏn thu chi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, một nhõn viờn lập kế hoạch vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh

của cụng ty và lưu trữ bảo quản chứng từ kế toỏn, một nhõn viờn lập cỏc dự toỏn tài chớnh và một nhõn viờn phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh doanh nghiệp.

Cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn là một cụng ty cú quy mụ lớn với 20 đơn vị thành viờn, vỡ vậy việc tổ chức kế toỏn quản trị là rất cần thiết. Hiện tại cụng ty khụng tổ chức bộ phận kế toỏn quản trị riờng mà kế toỏn tài chớnh đang kiờm nhiệm. Căn cứ vào quy mụ, đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và trỡnh độ chuyờn mụn của đội ngũ cỏn bộ kế toỏn trong cụng ty Gang thộp Thỏi nguyờn, tỏc giả kiến nghị cụng ty nờn xõy dựng mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn tài chớnh kết hợp với mụ hỡnh kế toỏn quản trị.

Theo mụ hỡnh này, Phũng kế toỏn - thống kờ - tài chớnh tại Văn phũng cụng ty sẽ bao gồm cỏc bộ phận kế toỏn đảm nhiệm cỏc phần hành kế toỏn tài chớnh cụ thể, tương ứng với mỗi bộ phận của kế toỏn tài chớnh sẽ bao gồm cỏc phần hành kế toỏn quản trị. Nhừn viờn kế toỏn ở mỗi tổ kế toỏn sẽ thực hiện đồng thời cỏc cụng việc của kế toỏn tài chớnh và kế toỏn quản trị. Kế toỏn tài chớnh sẽ thực hiện cho mỗi phần hành kế toỏn với cỏc cụng việc cụ thể như: căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn, kế toỏn tài chớnh ghi sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết cú liờn quan, cuối kỳ kiểm tra, đối chiếu, khoỏ sổ kế toỏn làm căn cứ để lập bỏo cỏo tài chớnh. Kế toỏn quản trị tuỳ theo yờu cầu quản lý đối với từng phần hành kế toỏn sẽ thực hiện cỏc cụng việc khỏc nhau.

Vớ dụ: tổ kế toỏn tổng hợp vừa tổng hợp, lập bỏo cỏo tài chớnh vừa lập bỏo cỏo quản trị, ngoài ra kế toỏn tổng hợp thực hiện thu thập, phõn tớch cỏc thụng tin phục vụ việc lập dự toỏn và thụng tin phục vụ việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp; tổ kế toỏn xớ nghiệp chớnh phừn cụng nhiệm vụ cụ thể cho từng nhừn viờn như: kế toỏn tiền mặt ghi nhận nghiệp vụ thu, chi vào cỏc sổ kế toỏn chi tiết vừa theo yờu cầu kế toỏn tài chớnh vừa theo yờu cầu quản trị, đồng thời lập dự toỏn thu, chi theo từng mục đớch, từng bộ phận sử dụng tiền; kế toỏn chi phớ giỏ thành thực hiện phừn loại chi phớ, lựa chọn phương phỏp tập hợp chi phớ, phừn bổ chi phớ, tớnh giỏ thành sản phẩm theo mục tiờu quản trị, xừy dựng cỏc định mức, lập dự toỏn chi phớ, mở hệ thống sổ kế toỏn chi tiết để thu thập thụng tin chi tiết về chi phớ sản xuất,

giỏ thành sản phẩm theo yờu cầu quản trị, đồng thời cung cấp thụng tin cho kế toỏn tổng hợp để lập bỏo cỏo quản trị.

Vỡ vậy, ỏp dụng mụ hỡnh này sẽ tiết kiệm chi phớ trong hạch toỏn, đồng thời cho phộp kế thừa những thụng tin trong cụng tỏc kế toỏn tài chớnh phục vụ cho kế toỏn quản trị. Mặt khỏc, sử dụng mụ hỡnh này sẽ khụng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn hiện nay.

Hiện nay chức năng của Phũng kế toỏn, thống kờ - tài chớnh tại Văn phũng cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn là quỏ lớn, từ cụng tỏc kế toỏn, tài chớnh tại Văn phũng cụng ty, kiểm tra, kiểm toỏn nội bộ, xỏc định định mức vốn lưu động cho cỏc đơn vị thành viờn, thanh quyết toỏn cỏc cụng trỡnh đầu tư cải tạo, mua sắm mỏy múc thiết bị…. Vỡ vậy cần phải tỏch bạch hẳn cụng việc kiểm tra, kiểm toỏn nội bộ của Phũng kế toỏn thống kờ - tài chớnh cụng ty để phự hợp với vai trũ và vị trớ của kiểm toỏn nội bộ là bộ phận độc lập, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giỏm đốc cụng ty, cú chức năng và quyền hạn ngang với cỏc phũng ban khỏc trong cụng ty. Tỏc giả xin kiến nghị cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn chuyển bộ phận kiểm tra, kiểm toỏn nội bộ thành một Phũng độc lập với Phũng kế toỏn, thống kờ - tài chớnh và trực thuộc Tổng giỏm đốc. Cơ cấu tổ chức của phũng gồm 3 người với trỡnh độ đại học chuyờn ngành kiểm toỏn trở lờn với ớt nhất 3 năm kinh nghiệm hoặc cú chuyờn ngành kế toỏn trở lờn với ớt nhất là 5 năm kinh nghiệm. Phũng kiểm tra, kiểm toỏn nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giỏm đốc và chịu sự chỉ đạo giỏn tiếp của Phũng kiểm toỏn nội bộ Tổng cụng ty. Áp dụng mụ hỡnh này sẽ giỳp cho Tổng giỏm đốc Cụng ty thực hiện được việc kiểm tra, kiểm soỏt đến cỏc đầu mối kinh doanh phụ thuộc và thực hiện kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh trước khi Cụng ty cụng khai bỏo cỏo tài chớnh. (Phụ lục 3.1)

- Đối với Cụng ty cổ phần Cơ điện luyện kim Thỏi Nguyờn cỳ 5 chi nhỏnh xớ nghiệp thành viờn, mỗi chi nhỏnh xớ nghiệp lại cú nhiều phõn xưởng sản xuất, vỡ vậy tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức phõn tỏn như hiện nay là phự hợp. Tuy nhiờn, số lượng nhõn sự kế toỏn tại Văn phũng cụng ty cũn chưa phự hợp với quy mụ của Cụng ty và dễ gõy chồng chộo cụng việc. Tỏc giả xin kiến nghị Cụng ty cần

bổ sung thờm 2 kế toỏn viờn để giảm bớt khối lượng cụng việc cho Kế toỏn trưởng và nhõn viờn thủ quỹ đang phải kiờm nhiệm kế toỏn ngõn hàng, tiền lương và theo dừi thu nộp Ngõn sỏch, nhiệm vụ cụ thể như sau: Kế toỏn trưởng phụ trỏch chung; một phú phũng kế toỏn phụ trỏch cụng tỏc thống kờ, thanh toỏn, quyết toỏn; một nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch tổng hợp giỏ thành; một nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch Văn phũng cụng ty; một kế toỏn tiền lương và BHXH; một kế toỏn ngõn hàng, một thủ quỹ kiờm phụ trỏch kế toỏn tài sản cố định.

- Đối với cỏc cụng ty cú quy mụ nhỏ hơn như Cụng ty NatSteel Vina thỡ tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức tập trung như hiện nay là phự hợp, vỡ hoạt động kinh doanh của cụng ty tập trung trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn và khụng cú chi nhỏnh trực thuộc. Tuy nhiờn, số lượng nhõn sự kế toỏn cũn quỏ ớt, kế toỏn viờn phải kiờm nhiệm rất nhiều phần việc nờn dễ chồng chộo, dễ xảy ra gian lận vỡ nhõn viờn phũng tổ chức nhõn sự lại kiờm kế toỏn tiền lương, nhõn viờn bỏn hàng lại kiờm kế toỏn tiờu thụ và cụng nợ phải thu, nhõn viờn kế toỏn vật tư lại kiờm kế toỏn cụng nợ phải trả. Vỡ vậy, tỏc giả xin đề nghị cụng ty nờn bổ sung thờm 1 kế toỏn viờn cú trỡnh độ cao đẳng, đại học chuyờn ngành kế toỏn tài chớnh để thực hiện phần hành kế toỏn của hai nhõn viờn kiờm nhiệm. Đồng thời, phải xõy dựng kế hoạch cụng tỏc, bố trớ sắp xếp cụng việc cho từng nhõn viờn sao cho phự hợp với năng lực của họ nhưng phải đảm bảo nguyờn tắc bất kiờm nhiệm.

Theo tỏc giả nờn phõn cụng cụng việc cụ thể như sau: Kế toỏn trưởng phụ trỏch chung; một nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch kế toỏn tổng hợp và giỏ thành; một nhõn viờn kế toỏn vật tư kiờm kế toỏn tiền lương và BHXH; một nhõn viờn kế toỏn tiờu thụ và theo dừi cụng nợ; một thủ quỹ kiờm kế toỏn tài sản cố định. Bờn cạnh đú, cần xõy dựng kế hoạch bồi dưỡng, nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ cho đội ngũ cỏn bộ kế toỏn trong doanh nghiệp. Đặc biệt là những nội dung của chế độ kế toỏn mới và kế toỏn quản trị để nhõn viờn kế toỏn nắm bắt cập nhật được những thụng tin mới trong lĩnh vực kế toỏn phục vụ cho cụng tỏc quản lý của cụng ty.