THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC CễNG TY THẫP TRấN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYấN
2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toỏn và luừn chuyển chứng từ kế toỏn
Tổ chức hệ thống chứng từ là khõu đầu tiờn trong cụng tỏc kế toỏn. Tổ chức tốt nhiệm vụ vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn sẽ nõng cao tớnh phỏp lý và độ tin cậy của thụng tin kế toỏn, tăng cường chức năng thụng tin và kiểm tra của kế toỏn. Do đú tổ chức vận dụng hợp lý hệ thống chứng từ cú ý nghĩa quan trọng trong cụng tỏc kế toỏn.
Cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn hầu hết tổ chức vận dụng chứng từ kế toỏn theo quy định của Luật kế toỏn, Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và Nghị định 129/2004/NĐ-BTC ngày 31/05/2004 và cỏc văn bản phỏp luật khỏc cú liờn quan đến chứng từ kế toỏn. (Phụ lục 2.9)
Tuy nhiờn, tại một vài đơn vị thành viờn của Cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn vẫn cũn sử dụng một số chứng từ theo mẫu cũ như: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất vật tư, Phiếu nhập kho. Riờng Cụng ty TNHH NatSteel Vina căn cứ Quyết định số 609 - TC/ CĐKT ngày 24/09/1998 của Bộ Tài chớnh nờn vẫn ỏp dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định 1141/TC- CĐKT mà chưa kịp thời thay đổi theo Chế độ kế toỏn mới của Bộ Tài chớnh.
Về tổ chức lập chứng từ kế toỏn:
Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, cỏc kế toỏn phần hành được phõn cụng tiến hành lập chứng từ kế toỏn. Nhỡn chung, cụng tỏc lập chứng từ kế toỏn đảm bảo đỳng quy định. Phần lớn cỏc chứng từ kế toỏn tại cỏc Cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn đều đó được thiết kế trong phần mềm kế toỏn. Trong phần mềm kế toỏn đó cài đặt mó chứng từ để phừn biệt cỏc loại chứng từ khỏc nhau. Mó hiệu chứng từ gồm 2 ký tự hoa và 3 số tự nhiờn được đỏnh số từ đầu niờn độ kế toỏn và đều đảm bảo cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật
kế toỏn. Vớ dụ: Phiếu xuất kho - Mó chứng từ là PX 023, Phiếu nhập kho - Mó chứng từ PN 145,…Đối với cỏc chứng từ thu chi tiền mặt, cỏc cụng ty đều lập theo đỳng mẫu quy định, đầy đủ cỏc chỉ tiờu, rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh, cú chữ ký của Kế toỏn trưởng, Giỏm đốc phờ duyệt. Đối với cỏc Hoỏ đơn dịch vụ vận chuyển, hoỏ đơn bỏn hàng, chứng từ kế toỏn khỏc tiếp nhận từ cỏc đơn vị khỏc khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ kinh tế đều được cập nhật dữ liệu trờn mỏy vi tớnh. Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh khảo sỏt tỏc giả nhận thấy cũn một vài Phiếu thu khụng cú chữ ký của Giỏm đốc, Phiếu chi thiếu chữ ký của người nhận tiền.
Trong đú, Cụng ty TNHH NatSteel Vina do được sự chấp thuận của Bộ Tài chớnh theo Quyết định số 609- TC/CĐKT ngày 24/09/1998 và Tổng cục Thuế theo cụng văn số 4380 TCT/AT ngày 24/11/1998 nờn doanh nghiệp cũng được tự in hệ thống chứng từ kế toỏn bao gồm cả chứng từ bắt buộc như Phiếu thu, Phiếu chi, Hoỏ đơn GTGT… và cỏc chứng từ hướng dẫn khỏc dựa trờn biểu mẫu của Bộ tài chớnh và phự hợp với đặ điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty liờn doanh với nước ngoài. Do đú, trờn cỏc chứng từ kế toỏn của đơn vị được sử dụng cả hai ngụn ngữ là Tiếng Việt và Tiếng Anh. Vớ dụ: Hoỏ đơn GTGT (VAT Invoice) sử dụng tại Cụng ty TNHH NatSteel Vina thể hiện thụng qua phụ lục 2.10.
Tuy nhiờn, cũn một vài chứng từ thiếu địa chỉ của khỏch hàng như: Đơn đặt hàng, Lệnh xuất kho, Lệnh giao hàng; thiếu định khoản kế toỏn, khụng cú chữ ký của người lập phiếu trờn Phiếu thu. Vớ dụ: Đơn đặt hàng, Lệnh xuất kho, Phiếu thu sử dụng tại Cụng ty TNHH NatSteel Vina thể hiện thụng qua cỏc phụ lục 2.11, 2.12, 2.13.
Về tổ chức luõn chuyển chứng từ và kiểm tra chứng từ kế toỏn:
Phần lớn cỏc chứng từ kế toỏn tại cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn đều được kiểm tra trước khi ghi sổ kế toỏn. Trỏch nhiệm kiểm tra thuộc về Kế toỏn trưởng, trỡnh tự kiểm tra gồm: kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ kế toỏn; kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đó ghi chộp trờn chứng từ và đối chiếu với cỏc
tài liệu khỏc cú liờn quan; kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu (số lượng, giỏ trị trờn chứng từ) và cỏc thụng tin trờn chứng từ.
Cỏc chứng từ kế toỏn do doanh nghiệp lập hoặc tiếp nhận từ bờn ngoài chuyển đến đều được tập trung tại Phũng kế toỏn - tài chớnh, sau khi được Kế toỏn trưởng kiểm tra và xỏc minh tớnh hợp lý của chứng từ kế toỏn thỡ chuyển cho cỏc kế toỏn phần hành để kiểm tra lại và lập bảng tổng hợp cỏc chứng từ gốc cựng loại để làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
Về khõu lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Qua khảo sỏt thực tế tại cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn cho thấy hầu như cỏc chứng từ kế toỏn phỏt sinh tại Văn phũng cụng ty, cỏc đơn vị thành viờn đều được tập hợp lưu trữ gọn gàng, khoa học thuận tiện cho việc theo dừi, quản lý chứng từ, cụng tỏc thanh toỏn, hạch toỏn kế toỏn và cụng tỏc kiểm tra, kờ khai, quyết toỏn thuế.
Khỏi quỏt trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn của cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn như sau:
Sơ đồ 2.2. Khỏi quỏt quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn của cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Căn cứ Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 hầu hết cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn đú tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản phự hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yờu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. (Phụ lục 2.14)
Lập (tiếp nhận)
chứng từ kế toỏn kiểm tra, xỏc minh Kế toỏn trưởng chứng từ
Cỏc kế toỏn phần hành kiểm tra lại
Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc Lưu trữ, bảo quản chứng từ Ghi sổ kế toỏn
Tuy nhiờn, Cụng ty TNHH NatSteel Vina vẫn cũn ỏp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 1141/TC-CĐKT mà chưa thay đổi theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC (Phụ lục 2.15)
Theo khảo sỏt thực tế cho thấy cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn đó khụng sử dụng hết cỏc tài khoản kế toỏn trong Chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành, cỏc cụng ty khụng sử dụng cỏc tài khoản sau:
- Khụng sử dụng TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn; TK 121 - Đầu tư chứng khoỏn ngắn hạn; TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khỏc; TK 129 - Dự phũng giảm giỏ đầu tư ngắn hạn; TK 158 - Hàng hoỏ kho bảo thuế; TK 217- Bất động sản đầu tư; TK 221- Đầu tư vào cụng ty con; TK 222 - Vốn gúp liờn doanh; TK 243 - Tài sản thuế thu nhập hoón lại; TK 244 - Ký quỹ, ký cược dài hạn; TK 347- Thuế thu nhập hoón lại phải trả; TK 343 - Trỏi phiếu phỏt hành vỡ ở cỏc cụng ty này khụng cú phỏt sinh cỏc nghiệp vụ kinh tế phản ỏnh vào cỏc tài khoản đú;
- Khụng sử dụng TK 611- Mua hàng và TK 631- Giỏ thành sản xuất vỡ cỏc cụng ty khụng ỏp dụng kiểm kờ định kỳ khi kờ khai hàng tồn kho mà ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn;
- Khụng sử dụng TK 337- Thanh toỏn theo tiến độ kế hoạch; TK 623 - Chi phớ sử dụng mỏy thi cụng vỡ cỏc cụng ty đều khụng cú hoạt động xõy lắp;
- Khụng sử dụng TK 161- Chi sự nghiệp, TK 461- Nguồn kinh phớ sự nghiệp và TK 466 - Nguồn kinh phớ đó hỡnh thành TSCĐ vỡ hầu như cỏc cụng ty khụng được tiếp nhận và sử dụng kinh phớ sự nghiệp, duy nhất chỉ cú Cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn sử dụng cỏc Tài khoản này
- Khụng sử dụng một tài khoản ngoài bảng là TK 008 - Dự toỏn chi sự nghiệp, dự ỏn.
Để đỏp ứng nhu cầu quản lý của từng cụng ty, cỏc cụng ty đó cụ thể hoỏ, bổ sung thờm cỏc tài khoản cấp 3 nhưng vẫn đảm bảo phự hợp với nội dung, kết cấu và phương phỏp hạch toỏn của tài khoản cấp trờn tương ứng. Hơn nữa hệ thống tài khoản kế toỏn của cỏc cụng ty cũn đỏp ứng yờu cầu xử lý thụng tin trờn mỏy vi tớnh
và thoả món nhu cầu thụng tin của cỏc cơ quan quản lý, đơn vị cấp trờn và lónh đạo cụng ty.
Về tổ chức mở tài khoản kế toỏn chi tiết:
Cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất tại Văn phũng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn, tuy nhiờn mỗi đơn vị thành viờn cú đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh khỏc nhau nờn cỏc đơn vị thành viờn mở chi tiết một số tài khoản cấp 3, cấp 4 khỏc nhau để phục vụ yờu cầu quản lý của đơn vị mỡnh.
* Cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn bổ sung thờm tài khoản cấp 1 ngoài Chế độ kế toỏn là Tài khoản 451 “Quỹ quản lý cấp trờn” và mở thờm chi tiết gồm: TK 4511: Trớch chi phớ quản lý cấp trờn và TK 4512: Chi phớ quản lý chi hộ Cụng ty.
* Cỏc cụng ty thộp trờn địa bàn tỉnh Thỏi Nguyờn đó mở chi tiết TK cấp 2, cấp 3 cho phự hợp với yờu cầu quản lý từng đơn vị như sau:
Tài khoản
cấp 1
Cụng ty Gang thộp TN Cụng ty CP Cơ điện Luyện kim TN Cụng ty TNHH NatSteel Vina TK 136 “Phải thu nội bộ” + TK 1361 - Vốn kinh doanh ở cỏc đơn vị thành viờn, gồm: TK 13611: Vốn cố định cấp cho đơn vị thành viờn và TK 13612: Vốn lưu động cấp cho đơn vị thành viờn
+ TK 1368 - Phải thu nội bộ khỏc, gồm TK 13681: Tài sản đầu tư thiếu nguồn cụng ty và TK 13682: Phải thu vốn vay nội bộ.
+ TK 1361 - Due from NSL/ Phải thu NSL
+ TK 1362 - Due from SSB/ Phải thu SSB. TK 152 “Nguyờn liệu, vật liệu” + TK 1521: Nguyờn liệu chớnh; + TK 1522: Vật liệu phụ; + TK 1523: Nhiờn liệu; + TK 1524: Phụ tựng thay thế; + TK 1525: Thiết bị XDCB; + TK 1526: Phế liệu thu hồi.
Mở chi tiết giống Cụng ty Gang thộp Thỏi Nguyờn