CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NGHIÊP VỤ BẢO LÃNH TẠI NH TMCP ĐẠI DƯƠNG – CHI NHÁNH QUẬN HOÀN KIẾM
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức tại chi nhánh
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của NH TMCP Đại Dương chi nhánh Hoàn Kiếm
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính chi nhánh Hoàn Kiếm) 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
a) Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo của NH TMCP Đại Dương Hoàn Kiếm là Ban giám đốc gồm 01 giám đốc, 01 phó giám đốc và các trưởng phòng của các phòng ban có chức năng giám sát và điều hành mọi hoạt động công việc của ngân hàng.
Tổ chức chỉ đạo điều hành, quản lý và giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của chi nhánh như: hoạt động kinh doanh, quản lý nhân viên, quan hệ hợp tác, đầu tư, …theo sự ủy nhiệm của ĐHĐCĐ và Tổng Giám đốc.
Kiểm tra, đôn đốc nhân viên dưới quyền trong việc thực hiện các chính sách của nhà nước, các quy định của NH TMCP Đại Dương.
Ban giám đốc có quyền xử lý và kiến nghị lên tổng giám đốc hay các cấp có thẩm quyền xử lý những hành vi, vi phạm về các nghiệp vụ và các dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Ban giám đốc là đại diện pháp nhân của chi nhánh, và là người chịu trách nhiệm trực tiếp với Hội đồng Cổ đông.
b) Phòng kinh doanh Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán kho quỹ P.Công nghệ thông tin P.Tổ chức Hành chính Ban lãnh đạo
Chức năng:
Phòng kinh doanh là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác kinh doanh tín dụng ngân hàng, là nơi trực tiếp giao dịch với mọi đối tượng khác hàng có nhu cầu về tín dụng. Từ đó bằng kiến thức của mình xem xét có thể cấp tín dụng cho khách hàng được hay không, quản lý các sản phẩm, cấp tín dụng phù hợp với các chế độ tín dụng hiện hành và hướng dẫn của NH TMCP Đại Dương nhằm đảm bảo an toàn vốn và hiệu quả.
Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận hồ sơ tín dụng của khách hàng. Thẩm định và xác định mức tín dụng cho khách hàng. Sau khi cán bộ có thẩm quyền phê duyệt cấp tín dụng thì phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện :
+ Quản lý các hạn mức đã được phê duyệt.
+ Quản lý các tài sản nhận làm đảm bảo tiền vay theo đúng quy định của Nhà nước và của Ngành.
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc cấp tín dụng, thu nợ, thu lãi, thu phí, quản lý hồ sơ tài sản, đảm bảo theo quy chế hướng dẫn hiện hành. CBTD theo dõi lãi phải thu định kỳ, thông báo cho phòng kinh doanh thu nợ, thu lãi kịp thời.
+ Kiểm tra giám sát các khoản vay theo từng phương án cho vay vốn, bảo lãnh.
+ Thường xuyên nắm bắt thông tin về khách hàng vay vốn và bảo lãnh theo quy định.
+ Xử lý hoặc đề xuất các biện pháp xử lý thích hợp trong các trường hợp cần thiết nhằm đảm bảo an toàn vốn.
+ Theo dõi quản lý khoản nợ có vấn đề, các khoản nợ cho vay bắt buộc.
+ Xử lý TSĐB tiền vay khi doanh nghiệp không trả được nợ đã thỏa thuận với ngân hàng.
- Định kỳ phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính doanh nghiệp để có những chính sách tín dụng phù hợp với từng doanh nghiệp trong từng
thời kì cụ thể.
- Báo cáo, phân tích tổng hợp.…theo khách hàng, nhóm khách hàng, và theo sản phẩm dịch vụ.
- Theo dõi việc trích lập dự phòng rủi ro theo quy định.
- Phản ánh kịp thời những vướng mắc trong nghiệp vụ và những vấn đề mới nảy sinh, đề xuất biện pháp giải quyết trình Giám đốc chi nhánh xem xét, giải quyết.
- Lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định.
- Tổ chức các khóa học nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ. - Làm công tác khác khi được Giám đốc giao.
- Thực hiện tốt nội quy của cơ quan và tham gia tích cực các phong trào thi đua. - Đoàn kết nội bộ, có tinh thần giúp đỡ lẫn nhau trong công tác và đời sống nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
c) Phòng Kế toán kho quỹ:
Chức năng:
- Phòng Kế toán kho quỹ là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tài chính kế toán của hoạt động Ngân hàng và thực hiện chi tiêu nội bộ tại chi nhánh theo đúng quy định của Nhà nước và NH TMCP Đại Dương.
- Phối hợp với các các phòng nghiệp vụ tác nghiệp các hoạt động liên quan đến khách hàng và nội bộ ngân hàng.
Nhiệm vụ:
- Phối hợp với các phòng ban liên quan để quản lý tốt các tài khoản của khách hàng và các hoạt động của máy ATM.
- Thực hiện công tác tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch và các quỹ tiền lương, chi các quỹ theo quy định của NHNN và NH TMCP Đại Dương phù hợp với mục tiêu phát triển kinh doanh của chi nhánh. Thực hiện việc chi trả lương và chế độ khác đối với nhân viên của chi nhánh.
- Tính và trích nộp Thuế, bảo hiểm xã hội theo quy định. Phòng kế toán kho quỹ còn là đầu mối trong quan hệ với các cơ quan Thuế. Quản lý các khoản thu
nhập và chi phí tại chi nhánh.
- Thực hiện quản lý các giao dịch nội bộ, phối hợp với phòng Ngân quỹ kiểm soát đối chiếu tiền mặt hàng ngày, lưu trữ chứng từ, lập và in báo cáo theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch tài chính của chi nhánh theo định kì và theo dõi thực hiện kế hoạch. Đồng thời báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
- Tổ chức khóa học nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. d) Phòng Tổ chức hành chính:
Chức năng:
Phòng Tổ chức hành chính là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh. Thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ an ninh toàn chi nhánh.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện các quy định của Nhà nước và của NH TMCP Đại Dương có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, công đoàn.
- Thực hiện quản lý lao động.
- Thực hiện bồi dưỡng cũng như quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh. - Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, nhân viên chi nhánh.
- Thực hiện việc mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định.
- Tổ chức mọi công tác cần thiết cho các buổi hội họp, hội thảo, sơ kết, tổng kết cũng như công tác bảo vệ an toàn cơ quan.
e) Phòng công nghệ thông tin - phòng vi tính.
Chức năng:
Là phòng tổ chức thực hiện và quản lý sự vận hành của hệ thống mạng của chi nhánh, hệ thống mạng giữa chi nhánh và Hội sở cũng như với các đơn vị trực thuộc Hội sở và chi nhánh để nắm bắt tình hình thực hiện chương trình điện toán và các
hoạt động của toàn bộ hệ thống. Đồng thời quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn sổ sách chứng từ điện toán.
Nhiệm vụ:
- Cung cấp số liệu đầy đủ, kịp thời, chính xác về các mặt hoạt động của toàn hệ thống Ngân hàng.
- Kết hợp với bộ phận co toán và các bộ phận liên quan khác xây dựng và thực hiện kế hoạch trang bị, đổi mới công nghệ thông tin thích hợp theo nhu cầu phát triển của NH TMCP Đại Dương.
- Nghiên cứu, thiết lập và đưa vào sử dụng các công nghệ mới liên quan đến hoạt động của Ngân hàng, từng bước nâng cao trình độ công nghệ, nâng cao năng lực và chất lượng dịch vụ kinh doanh của NH TMCP Đại Dương.
- Xây dựng, tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ vi tính có năng lực, ổn định, có kinh nghiệm, đảm bảo yêu cầu công việc của phòng và của các đơn vị trực thuộc Ngân hàng.
- Kiểm tra các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng các quy định cài đặt, sử dụng các chương trình áp dụng trong công việc thu thập, lưu trữ và báo cáo thống kê điện toán kịp thời, chính xác.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên về việc sử dụng chương trình điện toán, chương trình thông tin báo cáo, thông tin tín dụng thống nhất trong toàn hệ thống NH TMCP Đại Dương.
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng và bảo mật hệ thống mạng, đảm bảo hoạt động thường xuyên, chính xác an toàn.
- Thực hiện các công việc khác do ban lãnh đạo giao.