Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của mỗi công trình. Vì vậy việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm hay lãng phí, việc hạch toán đúng và đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định giá thành của công trình.
Chi phí nguyên vật liệu của Công ty TNHH Toàn Sáng dùng cho hoạt động sản xuất thi công xây lắp bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu chính (Gạch, ngói, xi măng, cát, đá, sắt thép các loại, …), vật liệu phụ (Vôi, ve, sơn, đinh, …), vật liệu kết cấu (Kèo, cột, khung, bêtông đúc sẵn, tấp lợp, cửa, …), Công cụ dụng cụ (Các loại ván khuôn, dàn giáo, …) và các chi phí vật liệu khác.
Công ty TNHH Toàn Sáng thực hiện kế toán tập hợp CPNVLTT theo phương pháp kê khai thường xuyên; giá NVL xuất kho được xác định theo phương pháp nhập trước, xuất trước, được khai báo trong phần mềm kế toán.
Khi công ty trúng thầu một công trình xây dựng căn cứ vào hợp đồng giao nhận thầu, Phòng kế hoạch kỹ thuật thi công lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá thành, Phòng kế toán lập các dự toán, phương án thi công, tiến độ thi công cho từng giai đoạn công việc,... và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội.
Tại đội xây dựng công trình sẽ tiến hành công việc được giao, mỗi tổ sản xuất sẽ đảm nhận những công việc tương ứng thực thi dưới sự chỉ đạo, giám sát của đội trưởng
đội xây dựng công trình và cán bộ kỹ thuật. Để đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu đúng lúc, tiết kiệm hàng tháng các đội lập bảng kế hoạch mua vật tư trên dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đội trưởng đội xây dựng công trình sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua. Để có kinh phí đi mua nguyên vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng lên ban lãnh đạo công ty xét duyệt cấp vốn. Căn cứ vào kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, phiếu báo giá nguyên vật liệu và giấy đề nghị tạm ứng do các đội gửi lên ban lãnh đạo công ty ký duyệt tạm ứng cho các đội. Nếu được phê duyệt thủ quỹ sẽ xuất tạm ứng cho các đội đi mua vật tư. Giấy đề nghị tạm ứng có mẫu như sau(Phụ lục 01)
Vật tư mua về được chuyển thẳng vào kho của đội và được xuất dùng trực tiếp thi công công trình. Vật tư mua về sẽ được làm thủ tục nhập kho (Phụ lục 02), thủ kho công trường cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Khi có nhu cầu xuất nguyên vật liệu thi công, thủ kho công trường sẽ lập phiếu xuất kho. Mẫu phiếu xuất kho như sau(Phụ lục 03)
Mỗi phiếu xuất kho và phiếu nhập kho đều được chia làm 3 liên: Một liên giữ lại, một liên giao cho đội trưởng giữ để làm căn cứ đối chiếu, một liên giao cho kế toán giữ.
Kế toán ở các công trình sẽ nhận các hóa đơn GTGT(Phụ lục 04), phiếu mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho rồi sau đó tiến hành lập bảng kê nhận vật tư, bảng kê vật tư sử dụng ( Phụ lục 05) để gửi về phòng kế toán đúng hạn.
Ví dụ ghi nhận CPNVLTT:
Ngày 16/11/2013 công ty mua gạch đặc A1 với số gạch 16.500 viên đơn giá mua 1.050đồng/viên,VAT 10% đã thanh toán bẳng tiền mặt.
Căn cứ vào HĐGTGT 0002015 kế toán định khoản: Nợ TK 152: 17.820.000
Nợ TK 133: 1.782.000
Có TK 111: 19.602.000(Phụ lục 06)
Khi xuất NVL gạch để thi công xây dựng công trình,ghi nhận CPNVLTT kế toán ghi: Nợ TK 154: 17.820.000
Có TK 152: 17.820.000
Căn cứ kế hoạch thi công xây lắp tại từng thời điểm và định mức sử dụng nguyên vật liệu của công trình để xuất nguyên vật liệu. Khi đó thủ kho tại công trình căn cứ số lượng xuất kho thực tế để lập phiếu xuất kho. Thủ kho ghi rõ khối lượng vật tư thực tế xuất kho lên phiếu xuất và ký bàn giao cho các đội xây dựng.
Khi xuất kho nguyên vật liệu cho các đội xây dựng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu.
Ví dụ:
Căn cứ vào phiếu XK ngày 05 tháng 12 năm 2013 kế toán ghi: Nợ TK 154 : 12.918.319
Có TK 152 : 12.918.319(Phụ lục 07)
Khi công trình hoàn thành, trên các chứng từ gốc được tập hợp và đưa lên kế toán vật tư ghi sổ làm tài liệu tính tổng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho công trình. Khi kế toán nguyên vật liệu tập hợp đẩy đủ chứng từ thì phân loại, đánh số, ghi sổ và định khoản vào bảng kê chứng từ mỗi loại riêng cho công trình Mầm non.
Toàn bộ chứng từ của nguyên vật liệu chuyển về phòng kế toán được kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu tính hợp lý, hợp lệ và tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Toàn bộ kết quả nhập xong sẽ được máy tự động ghi vào sổ chi tiết TK 154-1541-16 (Bảng 01),sổ Cái TK 154-1541-16(Bảng 02)
Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình MN phát sinh trong năm 2013 là