1.2.3.1. Tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất
Theo Khoản 19, Điều 4, Luật Đất đai 2003 " Đăng ký quyền sử dụng đất là việc ghi nhận quyền sử dụng đất hợp pháp đối với một thửa đất xác định vào hồ sơ địa chính nhằm xác lập quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất. " [22]
Đăng ký quyền sử dụng đất được đề cập đến trong công tác quản lý nhà nước về đất đai từ năm 1980, trong Quyết định số 201/CP của Hội đồng Chính phủ. Trải qua nhiều lần sữa đổi Luật Đất đai 1987 đến Luật Đất đai 1993 nội dung này vẫn được quy định trong công tác quản lý nhà nước về đất đai. Tuy nhiên, ở giai đoạn này chưa quy định cụ thể việc đăng ký quyền sử dụng đất là nghĩa vụ của người sử dụng đất nên người sử dụng đất hợp pháp, có đủ các loại giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất của họ là hợp pháp nhưng chưa đăng ký quyền sử dụng để xin cấp giấy chứng nhận cũng vẫn được giải quyết. Vì vậy, trong thực tế những trường hợp như thế đã gây khó khăn cho công tác quản lý đất đai đối với các cơ quan nhà nước. Luật Đất đai 2003 đã đưa việc đăng ký quyền sử dụng đất vào thành một nghĩa vụ của người sử dụng đất. Từ đây, mặc dù người sử dụng đất hợp pháp nhưng vẫn phải thực hiện nghĩa vụ của mình đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền là đăng ký quyền sử dụng đất.
Trong quá trình sử dụng luôn có sự biến động về chủ sử dụng, loại hạng đất và diện tích đất. Đăng ký sử dụng đất là một biện pháp quản lý của Nhà nước nhằm theo dõi tình hình sử dụng và biến động thường xuyên của nó.
Như vậy, sau khi đăng ký quyền sử dụng, đất đai được công nhận sử dụng một cách hợp pháp là điều kiện để được xem xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
Đối với các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức cho người sử dụng đăng ký quyền
sử dụng đất; đồng thời, Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải đăng ký cả phần đất còn chưa sử dụng vào sổ địa chính Nhà nước.
Đối với người sử dụng đất phải kê khai đầy đủ các thông tin chính xác và kịp thời. Đồng thời người sử dụng đất chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin mà mình cung cấp.
Sau khi hoàn tất các thủ tục kê khai quyền sử dụng đất các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn tiến hành họp Hội đồng tư vấn đất đai xét duyệt. Những trường hợp nào đủ điều kiện theo quy định của Pháp luật thì chuyển hồ sơ đến cơ quan cấp trên ( UBND cấp xã, thị trấn chuyển hồ sơ đến UBND huyện ) ra quyết định cấp GCNQSDĐ. Còn những trường hợp nào không đủ điều kiện thì gửi trả hồ sơ cho người sử dụng đất hoàn thiện các thủ tục tiếp theo.
1.2.3.2. Lập và quản lý hồ sơ địa chính
Theo quy định của Luật đất đai, “ Hồ sơ địa chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với việc sử dụng đất " [22]. Hồ sơ địa chính bao gồm bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kế đất đai và sổ theo dõi biến động đất đai. Nội dung hồ sơ địa chính bao gồm những thông tin sau:
Số hiệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí của thửa đất; Người sử dụng thửa đất;
- Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất;
- Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực hiện và chưa thực hiện;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất;
Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của thửa đất khác trong phạm vi cả nước.
Nội dung của hồ sơ địa chính phải đảm bảo tính thống nhất giữa bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ theo dõi biến động đất đai; thống nhất giữa bản gốc và bản sao; thống nhất giữa hồ sơ địa chính với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất. Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
Ngoài việc phục vụ cho công tác quản lý đất đai, hồ sơ địa chính còn cung cấp những loại thông tin liên quan đến đất đai như: tra cứu thông tin; trích lục bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao sổ địa chính, sổ mục kế đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất; tổng hợp thông tin đất đai; sao thông tin hồ sơ địa chính vào thiết bị nhớ của máy tính.
1.2.3.3. Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Quá trình tổ chức việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là quá trình xác lập căn cứ pháp lý đầy đủ nhất để giải quyết mọi cấn đề có liên quan đến quan hệ về đất đai (giữa Nhà nước là chủ sở hữu với người sử dụng đất và giữa người sử dụng đất với nhau) theo đúng pháp luật hiện hành.
* Những trường hợp được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Người sử dụng đất thuộc 1 trong 8 điểu kiện sau sẽ được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất:
- Người được Nhà nước giao đất, cho thuê đất (trừ trường hợp thuê đất nông nghiệp sử dụng vào mục đích công ích của xã, phường, thị trấn);
- Người trúng đấu giá quyền sử dụng đất , trúng đấu thầu dự án có sử dụng đất;
- Người mua nhà ở gắn liền với đất ở, hoặc được Nhà nước thanh lý, hoá giá nhà ở gắn liền với đất ở;
- Người được chuyển đổi, chuyển nhượng, được thừa kế, nhận tặng cho quyền sử dụng đất, người nhận quyền sử dụng đất khi xử lý hợp đồng thế chấp, bảo lãnh bằng quyền sử dụng đất khi thu nợ, tổ chức sử dụng đất là pháp nhân mới được hình thành do các bên góp vốn bằng quyền sử dụng đất;
- Người sử dụng đất thuê, thuê lại đất của doanh nghiệp đầu tư xây dựng, kinh doanh hạ tầng (trong khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu kinh tế);
- Người sử dụng đất xin tách thửa, hợp thửa đất mà pháp luật cho phép (phù hợp với quy hoạch chi tiết);
- Người sử dụng đất đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có biến động về ranh giới thửa.
* Thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Thẩm quyền cấp GCNQSDĐ thực hiện theo quy định tại Điều 52 của Luật Đất đai và Điều 5 của Nghị định số 88/2009/NĐ-CP:
- UBND cấp tỉnh cấp GCNQSDĐ cho tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước ngoài, trừ trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở.
- UBND cấp huyện cấp GCNQSDĐ cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở.
- UBND cấp tỉnh được uỷ quyền cho Sở Tài nguyên và Môi trường cấp GCNQSDĐ cho tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước ngoài.