b. Chớnh sỏch về cước phớ của cụng ty
2.2.2.1. Quy trỡnh thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường hàng khụng
2.2.2.1. Quy trỡnh thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đườnghàng khụng hàng khụng
Quy trỡnh thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường hàng khụng mụ tả cỏc cụng việc của phũng chứng từ hàng Air xuất từ khi nhận được yờu cầu đặt chỗ của lụ hàng đến khi hoàn thành cỏc cụng việc chứng từ của 1 lụ hàng Air xuất.
Ngọc
Hỡnh 2: Quy trỡnh thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường hàng khụng Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6
SV: Vũ Thị Hoa Lớp Hải quan 50
28
Yờu cầu của khỏch hàng
Tiếp nhận yờu cầu
Xử lý yờu cầu
Đặt chỗ với hóng
Xỏc nhận chỗ với khỏch hàng
Xỏc nhận thụng tin với phũng OPS
Hoàn tất chứng từ xuất Gửi Pre-alert cho đại lý Lập Debit/ Credit, gửi chứng
từ cho khỏch hàng
Lập thủ tục thu chi
Ngọc
Ngọc
Bước 1: Tiếp nhận và xem xột yờu cầu khỏch hàng
Tiếp nhận thụng tin:
- Tất cả cỏc nhõn viờn cụng ty FDI đều cú trỏch nhiệm tiếp nhận thụng tin từ khỏch hàng: Khi tiếp nhận thụng tin khỏch hàng, người tiếp nhận cú trỏch nhiệm xỏc nhận cụ thể cỏc yờu cầu và hỗ trợ tư vấn khỏch hàng để đảm bảo thụng tin tiếp nhận phự hợp và xử lý xem xột kịp thời, cỏc thụng tin phải đảm bảo:
Dịch vụ vận chuyển đường hàng khụng(Air)
Dịch vụ Hải quan
Dịch vụ vận chuyển đường bộ
Số lượng hàng húa: số Cartons/Gross weight/ Kớch cỡ/ Tờn mặt hàng
Sõn bay đi, sõn bay đến
Hóng hàng khụng
Ngày ra hàng hoặc chuyến bay, ngày bay cụ thể
Giỏ yờu cầu trờn Airline( nếu cú)
- Việc tiếp nhận thụng tin được thực hiện qua:
Thực hiện trao đổi qua email
Thực hiện trao đổi qua điện thoại
Thực hiện trao đổi trực tiếp
- Nếu thực hiện trao đổi thụng tin qua điện thoại trực tiếp, người tiếp nhận phải điền đầy đủ thụng tin vào phiếu tiếp nhận thụng tin. Nếu thực hiện qua email, người tiếp nhận in ra nội dung email, kẹp vào phiếu tiếp nhận, hoặc chuyển nội dung email đú đến trưởng phũng Air xem xột thực hiện giao dịch liờn quan.
- Nếu người tiếp nhận thụng tin của khỏch hàng mà khụng thực hiện việc trao đổi, thương thảo với khỏch hàng thỡ chuyển thụng tin đú về nhõn viờn phũng Air, người tiếp nhận cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc thụng tin nờu trờn.
Xem xột thụng tin và xử lý yờu cầu:
- Trưởng phũng Air là người xem xột và ra quyết định cuối cựng về khả năng, năng lực chấp nhận yờu cầu.
- Nếu khả năng đỏp ứng yờu cầu của khỏch hàng, trưởng phũng hoặc nhõn viờn chứng từ được chỉ định để thực hiện bước tiếp theo.
Bước 2: Xỏc nhận thụng tin
Xỏc nhận đặt chỗ với hóng hàng khụng
Gửi cỏc thụng tin của lụ hàng đến hóng hàng khụng phự hợp với yờu cầu của khỏch hàng, đại lý, ghi rừ giỏ đề nghị của lụ hàng.
Ngọc
- Nếu nhận được xỏc nhận đặt chỗ của Airline (booking confirmation), gửi booking confirmation cho khỏch hàng, đại lý, ghi rừ giờ cắt mỏng và thụng tin liờn hệ của người tiếp nhận hàng (OPS- Operation) tại sõn bay (nếu cần).
- Nếu nhận được phản hồi khỏc của Airline, lập tức thụng bỏo tỡnh hỡnh cho khỏch hàng, đại lý để cú hướng xử lý tiếp theo.
- Ghi chỳ thụng tin của lụ hàng vào sổ theo dừi lụ hàng.
Bước 3: Xỏc nhận kết quả thực hiện với phũng OPS (Operation)
- Nhõn viờn chứng từ gửi chứng từ phũng OPS bao gồm: booking confirmation và cỏc thụng tin liờn quan đến lụ hàng.
- Trao đổi và tiếp nhận cỏc thụng tin liờn quan đến lụ hàng với phũng OPS như: số kiện, số Gross weight, Charge weight, Dimention của mỗi kiện hàng, biờn bản hàng húa bất thường (nếu cú).
Bước 4: Lập chứng từ và gửi cỏc đơn vị liờn quan
Lập chứng từ
Phũng chứng từ in HAWB, Manifest từ hệ thống và lưu cỏc chứng từ của lụ hàng vào thư mục quy định
Gửi chứng từ
- Đối với đại lý: gửi Pre-alert cho đại lý và cỏc chứng từ liờn quan đến lụ hàng: MAWB, HAWB, Manifest, Invoice, Packing list, C/O & cỏc chứng từ khỏc (nếu cú).
- Đối với khỏch hàng: gửi HAWB cho khỏch hàng.
Bước 5: Theo dừi lụ hàng và lập chứng từ thu chi
- Sau khi lụ hàng đó hoàn thành xong chứng từ, nhõn viờn chứng từ cú nhiệm vụ lập Debit/Credit Note căn cứ vào Shipping Instruction, gửi Debit Note cho khỏch hàng kiểm tra và chuyển tất cả cỏc Debit/Credit qua phũng kế toỏn.
- Căn cứ vào sổ theo dừi lụ hàng để kiểm tra tỡnh trạng lụ hàng đó đi đỳng lịch và đến nơi an toàn, gửi email thụng bỏo và cập nhật tỡnh trạng của lụ hàng cho khỏch hàng.
Bước 6: Lưu hồ sơ
- Sau khi hoàn tất dịch vụ khỏch hàng, nhõn viờn chứng từ tiến hành lưu trữ cỏc hồ sơ gồm: Shipping Instruction MAWB/ HAWB Manifest Booking confirmation Debit/Credit Note
Cỏc giấy tờ khỏc liờn quan đến lụ hàng
Ngọc
- Phương phỏp và thời gian lưu trữ hồ sơ được thực hiện theo quy định kiểm soỏt hồ sơ.