Thực hiện chủ trương xó hội húa lĩnh vực cụng chứng, số lượng cỏc Văn phũng cụng chứng được thành lập trờn địa bàn thành phố Hà Nội tăng lờn nhanh chúng, đỏp ứng được nhu cầu giao dịch ngày càng tăng của người dõn.
Tớnh đến ngày 01/04/2014, toàn thành phố cú 93 Văn phũng cụng chứng, trong đú 88 Văn phũng tổ chức và hoạt động theo loại hỡnh cụng ty hợp danh, 05 văn phũng tổ chức và hoạt động theo loại hỡnh doanh nghiệp tư nhõn.
Cỏc Văn phũng cụng chứng khi mới thành lập cú gặp một số khú khăn về vốn, trụ sở, nhõn viờn, khỏch hàng, xõy dựng thương hiệu v.v... khụng ớt Văn phũng cụng chứng ra đời khi chưa kịp chuẩn bị chu đỏo về nhõn sự, về cơ sở vật chất, làm ảnh hưởng chất lượng hoạt động. Vượt qua những khú khăn, trở ngại ban đầu, đến
nay, đa số Văn phũng cụng chứng đó dần khẳng định được vị trớ, vai trũ của mỡnh, hoạt động theo hướng ngày càng chuyờn nghiệp, đỏp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của người dõn [57].
Tuy nhiờn, cỏc Văn phũng cụng chứng cũng xuất hiện những bất cập, hạn chế sau:
Thứ nhất, mặc dự chủ trương xó hội húa hoạt động cụng chứng nhưng nhà nước khụng cú chớnh sỏch ưu đói, hỗ trợ để cụ thể húa chủ trương này, người thành lập văn phũng cụng chứng phải tự đầu tư mua hoặc thuờ trụ sở, mua sắm mỏy múc, trang thiết bị, tuyển nhõn sự, chi phớ hành chớnh,... Nhiều cụng chứng viờn khụng cú đủ điều kiện về tài chớnh nờn phải gúp vốn với người khỏc để thành lập văn phũng cụng chứng, dẫn đến trường hợp mõu thuẫn về quyền lợi, trỏch nhiệm giữa người bỏ vốn đầu tư và cụng chứng viờn đứng tờn đăng ký thành lập văn phũng cụng chứng (ộp ký hợp đồng trỏi quy định phỏp luật, bỏ qua một số thủ tục, giấy tờ trong hồ sơ...). Do đú, nờn quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của thành viờn gúp vốn, bảo đảm thành viờn gúp vốn khụng được can thiệp vào chuyờn mụn, nghiệp vụ của cụng chứng viờn.
Trưởng Văn phũng cụng chứng Đống Đa Cỏp Văn Chinh - nguyờn thẩm phỏn Tũa ỏn nhõn dõn tối cao cho biết: Văn phũng cụng chứng Đống Đa chớnh thức đi vào hoạt động từ thỏng 9-2008. Ngụi nhà hiện là trụ sở của Văn phũng cụng chứng Đống Đa thuộc sở hữu của luật sư Hoàng Đàm. Luật sư Đàm cũng là người đầu tư tài chớnh cho hoạt động của văn phũng. -Tới đầu thỏng 4-2009 thỡ giữa tụi và anh Đàm bắt đầu cú xung đột- ụng Chinh núi.
Theo lời kể của ụng Chinh, trong quỏ trỡnh làm việc, luật sư Đàm đó soạn thảo một số hợp đồng liờn quan đến việc gúp vốn thành lập văn phũng, quyền và nghĩa vụ của luật sư Đàm và ụng Chinh... Tinh thần chung của cỏc bản hợp đồng đú là: luật sư Đàm là người gúp vốn, nắm toàn quyền điều hành hoạt động của Văn
phũng cụng chứng. -Trong một hợp đồng, anh Đàm núi Văn phũng cụng chứng hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty cổ phần, anh Đàm là cổ đụng, đồng thời là chủ tịch Hội đồng quản trị, cũn tụi được cử làm trưởng Văn phũng cụng chứng... Tụi núi điều này khụng phự hợp với Luật Cụng chứng, khụng thể ký kết hợp đồng như vậy được. Vỡ đõy là Văn phũng cụng chứng cú một cụng chứng viờn, hoạt động theo loại hỡnh doanh nghiệp tư nhõn, trưởng văn phũng là người chịu trỏch nhiệm hoàn toàn trước phỏp luật về hoạt động của văn phũng - ụng Chinh bức xỳc.
Sự việc khụng dừng lại ở đú, theo ụng Chinh, luật sư Đàm cũn cho lắp camera để theo dừi hoạt động của cụng chứng viờn vỡ cho rằng - bỏ tiền ra gúp vốn thỡ phải được quyền điều hành, giỏm sỏt.... Và từ khi phỏt sinh mõu thuẫn, luật sư Đàm đó giữ chặt con dấu của Văn phũng cụng chứng, quản lý tất cả giấy tờ gốc của văn phũng... [59].
Thứ hai, biểu hiện cạnh tranh khụng lành mạnh là điều dễ nhận thấy ở cỏc Văn phũng cụng chứng. Như chuyện thu phớ dịch vụ theo thỏa thuận, vỡ cạnh tranh nờn cú văn phũng cụng chứng thu cao, cú văn phũng cụng chứng thu thấp, dẫn đến sự khụng thống nhất. Để thu hỳt khỏch hàng đến với mỡnh, nhiều khi cỏc Văn phũng cụng chứng -đơn giản húa- cỏc loại giấy tờ, cố tỡnh lược bỏ những thủ tục cần thiết, tựy tiện thực hiện việc cụng chứng ngoài trụ sở trỏi phỏp luật dẫn tới tỡnh trạng cụng chứng ẩu, cụng chứng sai. Xuất hiện tỡnh trạng cụng chứng viờn lỉnh kỉnh mang theo đầy đủ -đồ nghề-, con dấu đi tới bất cứ địa chỉ nào mà khỏch hàng yờu cầu, để thực hiện cụng việc, bất chấp quy định của phỏp luật. Thậm chớ, cú trường hợp giải quyết thủ tục cụng chứng tại nơi quỏn xỏ, nhà hàng, khú trỏnh khỏi những việc làm tiờu cực, sai trỏi.
Vẫn cũn tỡnh trạng một số văn bản cụng chứng chưa đảm bảo chặt chẽ, vẫn cũn nhiều sai sút về lỗi kỹ thuật; Hồ sơ cụng
chứng cũn thiếu một số giấy tờ cú liờn quan, quy trỡnh thực hiện cỏc giao dịch cụng chứng chưa thực hiện tốt; một số cụng chứng viờn chưa nõng cao tinh thần trỏch nhiệm trong nghề nghiệp, nghiệp vụ cũn non kộm, chủ quan; lời chứng trong cỏc văn bản cụng chứng cũn thiếu chặt chẽ. Trụ sở làm việc của một số Văn phũng cụng chứng cũn chật chội, chưa tỏch bạch giữa Văn phũng cụng chứng và tổ chức hành nghề khỏc, chưa thực hiện đỳng theo Đề ỏn và yờu cầu, hướng dẫn của cơ quan quản lý. Vỡ vậy, chưa đỏp ứng được hết cỏc yờu cầu cần thiết, tối thiểu của khỏch hàng. Cú hiện tượng một số Văn phũng cụng chứng tự treo cỏc biển hiệu tiếp nhận hồ sơ ở cỏc địa điểm ngoài trụ sở... Ngoài ra, cũn cú hiện tượng trốn thuế ở một số Văn phũng, thiếu sự gắn kết về nghiệp vụ giữa cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng. Một số Văn phũng vẫn cú sự kiờm nhiệm trong hoạt động của nhõn viờn như: Kế toỏn kiờm lưu trữ, lưu trữ kiờm cụng tỏc văn phũng... [48].
Thứ ba, thời gian đầu thực hiện Luật Cụng chứng, cỏc văn phũng cụng chứng tại Hà Nội được thành lập chủ yếu là cỏc văn phũng cụng chứng do một cụng chứng viờn thành lập. "Tớnh đến thỏng 6 năm 2009, Sở Tư phỏp thành phố Hà Nội đó cấp đăng ký hoạt động cho 39 Văn phũng cụng chứng, trong đú cú 04 văn phũng hoạt động theo mụ hỡnh Cụng ty hợp danh, 35 Văn phũng hoạt động theo mụ hỡnh doanh nghiệp tư nhõn"[46].
Điều này cho thấy sự phự hợp của quy định với nhu cầu thực tiễn, mụ hỡnh doanh nghiệp tư nhõn được ưu tiờn lựa chọn hơn. Tớnh đến 4/2014, trong số 93 Văn phũng cụng chứng thỡ cú 88 Văn phũng hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty hợp danh, chỉ cũn 5 Văn phũng hoạt động theo mụ hỡnh doanh nghiệp tư nhõn. Thực tế cho thấy, Văn phũng cụng chứng hoạt động theo mụ hỡnh doanh nghiệp tư nhõn cũn bất cập. Văn phũng cụng chứng cú một cụng chứng viờn duy nhất khiến cho hoạt động của cả Văn phũng bị phụ thuộc nhiều vào
Trưởng văn phũng, cỏc văn phũng này thường rơi vào tỡnh trạng quỏ tải về cụng việc, ảnh hưởng đến sự chớnh xỏc, khỏch quan trong cụng việc, khụng cú việc trao đổi nghiệp vụ giữa cỏc cụng chứng viờn trong cụng việc. Tuy nhiờn, nguyờn nhõn chớnh là do cỏc Văn phũng cụng chứng này chủ yếu do cỏc cụng chứng viờn sau khi nghỉ hưu hoặc chuyển từ cỏc ngành nghề khỏc sang, độ tuổi khi thành lập Văn phũng cụng chứng tương đối cao, cộng với kinh nghiệm hoạt động chưa nhiều, do đú ảnh hưởng tới chất lượng hoạt động chung của Văn phũng cụng chứng. Trong thời gian tới, khi lực lượng cụng chứng viờn được đào tạo bài bản tăng lờn, độ tuổi trẻ hơn, sức khỏe tốt hơn, thỡ những bất cập trờn của Văn phũng cụng chứng do 1 cụng chứng viờn thành lập sẽ khụng cũn.
Thứ tư, cụng ty tư nhõn và cụng ty hợp danh là 2 mụ hỡnh doanh nghiệp cú sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp, tuy nhiờn cỏc Văn phũng cụng chứng khụng được hưởng cỏc quyền của doanh nghiệp như mở văn phũng đại diện, chi nhỏnh theo quy định tại Điều 37 Luật doanh nghiệp, khụng được quảng cỏo trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng,... mõu thuẫn với chủ trương khuyến khớch xó hội húa. Đõy là những quyền chớnh đỏng của doanh nghiệp nhằm mở rộng thị trường, tỡm kiếm khỏch hàng. Nhà nước chủ trương thu hỳt tư nhõn tham gia lĩnh vực cụng chứng nhưng lại cú nhiều quy định cản trở, gõy khú khăn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ năm, cỏc Văn phũng cụng chứng, giống như cỏc doanh nghiệp, trong hoạt động của mỡnh, cỏc Văn phũng cụng chứng tựy theo sự tăng trưởng hay sụt giảm về doanh thu, khỏch hàng mà cú sự điều chỉnh về mặt quy mụ, nhõn sự, tài chớnh,... Nếu hoạt động thuận lợi, khỏch hàng đụng, doanh thu tăng nhanh, cỏc Văn phũng cụng chứng sẽ cú nhu cầu mở rộng quy mụ, tăng thờm số cụng chứng viờn; ngược lại, nếu ớt khỏch hàng, doanh thu giảm, cỏc Văn phũng cụng chứng sẽ cú nhu cầu giảm quy mụ, giảm số lượng cụng chứng viờn. Do đú, phỏt sinh yờu cầu chuyển đổi mụ hỡnh Văn phũng cụng
chứng từ Văn phũng do một cụng chứng viờn thành lập sang Văn phũng do hai cụng chứng viờn trở lờn thành lập và ngược lại. Đõy là hoạt động rất bỡnh thường trong kinh doanh, tuy nhiờn, khụng cú quy định trong Luật doanh nghiệp về sự chuyển đổi loại hỡnh doanh nghiệp từ doanh nghiệp tư nhõn sang cụng ty hợp danh và ngược lại, đồng thời Luật Cụng chứng cũng khụng quy định về vấn đề này gõy khú khăn cho việc tổ chức, hoạt động của cỏc văn phũng cụng chứng.
Trong quỏ trỡnh quản lý nhà nước trờn lĩnh vực cụng chứng, Bộ Tư phỏp, Ủy ban nhõn dõn thành phố Hà Nội đó thực hiện việc hạn chế thành lập cỏc Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập, khuyến khớch cỏc Văn phũng cụng chứng chuyển từ mụ hỡnh danh nghiệp tư nhõn sang cụng ty hợp danh. Điều này vừa thể hiện sự yếu kộm của cơ quan quản lý nhà nước -khụng quản lý được thỡ cấm-, vừa đi ngược với chủ trương xó hội húa, ảnh hưởng tới quyền lợi của người được bổ nhiệm cụng chứng viờn. Nếu một người được bổ nhiệm cụng chứng viờn nhưng khụng tham gia hành nghề tại Phũng cụng chứng, tại Văn phũng cụng chứng do từ 02 cụng chứng viờn thành lập (do khụng thỏa thuận được về cỏc điều kiện hợp tỏc), trong khi khụng được thành lập cỏc Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập thỡ sẽ dẫn tới tỡnh trạng -treo bỳt-, cú thể bị miễn nhiệm theo quy định tại điểm d, khoản 2, Điều 20 Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11. Do đú, cần tiếp tục duy trỡ mụ hỡnh Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập và cho phộp Văn phũng cụng chứng được thuờ cụng chứng viờn theo hợp đồng lao động nhằm giữ sự ổn định trong hoạt động của Văn phũng cụng chứng.