Ủy ban nhõn dõn thành phố Hà Nội, Sở Tư phỏp thành phố Hà Nội thực hiện quản lý nhà nước về cụng chứng cần tớch cực, chủ động trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỡnh, ban hành văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời, đỳng quy định, nhằm phỏt hiện và giải quyết những bất cập nảy sinh trong quỏ trỡnh thực hiện, phự hợp với điều kiện kinh tế - xó hội của thành phố trong từng thời kỳ. Nõng cao năng lực, trỏch nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là trỏch nhiệm của người đứng đầu trong việc tổ chức thi hành, ỏp dụng phỏp luật cụng chứng, cỏn bộ, cụng chức làm việc trong lĩnh vực cụng chứng phải nắm bắt và hiểu biết sõu sắc cỏc quy định của phỏp luật trong lĩnh vực này. Xỏc định rừ trỏch nhiệm của cỏn bộ, cụng chức trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của dõn, của tổ chức, gắn trỏch nhiệm với quyền lợi, với cụng việc chuyờn mụn của từng cỏn bộ, cụng chức trờn cơ sở đầu việc được giao. Đồng thời thường xuyờn bồi dưỡng, trang bị những kiến thức phỏp luật cơ bản liờn quan đến quyền và lợi ớch hợp phỏp của cụng dõn, của tổ chức để người thực thi cụng vụ phải hiểu phỏp luật và giải quyết cụng việc trờn cơ sở phỏp luật. Cỏn bộ, cụng chức cú nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời cỏc thụng tin phỏp luật đến cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng, cỏ nhõn, tổ chức. Phỏt huy tớnh chủ động của cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn đặc biệt là đội ngũ cỏn bộ, cụng chức nhà nước trong
việc lấy phỏp luật làm nền tảng ứng xử trong việc giải quyết cỏc mối quan hệ xó hội. Trong quản lý nhà nước, cần thực hiện cỏc giải phỏp cụ thể sau:
- Chỉ đạo tăng cường phối hợp, chia sẻ thụng tin giữa Sở Tư phỏp, cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng với Sở Tài nguyờn và Mụi trường, Sở Xõy dựng, Phũng Tài nguyờn và Mụi trường, Văn phũng Đăng ký quyền sử dụng đất cỏc quận, huyện, thị xó trờn địa bàn thành phố. Ban hành quy chế phối hợp giữa cỏc cơ quan nhà nước và tổ chức hành nghề cụng chứng liờn quan đến hoạt động cụng chứng. Đụn đốc, kiểm tra việc thực hiện và điều chỉnh phự hợp với thực tế.
- Để đơn giản húa thủ tục hành chớnh, đảm bảo chất lượng dịch vụ, Ủy ban nhõn dõn thành phố Hà Nội cần chỉ đạo xõy dựng cơ chế thủ tục -một cửa-, lấy cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng (cú trỡnh độ, hiểu biết về phỏp luật, cỏc thủ tục) làm trung tõm, nhận và trả kết quả tại tổ chức hành nghề cụng chứng. Cơ chế "một cửa" này tương tự như việc thực hiện "một cửa" trong thành lập doanh nghiệp, người dõn chỉ phải nộp hồ sơ tại Phũng đăng ký kinh doanh, sau đú đến nhận chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mó số thuế và con dấu tại Phũng đăng ký kinh doanh mà khụng phải đi lại nhiều lần. Tương tự như vậy, người dõn nộp hồ sơ sang tờn tại tổ chức hành nghề cụng chứng, cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng sẽ thực hiện thủ tục cụng chứng, cỏc cơ quan địa chớnh, thuế sẽ phối hợp để thực hiện cỏc thủ tục liờn quan, sau khi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu nhà đất, tổ chức hành nghề cụng chứng sẽ trả lại cho người dõn.
- Quy định bắt buộc tất cả tổ chức hành nghề cụng chứng trờn địa bàn thành phố kết nối và cập nhật dữ liệu nhanh chúng, chớnh xỏc vào Chương trỡnh quản lý thụng tin ngăn chặn và thụng tin về hợp đồng, giao dịch đó cụng chứng (UCHI).
- Triển khai thực hiện "Quy hoạch phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng đến năm 2020" trờn địa bàn thành phố Hà Nội, nghiờn cứu, khảo sỏt
tỡnh hỡnh thực tế để điều chỉnh cho phự hợp. Đẩy mạnh xó hội húa cụng chứng để huy động một lực lượng đụng đảo cỏc cụng chứng viờn tham gia vào hoạt động cụng chứng, đỏp ứng nhu cầu của tổ chức, cỏ nhõn cú nhu cầu cụng chứng, gúp phần thỳc đẩy sự phỏt triển kinh tế xó hội của Thủ đụ.
- Nghiờn cứu, xỳc tiến thành lập Quỹ bảo hiểm hành nghề cụng chứng để hỗ trợ cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng trong việc mua bảo hiểm nghề nghiệp và bồi thường khi xảy ra thiệt hại.
- Quan tõm hỗ trợ địa điểm làm việc, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc, cụng nghệ thụng tin… cho cỏc Phũng Cụng chứng để hoạt động cú hiệu quả.
- Ban hành mức trần thu lao cụng chứng phự hợp với điều kiện kinh tế - xó hội của thành phố theo từng thời kỳ, bảo đảm cõn bằng giữa việc tạo động lực tài chớnh hợp lý cho tổ chức hành nghề cụng chứng, cỏc cụng chứng viờn hành nghề và thu nhập bỡnh quõn của người dõn trờn địa bàn thành phố Hà Nội.