Văn phũng cụng chứng
Mụ hỡnh văn phũng cụng chứng đó quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13:
Điều 22. Văn phũng cụng chứng
1. Văn phũng cụng chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và cỏc văn bản quy phạm phỏp luật khỏc cú liờn quan đối với loại hỡnh cụng ty hợp danh.
Văn phũng cụng chứng phải cú từ hai cụng chứng viờn hợp danh trở lờn. Văn phũng cụng chứng khụng cú thành viờn gúp vốn [45]. Như vậy, Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 chỉ quy định mụ hỡnh Văn phũng cụng chứng duy nhất, đú là Văn phũng cụng chứng cú từ hai cụng chứng viờn hợp danh trở lờn và khụng cú thành viờn gúp vốn. Cỏc Văn phũng cụng chứng do một cụng chứng viờn thành lập từ trước khi Luật được ban hành được xử lý theo quy định tại khoản 1 Điều 79:
Điều 79. Điều khoản chuyển tiếp
1. Trong thời hạn 24 thỏng kể từ ngày Luật này cú hiệu lực thi hành, Văn phũng cụng chứng do một cụng chứng viờn thành lập theo quy định của Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11 phải chuyển đổi thành Văn phũng cụng chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định tại Điều 22 của Luật này. Văn phũng cụng chứng do một cụng chứng viờn thành lập khụng thực hiện xong việc chuyển đổi trong thời hạn này thỡ Ủy ban nhõn dõn cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phộp thành lập, Sở Tư phỏp thu hồi giấy đăng ký hoạt động cụng chứng.
Bộ Tư phỏp hướng dẫn thủ tục chuyển đổi Văn phũng cụng chứng quy định tại khoản này [45].
Theo tỏc giả, khụng nờn hạn chế Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập do đõy là nhu cầu của người thành lập, việc từ 02 người trở lờn tham gia cũng sẽ cú những bất cập nhất định trong hoạt động, giống như cỏc doanh nghiệp, nếu giữa cỏc cụng chứng viờn cú sự bất đồng ý kiến. Nếu Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập khiến người yờu
cầu cụng chứng phải mất nhiều thời gian để thực hiện hợp đồng, giao dịch thỡ họ sẽ chuyển hồ sơ sang tổ chức hành nghề cụng chứng khỏc. Do vậy, cỏc Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn sẽ phải tự điều chỉnh, sắp xếp phự hợp để đỏp ứng yờu cầu của người yờu cầu cụng chứng. Mặt khỏc, cụng chứng viờn hoạt động độc lập và chỉ tuõn theo phỏp luật. Tổ chức hành nghề cụng chứng cú từ 02 cụng chứng viờn trở lờn khụng cú nghĩa là người đứng đầu tổ chức hành nghề cụng chứng cú quyền ỏp đặt về mặt chuyờn mụn đối với cỏc cụng chứng viờn khỏc. Về mặt bản chất, cỏc cụng chứng viờn luụn hoạt động độc lập mà khụng phụ thuộc vào mụ hỡnh tổ chức hành nghề cụng chứng cú 01 hay nhiều cụng chứng viờn. Lập luận về việc Văn phũng cụng chứng cú 02 cụng chứng viờn trở lờn sẽ khụng làm giỏn đoạn tớnh phỏp lý của cỏc hồ sơ cụng chứng do cụng chứng viờn này cú thể tiếp quản cụng việc của cụng chứng viờn kia là khụng chớnh xỏc. Ngay trong một tổ chức hành nghề cụng chứng, vẫn cú rất nhiều trường hợp, cựng một yờu cầu cụng chứng, cụng chứng viờn này thỡ từ chối tiếp nhận nhưng cụng chứng viờn khỏc lại tiếp nhận. Do đú, khụng nờn quy định hạn chế quyền của Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập. Điều này cũng tương ứng với quy định về Văn phũng luật sư do một luật sư thành lập. Ngoài ra, Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 đó bổ sung quy định cho phộp tổ chức hành nghề cụng chứng ký hợp đồng lao động với cụng chứng viờn (khoản 1 Điều 32). Như vậy, cỏc Văn phũng cụng chứng do 01 cụng chứng viờn thành lập cú thể bổ sung số lượng cụng chứng viờn để khụng làm giỏn đoạn tớnh phỏp lý của cỏc hồ sơ cụng chứng trong hoạt động của Văn phũng mỡnh.
Đồng thời, nờn cho phộp Văn phũng cụng chứng cú thành viờn gúp vốn. Giống như một doanh nghiệp, nhu cầu vốn để vận hành hoạt động của văn phũng cụng chứng là khụng thể trỏnh khỏi. Để thành lập một văn phũng cụng chứng, cần nguồn tài chớnh tương đối lớn để đầu tư cho việc thuờ/mua trụ sở, đầu tư trang thiết bị, mỏy múc, tuyển dụng nhõn viờn, chi phớ hành
chớnh... Nhiều cụng chứng viờn khụng cú đủ điều kiện về tài chớnh để thành lập văn phũng cụng chứng. Ngoài ra, việc cụng chứng viờn phải kiờm luụn nhiệm vụ quản lý sẽ khiến cụng chứng viờn khụng tập trung được vào chuyờn mụn. Do đú, việc duy trỡ thành viờn gúp vốn là cần thiết, một mặt đúng gúp tài chớnh cho hoạt động của văn phũng cụng chứng, mặt khỏc sẽ giỳp đỡ, hỗ trợ cụng chứng viờn trong việc quản lý, điều hành văn phũng. Tuy nhiờn, để trỏnh trường hợp thành viờn gúp vốn lạm quyền, gõy ỏp lực với cỏc cụng chứng viờn, Luật cần quy định rừ quyền và nghĩa vụ của thành viờn gúp vốn nhằm bảo đảm sự độc lập của cỏc cụng chứng viờn trong quyết định chuyờn mụn.
Quy hoạch tổ chức hành nghề cụng chứng
Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 đó bổ sung quy định về trỏch nhiệm của Bộ Tư phỏp trong việc xõy dựng quy hoạch tổng thể phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng trong cả nước tại điểm b, khoản 2, Điều 69, tạo cơ sở phỏp lý cho việc xõy dựng quy hoạch: "Xõy dựng, trỡnh Chớnh phủ ban hành chớnh sỏch phỏt triển nghề cụng chứng, trỡnh Thủ tướng Chớnh phủ ban hành Quy hoạch tổng thể phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng trong cả nước" [45].
Thành phố Hà Nội hiện cú 103 tổ chức hành nghề cụng chứng, tuy nhiờn, theo Quy hoạch phỏt triển tổ chức hành nghề cụng chứng trờn địa bàn thành phố Hà Nội thỡ đến năm 2020 cú 121 tổ chức, trong đú đến hết năm 2015 là 95 tổ chức, giai đoạn 2016-2020 là 26 tổ chức. Như vậy, thời điểm hiện tại, Hà Nội đó vượt 8 tổ chức hành nghề cụng chứng so với quy hoạch và trong 5 năm tới chỉ cần phỏt triển 18 tổ chức hành nghề cụng chứng là đủ số lượng tiờu chuẩn theo quy hoạch.
Theo quan điểm của tỏc giả, khụng nờn quy hoạch cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng, đõy là một yếu tố gõy cản trở cho quỏ trỡnh xó hội húa, thu hỳt nguồn lực tư nhõn đầu tư trong lĩnh vực cụng chứng. Khi tư nhõn tham gia hoạt động cụng chứng, mong muốn của họ là địa bàn nơi đặt trụ sở phải cú nhiều giao dịch, để đạt được doanh thu cao, nếu hạn chế số lượng tổ chức
hành nghề cụng chứng trờn một địa bàn sẽ khụng khuyến khớch đầu tư trong lĩnh vực cụng chứng, tạo cơ chế xin cho khi thành lập tổ chức hành nghề cụng chứng. Quy hoạch là mong muốn cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng phục vụ cỏc giao dịch trờn địa bàn. Tuy nhiờn, cụng chứng viờn trờn địa bàn Hà Nội cú thể thực hiện việc cụng chứng trờn tất cả cỏc quận, huyện, khụng phụ thuộc vào vị trớ đặt trụ sở tổ chức hành nghề cụng chứng, nờn việc giới hạn số lượng tổ chức hành nghề cụng chứng tại một đơn vị cấp quận, huyện khụng cú ý nghĩa. Vớ dụ: một cụng chứng viờn cú đủ điều kiện và khả năng (cú nhà riờng tại quận Cầu Giấy) để làm trụ sở, nhưng lại khụng được thành lập Văn phũng cụng chứng tại quận Cầu Giấy do quy định về quy hoạch khụng cho phộp thành lập thờm tổ chức hành nghề cụng chứng tại quận Cầu Giấy. Do đú, khụng nờn quy hoạch cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng mà để thị trường tự điều tiết, tạo sự cạnh tranh để nõng cao chất lượng dịch vụ cụng chứng. Đồng thời, tăng cường cụng tỏc thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiờm cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng thực hiện khụng đỳng quy định của phỏp luật, để hạn chế việc cạnh tranh khụng lành mạnh.
Ngược lại, tại cỏc địa phương tập trung đụng dõn cư, điều kiện kinh tế - xó hội phỏt triển, cú nhu cầu cao về cụng chứng thỡ việc giới hạn số lượng tổ chức hành nghề cụng chứng là quỏ cứng nhắc trong khi Luật khụng quy định cụ thể về điều kiện thành lập cỏc Văn phũng cụng chứng, dễ tạo điều kiện cho tỡnh trạng tựy tiện, -xin-cho- trong việc quyết định thành lập mới cỏc Văn phũng cụng chứng, tạo lợi thế độc quyền cho cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng đó được thành lập, ảnh hưởng đến quyền được hành nghề của cụng chứng viờn. Do đú, trong cụng tỏc quy hoạch, quản lý cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng, cần đặc biệt lưu ý đến tớnh chất, đặc điểm cũng như nhu cầu của từng địa phương, trỏnh cỏch làm ỏp đặt, chủ quan, gõy khú khăn cho cụng chứng viờn, cho tổ chức, cỏ nhõn cú nhu cầu cụng chứng cũng như ảnh hưởng tiờu cực đến lợi ớch của xó hội núi chung.
Quyền của tổ chức hành nghề cụng chứng
Về quyền của tổ chức hành nghề cụng chứng, Điều 32 Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 quy định:
Điều 32. Quyền của tổ chức hành nghề cụng chứng
1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với cụng chứng viờn quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và cỏc nhõn viờn làm việc cho tổ chức mỡnh.
2. Thu phớ cụng chứng, thự lao cụng chứng, chi phớ khỏc. 3. Cung cấp dịch vụ cụng chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chớnh nhà nước để đỏp ứng nhu cầu cụng chứng của nhõn dõn.
4. Được khai thỏc, sử dụng thụng tin từ cơ sở dữ liệu cụng chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
5. Cỏc quyền khỏc theo quy định của Luật này và cỏc văn bản quy phạm phỏp luật khỏc cú liờn quan [45].
Như vậy, so với Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11, Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 cú quy định 3 điểm mới: Một là, cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng được quyền ký hợp đồng việc làm, hợp đồng lao động với cụng chứng để làm việc cho tổ chức của mỡnh. Quy định này vừa tạo điều kiện thuận lợi cho cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng phỏt triển, mở rộng quy mụ của mỡnh, đồng thời, tạo thờm mụi trường để cỏc cụng chứng viờn hành nghề. Hai là, được quyền cung cấp dịch vụ cụng chứng ngoài ngày, giờ làm việc hành chớnh, quy định này tạo sự thuận lợi cho người dõn trong thực hiện cỏc giao dịch. Ba là, được khai thỏc, sử dụng thụng tin từ cơ sở dữ liệu cụng chứng. Quy định này tạo cơ sở phỏp lý quan trọng cho việc bảo đảm an toàn cho cỏc giao dịch. Nếu cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng chỉ khai thỏc trờn cơ sở dữ liệu của tổ chức mỡnh thỡ khụng một tổ chức hành nghề cụng chứng nào cú thể trỏnh khỏi rủi ro khi thực hiện hành vi cụng chứng.
Ngoài ra, Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 cần cho phộp cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng được quảng cỏo, mở chi nhỏnh, văn phũng đại diện để giới thiệu thụng tin tới người dõn, mở rộng quy mụ doanh nghiệp. Đõy là quyền chớnh đỏng của một doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp. Nhà nước khụng cú chớnh sỏch để hỗ trợ lĩnh vực cụng chứng thỡ cũng khụng nờn hạn chế quyền của tổ chức hành nghề cụng chứng.
Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề cụng chứng
* Bồi thường thiệt hại
Về bồi thường thiệt hại do lỗi của cụng chứng viờn gõy ra, Điều 38 Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 quy định:
Điều 38. Bồi thường, bồi hoàn trong hoạt động cụng chứng 1. Tổ chức hành nghề cụng chứng phải bồi thường thiệt hại cho người yờu cầu cụng chứng và cỏ nhõn, tổ chức khỏc do lỗi mà cụng chứng viờn, nhõn viờn hoặc người phiờn dịch là cộng tỏc viờn của tổ chức mỡnh gõy ra trong quỏ trỡnh cụng chứng.
2. Cụng chứng viờn, nhõn viờn hoặc người phiờn dịch là cộng tỏc viờn gõy thiệt hại phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề cụng chứng đó chi trả khoản tiền bồi thường cho người bị thiệt hại theo quy định của phỏp luật; trường hợp khụng hoàn trả thỡ tổ chức hành nghề cụng chứng cú quyền yờu cầu Tũa ỏn giải quyết [45]. Như vậy, so với Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11, Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 đó quy định chặt chẽ hơn về trỏch nhiệm bồi thường thiệt hại. Theo đú, tổ chức hành nghề cụng chứng sẽ bồi thường thiệt hại do lỗi của cụng chứng viờn gõy ra khụng chỉ cho người yờu cầu cụng chứng mà cũn cả cho cỏ nhõn, tổ chức liờn quan. Sau đú, cụng chứng viờn cú nghĩa vụ phải hoàn trả lại một khoản tiền cho tổ chức hành nghề cụng chứng đó chi tiền bồi thường.
Tuy nhiờn, việc vẫn quy định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại của tổ chức hành nghề cụng chứng khiến ỏp lực tài chớnh đối với tổ chức hành nghề
cụng chứng rất lớn, trong khi việc bồi hoàn của cụng chứng viờn sẽ mất nhiều thời gian, thậm chớ khụng bự đắp được khoản tiền mà tổ chức hành nghề cụng chứng đó chi trả. Do đú, điều này cú thể gõy mõu thuẫn giữa cỏc cụng chứng viờn trong tổ chức hành nghề cụng chứng vỡ lỗi của người này nhưng người khỏc phải chia sẻ hậu quả về mặt tài chớnh. Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 cần sửa đổi theo hướng, quy định trỏch nhiệm bồi thường thiệt hại cho cỏ nhõn cụng chứng viờn, phự hợp với quy định cụng chứng viờn chịu trỏch nhiệm cỏ nhõn về hành vi cụng chứng của mỡnh.
* Lưu trữ hồ sơ cụng chứng
Về chế độ lưu trữ hồ sơ cụng chứng, khoản 1 và khoản 2 Điều 64 Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 quy định:
Điều 64. Chế độ lưu trữ hồ sơ cụng chứng
1. Tổ chức hành nghề cụng chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện phỏp an toàn đối với hồ sơ cụng chứng.
2. Bản chớnh văn bản cụng chứng và cỏc giấy tờ khỏc trong hồ sơ cụng chứng phải được lưu trữ ớt nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề cụng chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thỡ phải cú sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư phỏp [45].
Như vậy, Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 đó quy định thống nhất trong việc lưu trữ bản giấy văn bản cụng chứng và cỏc giấy tờ khỏc trong hồ sơ, đều lưu trữ tối thiểu 20 năm, tạo thuận lợi cho tổ chức hành nghề cụng chứng trong việc lưu trữ hồ sơ. Như đó phõn tớch ở phần thực trạng, hồ sơ cụng chứng là "tớnh mạng" của cụng chứng viờn, hồ sơ cụng chứng khụng chỉ là cơ sở khẳng định sự đỳng/sai trong hành vi của cụng chứng viờn mà cũn là cơ sở để bảo đảm an toàn cho chuỗi cỏc giao dịch liờn quan đến tài sản trong hồ sơ. Do đú, việc bố trớ diện tớch để lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề cụng chứng cần đặc biệt lưu ý. Phải bố trớ tối thiểu 50 m2 để lưu trữ hồ sơ cụng chứng, cú trang thiết bị cần thiết để bảo quản hồ sơ và phải cú nhõn sự được đào tạo chuyờn mụn về
lưu trữ. Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 và cỏc văn bản hướng dẫn thi hành cần phải quy định việc bảo đảm diện tớch, con người, thiết bị lưu trữ là điều kiện bắt buộc trong hồ sơ thành lập tổ chức hành nghề cụng chứng.
* Bảo hiểm trỏch nhiệm nghề nghiệp
Về bảo hiểm trỏch nhiệm nghề nghiệp, Điều 37 Luật Cụng chứng số 53/2014/QH13 quy định:
Điều 37. Bảo hiểm trỏch nhiệm nghề nghiệp của cụng chứng viờn 1. Bảo hiểm trỏch nhiệm nghề nghiệp của cụng chứng viờn là loại hỡnh bảo hiểm bắt buộc. Việc mua bảo hiểm trỏch nhiệm nghề nghiệp cho cụng chứng viờn phải được duy trỡ trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức hành nghề cụng chứng.
2. Tổ chức hành nghề cụng chứng cú nghĩa vụ mua bảo hiểm trỏch nhiệm nghề nghiệp cho cụng chứng viờn hành nghề tại tổ chức mỡnh.