a. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường quốc tế.
Nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên của quy trình tổ chức hội chợ triển lãm và nó có ý nghĩa quyết định đối với sự thành công của hội chợ triển lãm. Do nhiều vấn đề khó khăn nên các đơn vị tổ chức tại Việt Nam hiện nay
thường chỉ nghiên cứu kỗ được thị trường trong nước, còn việc nghiên cứu thị
trường ngoài nứơc thì chưa được bài bản và toàn diện, vì vậy tác động hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu của các hội chợ triển lãm quốc tế vẫn còn hạn chế.
Nếu các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm có được những tiến bộ trong công tác nghiên cứu thị trường quốc tế thì tác động của hội chợ triển lãm quốc tế đối với hoạt động xuất nhập khẩu sẽ được phát huy tích cực, cụ thể là:
+ Thông tin chính xác về nhu cẩu của thị trường nước ngoài sẽ định
hướng cho đơn vị tổ chức đưa ra những chủ đề thích hợp, thu hút sự quan tâm của khách hàng nước ngoài đối với các cuộc hội chợ triển lãm quốc tê được tổ chức trong nước.
+ Thông tin về thị trường nước ngoài cũng giúp nhà tổ chức lựa chọn
đúng đối tượng thích hợp trong số các doanh nghiệp trong nước để mời tham gia hội chợ triển lãm ờ nước ngoài.
Nói tóm lại, thông tin về thị trường quốc tế giúp đơn vị tổ chức có khả
năng làm cho cung và cấu về các mặt hàng xuất nhập khẩu gặp nhau. Vì thế, công tác nghiên cứu thị trường quốc tế cần phải kỗ thuật hơn, toàn diện hơn. Các đơn vị tổ chức nên xây dựng và khai thác triệt để các kênh thu thập thông tin qua đại lý của đơn vị ở các nước, các cơ quan, tổ chức thương mại ngoài
nước, các cơ quan đại diện thương mại của Việt Nam ở nước ngoài...
b. Nâng cao hiệu quả công tác tuyên truyền vận động khách tham dự và thông tin cho khách hàng.
Để đảm bảo các cuộc hội chợ triển lãm thương mại bám sát được chủ đề
dự kiến và đáp ứng tốt yêu cẩu xúc tiến thương mại cho từng lĩnh vực thương
mại cụ thể, các đơn vị tổ chức cần chú trọng hơn công tác quảng cáo, tuyên
truyền; vấn động khách tham dự và thông tin cho khách hàng:
- Dựa vào chủ đề của mỗi cuộc hội chợ triển lãm, đơn vị tổ chức phải xác
định rõ đối tượng khách mời và đưa ra nội dung mời phù hợp , cần kết hợp linh
hoạt các hình thức tuyên truyền, quảng cáo và vấn động mời khách khác nhau.
- Trong nội dung mời, điều cần thiết nhất là phải cung cấp cho khách
hàng thông tinvề hội chợ triển lãm, đặc biệt đối với khách hàng nước ngoài
phải cung cấp thêm các thông tinvề thị trường, môi trường, chính sách, luất
pháp... để họ không gặp khó khăn trong việc gặp gỡ đối tác để đặt quan hệ và
ký kết hợp đồng.
- Đố i với việc tổ chức cho các doanh nghiệp trong nước đi dự hội chợ
triển lãm ờ nước ngoài, đơn vị tổ chức phải yêu cầu nhà tổ chức nước ngoài
cung cấp thông tin về thị trường nước ngoài, về những doanh nghiệp nước
ngoài trong lĩnh vực có liên quan đến các doanh nghiệp trong nước đi dự hội
chợ triển lãm. Dựa trên cơ sở các dữ liệu này, đơn vị có thể tạo điều kiện cho
các doanh nghiệp của mình tiếp xúc với các đối tác nước ngoài để ký kết hợp
đồng mua bán, liên doanh liên kết.
c. Mở rộng quan hệ trong nước và quốc tê.
Trong hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm thì một yếu tô không thể
thiếu là quan hệ - quan hệ với tất cả các tổ chức trong và ngoài nước nói
chung và Châu  u nói riêng, ờ tất cả mọi lĩnh vực. Các mối quan hệ rộng rãi,
đơn vị tổ chức sẽ có điều kiện thực hiện tốt các công tác như nghiên cứu thị
trường, quảng cáo, tuyên truyền...Tuy nhiên, hiện nay ngoài những môi quan
hệ lâu đời với các nước truyền thống việc mờ rộng mối quan hệ với các nước
chưa được chú trọng, đặc biệt là các nước công nghiệp phát triển chưa được chú trọng. Các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm nên mở rộng các mối quan hệ của mình theo các hướng sau:
- Xây dựng quan hệ với các đơn vị chủ quản, chuyên môn, chính quyền
địa phương của nước ta và các nước ngoài nơi thường tham gia tổ chức hội chợ triển lãm để giảm bớt nhũng khó khăn về thủ tắc.
- Hợp tác, quan hệ với các Phòng Thương mại, các đại diện kinh tế cùa các tổ chức nước ngoài đặt tại Việt Nam và với chính các tổ chức kinh tế ở
nước ngoài để được giúp đỡ trong việc tìm kiếm bạn hàng.
- Gắn công tác tổ chức hội chợ triển lãm cùa Việt Nam với các tổ chức hội chợ triển lăm quốc tế, xây dựng quan hệ tiến tới gia nhập vào các tổ chức
về hội chợ triển lãm trên t h ế giới để được giúp đỡ đào tạo dội ngũ nhân viên,
giới thiệu khách hàng, nâng cao uy tín, giúp đỡ vẻ kinh nghiệm...
- Liên lạc thường xuyên với các bạn hàng đã có, không ngừng tìm k i ế m
những khách hàng triển vọng.
ả. Phôi hợp hoạt động giữa các đơn vị tô chức hội chợ triển lãm.
Các đơn vị tổ chức trong nước nên phối hợp với nhau trong các hoạt
động để không ngừng học hỏi lẫn nhau và tận dắng các thế mạnh của nhau. Cần xây dựng và cúng cố mối quan hệ giữa các nhà tổ chức trong nước để cùng làm việc có hiệu quả, nhất là khi phải cùng phối hợp tổ chức các hội chợ lớn và phức tạp.
Ý kiến về việc thành lập Hiệp hội Hội chợ triển lãm và Quảng cáo Việt Nam đã được các cấp có thẩm quyền và đông đảo các nhà tổ chức úng hộ. Dự
định là Hiệp hội sẽ chính thức được thành lập và ra mắt vào tháng 5 năm sau. Các đem vị tổ chức tham gia vào Hiệp hội nên có các hoạt động giúp đỡ lẫn nhau nâng cao nghiệp vắ, hướng tới sự chuyên nghiệp trong hoạt động tố chức
hội chợ triển lãm của Việt Nam. Đặc biệt, Hiệp hội nên đề ra tôn chi hoạt động là luôn luôn coi trọng mục tiêu xúc tiến thương mại cho các doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm, phấn đấu tạo hiệu quả cao về kinh tế không chỉ cho các đơn vị tổ chức m à còn cho các doanh nghiệp tham gia.
Các nhà tổ chức hoạt động trong nước cũng nên có phương hướng mỡ rộng quan hệ với các đồng nghiệp ngoài nước, tiến tới tham gia vào các Hiệp hội H ộ i chợ triển lãm tầm cỡ quốc tế nhằm học hỏi kinh nghiệm, hoàn thiện công tác tổ chức.