Thương nhân luôn gắn liền với hoạt động thương mại, hoạt động thương mại có tác động và ảnh hưởng rất lớn đối với xã hội. Vì vậy muốn hành nghề thương mại phải có năng lực hành nghề thương mại. Năng lực này được pháp luật ghi nhận và bảo đảm tạo thành quy chế thương nhân.
Quy chế thương nhân được hiểu là hệ thống các quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành hoặc thừa nhận xác định các điều kiện để trở thành thương nhân, xác định địa vị pháp lý của thương nhân trong hệ thống nền kinh tế.
Quy chế thương nhân ở nước ta được quy định ở nhiều văn bản khác nhau, như: Luật Thương mại; Luật Doanh nghiệp; Luật Các tổ chức tín dụng; Luật Hàng không Dân dụng; Luật Hàng hải; Luật Kinh doanh bảo hiểm; Luật Chứng khoán…Quy chế thương nhân ở nước ta được chia làm hai loại:
- Quy chế thông thường áp dụng cho thương nhân thực hiện các hoạt động thương mại trong các ngành nghề kinh doanh không bị hạn chế.
- Quy chế đặc biệt được áp dụng cho thương nhân thực hiện hoạt động thương mại trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Các điều kiện kinh doanh thể hiện dưới những hình thức như: Giấy phép kinh doanh; Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh; Chứng chỉ hành nghề; Điều kiện về vốn (vốn pháp định)…Thương nhân muốn kinh doanh ở những ngành nghề có điều kiện phải thỏa mãn những điều kiện do pháp luật quy định thì mới được phép kinh doanh. Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam, chỉ định nghĩa về thương nhân mà không quy định cụ thể quy chế thương nhân. Trong khi đó Luật Doanh nghiệp năm 2005 và các văn bản pháp luật khác không khái quát hóa vấn đề theo hướng quy chế thương nhân mà lại xem xét vấn đề nhắm tới doanh nghiệp. Có lẽ các nhà lập pháp quan niệm doanh nghiệp là thương nhân có quy mô kinh doanh lớn nên cần phải có quy định riêng, còn thương nhân kinh doanh nhỏ không cần thiết phải quy định như vậy? Bởi vậy khi xem xét
quy chế thương nhân phải coi Luật doanh nghiệp là bộ phận của pháp luật Thương mại và doanh nghiệp là một loại thương nhân, "Luật Doanh nghiệp là một đạo luật về thương nhân".
Quy chế thương nhân của các nước cũng như của Việt Nam thông thường quy định những vấn đề cơ bản sau:
+ Điều kiện để trở thành thương nhân.
- Điều kiện về nhân thân: Luật Doanh nghiệp 2005 tiếp cận vấn đề này theo phương pháp loại trừ, nghĩa là quy định những đối tượng bị cấm không được hành nghề thương mại đồng nghĩa với việc không thể là thương nhân. Trừ những đối tượng bị cấm thì cá nhân, tổ chức đều có thể trở thành thương nhân. Điều kiện về nhân thân, theo pháp luật của Việt Nam cũng như của các nước, để trở thành thương nhân phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ (điều kiện cần) và không bị cấm hành nghề thương mại (điều kiện đủ). Tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định: "Tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này" [28], khoản 2 cấm một số tổ chức, cá nhân không được quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đồng nghĩa với việc họ không thể trở thành thương nhân. Quy định như vậy là cần thiết, tránh sự lạm dụng vị thế được xã hội giao cho để trục lợi, hoặc không đủ năng lực hành vi để làm nghề thương mại.
- Điều kiện khác. Ngoài điều kiện về nhân thân, đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì thương nhân còn phải tuân theo những điều kiện do pháp luật quy định thì mới được quyền kinh doanh. Có thể khẳng định rằng, pháp luật Việt Nam đã mở rộng đáng kể các đối tượng có thể trở thành thương nhân.
+ Quy định về hình thức tổ chức, về cách thức tạo lập nên thương nhân. + Quy định về đăng ký kinh doanh.
Đăng ký kinh doanh là nghĩa vụ của thương nhân, bởi Nhà nước cần kiểm soát hoạt động của thương nhân vì lợi ích cộng đồng và cũng vì lợi ích của bản thân thương nhân. Điều 7, Luật Thương mại 2005 quy định: "Thương nhân có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật" [29]. Vấn đề đăng ký kinh doanh được thể hiện ở những khía cạnh căn bản sau:
- Hồ sơ đăng ký kinh doanh. Tùy thuộc vào loại thương nhân, ngành nghề kinh doanh mà hồ sơ đăng ký kinh doanh cần những loại tài liệu khác nhau. Pháp luật quy định phải có đủ hồ sơ hợp lệ và thương nhân phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của các thông tin trong hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Thẩm quyền đăng ký kinh doanh. Ở nước ta hiện nay cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh là các cơ quan hành chính được tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện, có thẩm quyền khác nhau. Ở cấp tỉnh, cơ quan đăng ký kinh doanh được gọi là phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư có thẩm quyền đăng ký kinh doanh cho thương nhân là doanh nghiệp. Ở cấp quận (huyện), cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh gọi là phòng đăng ký kinh doanh cấp huyện (không phải huyện nào cũng thành lập, chỉ thành lập khi hàng năm trung bình có số hộ và Hợp tác xã đăng ký mới từ 500 trở lên trong hai năm gần nhất) nếu không thành lập phòng đăng ký kinh doanh thì Phòng Tài chính - Kế hoạch sẽ thực hiện đăng ký kinh doanh cho cá nhân, hộ kinh doanh, hợp tác xã.
Tại các khu kinh tế do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập có thể thành lập phòng đăng ký kinh doanh. Trình tự đăng ký kinh doanh theo ba bước: Nộp hồ sơ; Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ; Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trong quá trình hoạt động, thương nhân có thể bổ sung, thay đổi một số nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Hiệu lực của đăng ký kinh doanh. Các quy định về đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2005 của Việt Nam nghiêng về yếu tố quản lý
nhà nước đối với thương nhân, nghĩa là xem việc đăng ký kinh doanh là công việc có tính chất hành chính, chứ không thể hiện đầy đủ tính chất hành chính tư pháp. Vì vậy hiệu lực của đăng ký kinh doanh không được rõ ràng. Về nguyên tắc, một người, một cơ quan nhà nước khi đã cấp một giấy xác nhận về một vấn đề gì đó khi đã kiểm tra vấn đề đó thì phải chịu trách nhiệm trước người thứ ba (người bị thiệt hại) từ các sai phạm đưa ra trong giấy xác nhận đó, bởi người thứ ba đã tin vào sự xác nhận đó để hành động.
+ Quy định về tên thương mại, biển hiệu.
Luật Thương mại năm 1997 quy định thương nhân phải có tên thương mại, biển hiệu. Luật Thương mại 2005 và Luật Doanh nghiệp 2005 không có quy định bắt buộc. Tuy nhiên tên thương nhân là yêu cầu bắt buộc trong nội dung đăng ký kinh doanh. Tên thương mại thường là tên giao dịch của thương nhân, dưới tên đó, thương nhân xuất hiện trong các giao dịch thương mại. Tên thương mại thường áp dụng đối với doanh nghiệp, còn những thương nhân buôn bán nhỏ thì không cần thiết lắm. Thương nhân thể nhân cũng như thương nhân pháp nhân có những quyền lợi dân sự nhất định, Tên gọi của thương nhân là một trong những quyền lợi đó. Tên gọi của thương nhân trước hết là để cá thể hóa thương nhân hay để phân biệt thương nhân này với thương nhân khác. Thông thường pháp luật thiết lập chế độ chung về tên gọi của thương nhân và các chế độ riêng về tên gọi đối với từng loại hình công ty cụ thể. Chế độ chung đặt ra các giới hạn cho việc đặt tên như: Cấm đặt nhiều tên gọi cho cùng một thương nhân; không đặt tên trùng với tên gọi của thương nhân đang cạnh tranh với mình…Chế độ riêng về tên gọi của thương nhân, thông thường căn cứ vào phân loại thương nhân.
Tên thương mại phải cần cụ thể rõ ràng và phải phản ánh đúng hoạt động kinh doanh tránh nhầm lẫn cho khách hàng.
+ Quy định về quyền và nghĩa vụ của thương nhân trong hoạt động thương mại. Đây là nội dung quan trọng trong quy chế thương nhân ở Việt
Nam. Những quyền và nghĩa vụ cơ bản được quy định tại Điều 8 và Điều 9 của Luật Doanh nghiệp năm 2005. Ngoài các quyền và nghĩa vụ quy định tại Luật doanh nghiệp, thương nhân còn có các quyền và nghĩa vụ được quy định ở các văn bản khác.
+ Quy định về chế độ lưu giữ tài liệu thương mại; quy định về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện; quy định về tạm ngừng kinh doanh; quy định về tổ chức lại: quy định về giải thể, phá sản...
Do không có một văn bản chung cho qui chế thương nhân, nên qui chế thương nhân ở Việt Nam hiện nay được qui định tản mạn nên gây khó khăn thực sự cho việc vào nghề của thương nhân thể nhân cũng như việc thành lập và hoạt động của thương nhân pháp nhân.